Ejere af små virksomheder, arbejdende fagfolk og endda nogle studerende bliver ofte tvunget til at spille rollen som projektleder.
Projektledelse er en stor og seriøs forretning.
Der er en grund til, at du kan få avancerede grader og certificeringer i det.
Når du ikke har nogen uddannelse, og du bliver kastet ind i rollen, hvordan bliver projektet færdig? Bare fordi du har software til projektstyring betyder det ikke, at du ved, hvordan du bruger det! Hvad hvis teamet, der arbejder på det, mister enhver følelse af formål og retning? Så hvordan holder du et projekt på kursus, hvis du ikke ved noget om projektledelse?
Folk bliver kastet i projektledelsespositioner hele tiden uden at vide, hvad de skal gøre, med blandede resultater.
Gå ikke i panik.
Læs nogle tip til, hvordan du kommer i gang med projektledelse, som jeg har opsummeret nedenfor (se tip 1-6; klik på det forrige link for mere).
Følg det op med nogle få visdomsord fra erfarne projektledere (tip 7-10).
Sæt dig derefter ind i den bedste software til projektstyring.
Dette hjælper dig ikke kun med at finde et produkt, du kan bruge, men også forstå, hvad softwaren gør.
Og hvis du forstår, hvad projektstyringssoftware gør, begynder du at se, hvad der er vigtigst ved at styre et projekt.
Nogle projekter er små nok eller uformelle nok til, at du ikke har brug for traditionel projektstyringssoftware, fordi det er for stort.
Du har stadig brug for en slags samarbejdsværktøj for at holde alle projektmedlemmer informeret og arbejde som et team.
I det mindste kan det være en gruppeteksttråd eller e-mail, hvor alle kan diskutere projektet.
En bedre løsning kan være et værktøj, der gør det let for alle let at se, hvem der laver hvad, se på det igangværende arbejde og registrere vigtige detaljer og beslutninger, der er truffet om projektet, så alle kan henvise til dem.
Se mine forslag til disse apps i slutningen.
Lad os starte med nogle tip.
Projektledere Tom Thrash og Rob Sterling blev citeret i en tidligere version af denne artikel og bidrog til rådgivningen.
10 tip til projektledelse
1.
Sørg for, at du har et projekt. Et projekt har en startdato, slutdato og levering.
Opbygning og lancering af et websted er et projekt.
Der er en dag, hvor du starter, en dag, hvor arbejdet er færdigt, og et slutprodukt eller kan leveres i slutningen.
Her er et eksempel på arbejde, der ikke er et projekt: at skrive blogindlæg til et websted.
Sikker på, der er en dag, hvor du skriver det første blogindlæg, men medmindre du har en fast slutdato i tankerne og kan planlægge alle indlæg mellem disse to datoer, er det, du faktisk har, løbende arbejde.
Løbende arbejde skal også styres, men det har forskellige krav sammenlignet med projekter.
2.
Har en opdagelsesperiode. En opdagelsesperiode, undertiden blot kaldet "opdagelse", er et bestemt tidspunkt for at udforske, hvad projektet vil være.
Hvad laver du og hvorfor? Hvilke ressourcer har du?
3.
Definer omfanget. Efter opdagelsen skal du låse projektets parametre, hvilket er en anden måde at sige definere omfanget på.
Et meget almindeligt problem, der sender projekter ud af kurset, er, når nogen midt i projektet beslutter nogen at ændre noget i omfanget.
Et eksempel på en ændring er tilføjelse af funktioner eller funktionalitet.
Så definer omfanget, skriv det ned, hvor alle kan henvise til det i hele projektet, og få alle interessenter til at underskrive omfanget, inden projektfasen af ??projektet påbegyndes.
4.
Hold et kickoff-møde. Et kickoff-møde er den officielle start på projektet for alle de teammedlemmer, der skal arbejde på det.
Dette møde sætter tonen for projektet.
Formålet med mødet er at definere fire ting: projektomfang; spillere og deres roller milepæle; og leverancer.
Det giver også alle en chance for at stille spørgsmål.
5.
Kortlæg dit projekts deadlines og milepæle.
Slutdatoen for ethvert projekt er leveringsdatoen.
Det er den dag, hvor alt arbejde stopper.
Mellem startdato og slutdato har du andre deadlines og milepæle.
For eksempel, hvis du bygger et websted, skal nogen lave trådrammerne.
Et andet hold bruger wireframes som deres guide, når de skriver koden, der driver hjemmesiden.
Kodningsteamet kan ikke starte deres arbejde, før wireframe-teamet fuldender deres.
Hvert projekt har brug for disse yderligere deadlines og milepæle, så hver person i teamet ved, hvornår deres fase af arbejdet starter og slutter.
6.
Sæt forventninger til kommunikation.
Kommunikation er afgørende for et projekts succes.
Projektlederen skal sætte forventninger til kommunikation tidligt ved at planlægge møder og check-ins og vise ved eksempel, hvordan man bedst kommunikerer, hvad enten det er via telefon, e-mail, personlige møder, gruppetekster, Slack-statusopdateringer eller andre måder.
7.
Gør møder vigtige. Når du planlægger møder, skal du sørge for, at tiden virkelig fungerer for alle, der har brug for at deltage.
Nogle hold får muligvis deres bedste arbejde udført sent på eftermiddagen, og du vil ikke afbryde dem med et møde, der slutter på dagen.
Skriv en dagsorden for hvert møde, så der er et formål, og del den med alle mødedeltagerne.
