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Examen des documents, feuilles de calcul et présentations Google

Pendant longtemps, la suite bureautique en ligne de Google, Google Docs, Sheets et Slides, n'était pas beaucoup plus qu'une variante Web des suites bureautiques traditionnelles basées sur les ordinateurs de bureau telles que Microsoft Office et le logiciel open source LibreOffice.

Par rapport aux suites de bureau, les applications de productivité de Google ont toujours offert un ensemble de fonctionnalités plus petit (par exemple, des notes de bas de page mais pas de notes de fin), mais elles ont également offert l'avantage de rendre vos documents accessibles à partir de n'importe quel navigateur Web et de faciliter la collaboration en temps réel.

Cependant, depuis une mise à jour substantielle en 2016, Google Docs s'intègre plus étroitement que jamais avec le reste des offres de Google, ce qui facilite la recherche sur le Web d'informations connexes lors de la modification d'un document.

Le résultat est une suite rapide et facile à utiliser qui est excellente pour faciliter à la fois la productivité et le travail d'équipe.

Qu'est-ce que Google Docs?

Bien que l'offre de bureau de Google soit impressionnante, il existe une confusion considérable sur ce que c'est exactement.

Premièrement, il est parfois considéré comme une sous-offre du service en ligne gigantesque de Google, Google Drive.

En outre, Google a divisé sa suite en ses composants, comme Apple l'a fait avec Keynote, Numbers et Pages d'iWork.

Toutes les parties de la suite de Google se ressemblent, et si vous avez appris à naviguer dans l'une d'entre elles, vous pouvez naviguer dans les autres, mais il n'y a pas de lien en ligne unique menant à la suite dans son ensemble.

Le nom officiel de Google pour cette non-suite est désormais Google Docs, Sheets et Slides, respectivement les noms de ses applications de traitement de texte, de feuille de calcul et de présentation.

Mais la plupart des pays du monde l'appellent encore par son nom d'origine, Google Docs.

Pour des raisons de commodité, je l'appellerai ici.

Pour rendre les choses encore plus confuses, la variante de Google Docs orientée entreprise basée sur l'abonnement, qui s'appelait auparavant Google Docs for Work, a été renommée G Suite, avec de nouvelles fonctionnalités de collaboration pour accompagner le nouveau nom.

Recherchez un examen distinct de G Suite à venir peu de temps après la publication de cet avis.

Hormis la confusion de noms, la principale différence entre Google Docs d'une part et les suites de bureau et en ligne comme Microsoft Office 365 (99,99 $ chez Dell) et la suite d'applications iCloud d'Apple (anciennement appelée iWord) d'autre part est que Google Docs existe.

seul dans votre navigateur Web.

Les offres de Microsoft et d'Apple vous permettent de travailler sur les mêmes fichiers soit dans le cadre spacieux et puissant d'une application de bureau comme Word ou Apple's Pages, soit dans l'ensemble de fonctionnalités plus limité des applications du même nom s'exécutant dans un navigateur ou sur un appareil mobile.

Un plug-in du navigateur Chrome de Google vous permet de modifier Google Docs dans Chrome lorsque vous êtes hors ligne, mais c'est moins pratique qu'une application de bureau, et vous devez vous rappeler de l'installer avant d'en avoir besoin.

Si vous n'avez pas besoin des fonctionnalités d'une application de bureau, Google Docs peut être toute la suite bureautique dont vous avez besoin, mais vous devez également envisager les alternatives gratuites fournies par les versions en ligne de Microsoft et Apple.

Je décrirai certains des avantages et des inconvénients de ces alternatives après avoir examiné de plus près Google Docs.

Google Docs

Interface intuitive

Comme vous vous en doutez sur la base des autres offres de Google, Google Docs se distingue par son interface élégante et hautement utilisable et ses performances rapides.

Presque tout sur les barres d'outils et les menus a un équivalent basé sur le clavier clairement marqué, donc, par exemple, vous pouvez entrer un commentaire en cliquant sur une icône ou en appuyant sur Ctrl-Alt-M dans Windows ou Cmd-Option-M dans macOS.

