For et par år siden, da jeg stødte på OfficeTime, imponerede denne tidssporingsapp til arbejdere, der fakturerer hver time, med sin enkelhed, brugervenlighed og lave omkostninger.
OfficeTime er stadig en vidunderlig mulighed for solo-medarbejdere, der ønsker en pålidelig offline-tidssporing, der inkluderer enkle omkostningssporings- og faktureringsværktøjer.
Det er dog ikke ideelt til samarbejde og integreres ikke med mange andre apps og tjenester.
Til teambrug og mere avancerede faktureringsmuligheder er Harvest en bedre app og et redaktørvalg.
En anden mulighed for soloarbejdere på et budget er Toggls gratis version, som også er et redaktørvalg.
Pris og tilgængelighed
OfficeTime er en app, der kan downloades til Windows og Mac, med også mobile apps til iOS og Apple Watch.
Desktop-apps koster $ 47 hver.
De fleste andre tidssporingsapps sælges som abonnementer, men med OfficeTime betaler du kun et engangsgebyr.
I betragtning af at du ikke betaler en løbende sats for OfficeTime, er prisen lav.
Andre tidssporingsapps koster normalt et sted i intervallet $ 8 til $ 12 pr.
Måned.
Mange af disse apps understøtter imidlertid samarbejde, hvilket betyder, at du kan spore og oprette fakturaer fra ikke kun din tid brugt på projekter, men også din kollegas tid.
OfficeTime er kun til solo brug.
For enkeltpersoner tilbyder OfficeTime stor værdi, men der er gratis versioner af andre apps, der tilbyder lignende værdi.
Toggs gratis serviceniveau er for eksempel tilstrækkelig for mange freelancere.
Toggl inkluderer ikke fakturering, men du kan oprette forbindelse til næsten enhver anden fakturerings- og udgiftsservice, du måtte bruge.
Harvest (Visit Site at Harvest), der ellers koster $ 12 pr.
Person pr.
Måned, tilbyder også en gratis version af appen, selvom det begrænser dig til kun at styre et projekt ad gangen.
En anden app kaldet TopTracker er helt gratis, men det er let på funktioner.
Opsætning og Kom godt i gang
For at få OfficeTime downloader du Windows- eller Mac-appen, som leveres med en gratis prøveperiode på tre uger, inden du skal indtaste kreditkortoplysninger.
Når du opretter kontoen, spørger OfficeTime, om du vil starte med nogle dummy-data for at hjælpe dig med at blive orienteret, eller om du vil springe ind i opsætningen af ??dit eget arbejde, der skal spores.
For at bruge OfficeTime (og virkelig de fleste tidssporende apps for den sags skyld) effektivt skal du bruge et par minutter på at sikre dig en klar forståelse af, hvordan dine forretningsprojekter er organiseret.
Mange fagfolk har denne stiltiende viden lige ved hånden, men nogle gange kræver det lidt prøve-og-fejl-læring at analysere dit arbejde korrekt.
OfficeTime er smidig nok til, at du hurtigt kan rette dine fejltrin.
OfficeTime gemmer alle dine kontodata lokalt på din computer eller ethvert lagerlager, du angiver under opsætningen.
Hvis du vælger at bruge både desktop-appen og iOS-appen, kan du synkronisere din konto mellem disse enheder, men kun når de er forbundet til det samme netværk (f.eks.
Det samme Wi-Fi).
Der er ingen mulighed for at synkronisere mellem en Windows-desktop-app til OfficeTime og en Mac-version af appen.
Synkroniseringskontrollerne vises kun i iOS-appen, ikke på desktop-apps.
Funktioner
I OfficeTime har du projekter, linjeposter og kategorier.
Linjeposter er mere eller mindre det samme som opgaver, selv om de her også kan være udgifter.
Hvert projekt indeholder linjeposter, og hver linjepost kan tildeles til en kategori, såsom marketing, design, forskning eller hvad andre du opretter.
Du kan også tildele projekter til kategorier.
Når du er klar til at komme på arbejde, opretter du en linjepost og trykker på en afspilningsknap yderst til venstre.
Din timer begynder at spore tid i minuttet, hvilket du kan se i realtid, hvis du lader vinduet være synligt.
I Mac-versionen placerer den også en visning af den aktive timer i statusmenuen, så du kan kigge op og se, hvor længe du har arbejdet med en opgave.
Fra det samme statusmenuikon kan du også pause og genoptage tidssporing, hurtigt starte sporingstid på en ny opgave og oprette en påmindelse.
Påmindelsesfunktionen, som så vidt jeg ved, er unik for OfficeTime, giver dig mulighed for at indtaste den ønskede friformstekst.
