For så vidt angår dokumenthåndteringssystemer, har DocuWare Cloud længe været betragtet som en stærk konkurrent i rummet lige siden Microsoft Windows 3.0 dage, hvor dokumenthåndtering blev en ting.
DocuWare Cloud er prissat til $ 300 pr.
Måned for en instans, der er dimensioneret til en lille virksomhed med op til fire brugere og 20 GB lagerplads.
Platformen har et stærkt enterprise-funktionssæt, herunder fremragende dokumentimport og formhåndteringsfunktioner.
Selvom en veteran i branchen mangler den integrations- og delingsfunktionalitet, der findes i vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online, men det er et solidt tilbud, der stadig er værd at overveje.
Ærlige, objektive anmeldelser
Daxdi.com er en førende autoritet inden for teknologi, der leverer Labs-baserede, uafhængige anmeldelser af de nyeste produkter og tjenester.
Vores ekspertindustrianalyse og praktiske løsninger hjælper dig med at træffe bedre købsbeslutninger og få mere ud af teknologien.
Det grundlæggende
Ligesom Adobe Document Cloud Standard (12,99 pr.
Måned hos Adobe) falder DocuWare Cloud helt i virksomhedskategorien for dokumentstyringssystemer med klokker og fløjter til overs.
Det tår dog linjen med sin brugergrænseflade (UI), hvilket giver brugerne de værktøjer, de har brug for til at udføre almindelige opgaver, mens de gemmer mere avancerede muligheder væk for strømbrugere eller administratorer.
Den primære visning, som de fleste brugere ser med DocuWare Cloud, er opdelt i to kernevisninger.
En navigationsrude på venstre side giver dig adgang til din indbakke, dokumentsøgning, lister, der er tilgængelige for dig og opgaver.
På højre side er der yderligere muligheder, der tilbyder en dokumentfremviser sammen med annoteringsværktøjer.
Når et dokument er valgt, giver den venstre rude dig også mulighed for at redigere indeksfelter, enten manuelt eller ved at klikke på tekst i dokumentet og udfylde indeksfeltet automatisk.
Lister er den primære dokumentbeholder, der er synlig for brugerne, og defineres af administratoren.
Listevisningen giver en nyttig mulighed for brugere at oprette en genvej direkte til listen uden at skulle dekonstruere URL'en.
Lister viser ikke kun de tilgængelige dokumenter i den pågældende container, men giver dig også mulighed for at se, eksportere og dele indeksfelterne til disse dokumenter i form af en CSV-fil.
Den venstre navigationsrude tilbyder et par interessante muligheder for at linke dokumenter sammen: hæfteklammer og klip.
Både hæfteklammer og klip kombinerer dokumenter til brug senere og er reversible.
Hæftningsfunktionen gælder kun for PDF-filer og vil enten kombinere flere PDF-filer i en enkelt PDF eller bryde et flersidet PDF-dokument i enkelte sider.
Klipning gør det muligt at linke flere dokumenttyper, mens de stadig opretholder forskellige dokumenter.
Import af dokumenter
Der er flere muligheder for at få dokumenter til DocuWare Cloud på tværs af en bred vifte af brugsscenarier.
Dokumenter kan importeres via webklienten, eller DocuWare Cloud Scan-appen kan installeres for at scanne dokumenter direkte til DocuWare Cloud.
Alternativt kan administratorer konfigurere brugerdefinerede printerdrivere, så brugerne kan strømline nogle importopgaver, såsom indeksering og formhåndtering.
Administratorer har også evnen til at konfigurere en FTP-mappe, så dokumenter gemmes straks i et specifikt område i DocuWare Cloud, hvilket muliggør flere scenarier såsom bulkuploads, programmatisk eller planlagt import eller integration med tredjepartssoftware.
Et andet område, DocuWare Cloud udmærker sig i, er optisk tegngenkendelse (OCR).
De fleste dokumentstyringssystemer understøtter OCR, men evnen til at tilpasse motoren er en funktion, der ikke ofte ses.
DocuWare Cloud lader administratorer optimere OCR-motoren til ydelse eller nøjagtighed baseret på nuværende forretningsbehov.
OCR-motoren kan også undervises, ligesom en stavekontrolordbog, uploade lister med ord, der ofte kan bruges i din virksomhed for at optimere OCR-processen.
Formularhåndtering
DocuWare Cloud gør et godt stykke arbejde med at muliggøre elektroniske formularer til enten intern brug eller til kundeorienterede scenarier.
Processen begynder med, at en administrator opretter en formularskabelon ved hjælp af formdesignerværktøjer.