Les fonctionnalités qui ont tendance à prêter à confusion dans les applications traditionnelles sont claires dans Google Docs, en partie parce qu'elles sont plus limitées.

Par exemple, les styles de paragraphe sont limités à neuf styles distincts, un pour le texte normal, les autres pour divers titres et en-têtes.

Vous pouvez modifier chacun de ces styles à partir du menu Outils et enregistrer vos styles modifiés comme valeurs par défaut pour tous les documents, mais vous ne pouvez pas créer de nouveaux styles comme vous le pouvez dans Word ou Pages.

D'un autre côté, insérer un cours boursier en direct dans une feuille de calcul Google Sheets est facile - utilisez simplement la fonction intégrée GOOGLEFINANCE - alors que la même fonctionnalité reste étonnamment compliquée dans Excel et Numbers.

Révisions et collaboration

Google Docs a toujours stocké toutes vos révisions et a permis de revenir à un état antérieur d'un document au cas où vous en auriez besoin.

Lorsque vous collaborez sur un document et que vous l'ouvrez après que quelqu'un d'autre l'ait modifié, il vous alerte des modifications récentes et stocke des enregistrements précis des révisions, tout comme la fonction facultative de suivi des modifications d'Office et d'iCloud.

Google Docs

Les versions en ligne d'Office et les versions de bureau et en ligne des applications iCloud ont un suivi similaire mais moins précis des versions récentes des documents.

Microsoft Office vous permet d'activer le suivi des modifications affiné dans un document dans l'application de bureau, puis de continuer à suivre les modifications dans le même document dans Office en ligne.

En revanche, les applications iCloud ont un piège ennuyeux.

Si vous activez le suivi des modifications dans un document dans l'application de bureau Apple Pages, vous ne pouvez afficher le document, pas le modifier, dans la version iCloud de Pages.

Explorer Google Docs

La nouvelle fonctionnalité la plus intéressante de Google Docs est son bouton Explorer, qui s'ouvre dans un volet sur le côté droit de la fenêtre du navigateur et affiche des informations et des suggestions en fonction de ce qui s'affiche dans votre document.

Par exemple, si vous cliquez sur le bouton Explorer dans une feuille de calcul, le volet vous permettra de poser des questions sur vos données, y compris des questions suggérées comme "Quelle est la médiane de la colonne D?" Une boîte de formatage suggère des améliorations de l'affichage visuel de vos données, comme l'ajout d'ombrage à des lignes alternées.

Une autre boîte d'analyse affiche des graphiques montrant différentes visualisations de vos données, un peu comme les réponses que vous pouvez obtenir à partir de la fonction de tableau croisé dynamique d'Excel, mais proposées sans aucun travail de votre part.

Dans Slides, lorsque vous modifiez une présentation, la zone Explorer propose des images en ligne liées au sujet de la diapositive actuelle et vous pouvez les faire glisser directement dans la diapositive.

Microsoft Office propose des fonctionnalités de recherche comparables, mais elles ne sont pas aussi faciles à utiliser ni aussi flexibles.

Google Docs

Modèles

Si vous vous souvenez des débuts de Google Docs, vous vous souviendrez que ses modèles de documents avaient tendance à être élégants mais extrêmement minimes.

Tout cela a changé à l'ère du haut débit, quand il faut peu ou pas de temps pour télécharger des graphiques complexes.

Google s'est inspiré d'Apple et de Microsoft et fournit désormais des modèles visuellement magnifiques pour les documents, les feuilles de calcul et en particulier pour les présentations.

Contrairement aux conceptions de modèles d'Apple, Google ne vous oblige pas à être un graphiste professionnel, et les modèles de présentation de Google Slides sont riches en conceptions de diapositives vives et vigoureuses que tout le monde peut utiliser.

Pour avoir une idée de la compétence de Google dans la conception d'applications Web, essayez Google Slides dans un navigateur et comparez-le à la version Web de Microsoft PowerPoint.

Microsoft s'appuie sur une version réduite du ruban Office familier, une interface conçue pour les applications de bureau, où le ruban regroupe des dizaines de fonctions dans une barre d'outils compacte en haut de l'écran.

