Cualquiera que esté involucrado remotamente en la contabilidad de pequeñas empresas conoce el nombre Intuit y su venerable plataforma QuickBooks.
Aunque comenzó a enfocar su marketing en una versión orientada a la nube, denominada Intuit QuickBooks Online, donde se enfrenta a una dura competencia, Intuit sigue siendo una marca increíblemente fuerte e incluso luce la contraparte de rango medio que estamos revisando aquí, llamada QuickBooks Desktop Enterprise edition.
Esta versión del software cubre la contabilidad de rango medio, incluido el libro mayor y la gestión del inventarioy tiene licencia por puesto, con precios que comienzan en $ 1,100 por año para una suscripción anual de un solo puesto.
Con diferentes suscripciones disponibles para acceder a diferentes niveles de funcionalidad, que incluyen informes avanzados, nómina avanzada y diferentes grados de soporte, los clientes de QuickBooks Desktop Enterprise pueden diseñar soluciones que estén bastante bien orientadas a necesidades específicas.
Sin embargo, una base de datos patentada, un límite máximo de usuarios bastante bajo y la dependencia de su comunidad de usuarios para la documentación de ayuda mantienen este sistema ligeramente por detrás.
Acumatica y Intacto, los ganadores actuales de Editors 'Choice en esta categoría.
También puede pagar la suscripción mensualmente, a partir de $ 75.60 por mes para una licencia de un solo puesto.
La mayoría de las aplicaciones para pequeñas y medianas empresas (PYMES) examinadas en este resumen se ejecutan sobre bases de datos de alto rendimiento como Microsoft SQL Server, Oracle o SAP HANA.
QuickBooks Desktop Enterprise utiliza una base de datos propiedad de Intuit y la escalabilidad está limitada a solo 30 usuarios simultáneos.
Esta es una limitación seria cuando las aplicaciones de otros proveedores revisadas se pueden escalar a cientos o incluso miles de usuarios.
Por otro lado, muchos de esos competidores, incluidos Intacct (Visite el sitio en Sage Intacct) y NetSuite OneWorld, están destinados a hacer crecer al cliente en la expansión de la plataforma a un verdadero entorno de planificación de recursos empresariales (ERP).
QuickBooks Desktop Enterprise no tiene tales objetivos, ya que está diseñado estrictamente para contabilidad.
Además, QuickBooks Desktop Enterprise y Microsoft Dynamics GP (Visite el sitio en Microsoft Dynamics) fueron los únicos dos productos que realmente tuve que instalar en las instalaciones, aunque ambos están disponibles como plataformas alojadas en la nube (a través de varios servicios de alojamiento que actúan como valor agregado socios a sus respectivos fabricantes).
Intuit también ofrece una versión alojada en la nube de QuickBooks Desktop Enterprise, por una pequeña ventaja sobre la versión local.
La instalación fue rápida y sin problemas.
Los tipos de entidad predeterminados, como construcción, organizaciones sin fines de lucro, servicios profesionales, consultoría y otros, están disponibles durante el proceso de instalación y deben seleccionarse para configurar correctamente el sistema.
La selección de un tipo de negocio afecta el plan de cuentas predeterminado, y este proceso es exactamente el mismo que con otras versiones de QuickBooks, por lo que resultará familiar para los clientes anteriores.
A diferencia de la mayoría del otro software en este resumen, puede comprar QuickBooks Desktop Enterprise directamente de Intuit o mediante la extensa red de revendedores del proveedor.
Si bien es completamente posible configurar y personalizar QuickBooks Desktop Enterprise usted mismo, es posible que desee considerar el uso de un ProAdvisor certificado si cree que necesitará una personalización extensa o si cree que su configuración puede requerir una configuración no estándar.
También es muy posible que su contador sea un ProAdvisor certificado o trabaje con uno, dado el uso generalizado de la aplicación, por lo que desarrollar una relación en ese sentido podría ser beneficioso si cree que utilizará la plataforma durante mucho tiempo.
