Open Systems e la sua piattaforma finanziaria Traverse potrebbero non essere un "nome familiare" tra gli operatori di piccole e medie imprese (PMI), ma in realtà è in circolazione da molto tempo.
Fondata nel 1976, Open Systems originariamente offriva un sistema di contabilità generale chiavi in ??mano basato su minicomputer scritto in Business Basic.
Nel corso degli anni, la società ha ceduto la sua divisione hardware e ha offerto una versione aggiornata di Open Systems Accounting Software (OSAS), che offre ancora per i sistemi operativi (OS) diversi da Windows, inclusi Linux, Mac OS X e Unix.
L'Open Systems Traverse che stiamo esaminando qui (che inizia a $ 175 per utente al mese) è una contabilità modulare basata su Windows e una pianificazione delle risorse aziendali (ERP), contabilità generale e gestione delle scorte sistema disponibile in locale o come pacchetto SaaS (Software-as-a-Service).
A differenza di molti altri sistemi di contabilità di piccole e medie imprese (PMI), Open Systems Traverse è disponibile non solo tramite la rete di rivenditori di Open Systems, ma anche direttamente dal fornitore.
Tuttavia, sebbene la sua flessibilità di acquisto e distribuzione sia eccezionale, la complessità di Open Systems Traverse a livello di manipolazione dei dati lo mantiene leggermente indietro rispetto al vincitore di Editors 'Choice Intacct in questa carrellata.
Muoversi
Piuttosto che un diagramma di flusso o un diagramma di processo, come quello che puoi costruire con Intacct o Oracle NetSuite OneWorld, Open Systems Traverse utilizza un'interfaccia di tipo Esplora file di Windows, con categorie funzionali espandibili mostrate in un pannello che occupa il lato sinistro dello schermo.
Un display del cruscotto personalizzabile occupa la maggior parte dello spazio rimanente sullo schermo.
Il pannello di sinistra, simile a Explorer, è diviso, con la parte inferiore che mostra le icone delle cartelle di file etichettate con i moduli dell'applicazione disponibili nel sistema installato.
Fare clic su uno di questi e l'applicazione si espande nella metà superiore del pannello, mostrando le funzioni e i report disponibili in quel sotto-libro mastro.
Le stesse parti del sistema complessivo sono raggiungibili tramite menu a discesa su una barra multifunzione che si estende orizzontalmente nella parte superiore dello schermo.
Per un drill-down più granulare, fai clic su un punto dati su un grafico del dashboard (passando il cursore del mouse mostra i dettagli di quel punto dati).
Sono disponibili ulteriori approfondimenti, ma solo attraverso la maggior parte dei rapporti.
Un po 'di confusione
Per ottenere il massimo valore da qualsiasi sistema contabile o ERP, la formazione è un must.
Sebbene un rivenditore possa installare ed eseguire la configurazione iniziale, la maggior parte dei sistemi di contabilità o ERP per le PMI sono ancora abbastanza complessi da richiedere una persona (o un reparto) di supporto interno addestrato per aiutare con le attività quotidiane, come la configurazione di immissione dati personalizzata e schermate di report.
Ciò è particolarmente vero con Open Systems Traverse.
Con l'immissione dei dati, le transazioni vengono archiviate in una tabella Transazioni appropriata fino a quando il batch non viene registrato.
Esistono diverse tabelle delle transazioni per diversi tipi di transazioni (A / R, A / P, G / L) e la comprensione delle relazioni tra le tabelle di archiviazione dei dati è fondamentale per configurare correttamente schermate e report.
Questo perché come impostazione predefinita, Open Systems Traverse esegue la pubblicazione e l'elaborazione in batch anziché in tempo reale.
Fortunatamente, Open Systems Traverse include Design Studio, uno strumento di utilità di amministrazione visiva utilizzato per impostare e personalizzare moduli e schermate.
È qualcosa che il tuo amministratore di sistemi Traverse dovrebbe probabilmente acquisire rapidamente.