Dans les applications Web d'Office, le ruban à fonction réduite semble parfois inutile, avec un espace vide au lieu des options affichées sur la version de bureau.

Cela peut également sembler inefficace, car l'onglet Ruban masque d'autres fonctionnalités de mise en page que vous voudrez peut-être utiliser sans changer d'onglet.

Google utilise un volet sur le côté droit de la fenêtre pour de nombreuses fonctionnalités que Microsoft met dans le ruban, tout en affichant également une barre d'outils standard de fonctionnalités que vous utilisez souvent, et l'effet est subtilement mais nettement plus efficace et convivial que le modèle d'Office.

Dans Slides, par exemple, vous pouvez modifier les transitions dans le volet de droite tout en continuant d'accéder aux fonctionnalités de mise en forme et de dessin de base dans la barre d'outils de la ligne supérieure.

Intégration de Google Docs à Microsoft Office

Google Docs peut importer des documents Microsoft Office avec une fidélité impressionnante, et il importe également des formats open source comme ceux utilisés par LibreOffice.

Ne vous attendez pas à ce qu'il importe les documents iCloud d'Apple, mais rien d'autre en dehors d'iCloud ne peut non plus importer des documents iCloud.

Vous pouvez exporter à partir de Google Docs dans les formats Office, Open Document (OpenOffice et LibreOffice), PDF, HTML et ePub - une gamme d'options d'exportation plus utile que vous ne pouvez trouver ailleurs.

Vous pouvez également utiliser Google Translate pour convertir un document dans une autre langue, avec des résultats inégalement prévisibles; une fonctionnalité similaire, utilisant les outils en ligne de Microsoft, est intégrée à Microsoft Office.

Un large éventail de compléments tiers fournit des fonctionnalités intégrées à Microsoft Office, telles que le publipostage, l'impression d'étiquettes Avery et un éditeur d'équations plus avancé que celui fourni par Google.

Cependant, si vous avez besoin de fonctionnalités comme celles-ci, vous êtes probablement mieux avec Office.

Google Docs

Google Docs, Sheets et Slides est-il fait pour vous?

Devez-vous couper le cordon à Microsoft Office, LibreOffice ou iCloud et passer à Google Docs? Si vous êtes satisfait de la modification dans une fenêtre de navigateur et que cela ne vous dérange pas de stocker vos données sur les serveurs de Google, et que vous ne craignez pas de perdre l'accès à Internet, il y a de nombreuses raisons de le faire.

J'utilise certainement Google Docs pour tous mes documents sur lesquels je souhaite que d'autres personnes collaborent, car les fonctionnalités de collaboration de la suite sont plus fluides et nettement plus rapides que tout ce que propose la concurrence.

Mais j'utilise Microsoft Office sur Windows et sur Mac pour tout le reste, car aucune suite en ligne ne peut égaler la puissance et la flexibilité des applications bureautiques aussi matures et complètes que Word, Excel et PowerPoint - et si j'ai besoin de modifier un Office document en ligne, même Office basé sur un navigateur a quelques fonctionnalités, comme les notes de fin, que Google Docs n'a pas.

Si vous n'avez pas configuré Google Docs avec votre compte Google, je vous recommande de le configurer maintenant.

Vous pouvez utiliser votre adresse e-mail existante et vous n'avez pas besoin de configurer un compte Gmail.

Il faudra beaucoup de temps avant de pouvoir atteindre la pleine puissance d'une suite bureautique installée localement, mais la suite bureautique en ligne de Google est magnifique, fonctionne rapidement et fait probablement tout - ou presque tout - dont vous avez besoin pour faire votre travail.

Google Docs, Suites et Slides partage notre choix de l'éditeur pour les suites bureautiques en ligne avec Microsoft Office 365.

Google Docs, Sheets et Slides

Avantages

  • Des applications bureautiques en ligne gratuites et puissantes accessibles à partir de navigateurs Web et d'appareils portables.

  • Designs visuellement élégants.

  • Excellent ensemble de fonctionnalités.

  • Collaboration sans effort avec un suivi facile des modifications apportées par les collaborateurs.

