Mange af de dokumenthåndteringssystemer, vi har gennemgået, som en stor procentdel af it-systemer som helhed, overgår fra lokale klient-server-applikationer til sky-leverede, Software-as-a-Service (SaaS) apps .
I de fleste tilfælde giver dette fordele for både kunden og sælgeren.
Hånd i hånd med denne skyovergang er en bevægelse mod mere forenklede brugergrænseflader (UI'er) rettet mod en generation rejst med Apple iPads.
Computhink Contentverse (som begynder med $ 15 pr.
Bruger pr.
Måned for Professional-planen) sætter pris på disse tendenser og vælger i stedet en klientserverarkitektur i et lokalt eller hostet miljø.
Det er tæt på en SaaS-app, men ikke helt den samme ting.
Og mens nogle af de designelementer, der bruges i dets brugergrænseflade, vil være velkendte for Windows 10-brugere, såsom værktøjsbåndet i Microsoft Office-stil øverst på skærmen, er et adjektiv, du ikke kan bruge til at beskrive det, "simpelt.
" Med disse idiosynkrasier, der vejer det, selvom det tilbyder nogle kraftfulde dokumenthåndteringsfunktioner i virksomhedsklasse, fandt vi, at det hang lidt bag vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online.
En rigdom af virksomhedsfunktioner
Der er ringe tvivl om, at Computhink Contentverse er rettet mod virksomheder, der ønsker at bringe konsistens og overensstemmelse i deres dokumentstyringsproces.
Computhink Contentverse giver mulighed for at oprette en mapperettet organisationsstruktur ved hjælp af en kabinet / skuffe / mappemetafor.
Dette bruges til at håndtere sikkerhed og administrere dokumenttyper på en sådan måde, at filmetadata skal udfyldes korrekt.
Denne filmetadata, kendt i Computhink Contentverse som "indeksfelter", hjælper med at beskrive dokumentet, dets formål eller ejerskabsoplysninger og køre mere avancerede funktioner såsom filopbevaring, søgning og workflow.
En vigtig note til it-administratorer: Mange af de mere komplekse virksomhedsfunktioner konfigureres ved hjælp af en separat admin-app, såsom konfiguration af dokumenttyper, brugere, opbevaringspolitikker og mere.
Opbevaringspolitikker er et stort krav for virksomheder, der opererer i tvisstunge virksomheder.
Forebyggelse af tab af vigtige forretningsdokumenter er en afgørende funktion for it-butikker, der ønsker at opretholde overholdelse og begrænser juridisk eksponering.
Computhink Contentverse leverer et værktøjssæt til styring af opbevaringspolitikker via administrationskonsollen.
Det indebærer konfiguration af en anvendelig mappe, dokumenttype, tilstand og handling.
Disse betingelsesbaserede politikker giver dig mulighed for at markere filer, der opfylder en bestemt regel, som skrivebeskyttet, for at forhindre ændring eller for at håndhæve arkivering eller sletning efter en bestemt periode.
Valgfrit kan du sende en e-mail-underretning inden handlingen udføres.
Hver politik gælder for en enkelt mappe og kan kun have en handling, hvilket gør administrationen af ??dem ret ineffektiv.
Ideelt set kan du anvende flere betingelser og handlinger på en enkelt politik og derefter håndhæve denne politik globalt eller på tværs af flere mapper; dette er noget, vi håber at se i fremtidige udgaver.
En anden dokumenthåndteringsfunktion, som de fleste virksomheder ønsker at implementere, er workflow, noget Microsoft SharePoint klarer sig godt sammen med den mindre kendte spiller Ademero Content Central (35,00 pr.
Bruger pr.
Måned hos Ademero).
Når det er korrekt implementeret, kan en dokumentstyringsworkflow forbedre effektivitet og overholdelse gennem automatisering, udløst i indeksfelter eller mapper.
Arbejdsprocesser er lidt mere komplekse at konfigurere end opbevaringspolitikker, men Computhink Contentverse leverer et workflowkonfigurationsmodul i admin-appen.
Begyndende med en startknude, der udløses på et nyt dokument i en mappe, en indeksværdi, der indstilles, eller en bruger manuelt vælger arbejdsgangen, kan dokumenter håndteres korrekt baseret på hvilke kriterier din it-administrator har valgt.
Arbejdsgange kan være så enkle som at dirigere dokumentet til en enkelt bruger til godkendelse eller så komplekse at håndtere betingede beslutninger og dirigere til flere underskrivere for godkendelse i lag.
At have evnen til at redigere et dokument, blokere følsomme oplysninger, er et andet populært krav for mange virksomheder, der har brug for at kontrollere, hvilke oplysninger der stilles til rådighed for forskellige brugere, kunder, partnere og andre klassifikationer.
