Väikeettevõtte omanikud, töötavad spetsialistid ja isegi mõned õpilased sunnitakse sageli projektijuhi rolli täitma.
Projektijuhtimine on suur ja tõsine äri.
On põhjust, miks saate selles kõrgema kraadi ja sertifikaadid.
Kui teil pole koolitust ja teid visatakse sellesse rolli, kuidas projekt korda saadetakse? See, et teil on projektijuhtimistarkvara, ei tähenda, et teaksite seda kasutada! Mis siis, kui selle kallal töötav meeskond kaotab igasuguse eesmärgi- ja suunataju? Niisiis, kuidas hoida projekti kursil, kui te ei tea projektijuhtimisest midagi?
Inimesed visatakse projektijuhtimispositsioonidele kogu aeg, teadmata, mida teha, vastuoluliste tulemustega.
Ära paanitse.
Lugege allpool kokkuvõtlikult näpunäiteid projektijuhtimisega alustamise kohta (vt näpunäiteid 1–6; lisateabe saamiseks klõpsake eelmist linki).
Järgige seda kogenud projektijuhtide mõne tarkusega (näpunäited 7–10).
Seejärel tutvuge parima projektijuhtimistarkvaraga.
See aitab teil mitte ainult leida toodet, mida saate kasutada, vaid ka mõista, mida tarkvara teeb.
Ja kui saate aru, mida projektijuhtimistarkvara teeb, siis hakkate nägema, mis on projekti juhtimisel kõige olulisem.
Mõned projektid on piisavalt väikesed või piisavalt mitteametlikud, et te ei vaja traditsioonilist projektijuhtimistarkvara, sest see on üle jõu.
Kõigi projekti liikmete teavitamiseks ja meeskonnana töötamiseks vajate ikkagi mingisugust koostöövahendit.
Vähemalt võib see olla grupiteksti lõim või e-post, kus kõik saavad projekti üle arutada.
Parem lahendus võib olla tööriist, mis võimaldab kõigil hõlpsasti näha, kes mida teeb, heita pilgu pooleliolevale tööle ning salvestada projekti kohta tehtud olulised üksikasjad ja otsused, et kõik saaksid neile viidata.
Vaadake minu soovitusi nende rakenduste kohta lõpus.
Alustame mõnedest nõuannetest.
Projektijuhid Tom Thrash ja Rob Sterling tsiteeriti selle artikli varasemas versioonis ja aitasid nõu anda.
10 projektijuhtimise nõuannet
1.
Veenduge, et teil oleks projekt. Projektil on alguskuupäev, lõppkuupäev ja teostatav.
Veebisaidi loomine ja käivitamine on projekt.
On üks päev, mil alustate, päev, kui töö on lõppenud, ja lõpptoote või tarne on lõpus.
Siin on näide tööst, mis pole projekt: veebisaidi jaoks blogipostituste kirjutamine.
Muidugi, on päev, mil kirjutate esimese ajaveebipostituse, kuid kui teil pole kindel lõppkuupäev meeles ja kui saate kõiki nende kahe kuupäeva vahele jäävaid postitusi planeerida, siis tegelikult on see teie käimasolev töö.
Ka käimasolevat tööd tuleb juhtida, kuid sellel on projektidega võrreldes erinevad nõuded.
2.
Tehke avastamisperiood. Avastamisperiood, mida mõnikord nimetatakse lihtsalt "avastamiseks", on määratud aeg projekti uurimiseks.
Mida teete ja miks? Millised ressursid teil on?
3.
Määratlege ulatus. Pärast avastamist peate lukustama projekti parameetrid, mis on veel üks viis, kuidas määratleda ulatus.
Väga levinud probleem, mis saadab projektid kursilt kõrvale, on see, kui projekti keskel otsustab keegi midagi reguleerimisalas muuta.
Muudatuse näide on funktsioonide või funktsionaalsuse lisamine.
Niisiis, määrake ulatus, kirjutage see üles, kus kõik saaksid sellele kogu projekti jooksul viidata, ja laske kõigil sidusrühmadel enne projekti tööetapi alustamist ulatusest loobuda.
4.
Pange avalöök koosolekule. Alguskoosolek on projekti ametlik algus kõigile meeskonnaliikmetele, kes sellega tegelevad.
See kohtumine annab projektile tooni.
Koosoleku eesmärk on määratleda neli asja: projekti ulatus; mängijad ja nende rollid; verstapostid; ja tulemused.
See annab kõigile võimaluse ka küsimusi esitada.
5.
Kaardistage oma projekti tähtajad ja vahe-eesmärgid.
Iga projekti lõppkuupäev on tarnekuupäev.
Sel päeval peatuvad kõik tööd.
Alguskuupäeva ja lõppkuupäeva vahel on teil teised tähtajad ja verstapostid.
