Arbejdstagere skal ikke spilde tid på at gøre noget, som en maskine kan gøre.
I stedet bør de lægge deres hjernekraft mod opgaver, som kun mennesker klarer sig godt.
Alligevel sidder alt for mange mennesker fast med produktivitets ødelæggende travlt arbejde, som at kopiere og indsætte oplysninger fra en app til en anden.
Der er en relativt ny slags app kaldet automatiseringssoftware, der giver dig mulighed for at automatisere enkle opgaver.
Du har ikke brug for programmeringsfærdigheder for at bruge det.
Hvad er automatiseringssoftware?
Du ved sikkert allerede, at nogle apps har indbyggede integrationer med andre.
For eksempel er fotoappen på din telefon sandsynligvis integreret med din messaging-app.
Sådan kan du trykke på deleknappen på et foto en gang og få det automatisk kopieret til din messaging-app, som du kan sende.
Problemet er, at ikke alle apps nemt taler med hinanden, og selvom de gør det, er der grænser for, hvad de er villige til at gøre sammen.
Automationssoftware udfylder hullerne.
Zapier (rimer med lykkeligere) er et eksempel på automatiseringssoftware.
IFTTT er en anden, selvom det er mere fokuseret på smart home-enheder og mobilapps.
Zapier er et af vores foretrukne forretningsværktøjer på Daxdi, fordi det fokuserer på automatiseringer blandt produktivitetsapps.
Det er også ret nemt at bruge, og virksomheden er fantastisk med kundesupport.
Af disse grunde og andre er det også en Editors 'Choice-app.
Når folk kommer i gang med Zapier eller anden automatiseringssoftware, har de normalt en bestemt opgave, som de prøver at udføre.
Det kopierer ofte oplysninger fra en app til en anden, såsom at tilføje nye kundekontakter til både en central database og et e-mail-marketing system.
Eller det kan være at tackle alle de små trin, der skal udføres efter et e-handelssalg, såsom at sende en bekræftelses-e-mail, advare opfyldelsesteamet, registrere salget i din regnskabssoftware osv.
Når du har oprettet den ene automatisering, er du måske ikke klar over, hvad du ellers kan automatisere.
Derfor har vi oprettet denne liste over forslag til arbejdspladsautomationer ved hjælp af Zapier — Zapier kalder sine automatiseringer Zaps.
Så kig efter inspiration nedenfor, men sørg også for også at udforske Zapiers andre integrationer for flere ideer.
1.
Drej e-mails til Trello-opgavekort
Tildeler dine kolleger og chef opgaver til dig via Gmail? I så fald kan du oprette en Zap, der siger "Når jeg føjer en stjerne til en e-mail i Gmail, skal du automatisk oprette et Trello-opgavekort fra e-mailen."
Selvom dette eksempel bruger Trello og Gmail, giver Zapier dig mulighed for at vælge blandt andre to-do-apps og e-mail-apps, hvilket giver dig fleksibiliteten til at skræddersy denne automatisering til de apps, du rent faktisk bruger.
2.
Når begivenhedsdeltagere tilmelder sig, skal du føje dem til et Google-ark
Når du organiserer en stor begivenhed, har du muligvis et team af mennesker, der har brug for at holde styr på nøjagtigt, hvem der tilmelder sig lige når de gør det.
Eventbrite er en fantastisk billet- og begivenhedsadministrationsapp til sporing af deltagere, men du vil muligvis ikke give dig hele holdet adgang til det.
I stedet kan du oprette en Zap, så når nogen tilmelder sig, føjes deres navn og andre relevante oplysninger automatisk til et delt Google Sheet.
På den måde kan du sikkert dele de rigtige deltagerdetaljer med de rigtige teammedlemmer i realtid.
3.
Svar automatisk på slap beskeder og omtaler
Hvis du er på vej ud til ferie, har du muligvis oprettet et automatisk svar i din e-mail-klient og endda indstillet en Slack-status for at lade folk vide det.
Nogle gange er det ikke nok.
Ved hjælp af Zapier kan du oprette et automatisk svar i Slack, der sender, når nogen nævner dig i et indlæg eller beskeder dig direkte i appen.