Der er to formtyper i DocuWare Cloud.
Webformularer er ret grundlæggende, da slutproduktet ser ud og føles som skabelonen designet af administratoren.
Flettede formularer tager på den anden side de data, der er indsamlet gennem formularskabelonen, og læg derefter dataene på et eksisterende dokument baseret på administratorens præference.
Begge formtyper bruges også til at udfylde indeksfelter og kan også bruges til andre datarelaterede opgaver og integrationer.
Ved hjælp af DocuWare Cloud-formulardesigneren kan du trække forskellige elementer på formularen og hurtigt placere dem, hvor du vil.
Du kan mærke felter og markere dem efter behov, og du kan også hurtigt placere instruktioner, hvor du har brug for dem.
Fletning af formularer kræver, at outputskabelonen uploades, felter fra formularskabelonen integreres i outputskabelonen, og de grundlæggende tekstformateringsindstillinger skal konfigureres for hvert felt.
Begge formtyper resulterer i sidste ende i, at den nyopfyldte formular placeres i det valgte dokumentlager, samt at indeksfelter udfyldes med formulardata eller statiske værdier.
Endelig kan du konfigurere tilladelser under denne proces og lade individuelle brugere administrere eller bruge formularen.
Du har også evnen til at offentliggøre formularer og lade eksterne brugere udfylde og indsende formularer.
Administrative funktioner
Virksomhedsadministratorer vil være meget DocuWare Clouds sikkerhedsfunktioner.
Tilladelser kan konfigureres på et antal niveauer, men svarer til Dokmee er de mest udbredte i arkivskabe.
Disse kan indeholde flere dialoger, som er elementer, der giver brugerne adgang til eller gemmer dokumenter.
Listedialoger er forespørgselsbaserede dokumentsamlinger, der konfigureres ved hjælp af en grafisk editor eller ved hjælp af en SQL-sætning.
Store dialogbokse bruges til at identificere de indeksfelter, der bruges, når et dokument opbevares, mens resultatlistedialoger angiver de felter, der bruges til dokumentlistevisningen og indeksfeltredigeringsformularer.
Endelig bruges mappedialoger til at identificere den mappestruktur, der bruges til dokumentlagring og navigation.
Mappestrukturen er bygget ved at placere indeksfelter eller statiske værdier på forskellige mappeniveauer for at opbygge hierarkiet efter eget valg.
For administratorer, der ønsker at gøre livet lettere for deres brugere, tilbyder DocuWare Cloud også hjælp.
To eksempler er håndhævelse af indeksfeltindstillinger og automatisering af forretningsprocesser.
Felter til forskellige dokumenttyper kan konfigureres til at bruge værdilister til opslags- og valideringsformål, enten fra en statisk liste, en genereret fra data i DocuWare Cloud eller endda værdier fra en ekstern datakilde.
Dokumentforhold kan defineres, enten inden for et enkelt kabinet eller mellem to kabinetter, ved at sammenligne nøglefelter.
Overvej omkostningerne
En ulempe ved DocuWare Cloud er dens noget nebulous prisfastsættelse.
I modsætning til det meste af konkurrencen skal du kontakte firmaet for nøjagtig pris, fordi DocuWare Cloud er prissat til instansstørrelsen snarere end pr.
Bruger.
Som nævnt tidligere vil en DocuWare Cloud-forekomst, der er dimensioneret til en lille virksomhed med op til fire brugere og 20 GB lagerplads, køre dig $ 300 pr.
Måned.
En større forekomst, der understøtter 40 brugere og 100 GB lagerplads, koster nærmere $ 1.500 pr.
Måned.
Uanset dine bruger- og lagerbehov vil du kontakte DocuWare Cloud-salgsteamet for at diskutere dine forretningskrav, og hvordan disse vil påvirke din månedlige sats.
Som helhed tilbyder DocuWare Cloud nok funktioner til at gøre det til en lokkende mulighed i dokumentstyringsområdet.
Funktionerne omkring elektroniske formularer er særligt nyttige for mange virksomheder, og flere af de administrative funktioner er også overbevisende.
Mens det halter lidt bag vores redaktørers valg Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online med hensyn til integrationer og brugervenlighed, er forsinkelsen ikke meget.
På grund af dette forbliver DocuWare Cloud en dokumenthåndteringsmulighed, der er værd at undersøge.
Bundlinjen
DocuWare Cloud er et solidt dokumentstyringssystem med et stærkt kernefunktionssæt.
Det mangler dog nogle af de funktioner, vi har fundet på konkurrerende løsninger.
