Open Systems y su plataforma financiera Traverse pueden no ser un "nombre familiar" entre los operadores de pequeñas y medianas empresas (SMB), pero en realidad ha existido por mucho tiempo.
Fundada en 1976, Open Systems originalmente ofrecía un sistema de contabilidad de libro mayor llave en mano basado en minicomputadoras escrito en Business Basic.
A lo largo de los años, la empresa se deshizo de su división de hardware y ofreció una versión actualizada del software de contabilidad de sistemas abiertos (OSAS), que todavía ofrece para sistemas operativos (SO) distintos de Windows, incluidos Linux, Mac OS X y Unix.
El Open Systems Traverse que estamos revisando aquí (que comienza en $ 175 por usuario por mes) es un sistema modular de planificación de recursos empresariales (ERP) y contabilidad basada en Windows, contabilidad general y la gestión del inventario sistema que está disponible en las instalaciones o como un paquete de software como servicio (SaaS).
A diferencia de muchos otros sistemas de contabilidad de pequeñas y medianas empresas (PYME), Open Systems Traverse está disponible no solo a través de la red de revendedores de Open Systems, sino también directamente del proveedor.
Aún así, aunque su flexibilidad de compra e implementación es excepcional, la complejidad de Open Systems Traverse en el nivel de manipulación de datos lo mantiene ligeramente por detrás del ganador de Editors 'Choice, Intacct, en este resumen.
Moverse
En lugar de un diagrama de flujo o de proceso, como lo que puede crear con Intacct u Oracle NetSuite OneWorld, Open Systems Traverse utiliza una interfaz tipo Explorador de archivos de Windows, con categorías funcionales expandibles que se muestran en un panel que ocupa el lado izquierdo de la pantalla.
Una pantalla de tablero personalizable ocupa la mayor parte del espacio restante de la pantalla.
Ese panel del lado izquierdo, similar al Explorador, está dividido, y la parte inferior muestra los íconos de la carpeta de archivos etiquetados con los módulos de la aplicación disponibles en el sistema instalado.
Haga clic en uno de estos y la aplicación se expandirá a la mitad superior del panel, mostrando las funciones e informes disponibles en ese sub-libro mayor.
Se puede acceder a las mismas partes del sistema general a través de menús desplegables en una barra de cinta que se extiende horizontalmente en la parte superior de la pantalla.
Para obtener un desglose más detallado, haga clic en un punto de datos en un gráfico del tablero (al pasar el cursor, se muestra el detalle de ese punto de datos).
Hay más desgloses disponibles, pero solo a través de la mayoría de los informes.
Un poco confuso
Para obtener el máximo valor de cualquier sistema de contabilidad o ERP, la capacitación es imprescindible.
Si bien un revendedor puede instalar y realizar la configuración inicial, la mayoría de los sistemas de contabilidad o ERP para PYMES siguen siendo lo suficientemente complejos como para requerir una persona (o departamento) de soporte interno capacitado para ayudar con las tareas diarias, como configurar la entrada de datos personalizada y las pantallas de informes.
Esto es particularmente cierto con Open Systems Traverse.
Con la entrada de datos, las transacciones se almacenan en una tabla de transacciones adecuada hasta que se contabiliza el lote.
Existen diferentes tablas de transacciones para diferentes tipos de transacciones (A / R, A / P, G / L), y comprender las relaciones entre las tablas de almacenamiento de datos es crucial para configurar correctamente las pantallas y los informes.
Esto se debe a que, como configuración predeterminada, Open Systems Traverse realiza la publicación y el procesamiento por lotes en lugar de en tiempo real.
Afortunadamente, Open Systems Traverse incluye Design Studio, una herramienta de utilidad de administrador visual que se utiliza para configurar y personalizar formularios y pantallas.
Es algo con lo que su administrador de sistemas Traverse probablemente debería dominar rápidamente.
Con Design Studio, un administrador puede crear pantallas personalizadas para ingresar datos de procesos comerciales específicos y luego crear informes individualizados.
¿Demasiado de una cosa buena?
Como se mencionó anteriormente, Open Systems Traverse es uno de los pocos sistemas ERP y de contabilidad para pymes que puede comprar directamente al proveedor.
Pero, a menos que tenga un departamento de TI muy sólido que pueda trabajar en estrecha colaboración con su personal de contabilidad, es casi seguro que será mejor que trate con un socio de Open Systems que pueda ayudarlo a adaptar e instalar el sistema de manera rápida y eficiente.
Sin este tipo de ayuda, la implementación inicial, la configuración y la personalización, e incluso muchas operaciones diarias, no solo son un desafío, sino que también requieren mucho tiempo y son costosas.
Donde también podría necesitar algún consejo es reunir los módulos correctos para integrar su sistema.
Los módulos de Open Systems Traverse disponibles incluyen CRM, activos fijos, gestión de almacenes e inventario de producción, entre muchos otros.
Necesitará ayuda experta para trazar los procesos comerciales de su empresa y hacerlos coincidir con las funciones disponibles en todos esos módulos, no solo para asegurarse de obtener lo que necesita, sino también para evitar redundancias, superposiciones y gastos innecesarios.
También querrá prestar atención a lo que ven sus usuarios, especialmente si usa la versión basada en la nube que probé, ya que es la versión más accesible para una variedad de dispositivos móviles.
Probé el acceso móvil usando el navegador Chrome (el mismo navegador que usé en la PC durante el resto de las pruebas) usando una tableta Android de Lenovo, un iPad Air 2 de Apple y una tableta Microsoft Surface 3 con Windows 10 ($ 139.00 en Microsoft Store ).