OfficeTime vil derefter minde dig om det via en pop op-meddelelse på et tidspunkt, du indstiller.
Da OfficeTime er en desktop-app, fungerer alt offline.
Nogle online-tidssporere, såsom Toggl, har offlinefunktioner, men ikke alle har det.
Da jeg testede Toggl, afbrød jeg pludselig mit internet for at se, hvad der ville ske med timeren, og det fortsatte med at tikke væk.
Det var ikke tilfældet med Everhour, som straks stoppede timeren i det øjeblik, min computer opdagede, at den var offline.
Hvis du begynder at optage en ny opgave i OfficeTime, når du allerede har en timer, kører appen automatisk den aktive linjepause, hvilket gør det umuligt for dig ved et uheld at fakturere to klienter eller optage tid til to opgaver samtidigt.
Der er en måde at tilsidesætte denne indstilling på, hvis du har brug for det.
Linjeposter kan også være udgifter, såsom stockfotografering, du har købt til en klients arbejde eller transport for at komme til et møde.
Du registrerer udgifter, som om det var en anden linjepost, hvilket betyder, at du ser dem opført lige ved siden af ??al din spores tid til et givet projekt.
Selvom OfficeTime inkluderer fakturerings- og udgiftsværktøjer, dækker det ikke alle situationer og betingelser, der nogle gange opstår for freelancere.
For eksempel håndterer OfficeTimes fakturerings- og projektværktøjer ikke faste projekter.
Lad os sige, at jeg opkræver en fast sats på $ 200 for en ansigt til ansigt-konsultationssession eller $ 5.000 for en websideopbygning, uanset hvor lang tid der bruges på projektet.
Andre apps, såsom Harvest og Paydirt, giver måder til korrekt sporing af projektarbejde og fakturering for det, mens OfficeTime kun fungerer i fakturerbare timer.
Årsagen til, at du måske stadig vil spore tid på et projekt med en fast sats, er at sikre, at du ikke bruger for meget tid på det og dermed gør det mindre rentabelt.
En anden manglende funktion i OfficeTime, der vises i flere online tidssporingsapps, er evnen til at estimere, hvor meget tid en opgave eller et projekt vil tage.
Den slags information hjælper folk med at forbedre deres tidsstyringsfærdigheder, hvilket kan føre til, at man på passende vis påtager sig eller afviser nyt arbejde.
Rapporter og fakturaer
Rapporterings- og faktureringsværktøjerne i OfficeTime fungerer godt og er klare.
Jeg er altid tilfreds med rapporteringsværktøjer, der ikke kræver, at jeg har en avanceret grad i forretningsjargon for at forstå, hvad de vil vise.
Som nævnt er OfficeTime ikke ideelt til teambrug, selvom det er muligt at generere rapporter til flere personer ved at uploade en anden persons data til din OfficeTime-konto.
Det er en unødigt klodset proces, der er tilbøjelig til fejl, især når man sammenligner med tjenester, der simpelthen understøtter flere personer på en konto.
Harvest, Toggl, Paydirt, Everhour, Hours og andre apps tilbyder alle ægte team-tidssporingstjenester.
Under alle omstændigheder er rapporter lette at generere, ligesom fakturaer.
Fra menuen kan du vælge en rapport, såsom Sidste måned, og se et resumé af det spores arbejde og tid vises sammen med et cirkeldiagram.
Du kan justere, hvad der vises i rapporten, og når du er klar, skal du trykke på en knap i bunden for at oprette en faktura eller eksportere dataene.
Ved generering af fakturaer kan OfficeTime automatisk udfylde detaljer såsom kontaktoplysninger til din virksomhed og klienten samt andre standardoplysninger.
Det har ikke et avanceret system til sporing af, hvornår betalinger modtages, men som Paydirt tilbyder, når du tilmelder dig, så dine kunder kan betale via PayPal eller Stripe.
Integrationer
OfficeTime understøtter ikke mange integrationer med andre apps og tjenester.
Du kan forbinde appen til iCal, men det handler om det.
Andre tidssporingsapps, især Toggl og Harvest, giver dig mulighed for at forbinde dem til andre almindeligt anvendte forretningstjenester, såsom QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet og andre.
Til sporing af fakturerbare timer offline
OfficeTime forbliver en stærk tidssporingsapp, hvis det, du har brug for, er et pålideligt værktøj, der fungerer offline for at føre registre over fakturerbare timer og udgifter.
Det er ikke ideelt, hvis du arbejder sammen med et team, eller hvis du nogle gange opkræver klienter en projektpris i stedet for en timesats.
Hvis OfficeTime ikke opfylder dine behov, skal du overveje Harvest eller Toggl, redaktørens valg i denne kategori.