  • Exporte dans plusieurs formats.

Pendant longtemps, la suite bureautique en ligne de Google, Google Docs, Sheets et Slides, n'était pas beaucoup plus qu'une variante Web des suites bureautiques traditionnelles basées sur les ordinateurs de bureau telles que Microsoft Office et le logiciel open source LibreOffice.

Par rapport aux suites de bureau, les applications de productivité de Google ont toujours offert un ensemble de fonctionnalités plus petit (par exemple, des notes de bas de page mais pas de notes de fin), mais elles ont également offert l'avantage de rendre vos documents accessibles à partir de n'importe quel navigateur Web et de faciliter la collaboration en temps réel.

Cependant, depuis une mise à jour substantielle en 2016, Google Docs s'intègre plus étroitement que jamais avec le reste des offres de Google, ce qui facilite la recherche sur le Web d'informations connexes lors de la modification d'un document.

Le résultat est une suite rapide et facile à utiliser qui est excellente pour faciliter à la fois la productivité et le travail d'équipe.

Qu'est-ce que Google Docs?

Bien que l'offre de bureau de Google soit impressionnante, il existe une confusion considérable sur ce que c'est exactement.

Premièrement, il est parfois considéré comme une sous-offre du service en ligne gigantesque de Google, Google Drive.

En outre, Google a divisé sa suite en ses composants, comme Apple l'a fait avec Keynote, Numbers et Pages d'iWork.

Toutes les parties de la suite de Google se ressemblent, et si vous avez appris à naviguer dans l'une d'entre elles, vous pouvez naviguer dans les autres, mais il n'y a pas de lien en ligne unique menant à la suite dans son ensemble.

Le nom officiel de Google pour cette non-suite est désormais Google Docs, Sheets et Slides, respectivement les noms de ses applications de traitement de texte, de feuille de calcul et de présentation.

Mais la plupart des pays du monde l'appellent encore par son nom d'origine, Google Docs.

Pour des raisons de commodité, je l'appellerai ici.

Pour rendre les choses encore plus confuses, la variante de Google Docs orientée entreprise basée sur l'abonnement, qui s'appelait auparavant Google Docs for Work, a été renommée G Suite, avec de nouvelles fonctionnalités de collaboration pour accompagner le nouveau nom.

Recherchez un examen distinct de G Suite à venir peu de temps après la publication de cet avis.

Hormis la confusion de noms, la principale différence entre Google Docs d'une part et les suites de bureau et en ligne comme Microsoft Office 365 (99,99 $ chez Dell) et la suite d'applications iCloud d'Apple (anciennement appelée iWord) d'autre part est que Google Docs existe.

seul dans votre navigateur Web.

Les offres de Microsoft et d'Apple vous permettent de travailler sur les mêmes fichiers soit dans le cadre spacieux et puissant d'une application de bureau comme Word ou Apple's Pages, soit dans l'ensemble de fonctionnalités plus limité des applications du même nom s'exécutant dans un navigateur ou sur un appareil mobile.

Un plug-in du navigateur Chrome de Google vous permet de modifier Google Docs dans Chrome lorsque vous êtes hors ligne, mais c'est moins pratique qu'une application de bureau, et vous devez vous rappeler de l'installer avant d'en avoir besoin.

Si vous n'avez pas besoin des fonctionnalités d'une application de bureau, Google Docs peut être toute la suite bureautique dont vous avez besoin, mais vous devez également envisager les alternatives gratuites fournies par les versions en ligne de Microsoft et Apple.

Je décrirai certains des avantages et des inconvénients de ces alternatives après avoir examiné de plus près Google Docs.

Google Docs

Interface intuitive

Comme vous vous en doutez sur la base des autres offres de Google, Google Docs se distingue par son interface élégante et hautement utilisable et ses performances rapides.

Presque tout sur les barres d'outils et les menus a un équivalent basé sur le clavier clairement marqué, donc, par exemple, vous pouvez entrer un commentaire en cliquant sur une icône ou en appuyant sur Ctrl-Alt-M dans Windows ou Cmd-Option-M dans macOS.