Si no mira de cerca, entonces parece que QuickBooks Desktop Enterprise utiliza un plan de cuentas con un nombre estricto, desprovisto de los números familiares que emplean otros sistemas de contabilidad.
En realidad, los números de cuenta están ahí, pero no se muestran de forma predeterminada.
En el menú Editar preferencias, hay una casilla de verificación para "Usar números".
QuickBooks Desktop Enterprise usa el mismo sistema de numeración de cuatro dígitos (serie 1000 para activos, 2000 para pasivos, 3000 para cuentas de capital, 4000 para ingresos y 5000 para gastos) que usan otras versiones de QuickBooks.
Y, al igual que con otras versiones de QuickBooks, puede tener varias capas de subcuentas para proporcionar un seguimiento más detallado de las cuentas principales o para establecer divisiones o ubicaciones.
En el lado negativo, QuickBooks Desktop Enterprise no proporciona verdaderas funciones para múltiples empresas, aunque probablemente podría manipular el Plan de cuentas para evitar esto.
Sin embargo, tiene la capacidad de manejar múltiples monedas.
Todas las tareas en cubierta
El lanzamiento de QuickBooks Desktop Enterprise lo lleva a la página de inicio, que es un conjunto de diagramas de flujo de procesos.
QuickBooks fue uno de los primeros proveedores en incorporar esta interfaz de usuario (UI), y se ha convertido en una especie de estándar porque ayuda enormemente a ayudar a los usuarios a través de una serie de tareas específicas del proceso.
Lo que se muestra en el diagrama de flujo de la página de inicio está determinado por cómo responde una serie de preguntas durante la configuración.
La empresa de prueba que utilicé para estas revisiones incluía tres niveles horizontales: proveedores en la parte superior, tareas de los empleados en la parte inferior y tareas del cliente en la capa intermedia.
Se incluyen o excluyen tareas específicas dependiendo de si utiliza la función.
Por ejemplo, si no usa una declaración de cliente, no se mostrará un ícono para realizar esta tarea en particular (aunque puede agregarlo más adelante).
Dos paneles verticales adicionales en el lado derecho contenían tareas bancarias y de la empresa.
La barra de cinta superior proporciona navegación adicional y una barra de menú vertical en el borde más a la izquierda de la pantalla, que se puede ocultar si lo desea.
Todas las aplicaciones de contabilidad que revisé ofrecían algún tipo de tablero.
QuickBooks Desktop Enterprise también lo hace, y se llama Insights.
El tablero se alterna mediante una pestaña en la esquina superior izquierda de la pantalla de inicio.
Al igual que con muchos paneles, al pasar el cursor sobre un punto de datos, aparece el valor numérico del punto, y puede desglosar varias capas en transacciones individuales directamente desde la pantalla Insights.
También está disponible algo que Intuit llama Instantáneas, accesible desde el menú del lado izquierdo.
Esto presenta lo que la mayoría de los otros proveedores llaman indicadores clave de rendimiento (KPI).
Un ajuste aquí, un ajuste allá
Algunos de los programas que revisé, incluidos SAP Business One Professional y NetSuite, le permiten personalizar casi todos los aspectos de la aplicación.
La ventaja de la flexibilidad es que puede ajustar el software para que se ajuste con precisión a los flujos de trabajo de su empresa.
La desventaja es que descubrir cómo hacerlo es una bestia, razón por la cual los clientes generalmente confían en socios de valor agregado para tales proyectos.
QuickBooks Desktop Enterprise no ofrece ese grado de personalización.
Sin embargo, puede agregar y eliminar columnas y campos de datos en formularios e informes.
Hacer este tipo de ajustes es fácil y, en gran medida, intuitivo.
Los filtros de informes también le brindan una buena cantidad de control sobre lo que sucede en un informe.
