Los trabajadores no deberían tener que perder el tiempo haciendo algo que una máquina puede hacer.
En cambio, deberían dedicar su poder cerebral a tareas que solo los humanos hacen bien.
Sin embargo, demasiadas personas están atascadas con un trabajo ajetreado que destruye la productividad, como copiar y pegar información de una aplicación a otra.
Existe un tipo de aplicación relativamente nuevo llamado software de automatización que le permite automatizar tareas simples.
No necesitas conocimientos de programación para usarlo.
¿Qué es el software de automatización?
Probablemente ya sepa que algunas aplicaciones tienen integraciones integradas con otras.
Por ejemplo, la aplicación de fotos de su teléfono probablemente esté integrada con su aplicación de mensajería.
Así es como puede tocar el botón compartir en una foto una vez y hacer que se copie automáticamente en su aplicación de mensajería para que la envíe.
El problema es que no todas las aplicaciones se comunican entre sí fácilmente, e incluso si lo hacen, existen límites sobre lo que están dispuestos a hacer juntas.
El software de automatización llena los vacíos.
Zapier (rima con más feliz) es un ejemplo de software de automatización.
IFTTT es otro, aunque está más enfocado en dispositivos domésticos inteligentes y aplicaciones móviles.
Zapier es una de nuestras herramientas comerciales favoritas en Daxdi porque se enfoca en automatizaciones entre aplicaciones de productividad.
También es bastante fácil de usar y la empresa es excelente con el soporte al cliente.
Por esas y otras razones, también es una aplicación de Elección de los editores.
Cuando las personas comienzan con Zapier o cualquier otro software de automatización, generalmente tienen una tarea específica que están tratando de lograr.
A menudo se trata de copiar información de una aplicación a otra, como agregar nuevos contactos de clientes tanto a una base de datos central como a un sistema de marketing por correo electrónico.
O podría abordar todos los pequeños pasos que se deben realizar después de una venta de comercio electrónico, como enviar un correo electrónico de confirmación, alertar al equipo de cumplimiento, registrar la venta en su software de contabilidad, etc.
Sin embargo, después de configurar esa automatización, es posible que no se dé cuenta de qué más puede automatizar.
Es por eso que hemos creado esta lista de sugerencias para automatizaciones en el lugar de trabajo usando Zapier; Zapier llama a sus automatizaciones Zaps.
Por lo tanto, busque inspiración a continuación, pero también asegúrese de explorar las otras integraciones de Zapier para obtener más ideas.
1.
Convierta los correos electrónicos en tarjetas de tareas de Trello
¿Tus colegas y tu jefe te asignan tareas a través de Gmail? Si es así, puede crear un Zap que diga: "Cuando agrego una estrella a un correo electrónico en Gmail, crea automáticamente una tarjeta de tareas de Trello a partir del correo electrónico".
Aunque este ejemplo usa Trello y Gmail, Zapier le permite elegir entre otras aplicaciones de listas de tareas pendientes y aplicaciones de correo electrónico, lo que le brinda la flexibilidad de adaptar esta automatización a las aplicaciones que realmente usa.
2.
Cuando los asistentes al evento se inscriban, agréguelos a una hoja de Google
Al organizar un gran evento, es posible que tenga un equipo de personas que necesiten realizar un seguimiento de exactamente quién se inscribe justo cuando lo hace.
Eventbrite es una excelente aplicación de gestión de eventos y venta de entradas para realizar un seguimiento de los asistentes, pero es posible que no desee que todo el equipo tenga acceso a ella.
En su lugar, puede crear un Zap para que cuando alguien se registre, su nombre y cualquier otra información relevante se agregue automáticamente a una hoja de Google compartida.
De esa manera, puede compartir de manera segura los detalles correctos de los asistentes con los miembros del equipo adecuados en tiempo real.
3.
Respuesta automática a menciones y mensajes de Slack
Si se va de vacaciones, es posible que haya configurado una respuesta automática en su cliente de correo electrónico e incluso haya establecido un estado de Slack para que la gente lo sepa.
A veces eso no es suficiente.
Con Zapier, puedes configurar respuestas automáticas en Slack que se envían cuando alguien te menciona en una publicación o te envía un mensaje directamente en la aplicación.