Les fonctionnalités qui ont tendance à prêter à confusion dans les applications traditionnelles sont claires dans Google Docs, en partie parce qu'elles sont plus limitées.

Par exemple, les styles de paragraphe sont limités à neuf styles distincts, un pour le texte normal, les autres pour divers titres et en-têtes.

Vous pouvez modifier chacun de ces styles à partir du menu Outils et enregistrer vos styles modifiés comme valeurs par défaut pour tous les documents, mais vous ne pouvez pas créer de nouveaux styles comme vous le pouvez dans Word ou Pages.

D'un autre côté, insérer un cours boursier en direct dans une feuille de calcul Google Sheets est facile - utilisez simplement la fonction intégrée GOOGLEFINANCE - alors que la même fonctionnalité reste étonnamment compliquée dans Excel et Numbers.

Révisions et collaboration

Google Docs a toujours stocké toutes vos révisions et a permis de revenir à un état antérieur d'un document au cas où vous en auriez besoin.

Lorsque vous collaborez sur un document et que vous l'ouvrez après que quelqu'un d'autre l'ait modifié, il vous alerte des modifications récentes et stocke des enregistrements précis des révisions, tout comme la fonction facultative de suivi des modifications d'Office et d'iCloud.

Google Docs

Les versions en ligne d'Office et les versions de bureau et en ligne des applications iCloud ont un suivi similaire mais moins précis des versions récentes des documents.

Microsoft Office vous permet d'activer le suivi des modifications affiné dans un document dans l'application de bureau, puis de continuer à suivre les modifications dans le même document dans Office en ligne.

En revanche, les applications iCloud ont un piège ennuyeux.

Si vous activez le suivi des modifications dans un document dans l'application de bureau Apple Pages, vous ne pouvez afficher le document, pas le modifier, dans la version iCloud de Pages.

Explorer Google Docs

La nouvelle fonctionnalité la plus intéressante de Google Docs est son bouton Explorer, qui s'ouvre dans un volet sur le côté droit de la fenêtre du navigateur et affiche des informations et des suggestions en fonction de ce qui s'affiche dans votre document.

Par exemple, si vous cliquez sur le bouton Explorer dans une feuille de calcul, le volet vous permettra de poser des questions sur vos données, y compris des questions suggérées comme "Quelle est la médiane de la colonne D?" Une boîte de formatage suggère des améliorations de l'affichage visuel de vos données, comme l'ajout d'ombrage à des lignes alternées.

Une autre boîte d'analyse affiche des graphiques montrant différentes visualisations de vos données, un peu comme les réponses que vous pouvez obtenir à partir de la fonction de tableau croisé dynamique d'Excel, mais proposées sans aucun travail de votre part.

Dans Slides, lorsque vous modifiez une présentation, la zone Explorer propose des images en ligne liées au sujet de la diapositive actuelle et vous pouvez les faire glisser directement dans la diapositive.

Microsoft Office propose des fonctionnalités de recherche comparables, mais elles ne sont pas aussi faciles à utiliser ni aussi flexibles.

Google Docs

Modèles

Si vous vous souvenez des débuts de Google Docs, vous vous souviendrez que ses modèles de documents avaient tendance à être élégants mais extrêmement minimes.

Tout cela a changé à l'ère du haut débit, quand il faut peu ou pas de temps pour télécharger des graphiques complexes.

Google s'est inspiré d'Apple et de Microsoft et fournit désormais des modèles visuellement magnifiques pour les documents, les feuilles de calcul et en particulier pour les présentations.

Contrairement aux conceptions de modèles d'Apple, Google ne vous oblige pas à être un graphiste professionnel, et les modèles de présentation de Google Slides sont riches en conceptions de diapositives vives et vigoureuses que tout le monde peut utiliser.

Pour avoir une idée de la compétence de Google dans la conception d'applications Web, essayez Google Slides dans un navigateur et comparez-le à la version Web de Microsoft PowerPoint.

Microsoft s'appuie sur une version réduite du ruban Office familier, une interface conçue pour les applications de bureau, où le ruban regroupe des dizaines de fonctions dans une barre d'outils compacte en haut de l'écran.