Dokumentredaktioner i Computhink Contentverse administreres af brugeren og involverer brug af dokumentkommenteringsværktøjerne til at vælge det dokumentindhold, der skal skjules.
Den redigerede version af et dokument kan ses af brugere med de relevante tilladelser, mens kun brugere med redaktionsadgangskoden kan se dokumentet i sin helhed.
Mappetilladelser er en admin-funktion, der ikke findes i admin-appen.
Brugere (forudsat at de har de rette tilladelser) kan administrere tilladelser til Computhink Contentverse-mappestrukturen.
Denne proces involverer valg af en gruppe eller bruger og anvendelse af tilladelser såsom oprettelse, redigering og deling af dokumenter (via e-mail, udskrivning osv.).
Mappetilladelser kan konfigureres til at arve fra den overordnede mappe, hvilket giver mulighed for effektiv anvendelse af tilladelser.
Ud over compliance- og dokumentstyringsløsninger er mange virksomheder på udkig efter muligheder for at strømline dokumentdeling og samarbejde.
Computhink Contentverse giver ikke meget værdi i dette område, hovedsageligt fordi de primære delingsmetoder er via e-mail, fax eller udskrivning af en papirkopi af et dokument.
Brugergrænsefladen har brug for arbejde
Bundlinje: Vi er ikke fans af brugergrænsefladen, der tilbydes af Computhink Contentverse, og vi har en liste over grunde til, hvorfor.
De tilpasselige paneler har deres anvendelser, men halvdelen af ??tiden spilder de simpelthen plads, da de faktisk ikke viser nogen information, før et dokument er valgt eller redigeret.
Det er også ret vanskeligt at finde knappen til at udføre en bestemt funktion.
En af hovedårsagerne til, at Microsoft implementerede bånd-UI var at give et centralt (kontekstafhængigt) område til værktøjer.
En stor procentdel af funktionerne i Computhink Contentverse er kun tilgængelige via kontekst eller højreklikmenu.
Mens kontekstmenuen er et kraftfuldt værktøj i sig selv, er det ineffektivt og svært at lære dette som den primære navigationsmetode.
Ironisk nok, i betragtning af Computhinks kærlighed til Microsoft UI-standarden, er en perfekt kontrast til Computhink Contentverse UI Editors 'Choice-vinder Microsoft SharePoint Online ($ 5,00 pr.
Bruger pr.
Måned hos Microsoft365 for Business).
Længe maligneret for kompleksitet og manglende brugervenlighed lagde Microsoft noget seriøst arbejde på at lindre smerten ved at komme i gang med deres dokumentstyringssystem.
Kraftige brugere og administratorer har stadig evnen til at udnytte avancerede funktioner, men de er korrekt lagdelt bag et design, der indeholder de mest almindelige værktøjer, som brugerne har brug for, og forsøger at gøre arbejdet med virksomhedsdokumenter lettere, ikke sværere.
Computhink har noget arbejde at gøre for at efterligne disse muligheder med Computhink Contentverse.
Samlet set uden for dokumentdelings- og samarbejdsfunktioner, hvilket er en væsentlig udeladelse, er Computhink Contentverse-funktionssættet konkurrencedygtigt med de bedste dokumentstyringsløsninger, vi har gennemgået.
Hvis det er nok for dig, så ved, at det professionelle niveau af Computhink Contentverse koster $ 15 pr.
Bruger pr.
Måned i en hostet konfiguration, selvom det er lidt begrænset for funktioner.
Enterprise-versionen (som er den, vi testede) inkluderer ting som kommentarer og tilbagetrækninger og mere support til outputformater, og den kører dig $ 33 pr.
Bruger pr.
Måned.
Hvis du vælger on-site eller hybrid implementeringsarkitekturer, skal du kontakte virksomheden for prisoplysninger.
Desværre er brugergrænsefladen alvorligt mangelfuld og bør overvejes med hensyn til omkostningerne på grund af mistet effektivitet eller endda uddannelseskrav sammenlignet med bedre designede tilbud såsom Microsoft SharePoint Online og Ascensio System OnlyOffice (40,00 pr.
År hos ONLYOFFICE).
Medmindre du kan komme forbi manglen på ægte dokumentdeling, og dine brugere kan håndtere et mindre end intuitivt brugergrænseflade, vil de fleste ønsker at undgå Computhink Contentverse, indtil virksomheden omarbejder sin frontend.
Fordele
Robust funktionssæt inkluderer filretention, workflow og redaktion.
Klient-server-arkitektur vil appellere til nogle.
Bundlinjen
Computhink Contentverse indeholder nogle seriøse funktioner i virksomhedsdokumentstyringsområdet, såsom opbevaringspolitikker, workflow og redaktion.
Ulempen er, at dokumentdeling ikke får meget opmærksomhed, og brugergrænsefladen er alt andet end intuitiv.
