Open Systems og dets Traverse-økonomiplatform er muligvis ikke et "kendt navn" blandt små og mellemstore virksomheder (SMB), men det har faktisk eksisteret meget lang tid.
Grundlagt i 1976 tilbød Open Systems oprindeligt et minicomputerbaseret nøglefærdigt regnskabssystem skrevet i Business Basic.
I årenes løb solgte virksomheden sin hardwaredivision og tilbød en opdateret version af Open Systems Accounting Software (OSAS), som den stadig tilbyder til andre operativsystemer (OS) end Windows, inklusive Linux, Mac OS X og Unix.
Open Systems Traverse, vi gennemgår her (som starter ved $ 175 pr.
Bruger pr.
Måned), er en modulær, Windows-baseret regnskabs- og virksomhedsressourceplanlægning (ERP), generel regnskab og lagerstyring system, der er tilgængeligt lokalt eller som en SaaS-pakke (software-as-a-service).
I modsætning til mange andre små og mellemstore virksomhedsregnskabssystemer er Open Systems Traverse tilgængelig ikke kun gennem Open Systems 'forhandlernetværk, men også direkte fra sælgeren.
Selvom købs- og implementeringsfleksibiliteten er usædvanlig, holder Open Systems Traverses kompleksitet på databehandlingsniveau det stadig lidt bag Editors 'Choice-vinder Intacct i denne sammenfatning.
Bevæger os rundt
I stedet for et rutediagram eller et procesdiagram, som det, du kan opbygge med Intacct eller Oracle NetSuite OneWorld, bruger Open Systems Traverse en Windows File Explorer-grænseflade med udvidelige funktionelle kategorier vist i et panel, der optager venstre side af skærmen.
En brugerdefineret dashboard-skærm optager det meste af den resterende ejendom på skærmen.
Det venstre side, Explorer-lignende panel er opdelt, hvor den nederste del viser filmappens ikoner mærket med de applikationsmoduler, der er tilgængelige i det installerede system.
Klik på en af ??disse, og applikationen udvides til den øverste halvdel af panelet, der viser de funktioner og rapporter, der er tilgængelige i denne underbog.
De samme dele af det samlede system kan nås via rullemenuer på en båndlinje, der strækker sig vandret øverst på skærmen.
For mere detaljeret nedbrydning skal du klikke på et datapunkt på en dashboard-grafik (markøren holder markeringen for det detaljerede datapunkt).
Yderligere nedbrydninger er tilgængelige, men kun gennem de fleste rapporter.
Lidt forvirrende
For at få fuld værdi ud af ethvert regnskabs- eller ERP-system er uddannelse et must.
Mens en forhandler muligvis installerer og foretager den oprindelige konfiguration, er de fleste SMV-regnskabs- eller ERP-systemer stadig komplekse nok til at kræve en uddannet intern supportperson (eller afdeling) til at hjælpe med daglige opgaver, som at konfigurere tilpassede dataindtastnings- og rapportskærme.
Dette gælder især med Open Systems Traverse.
Ved indtastning af data lagres transaktioner i en passende transaktionstabel, indtil batchen er bogført.
Der er forskellige transaktionstabeller til forskellige typer transaktioner (A / R, A / P, G / L), og forståelse af sammenhængen mellem datalagringstabeller er afgørende for korrekt konfiguration af skærme og rapporter.
Det skyldes, at Open Systems Traverse som standardindstilling udfører batch snarere end real-time udstationering og behandling.
Heldigvis inkluderer Open Systems Traverse Design Studio, et værktøjsværktøj til visuel administrator, der bruges til at opsætte og tilpasse formularer og skærme.
Det er noget, din Traverse-systemadministrator sandsynligvis hurtigt skal være dygtige med.
Ved hjælp af Design Studio kan en administrator oprette brugerdefinerede skærme til at indtaste specifikke forretningsprocesdata og derefter oprette individualiserede rapporter.