Sus compañeros de trabajo no se sentirán ignorados y usted no tendrá que cuidar sus notificaciones.
Después de todo, ¿quién quiere consultar Slack durante las vacaciones? Este Zap también es útil cuando están trabajando y he decidido minimizar las distracciones cerrando Slack por un tiempo.
4.
Seguimiento del tiempo desde Google Calendar a Toggl
Si realiza un seguimiento de su tiempo para facturar a los clientes o incluso para su propia medición de productividad, sabrá lo fácil que puede ser perder media hora aquí o allá.
Zapier le permite conectar aplicaciones de seguimiento del tiempo, como Toggl, a Google Calendar.
De esa manera, el tiempo dedicado a eventos programados, como reuniones y llamadas telefónicas, se registra automáticamente en Toggl.
5.
Seguimiento después de una venta en línea
Si tiene una tienda en línea, sabe que realizar una venta nunca es el final de un proceso, simplemente el comienzo.
Una vez que venda algo, debe confirmar la venta con el comprador, alertar al equipo de cumplimiento, agregar al cliente a un CRM o sistema de marketing por correo electrónico, etc.
Zapier se conecta a una gran cantidad de plataformas de comercio electrónico, incluidas Shopify, WooCommerce y 3dcart, así como a procesadores de pago, como PayPal, Square y Stripe.
Por lo tanto, podría hacer un Zap que diga: "Cuando Shopify registra una nueva venta, toma la información del cliente, colócala en MailChimp y envía al cliente un mensaje de agradecimiento por su pedido".
Debido a que Zapier se usa bien para el comercio electrónico, la compañía tiene amplios recursos y recomienda Zaps en esta área.
6.
Solicite comentarios a los clientes después de una compra o reembolso
Hablando de seguimiento después de una venta, es útil que las empresas pidan a los clientes comentarios sobre el producto o la compra después de que haya pasado un tiempo.
Puede asegurarse de que las encuestas de comentarios de los clientes se envíen a los clientes automáticamente configurando un Zap entre sus herramientas de ventas y SurveyMonkey.
Por ejemplo, si usa Stripe, puede asegurarse de que cada vez que ocurra un nuevo cargo o se emita un reembolso, SurveyMonkey envíe automáticamente una encuesta de comentarios al cliente.
8.
Recibir un mensaje de texto cuando alguien cancele una reunión
Si tiene muchas reuniones y citas, es de esperar que use una aplicación para administrarlas, como Calendly.
Calendly facilita que las personas soliciten reuniones con usted, elijan la hora e incluso las cancelen.
Cuando alguien cancela, puede asegurarse de no perderse la notificación haciendo que Zapier se la envíe como un mensaje de texto.
Las alertas por SMS a través de Zapier solo funcionan para números de teléfono de EE.
UU.
Y el Reino Unido, y existen algunas limitaciones razonables para asegurarse de que nadie abuse de esta función.
Sin embargo, cuando se trata de asegurarse de conocer las cancelaciones tardías, es de gran ayuda.
9.
Asignar una tarea en Asignar para escribir una agenda antes de las nuevas reuniones de Google Calendar
La peor clase de reunión es la que no tiene agenda.
La próxima vez que programes una reunión en Google Calendar, asegúrate de que alguien escriba una agenda con anticipación creando una tarea en Asana.
Si desea asignar la tarea a una persona en particular, el Zap le permite elegir una persona, pero cada nueva asignación de este tipo siempre irá a ellos.
(En otras palabras, no puede elegir al asignado mientras realiza la entrada de calendario).
Sin embargo, puede optar por no asignar a nadie.
O siempre puede asignárselo a usted mismo, y si necesita reasignarlo más tarde a otra persona, bueno, al menos ya está escrito para que no lo olvide.
10.
Optimice su proceso de contratación
Ocupar un puesto vacante no tiene por qué ser doloroso.
Se puede aprovechar Zapier para crear un perfil de candidato en Workable a partir de un archivo de Typeform, de modo que pueda clasificar fácilmente su establo de posibles candidatos.
El Zap elimina el trabajo preliminar de ensamblar manualmente estos perfiles.