Los tres me permitieron acceder y moverme en la aplicación, pero fue notablemente más fácil en las dos tabletas (iPad y Surface 3), que tenían teclados opcionales junto con paneles táctiles.
Definitivamente recomendaría a los usuarios móviles que tengan un teclado opcional o quizás un mouse Bluetooth si necesitan acceder al sistema Open Systems Traverse sobre la marcha.
Algunos informes inteligentes
Otro lugar donde Open Systems Traverse muestra su madurez es la presentación de informes; Open Systems enumera más de 800 informes disponibles.
Afortunadamente, eso no es todo para los usuarios del libro mayor, sino para un sistema ERP completamente decorado.
Aún así, el módulo del libro mayor que revisé incluía todos los informes estándar que podría desear, y la única omisión notable es una Declaración de ganancias retenidas por separado.
Sin embargo, con los filtros de informes de Open Systems Traverse y Design Studio, crear este informe es un trabajo sencillo; De todos modos, pocas circunstancias requieren en realidad un cuarto estado financiero separado.
Un informe que noté es un Balance de prueba de trabajo (a veces llamado Balance de prueba ajustado), algo que es bastante raro en estos días (pero se incluye en la Edición para contadores de QuickBooks Desktop Enterprise.
Este informe se usa durante los cierres de período o de fin de año, y consta de una lista de saldos de cuentas no ajustados, ajustes de cierre y saldos de cuentas ajustados.
Un saldo de prueba de trabajo es muy fácil de construir en Microsoft Excel (gratis en Apple.com), pero fue bueno verlo incluido en el informes.
Construyendo el sistema
Si decide evolucionar Open Systems Traverse de la contabilidad de rango medio a un ERP completo, le alegrará saber que es un proceso sencillo de completar.
Pero asegúrese de que su conjunto de funciones de ERP esté en línea con las necesidades de su negocio.
Como ocurre con muchos de los sistemas ERP analizados aquí, Open Systems Traverse es más fuerte en algunas áreas que en otras.
Si bien los complementos pueden proporcionar programación de puntos de venta (POS), minoristas y negocios de servicios, así como funcionalidad de envío y enrutamiento, las mayores fortalezas de Open Systems Traverse se encuentran en la distribución y la fabricación.
Sin embargo, varios subsistemas son aplicables a una amplia gama de tipos de negocios, incluida la gestión de relaciones con el cliente (CRM) y la gestión de activos fijos.
CRM es una función ERP común, casi fundamental, y Open Systems Traverse lo hace bien.
Además de la información estándar de contacto del cliente, que se desarrolla en los módulos de ventas y cuentas por cobrar, el CRM de Open Systems Traverse le permite interactuar con Microsoft Outlook (en Amazon) y Microsoft Office para desarrollar y rastrear campañas de ventas y materiales de campaña y correos electrónicos.
La mayoría de los módulos en Open Systems Traverse le permiten definir sus propios campos, y CRM también admite esta capacidad, por lo que puede agregar sus propias actividades y otra información que crea que será útil si se asocia con un registro de cliente.
También puede establecer relaciones entre contactos de la misma organización, como mostrar un organigrama de arriba hacia abajo, por ejemplo.
Esto es útil cuando trata con diferentes personas en la misma empresa para diferentes productos o servicios, o para tomar nota del contacto adecuado para problemas o actividades específicas.
Mantenerse al día con la depreciación
La gestión de activos fijos de Open Systems Traverse no se necesita tan universalmente como CRM, pero está cerca.
No todas las empresas necesitan realizar un seguimiento de los activos fijos, pero muchas tienen activos que el IRS requiere que se deprecien durante varios años en lugar de simplemente informarlos como gastos cuando se compran.
El módulo "Activo fijo" de Open Systems Traverse facilita esta tarea porque calcula automáticamente la depreciación de un activo en particular utilizando cualquier método de depreciación prescrito.
También proporciona hasta cuatro juegos de libros para situaciones en las que los informes deben calcularse de manera diferente.
Por ejemplo, el IRS puede requerir un método de depreciación diferente de la forma en que desea que el activo se refleje en sus libros y estados financieros.
En este caso, podría mantener dos o posiblemente tres conjuntos de registros de depreciación.
El módulo Activos fijos tiene varias otras características útiles.
Su capacidad de análisis "Arrendamiento vs.
Compra" es un ejemplo útil al igual que sus funciones de "Depreciación de prueba" que le permiten probar varios escenarios antes de realizar una adquisición.
Además, el informe de resumen de impuestos de fin de año refleja el formulario 4562 del IRS, que es conveniente.
Y, aunque muchos sistemas de activos fijos pasan por alto la amortización, ya que en realidad no se aplica a los activos depreciables, Open Systems Traverse tiene una calculadora de amortización de préstamos, que es útil para crear programas de amortización para cosas como préstamos y gastos pagados por adelantado.
La gestión del inventario
Es imposible revisar el ERP sin tener en cuenta que la contabilidad financiera es una gran parte del pastel.
Por ejemplo, cuando hablamos de capacidades de distribución, no solo estamos viendo una sola aplicación, sino que es un sistema interrelacionado de funciones discretas.
La distribución y la fabricación están estrechamente relacionadas con el inventario, la entrada de pedidos de ventas y las compras, por ejemplo, sin mencionar la importante integración con módulos no contables como la gestión de almacenes y la planificación de requisitos de fabricación (MRP).
Estrechamente vinculado a eso está la gestión de inventario total, donde Open Systems hace un trabajo sólido.
Esto fue evidente para mí ya que el sistema de prueba que estaba usando para esta revisión se configuró con lo que Open Systems llama una Suite de Distribución.
Eso incluye inventario, lista de materiales (BoM) con equipamiento, almacén ...