Utilizzando Design Studio, un amministratore può creare schermate personalizzate per inserire dati di processi aziendali specifici e quindi creare report personalizzati.
Troppo di una cosa buona?
Come accennato in precedenza, Open Systems Traverse è uno dei pochi sistemi di contabilità ed ERP per le PMI che è possibile acquistare direttamente dal fornitore.
Ma, a meno che tu non abbia un reparto IT molto forte in grado di lavorare a stretto contatto con il tuo personale contabile, quasi sicuramente starai meglio con un partner Open Systems che può aiutarti a personalizzare e installare il sistema in modo rapido ed efficiente.
Senza questo tipo di aiuto, l'implementazione iniziale, la configurazione e la personalizzazione e persino molte operazioni quotidiane non sono solo impegnative ma inutilmente dispendiose in termini di tempo e costose.
Dove potresti anche aver bisogno di qualche consiglio è mettere insieme i moduli giusti per comporre il tuo sistema.
I moduli Open Systems Traverse disponibili includono CRM, immobilizzazioni, gestione del magazzino e inventario di produzione, tra molti altri.
Avrai bisogno dell'aiuto di esperti per mappare i processi aziendali della tua azienda e abbinarli alle funzionalità disponibili in tutti quei moduli, non solo per assicurarti di ottenere ciò di cui hai bisogno, ma anche per evitare ridondanze, sovrapposizioni e spese inutili.
Dovrai anche prestare attenzione a ciò che vedono i tuoi utenti, in particolare utilizzando la versione basata su cloud che ho testato poiché è la versione più facilmente accessibile da una varietà di dispositivi mobili.
Ho testato l'accesso mobile utilizzando il browser Chrome (lo stesso browser che ho utilizzato sul PC per il resto del test) utilizzando un tablet Android Lenovo, un Apple iPad Air 2 e un tablet Microsoft Surface 3 con Windows 10 ($ 139,00 su Microsoft Store ).
Tutti e tre mi hanno permesso di accedere e muovermi nell'applicazione, ma è stato notevolmente più facile sui due tablet (iPad e Surface 3), che avevano tastiere opzionali insieme a touchpad.
Consiglio vivamente agli utenti mobili di avere una tastiera opzionale o forse un mouse Bluetooth se hanno bisogno di accedere al sistema Open Systems Traverse in movimento.
Alcuni rapporti intelligenti
Un altro luogo in cui Open Systems Traverse mostra la sua maturità è il reporting; Open Systems elenca più di 800 report disponibili.
Fortunatamente, non è tutto per gli utenti di contabilità generale, ma per un sistema ERP completamente decorato.
Tuttavia, il modulo di contabilità generale che ho esaminato includeva tutti i rapporti standard che potresti desiderare, con l'unica omissione evidente che è un rendiconto separato degli utili trattenuti.
Tuttavia, con i filtri di report di Open Systems Traverse e Design Studio, la creazione di questo report è un lavoro semplice; poche circostanze richiedono comunque un quarto rendiconto finanziario separato.
Un rapporto che ho notato è un Bilancio di verifica di lavoro (a volte chiamato Bilancio di verifica rettificato), qualcosa che è piuttosto raro in questi giorni (ma è incluso nell'edizione del contabile di QuickBooks Desktop Enterprise.
Questo rapporto viene utilizzato durante le chiusure di periodo o di fine anno, e consiste in un elenco di saldi account non aggiustati, aggiustamenti di chiusura e saldi contabili aggiustati.
Un bilancio di prova di lavoro è molto facile da costruire in Microsoft Excel (gratuito su Apple.com), ma è stato bello vederlo incluso nel disponibile rapporti.
Costruire il sistema
Se decidi di far evolvere Open Systems Traverse dalla contabilità di fascia media all'ERP completo, sarai felice di sapere che è un processo semplice da completare.
Ma assicurati che il suo set di funzionalità ERP sia in linea con le tue esigenze aziendali.
Come con molti dei sistemi ERP esaminati qui, Open Systems Traverse è più forte in alcune aree rispetto ad altre.
