Hace unos años, cuando encontré OfficeTime, esta aplicación de seguimiento del tiempo para trabajadores que facturan por horas me impresionó por su simplicidad, facilidad de uso y bajo costo.
OfficeTime sigue siendo una opción maravillosa para los trabajadores individuales que desean un rastreador de tiempo fuera de línea confiable que incluya herramientas simples de facturación y seguimiento de gastos.
Sin embargo, no es ideal para la colaboración y no se integra con muchas otras aplicaciones y servicios.
Para uso en equipo y opciones de facturación más avanzadas, Harvest es una mejor aplicación y una elección de los editores.
Otra opción para los trabajadores en solitario con un presupuesto limitado es la versión gratuita de Toggl, que también es una elección de los editores.
Precio y disponibilidad
OfficeTime es una aplicación descargable para Windows y Mac, con aplicaciones móviles para iOS y Apple Watch también.
Las aplicaciones de escritorio cuestan 47 dólares cada una.
La mayoría de las otras aplicaciones de seguimiento del tiempo se venden como suscripciones, pero con OfficeTime solo paga una tarifa de compra única.
Teniendo en cuenta que no paga una tarifa continua por OfficeTime, el precio es bajo.
Otras aplicaciones de seguimiento del tiempo generalmente cuestan entre $ 8 y $ 12 por mes.
Sin embargo, muchas de esas aplicaciones admiten la colaboración, lo que significa que puede realizar un seguimiento y crear facturas no solo a partir de su tiempo dedicado a los proyectos, sino también del tiempo de su colega.
OfficeTime es solo para uso individual.
Para los propietarios únicos, OfficeTime ofrece un gran valor, pero hay versiones gratuitas de otras aplicaciones que ofrecen un valor similar.
El nivel de servicio gratuito de Toggl, por ejemplo, es adecuado para muchos autónomos.
Toggl no incluye facturación, pero puede conectarlo a casi cualquier otro servicio de facturación y gastos que pueda utilizar.
Harvest (Visite el sitio en Harvest), que de otro modo cuesta $ 12 por persona por mes, también ofrece una versión gratuita de la aplicación, aunque le limita a administrar solo un proyecto a la vez.
Otra aplicación llamada TopTracker es totalmente gratuita, pero tiene pocas funciones.
Configuración y primeros pasos
Para obtener OfficeTime, descarga la aplicación para Windows o Mac, que viene con un período de prueba gratuito de tres semanas antes de tener que ingresar la información de la tarjeta de crédito.
A medida que configura la cuenta, OfficeTime le pregunta si desea comenzar con algunos datos ficticios para ayudarlo a orientarse, o si desea comenzar a configurar su propio trabajo para realizar un seguimiento.
Para usar OfficeTime (y realmente la mayoría de las aplicaciones de seguimiento del tiempo) de manera efectiva, debe dedicar unos minutos a asegurarse de tener una comprensión clara de cómo están organizados sus proyectos comerciales.
Muchos profesionales tienen este conocimiento tácito al alcance de la mano, pero a veces se necesita un poco de aprendizaje de prueba y error para analizar correctamente su trabajo.
OfficeTime es lo suficientemente ágil como para permitirle corregir sus errores rápidamente sobre la marcha.
OfficeTime guarda todos los datos de su cuenta localmente en su computadora, o en cualquier depósito de almacenamiento que indique durante la configuración.
Si elige usar tanto la aplicación de escritorio como la aplicación de iOS, puede sincronizar su cuenta entre estos dispositivos, pero solo cuando estén conectados a la misma red (por ejemplo, el mismo Wi-Fi).
No hay ninguna opción para sincronizar entre una aplicación de escritorio de Windows de OfficeTime y una versión para Mac de la aplicación.
Los controles de sincronización solo aparecen en la aplicación de iOS, no en las aplicaciones de escritorio.
Características
En OfficeTime, tiene proyectos, líneas de pedido y categorías.
Las partidas individuales son más o menos lo mismo que las tareas, aunque aquí también pueden ser gastos.
Cada proyecto contiene elementos de línea, y cada elemento de línea se puede asignar a una categoría, como marketing, diseño, investigación o cualquier otra que cree.
También puede asignar proyectos a categorías.
Cuando esté listo para comenzar a trabajar, cree una línea de pedido y presione un botón de reproducción en el extremo izquierdo.
Su temporizador comenzará a rastrear el tiempo por minuto, que puede ver en tiempo real si deja la ventana a la vista.
En la versión para Mac, también muestra el temporizador activo en el menú de estado, para que pueda mirar hacia arriba y ver cuánto tiempo ha estado trabajando en una tarea.
Desde ese mismo ícono del menú de estado, también puede pausar y reanudar el seguimiento del tiempo, comenzar rápidamente el seguimiento del tiempo en una nueva tarea y crear un recordatorio.