Mange af de dokumenthåndteringssystemer, vi har gennemgået, som en stor procentdel af it-systemer som helhed, overgår fra lokale klient-server-applikationer til sky-leverede, Software-as-a-Service (SaaS) apps .
I de fleste tilfælde giver dette fordele for både kunden og sælgeren.
Hånd i hånd med denne skyovergang er en bevægelse mod mere forenklede brugergrænseflader (UI'er) rettet mod en generation rejst med Apple iPads.
Computhink Contentverse (som begynder med $ 15 pr.
Bruger pr.
Måned for Professional-planen) sætter pris på disse tendenser og vælger i stedet en klientserverarkitektur i et lokalt eller hostet miljø.
Det er tæt på en SaaS-app, men ikke helt den samme ting.
Og mens nogle af de designelementer, der bruges i dets brugergrænseflade, vil være velkendte for Windows 10-brugere, såsom værktøjsbåndet i Microsoft Office-stil øverst på skærmen, er et adjektiv, du ikke kan bruge til at beskrive det, "simpelt.
" Med disse idiosynkrasier, der vejer det, selvom det tilbyder nogle kraftfulde dokumenthåndteringsfunktioner i virksomhedsklasse, fandt vi, at det hang lidt bag vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online.
En rigdom af virksomhedsfunktioner
Der er ringe tvivl om, at Computhink Contentverse er rettet mod virksomheder, der ønsker at bringe konsistens og overensstemmelse i deres dokumentstyringsproces.
Computhink Contentverse giver mulighed for at oprette en mapperettet organisationsstruktur ved hjælp af en kabinet / skuffe / mappemetafor.
Dette bruges til at håndtere sikkerhed og administrere dokumenttyper på en sådan måde, at filmetadata skal udfyldes korrekt.
Denne filmetadata, kendt i Computhink Contentverse som "indeksfelter", hjælper med at beskrive dokumentet, dets formål eller ejerskabsoplysninger og køre mere avancerede funktioner såsom filopbevaring, søgning og workflow.
En vigtig note til it-administratorer: Mange af de mere komplekse virksomhedsfunktioner konfigureres ved hjælp af en separat admin-app, såsom konfiguration af dokumenttyper, brugere, opbevaringspolitikker og mere.
Opbevaringspolitikker er et stort krav for virksomheder, der opererer i tvisstunge virksomheder.
Forebyggelse af tab af vigtige forretningsdokumenter er en afgørende funktion for it-butikker, der ønsker at opretholde overholdelse og begrænser juridisk eksponering.
Computhink Contentverse leverer et værktøjssæt til styring af opbevaringspolitikker via administrationskonsollen.
Det indebærer konfiguration af en anvendelig mappe, dokumenttype, tilstand og handling.
Disse betingelsesbaserede politikker giver dig mulighed for at markere filer, der opfylder en bestemt regel, som skrivebeskyttet, for at forhindre ændring eller for at håndhæve arkivering eller sletning efter en bestemt periode.
Valgfrit kan du sende en e-mail-underretning inden handlingen udføres.
Hver politik gælder for en enkelt mappe og kan kun have en handling, hvilket gør administrationen af ??dem ret ineffektiv.
Ideelt set kan du anvende flere betingelser og handlinger på en enkelt politik og derefter håndhæve denne politik globalt eller på tværs af flere mapper; dette er noget, vi håber at se i fremtidige udgaver.
En anden dokumenthåndteringsfunktion, som de fleste virksomheder ønsker at implementere, er workflow, noget Microsoft SharePoint klarer sig godt sammen med den mindre kendte spiller Ademero Content Central (35,00 pr.
Bruger pr.
Måned hos Ademero).
Når det er korrekt implementeret, kan en dokumentstyringsworkflow forbedre effektivitet og overholdelse gennem automatisering, udløst i indeksfelter eller mapper.
Arbejdsprocesser er lidt mere komplekse at konfigurere end opbevaringspolitikker, men Computhink Contentverse leverer et workflowkonfigurationsmodul i admin-appen.
Begyndende med en startknude, der udløses på et nyt dokument i en mappe, en indeksværdi, der indstilles, eller en bruger manuelt vælger arbejdsgangen, kan dokumenter håndteres korrekt baseret på hvilke kriterier din it-administrator har valgt.
Arbejdsgange kan være så enkle som at dirigere dokumentet til en enkelt bruger til godkendelse eller så komplekse at håndtere betingede beslutninger og dirigere til flere underskrivere for godkendelse i lag.
At have evnen til at redigere et dokument, blokere følsomme oplysninger, er et andet populært krav for mange virksomheder, der har brug for at kontrollere, hvilke oplysninger der stilles til rådighed for forskellige brugere, kunder, partnere og andre klassifikationer.