Los filtros de QuickBooks Desktop Enterprise son fáciles de usar, pero es probable que no los necesite.
Para muchas empresas que consideran que QuickBooks Desktop Enterprise es una buena opción, la gran cantidad de informes estándar funcionará bien.
Incluso hay informes para vincular cuentas a líneas específicas en una declaración de impuestos y un Balance de prueba ajustado (es decir, en funcionamiento).
Ambos son excelentes para el cierre de fin de año.
Muchos clientes no necesitarán personalizar informes o plantillas de entrada de datos en absoluto.
La extensa comunidad de usuarios de QuickBooks no solo sirve como una excelente fuente de soporte de ayuda, sino que ofrece una gran cantidad de informes y plantillas personalizados creados por otros usuarios y puestos en línea para su descarga gratuita.
Están ahí para tomar.
Y, debido a que QuickBooks ha existido durante tanto tiempo, también hay complementos de terceros disponibles para ampliar las capacidades de QuickBooks Desktop Enterprise, pero consulte los obsequios primero.
En el lado negativo, QuickBooks Desktop Enterprise no proporciona una verdadera función de exportación.
Puede exportar algunas de las listas, como Clientes y Proveedores, en formato CSV.
Pero para obtener acceso a la base de datos subyacente, necesitará una utilidad de terceros.
Lo que QuickBooks Desktop Enterprise tiene es la capacidad de exportar una copia de sus datos a su contador, quien puede realizar entradas de diario y ajustes de forma remota en la "Copia del contador" y fusionar estos cambios con sus datos existentes.
Sin embargo, puede importar archivos de Microsoft Excel ($ 99 por año en Microsoft365 for Business) al sistema y descargar extractos bancarios y de tarjetas de crédito de la gran cantidad de bancos y compañías de tarjetas de crédito que admiten la plataforma QuickBooks.
Evaluación de la gestión de inventario
La edición Quickbook Enterprise que Intuit me proporcionó para probar incluía los elementos de Informes avanzados, Nómina mejorada, Soporte de campo y Protección de datos antes mencionados, pero también incluía Inventario avanzado.
Este módulo es genérico en el sentido de que Intuit lo pretende para casi cualquier tipo de entidad, pero lo divide en las siguientes opciones, de las cuales deberá seleccionar una al configurar el módulo: Construcción, Sin fines de lucro, Minorista y Fabricación y venta al por mayor, que es el tipo de entidad que seleccioné.
Habilitar el módulo de Inventario Avanzado proporciona características de una variedad decente de funciones de administración de inventario, incluido el cálculo de costos Primero en entrar, primero en salir (FIFO) además del Costo promedio ponderado provisto en la edición base, codificación de barras, rastreo de número de serie y contenedor, y soporte.
para almacenamiento múltiple.
A diferencia de sistemas como Acumatica (Visite el sitio en Acumatica Cloud ERP), el Inventario avanzado de QuickBook no es una verdadera aplicación de tipo de producción porque no proporciona funciones como el trabajo en progreso y el seguimiento del inventario en todo el piso de producción.
Por otra parte, es considerablemente menos costoso que la mayoría de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) que brindan estas características.
Entrar en el módulo de Inventario es sencillo.
Hay una pestaña de Inventario en la barra de cinta superior, así como un ícono de Actividades de Inventario en la pantalla de Inicio / Inicio en la sección Compañía.
Ambos lo llevan al Centro de inventario, que enumera los artículos de inventario disponibles y su estado.
El Centro de inventario se puede personalizar y puede agregar fácilmente informes y otros indicadores clave de rendimiento (KPI).
El inventario también está estrechamente integrado tanto con las ventas como con las compras, como debería ser, con el inventario actualizado cuando se realizan ventas o cuando se compra un nuevo inventario.
El inventario de QuickBooks no permite el inventario negativo, pero sí proporciona pedidos atrasados ??y marcas cuando ...