For meget af en god ting?
Som tidligere nævnt er Open Systems Traverse et af de få SMV-regnskabs- og ERP-systemer, du kan købe direkte fra sælgeren.
Men medmindre du har en meget stærk IT-afdeling, der kan arbejde tæt sammen med dit regnskabspersonale, vil du næsten helt sikkert have det bedre med en Open Systems-partner, der kan hjælpe dig med at skræddersy og installere systemet hurtigt og effektivt.
Uden denne form for hjælp er indledende implementering, konfiguration og tilpasning og endda mange daglige operationer ikke kun udfordrende, men unødvendigt tidskrævende og dyre.
Hvor du muligvis også har brug for nogle råd, er at trække de rigtige moduler sammen til at omfatte dit system.
Tilgængelige Open Systems Traverse-moduler inkluderer blandt andet CRM, anlægsaktiver, lagerstyring og produktionsbeholdning.
Du har brug for eksperthjælp til at kortlægge din virksomheds forretningsprocesser og matche dem med de funktioner, der er tilgængelige i alle disse moduler, ikke kun for at sikre, at du får det, du har brug for, men også for at undgå redundans, overlapning og unødvendige udgifter.
Du vil også være opmærksom på, hvad dine brugere ser, især ved hjælp af den skybaserede version, jeg testede, da den er den version, der er lettest tilgængelig af en række mobile enheder.
Jeg testede mobiladgang ved hjælp af Chrome-browseren (den samme browser, som jeg brugte på pc'en resten af ??testen) ved hjælp af en Lenovo Android-tablet, en Apple iPad Air 2 og en Microsoft Surface 3-tablet, der kører Windows 10 ($ 139,00 i Microsoft Store ).
Alle tre lod mig få adgang til og bevæge mig rundt i applikationen, men det var mærkbart lettere på de to tablets (iPad og Surface 3), som havde valgfri tastaturer sammen med touchpads.
Jeg vil bestemt anbefale mobilbrugere at have et valgfrit tastatur eller måske en Bluetooth-mus, hvis de har brug for adgang til Open Systems Traverse-systemet på farten.
Nogle smarte rapporter
Et andet sted, hvor Open Systems Traverse viser sin modenhed, er rapportering; Open Systems viser mere end 800 tilgængelige rapporter.
Heldigvis er det ikke alt for hovedbogsbrugere, men for et fuldt pyntet ERP-system.
Alligevel inkluderede hovedbogsmodulet, jeg gennemgik, alle de standardrapporter, du kunne ønske dig, med den eneste mærkbare undladelse, der var en separat oversigt over tilbageholdt indtjening.
Men med Open Systems Traverses rapportfiltre og Design Studio er det nemt at opbygge denne rapport; få omstændigheder kræver faktisk alligevel en separat fjerde regnskab.
En rapport, som jeg har bemærket, er en arbejdssaldobalance (undertiden kaldet en justeret prøvebalance), noget der er ret sjældent i disse dage (men er inkluderet i regnskabsudgaven af ??QuickBooks Desktop Enterprise.
Denne rapport bruges i løbet af perioden eller ved årets slutning, og består af en liste over ikke-justerede kontosaldoer, lukkejusteringer og de justerede kontosaldoer.
En fungerende prøvebalance er meget let at konstruere i Microsoft Excel (gratis på Apple.com), men det var rart at se det inkluderet i det tilgængelige rapporter.
Opbygning af systemet
Hvis du beslutter at udvikle Open Systems Traverse fra mellemregnskab til fuld ERP, vil du være glad for at vide, at det er en simpel proces at gennemføre.
Men sørg for, at dets ERP-funktionssæt er i tråd med dine forretningsbehov.
Som med mange af de ERP-systemer, der er gennemgået her, er Open Systems Traverse stærkere på nogle områder end i andre.