Dine kolleger vil ikke føle sig ignoreret, og du behøver ikke at passe dine underretninger.
Hvem vil trods alt tjekke Slack mens du er på ferie? Denne Zap er også praktisk, når du er arbejder og har besluttet at minimere distraktioner ved at lukke Slack lidt.
4.
Spor tid fra Google Kalender til Toggl
Hvis du sporer din tid til fakturering af klienter eller endda til din egen produktivitetsmåling, ved du, hvor let det kan være at gå glip af en halv time her eller der.
Zapier giver dig mulighed for at forbinde tidssporingsapps, såsom Toggl, til Google Kalender.
På den måde bliver tid brugt til planlagte begivenheder, såsom møder og telefonopkald, automatisk logget ind i Toggl.
5.
Opfølgning efter et onlinesalg
Hvis du driver en onlinebutik, ved du, at det aldrig er slutningen på en proces, men kun begyndelsen at foretage et salg.
Når du først har solgt noget, skal du bekræfte salget med køberen, advare opfyldelsesteamet, føje kunden til et CRM- eller e-mail-marketingsystem og så videre.
Zapier opretter forbindelse til en hel masse e-handelsplatforme, herunder Shopify, WooCommerce og 3dcart samt betalingsprocessorer såsom PayPal, Square og Stripe.
Så du kan lave en Zap, der siger: "Når Shopify registrerer et nyt salg, tag kundens oplysninger, læg dem i MailChimp og send kunden en takbesked for deres ordre."
Da Zapier bruges godt til e-handel, har virksomheden rigelige ressourcer og anbefalede Zaps på dette område.
6.
Bed kunderne om feedback efter et køb eller en refusion
Når vi taler om opfølgning efter et salg, er det nyttigt for virksomheder at bede kunderne om feedback om produktet eller købet efter nogen tid er gået.
Du kan sikre, at kundefeedback-undersøgelser automatisk går ud til kunderne ved at oprette en Zap mellem dine salgsværktøjer og SurveyMonkey.
For eksempel, hvis du bruger Stripe, kan du sørge for, at hver gang en ny debitering opstår, eller der udstedes en refusion, sender SurveyMonkey automatisk en feedbackundersøgelse til kunden.
8.
Få en sms, når nogen annullerer et møde
Hvis du har mange møder og aftaler, forhåbentlig bruger du en app til at administrere dem, såsom Calendly.
Calendly gør det let for folk at anmode om møder med dig, vælge tidspunkt og endda annullere.
Når nogen annullerer, kan du sikre dig, at du ikke går glip af underretningen ved at lade Zapier sende den til dig som en sms.
SMS-advarsler via Zapier fungerer kun for amerikanske og britiske telefonnumre, og der er nogle rimelige begrænsninger på plads for at sikre, at ingen misbruger denne funktion.
Når det kommer til at sikre dig, at du ved om sene aflysninger, er det dog en stor hjælp.
9.
Tildel en opgave til at skrive en dagsorden inden nye Google Kalender-møder
Den værste form for møde er den slags uden dagsorden.
Næste gang du planlægger et møde i Google Kalender, skal du sørge for, at nogen skriver en dagsorden på forhånd ved at oprette en opgave i Asana.
Hvis du vil tildele opgaven til en bestemt person, giver Zap dig mulighed for at vælge en person, men hver nye opgave af denne type vil altid gå til dem.
(Med andre ord kan du ikke vælge modtager, mens du laver kalenderposten.) Du kan dog vælge at tildele ingen.
Eller du kan altid tildele det til dig selv, og hvis du har brug for at tildele det senere til en anden, ja, i det mindste er det allerede skrevet ned, så du ikke vil glemme det.
10.
Strømlin din rekrutteringsproces
At udfylde en ledig rolle behøver ikke at være smertefuld.
Zapier kan udnyttes til at oprette en kandidatprofil i brugbar fra en Typeform-fil, så du nemt kan sortere gennem din stabile potentielle kandidater.
Zap tager benarbejde ud af manuelt at samle disse profiler.