Dokumentredaktioner i Computhink Contentverse administreres af brugeren og involverer brug af dokumentkommenteringsværktøjerne til at vælge det dokumentindhold, der skal skjules.
Den redigerede version af et dokument kan ses af brugere med de relevante tilladelser, mens kun brugere med redaktionsadgangskoden kan se dokumentet i sin helhed.
Mappetilladelser er en admin-funktion, der ikke findes i admin-appen.
Brugere (forudsat at de har de rette tilladelser) kan administrere tilladelser til Computhink Contentverse-mappestrukturen.
Denne proces involverer valg af en gruppe eller bruger og anvendelse af tilladelser såsom oprettelse, redigering og deling af dokumenter (via e-mail, udskrivning osv.).
Mappetilladelser kan konfigureres til at arve fra den overordnede mappe, hvilket giver mulighed for effektiv anvendelse af tilladelser.
Ud over compliance- og dokumentstyringsløsninger er mange virksomheder på udkig efter muligheder for at strømline dokumentdeling og samarbejde.
Computhink Contentverse giver ikke meget værdi i dette område, hovedsageligt fordi de primære delingsmetoder er via e-mail, fax eller udskrivning af en papirkopi af et dokument.
Brugergrænsefladen har brug for arbejde
Bundlinje: Vi er ikke fans af brugergrænsefladen, der tilbydes af Computhink Contentverse, og vi har en liste over grunde til, hvorfor.
De tilpasselige paneler har deres anvendelser, men halvdelen af ??tiden spilder de simpelthen plads, da de faktisk ikke viser nogen information, før et dokument er valgt eller redigeret.
Det er også ret vanskeligt at finde knappen til at udføre en bestemt funktion.
En af hovedårsagerne til, at Microsoft implementerede bånd-UI var at give et centralt (kontekstafhængigt) område til værktøjer.
En stor procentdel af funktionerne i Computhink Contentverse er kun tilgængelige via kontekst eller højreklikmenu.
Mens kontekstmenuen er et kraftfuldt værktøj i sig selv, er det ineffektivt og svært at lære dette som den primære navigationsmetode.
Ironisk nok, i betragtning af Computhinks kærlighed til Microsoft UI-standarden, er en perfekt kontrast til Computhink Contentverse UI Editors 'Choice-vinder Microsoft SharePoint Online ($ 5,00 pr.
Bruger pr.
Måned hos Microsoft365 for Business).
Længe maligneret for kompleksitet og manglende brugervenlighed lagde Microsoft noget seriøst arbejde på at lindre smerten ved at komme i gang med deres dokumentstyringssystem.
Kraftige brugere og administratorer har stadig evnen til at udnytte avancerede funktioner, men de er korrekt lagdelt bag et design, der indeholder de mest almindelige værktøjer, som brugerne har brug for, og forsøger at gøre arbejdet med virksomhedsdokumenter lettere, ikke sværere.
Computhink har noget arbejde at gøre for at efterligne disse muligheder med Computhink Contentverse.
Samlet set uden for dokumentdelings- og samarbejdsfunktioner, hvilket er en væsentlig udeladelse, er Computhink Contentverse-funktionssættet konkurrencedygtigt med de bedste dokumentstyringsløsninger, vi har gennemgået.
Hvis det er nok for dig, så ved, at det professionelle niveau af Computhink Contentverse koster $ 15 pr.
Bruger pr.
Måned i en hostet konfiguration, selvom det er lidt begrænset for funktioner.
Enterprise-versionen (som er den, vi testede) inkluderer ting som kommentarer og tilbagetrækninger og mere support til outputformater, og den kører dig $ 33 pr.
Bruger pr.
Måned.
Hvis du vælger on-site eller hybrid implementeringsarkitekturer, skal du kontakte virksomheden for prisoplysninger.
Desværre er brugergrænsefladen alvorligt mangelfuld og bør overvejes med hensyn til omkostningerne på grund af mistet effektivitet eller endda uddannelseskrav sammenlignet med bedre designede tilbud såsom Microsoft SharePoint Online og Ascensio System OnlyOffice (40,00 pr.
År hos ONLYOFFICE).
Medmindre du kan komme forbi manglen på ægte dokumentdeling, og dine brugere kan håndtere et mindre end intuitivt brugergrænseflade, vil de fleste ønsker at undgå Computhink Contentverse, indtil virksomheden omarbejder sin frontend.
Fordele
Robust funktionssæt inkluderer filretention, workflow og redaktion.
Klient-server-arkitektur vil appellere til nogle.
Bundlinjen
Computhink Contentverse indeholder nogle seriøse funktioner i virksomhedsdokumentstyringsområdet, såsom opbevaringspolitikker, workflow og redaktion.
Ulempen er, at dokumentdeling ikke får meget opmærksomhed, og brugergrænsefladen er alt andet end intuitiv.