Mens tilføjelsesprogrammer kan tilbyde salgssteder (POS), detail- og servicevirksomhedsplanlægning samt afsendelses- og routingfunktionalitet, ligger Open Systems Traverses største styrker i distribution og produktion.
Flere delsystemer er dog anvendelige til en lang række forretningstyper, herunder CRM (Customer Relationship Management) og Management af anlægsaktiver.
CRM er en almindelig ERP-funktion, næsten grundfjeld, og Open Systems Traverse gør det godt.
Udover de standardoplysninger om kundekontakt, der er udviklet i modulerne salg og tilgodehavender, giver Open Systems Traverses CRM dig mulighed for at interagere med Microsoft Outlook (hos Amazon) og Microsoft Office for at udvikle og spore salgskampagner og kampagnemateriale og e-mails.
De fleste af modulerne i Open Systems Traverse giver dig mulighed for at definere dine egne felter, og CRM understøtter også denne mulighed, så du kan tilføje dine egne aktiviteter og andre oplysninger, du føler vil være nyttige, hvis de er knyttet til en kundeoptegnelse.
Du kan også etablere relationer mellem kontakter i den samme organisation, f.eks.
For eksempel at vise et top-down org-diagram.
Dette er nyttigt, når du handler med forskellige mennesker i samme firma om forskellige produkter eller tjenester, eller hvis du noterer den rette kontakt til specifikke problemer eller aktiviteter.
Holde op med afskrivninger
Open Systems Traverses forvaltning af anlægsaktiver er ikke nødvendigt lige så universelt som CRM, men det er tæt på.
Ikke alle virksomheder har brug for at spore anlægsaktiver, men mange har aktiver, som IRS kræver, afskrives over et antal år snarere end blot rapporteret som udgifter, når de købes.
Open Systems Traverses "faste aktiver" -modul gør det let, fordi det automatisk beregner afskrivningen på et bestemt aktiv ved hjælp af en hvilken som helst foreskrevet afskrivningsmetode.
Det giver også op til fire sæt bøger til situationer, hvor rapportering skal beregnes forskelligt.
For eksempel kan IRS muligvis kræve en anden afskrivningsmetode end den måde, du ønsker, at aktivet skal afspejles i dine bøger og regnskaber.
I dette tilfælde kan du opretholde to eller muligvis tre sæt afskrivningsposter.
Modulet med faste aktiver har flere andre nyttige funktioner.
Dens "Lease vs.
Buy" -analysefunktion er et praktisk eksempel, ligesom dens "Trial Afskrivninger" -funktioner, der lader dig teste forskellige scenarier, inden du foretager en overtagelse.
Desuden afspejler skatteopgørelsesrapporten ved udgangen af ??året IRS-formular 4562, hvilket er praktisk.
Og mens mange anlægssystemer overser afskrivninger, da det virkelig ikke gælder for afskrivelige aktiver, har Open Systems Traverse en beregning af afskrivninger på lån, som er nyttig til oprettelse af afskrivningsplaner for f.eks.
Lån og forudbetalte udgifter.
Lagerstyring
Det er umuligt at gennemgå ERP uden at bemærke, at finansiel regnskab er et stort stykke af kagen.
For eksempel, når vi taler om distributionsfunktioner, ser vi ikke kun på en enkelt app, men snarere er det et indbyrdes relateret system af diskrete funktioner.
Distribution og fremstilling hænger begge meget tæt sammen med lager, postering af indkøb og indkøb, for eksempel - for ikke at nævne vigtig integration med ikke-regnskabsmoduler såsom lagerstyring og produktionskravsplanlægning (MRP).
Tæt knyttet til det er lagerstyring, hvor Open Systems gør et solidt job.
Dette var tydeligt for mig, da testsystemet, jeg brugte til denne anmeldelse, var konfigureret med det, Open Systems kalder en Distribution Suite.
Det inkluderer Inventory, Bill of Materials (BoM) med kitting, Warehouse ...