La función de recordatorio, que es exclusiva de OfficeTime hasta donde yo sé, le permite ingresar cualquier texto de forma libre que desee.
OfficeTime se lo recordará a través de un mensaje emergente a la hora que establezca.
Dado que OfficeTime es una aplicación de escritorio, todo funciona sin conexión.
Algunos rastreadores de tiempo en línea, como Toggl, tienen capacidades fuera de línea, aunque no todos.
Al probar Toggl, corté mi conexión a Internet repentinamente para ver qué pasaría con el temporizador, y siguió funcionando.
Ese no fue el caso con Everhour, que inmediatamente detuvo su temporizador en el momento en que mi computadora detectó que estaba fuera de línea.
Si comienza a grabar una nueva tarea en OfficeTime cuando ya tiene un temporizador en ejecución, la aplicación pausa automáticamente la línea de pedido activa, lo que le impide facturar accidentalmente a dos clientes o registrar el tiempo de dos tareas simultáneamente.
Hay una forma de anular esta configuración si es necesario.
Los elementos de línea también pueden ser gastos, como fotografías de archivo que compró para el trabajo de un cliente o el transporte para llegar a una reunión.
Registra los gastos como si fueran cualquier otro artículo de línea, lo que significa que los ve en la lista junto a todo el tiempo de seguimiento para cualquier proyecto determinado.
Aunque OfficeTime incluye herramientas de facturación y gastos, no cubre todas las situaciones y condiciones que a veces surgen para los autónomos.
Por ejemplo, las herramientas de facturación y proyectos de OfficeTime no manejan proyectos de tarifa plana.
Digamos que cobro una tarifa fija de $ 200 por una sesión de consultoría cara a cara, o $ 5,000 por la construcción de un sitio web, independientemente de la cantidad de tiempo dedicado al proyecto.
Otras aplicaciones, como Harvest y Paydirt, brindan formas de realizar un seguimiento adecuado del trabajo del proyecto y facturarlo, mientras que OfficeTime solo funciona para las horas facturables.
La razón por la que es posible que desee realizar un seguimiento del tiempo en un proyecto con una tarifa plana es para asegurarse de que no está gastando demasiado tiempo en él y, por lo tanto, lo hace menos rentable.
Otra característica que falta en OfficeTime y que aparece en varias aplicaciones de seguimiento del tiempo en línea es la capacidad de estimar cuánto tiempo tomará una tarea o proyecto.
Ese tipo de información ayuda a las personas a mejorar sus habilidades de administración del tiempo, lo que puede llevar a aceptar o rechazar un nuevo trabajo de manera apropiada.
Informes y facturas
Las herramientas de informes y facturación de OfficeTime funcionan bien y son claras.
Siempre estoy satisfecho con las herramientas de informes que no requieren que tenga un título avanzado en jerga empresarial para entender lo que mostrarán.
Como se mencionó, OfficeTime no es ideal para el uso en equipo, aunque es posible generar informes para varias personas cargando los datos de otra persona en su cuenta de OfficeTime.
Ese es un proceso innecesariamente torpe que es propenso a errores, especialmente cuando se compara con los servicios que simplemente admiten a varias personas en una cuenta.
Harvest, Toggl, Paydirt, Everhour, Hours y otras aplicaciones ofrecen verdaderos servicios de seguimiento del tiempo del equipo.
En cualquier caso, los informes son fáciles de generar, al igual que las facturas.
En el menú, puede seleccionar un informe, como Último mes, y ver un resumen del trabajo y el tiempo registrado junto a un gráfico circular.
Puede ajustar lo que se muestra en el informe y, cuando esté listo, presionar un botón en la parte inferior para crear una factura o exportar los datos.
Al generar facturas, OfficeTime puede completar automáticamente detalles como la información de contacto de su empresa y el cliente, así como otros detalles estándar.
Sin embargo, no tiene un sistema avanzado para rastrear cuándo se reciben los pagos, que Paydirt ofrece cuando se registra para permitir que sus clientes paguen a través de PayPal o Stripe.
Integraciones
OfficeTime no admite muchas integraciones con otras aplicaciones y servicios.
Puede conectar la aplicación a iCal, pero eso es todo.
Otras aplicaciones de seguimiento del tiempo, en particular Toggl y Harvest, le permiten conectarlas a otros servicios comerciales de uso común, como QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet y otros.
Para realizar un seguimiento de las horas facturables sin conexión
OfficeTime sigue siendo una aplicación sólida para el seguimiento del tiempo si lo que necesita es una herramienta confiable que funcione sin conexión para mantener registros de horas y gastos facturables.
No es ideal si está trabajando con un equipo o si a veces les cobra a los clientes una tarifa por proyecto en lugar de una por hora.
Si OfficeTime no satisface sus necesidades, considere Harvest o Toggl, las opciones de los editores en esta categoría.