Sebbene i componenti aggiuntivi possano fornire servizi di pianificazione aziendale per punti vendita (POS), vendita al dettaglio e servizi, nonché funzionalità di invio e instradamento, i maggiori punti di forza di Open Systems Traverse risiedono nella distribuzione e nella produzione.
Tuttavia, diversi sottosistemi sono applicabili a un'ampia gamma di tipi di attività, tra cui la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e la gestione dei cespiti.
Il CRM è una funzione ERP comune, quasi di base, e Open Systems Traverse lo fa bene.
Oltre alle informazioni di contatto standard del cliente, sviluppate nei moduli di vendita e contabilità clienti, il CRM di Open Systems Traverse consente di interagire con Microsoft Outlook (su Amazon) e Microsoft Office per sviluppare e tenere traccia delle campagne di vendita e dei materiali delle campagne e delle e-mail.
La maggior parte dei moduli in Open Systems Traverse ti consente di definire i tuoi campi e CRM supporta anche questa funzionalità, quindi puoi aggiungere le tue attività e altre informazioni che ritieni utili se associate a un record del cliente.
È inoltre possibile stabilire relazioni tra i contatti nella stessa organizzazione, ad esempio mostrando un organigramma dall'alto verso il basso.
Ciò è utile quando si ha a che fare con persone diverse nella stessa azienda per prodotti o servizi diversi o per prendere nota del contatto appropriato per problemi o attività specifiche.
Tenere il passo con l'ammortamento
La gestione delle risorse fisse di Open Systems Traverse non è necessaria universalmente come CRM, ma è vicina.
Non tutte le aziende hanno bisogno di tenere traccia delle immobilizzazioni, ma molte dispongono di beni che l'IRS richiede che vengano ammortizzati in un certo numero di anni piuttosto che semplicemente dichiarati come spese al momento dell'acquisto.
Il modulo "Fixed Asset" di Open Systems Traverse semplifica questa operazione perché calcola automaticamente l'ammortamento su un particolare asset utilizzando qualsiasi metodo di ammortamento prescritto.
Fornisce inoltre fino a quattro serie di libri per situazioni in cui il reporting deve essere calcolato in modo diverso.
Ad esempio, l'IRS potrebbe richiedere un metodo di ammortamento diverso dal modo in cui desideri che il bene si rifletta nei tuoi libri e rendiconti finanziari.
In questo caso, è possibile mantenere due o forse tre set di record di ammortamento.
Il modulo Cespiti ha molte altre utili funzioni.
La sua capacità di analisi "Contratto di locazione contro acquisto" è un pratico esempio così come le sue funzioni di "Ammortamento di prova" che consentono di testare vari scenari prima di effettuare un'acquisizione.
Inoltre, il rapporto riepilogativo fiscale di fine anno rispecchia il modulo IRS 4562, il che è conveniente.
E, mentre molti sistemi di capitale fisso trascurano l'ammortamento poiché in realtà non si applica ai beni ammortizzabili, Open Systems Traverse ha un calcolatore di ammortamento del prestito, utile per creare programmi di ammortamento per cose come prestiti e spese anticipate.
Gestione delle scorte
È impossibile rivedere l'ERP senza notare che la contabilità finanziaria è un grande pezzo della torta.
Ad esempio, quando si parla di capacità di distribuzione, non stiamo guardando solo una singola app ma, piuttosto, è un sistema correlato di funzioni discrete.
Sia la distribuzione che la produzione sono strettamente collegate, ad esempio, con l'inventario, l'immissione di ordini di vendita e gli acquisti, per non parlare dell'importante integrazione con moduli non contabili come la gestione del magazzino e la pianificazione dei requisiti di produzione (MRP).
Strettamente legato a questo è la gestione completa dell'inventario, dove Open Systems fa un lavoro solido.
Questo mi è stato subito evidente poiché il sistema di test che stavo usando per questa recensione era configurato con ciò che Open Systems chiama una suite di distribuzione.
Ciò include inventario, distinta base (BoM) con kit, magazzino ...