Dans les applications Web d'Office, le ruban à fonction réduite semble parfois inutile, avec un espace vide au lieu des options affichées sur la version de bureau.

Cela peut également sembler inefficace, car l'onglet Ruban masque d'autres fonctionnalités de mise en page que vous voudrez peut-être utiliser sans changer d'onglet.

Google utilise un volet sur le côté droit de la fenêtre pour de nombreuses fonctionnalités que Microsoft met dans le ruban, tout en affichant également une barre d'outils standard de fonctionnalités que vous utilisez souvent, et l'effet est subtilement mais nettement plus efficace et convivial que le modèle d'Office.

Dans Slides, par exemple, vous pouvez modifier les transitions dans le volet de droite tout en continuant d'accéder aux fonctionnalités de mise en forme et de dessin de base dans la barre d'outils de la ligne supérieure.

Intégration de Google Docs à Microsoft Office

Google Docs peut importer des documents Microsoft Office avec une fidélité impressionnante, et il importe également des formats open source comme ceux utilisés par LibreOffice.

Ne vous attendez pas à ce qu'il importe les documents iCloud d'Apple, mais rien d'autre en dehors d'iCloud ne peut non plus importer des documents iCloud.

Vous pouvez exporter à partir de Google Docs dans les formats Office, Open Document (OpenOffice et LibreOffice), PDF, HTML et ePub - une gamme d'options d'exportation plus utile que vous ne pouvez trouver ailleurs.

Vous pouvez également utiliser Google Translate pour convertir un document dans une autre langue, avec des résultats inégalement prévisibles; une fonctionnalité similaire, utilisant les outils en ligne de Microsoft, est intégrée à Microsoft Office.

Un large éventail de compléments tiers fournit des fonctionnalités intégrées à Microsoft Office, telles que le publipostage, l'impression d'étiquettes Avery et un éditeur d'équations plus avancé que celui fourni par Google.

Cependant, si vous avez besoin de fonctionnalités comme celles-ci, vous êtes probablement mieux avec Office.

Google Docs

Google Docs, Sheets et Slides est-il fait pour vous?

Devez-vous couper le cordon à Microsoft Office, LibreOffice ou iCloud et passer à Google Docs? Si vous êtes satisfait de la modification dans une fenêtre de navigateur et que cela ne vous dérange pas de stocker vos données sur les serveurs de Google, et que vous ne craignez pas de perdre l'accès à Internet, il y a de nombreuses raisons de le faire.

J'utilise certainement Google Docs pour tous mes documents sur lesquels je souhaite que d'autres personnes collaborent, car les fonctionnalités de collaboration de la suite sont plus fluides et nettement plus rapides que tout ce que propose la concurrence.

Mais j'utilise Microsoft Office sur Windows et sur Mac pour tout le reste, car aucune suite en ligne ne peut égaler la puissance et la flexibilité des applications bureautiques aussi matures et complètes que Word, Excel et PowerPoint - et si j'ai besoin de modifier un Office document en ligne, même Office basé sur un navigateur a quelques fonctionnalités, comme les notes de fin, que Google Docs n'a pas.

Si vous n'avez pas configuré Google Docs avec votre compte Google, je vous recommande de le configurer maintenant.

Vous pouvez utiliser votre adresse e-mail existante et vous n'avez pas besoin de configurer un compte Gmail.

Il faudra beaucoup de temps avant de pouvoir atteindre la pleine puissance d'une suite bureautique installée localement, mais la suite bureautique en ligne de Google est magnifique, fonctionne rapidement et fait probablement tout - ou presque tout - dont vous avez besoin pour faire votre travail.

Google Docs, Suites et Slides partage notre choix de l'éditeur pour les suites bureautiques en ligne avec Microsoft Office 365.

Google Docs, Sheets et Slides

Avantages

  • Des applications bureautiques en ligne gratuites et puissantes accessibles à partir de navigateurs Web et d'appareils portables.

  • Designs visuellement élégants.

  • Excellent ensemble de fonctionnalités.

  • Collaboration sans effort avec un suivi facile des modifications apportées par les collaborateurs.

  • Exporte dans plusieurs formats.

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