Hold møderne til tiden, og afslut tidligt, når det er muligt.
8.
Bliv foran problemer. En klog projektleder fortalte mig engang: "Hvis 'alt er i orden, skal du fortsætte med at grave.' Når folk rapporterer ingen problemer, kan du følge op med: "Det er dejligt at høre, men der er virkelig ingen problemer overhovedet?" Teammedlemmer kan være tøvende med at dele problemer, især når de er små og stadig kan løses.
En projektleders job er at afdække små problemer for at hjælpe med at løse dem eller imødekomme dem i stedet for at lade dem vokse til større problemer.
9.
Skyd ikke messenger. En anden måde at få folk til at dele potentielle problemer med dig er ved at reagere på dem med en støttende holdning.
Tak folk for at gøre opmærksom på sagerne, og arbejd proaktivt med dem om en løsning.
Omvendt, når ledere reagerer på dårlige nyheder med vrede, holder folk op med at dele dårlige nyheder med dem.
10.
Lad andre mennesker tro, at de har kontrol. Projektledere skal overtage ejerskabet for et projekts succes eller fiasko.
Nogle teamledere eller andre teammedlemmer kan dog have brug for at føle, at de sidder i førersædet.
En god projektleder vil ikke fjerne denne følelse af kontrol væk fra nogen, selvom de forbliver den person, der i sidste ende er ansvarlig.
Lad os tale om projektstyringssoftware.
En hel kategori af apps er vokset ud af behovet for at styre projekter, og hvis vi ser på, hvad disse apps gør, kan vi bedre forstå de primære behov hos enhver projektleder.
Projektledelsesapps er online-systemer til at arbejde og samarbejde om projekter.
De er arbejdspladser i realtid, hvor teammedlemmer og eksterne partnere logger ind for at spore alle detaljer, der bringer et projekt til liv.
Nogle projektstyringsapps er designet til at hjælpe teams med at styre et par projekter ad gangen eller kun en.
Andre er bygget til enorme virksomheder, der administrerer hundreder eller tusinder af projekter, der foregår samtidigt.
I disse tilfælde sporer apps normalt også ressourcer, som kan være fysiske ressourcer, mennesker eller penge.
På den måde kan projektledere og softwaren allokere tilgængelige ressourcer til det projekt, der har brug for dem.
En anden vigtig rolle, som projektledelsesapps spiller, er at holde styr på alle faser i et projekt.
Dette inkluderer de faktiske opgaver, der skal udføres, samt deadlines og milepæle, der er relateret til dem.
Når du plotter disse opgaver og deadlines på en tidslinje, får du et Gantt-diagram.
Gantt-diagrammer kan også vise forholdet mellem forskellige opgaver eller arbejdsfaser.
For eksempel, hvis fase A skal være færdig, før fase B kan starte, viser Gantt-diagrammet denne afhængighed, normalt med en linje.
Nu ved softwaren, at hvis fase A løber sent, skal fase B starte sent, og alle de andre deadlines, der afhænger af fase A, bliver også skubbet ud.
Projektledelsesapps kan også generere rapporter, der fortæller ledere, hvilke teammedlemmer der har for meget eller for lidt arbejde på deres plader.
Mange sporer tid brugt på projekter og integreres med fakturerings- og faktureringssystemer.
Efter at have brugt en projektledelsesapp i nogen tid kan det hjælpe teams med at foretage bedre skøn over, hvor lang tid forskellige opgaver tager at udføre.
Hvis Gantt-diagrammer og ressourcestyringsrapporter lyder som overkill, er det meget muligt, at alt hvad du virkelig har brug for er et organiseret, samarbejdende online-rum, hvor alle medlemmer af et team kan dele information og tale med hinanden.
Disse mere lette apps kaldes undertiden projektstyringsapps (og jeg vil hævde, at det er vildledende), selvom en mere nøjagtig beskrivelse muligvis er samarbejdsapps, arbejdsstyringsapps eller opgavestyringsapps.
På listen over foreslåede apps nedenfor nævner jeg flere værktøjer, der ikke er traditionelle projektstyringsværktøjer, men det kan være meget nyttigt for dem, der skal styre projekter.
Anbefalet af vores redaktører
Luftbord
Luftbord er en relationsdatabase og online samarbejdsværktøj (dvs.
ikke en traditionel projektstyringssoftware).
Inden du børster det af som kedeligt på grund af ordet "database", skal du kigge godt på denne app.
Du kan bruge Airtable til at styre varebeholdninger, men også til at spore arbejde.
Det hele afhænger af, hvordan du bruger det.
Asana
Asana er et online teamsamarbejdsværktøj, der er specialiseret i workflow management.
Det strækker sig over projektledelse med en tidslinjefunktion, der ligner Gantt chart lite.
Asanas styrke håndterer det nitty-gritty af opgavestyring.
Appen gør det let for team af mennesker at spore deres arbejde i detaljer, samtidig med at alle andre i teamet til enhver tid får indblik i status for arbejdet.
Til styring af opgaver og arbejdsgange er det et fleksibelt og elegant værktøj, som du kan bøje til din vilje.
Base Camp
Basecamp er en online samarbejdsapp, der lader folk arbejde sammen om projekter, begivenheder eller andre opgaver.
Du kan uploade filer for at diskutere, tildele og spore opgaver, der skal gøres, og have løbende samtaler med både kolleger og klienter.
I modsætning til...