Näiteks kui loote veebisaiti, peab keegi tegema traadiraamid.
Teine meeskond kasutab traadita kaadreid oma juhendina, kui nad kirjutavad koodi, mis toetab veebisaiti.
Kodeerimismeeskond ei saa oma tööd alustada enne, kui traadiraamimeeskond on oma töö lõpule viinud.
Iga projekt vajab neid täiendavaid tähtaegu ja verstaposte, et iga meeskonna inimene teaks, millal nende tööetapp algab ja lõpeb.
6.
Pange ootused suhtlemisele.
Suhtlus on projekti edukuse jaoks ülioluline.
Projektijuht peab suhtlemisele ootused varakult seadma, planeerides koosolekud ja registreerumised ning näidates eeskujuks, kuidas kõige paremini suhelda, olgu selleks siis telefon, e-post, isiklikud koosolekud, grupitekstid, Slacki olekuvärskendused või muud vahendid.
7.
Muutke koosolekud oluliseks. Kui kavandate koosolekuid, veenduge, et aeg töötaks tõepoolest kõigi jaoks, kellel on vaja osaleda.
Mõni meeskond saab oma parima töö teha hilisel pärastlõunal ja te ei soovi neid päeva lõpus toimuva koosolekuga katkestada.
Kirjutage iga koosoleku päevakord, nii et sellel oleks eesmärk, ja jagage seda kõigi koosoleku osalejatega.
Hoidke koosolekuid õigel ajal ja lõpetage võimalikult varakult.
8.
Hoidke probleemidest ees. Tark projektijuht ütles mulle kord: "Kui" kõik on korras, jätkake kaevamist.
" Kui inimesed ei teata probleemidest, võite järgida: "See on tore kuulda, kuid tegelikult pole üldse probleeme?" Meeskonnaliikmed võivad kõhkleda probleemide jagamisel, eriti kui need on väikesed ja endiselt lahendatavad.
Projektijuhi ülesandeks on avastada väikesed probleemid, mis aitaksid neid lahendada või neid majutada, selle asemel, et lasta neil suuremateks probleemideks kasvada.
9.
Ära tulista sõnumitoojat. Teine võimalus panna inimesi teiega võimalikke probleeme jagama, on vastamine neile toetava suhtumisega.
Täname inimesi tähelepanu juhtimise eest ja töötage nendega lahenduse leidmisel ennetavalt.
Ja vastupidi, kui juhid reageerivad halbadele uudistele vihaga, lõpetavad inimesed nendega halbade uudiste jagamise.
10.
Las teised arvavad, et neil on kontroll. Projektijuhid peavad projekti edukuse või ebaõnnestumise eest vastutama.
Mõned meeskonnajuhid või teised meeskonnaliikmed võivad siiski tunda, et nad on juhiistmel.
Hea projektijuht ei võta seda kontrollitunnet kelleltki eemale, isegi kui nad jäävad lõpuks vastutajaks.
Räägime projektijuhtimistarkvarast.
Projektide haldamise vajadusest on välja kasvanud terve kategooria rakendusi ja kui me vaatame, mida need rakendused teevad, siis saame paremini mõista iga projektijuhi esmaseid vajadusi.
Projektijuhtimise rakendused on veebisüsteemid projektide töötamiseks ja nendega koostöö tegemiseks.
Need on reaalajas tööruumid, kuhu meeskonnaliikmed ja välised partnerid sisse logivad, et jälgida kõiki detaile, mis projekti ellu äratavad.
Mõned projektihalduse rakendused on loodud selleks, et meeskonnad saaksid hallata mõnda projekti korraga või ainult ühte.
Teised on loodud tohutute ettevõtete jaoks, mis haldavad sadu või tuhandeid samaaegselt toimuvaid projekte.
Sellistel juhtudel jälgivad rakendused tavaliselt ka ressursse, milleks võivad olla füüsilised ressursid, inimesed või raha.
Nii saavad projektijuhid ja tarkvara eraldada saadaolevad ressursid igale projektile, mida nad vajavad.
Teine oluline roll, mida projektijuhtimisrakendused mängivad, on jälgida kõiki projekti etappe.
See hõlmab nii tegelikke ülesandeid, mis tuleb täita, kui ka nendega seotud tähtaegu ja verstaposte.
Kui koostate need ülesanded ja tähtajad ajaskaalale, saate Gantti diagrammi.
Gantti graafikud võivad näidata ka seoseid erinevate ülesannete või tööetappide vahel.
Näiteks kui faas A peab olema tehtud enne, kui faas B võib alata, siis näitab Gantti diagramm seda sõltuvust tavaliselt joonega.
Nüüd teab tarkvara, et kui A-etapp hilineb, peab B-etapp algama hilja ning kõik muud A-etapist sõltuvad tähtajad lükatakse välja ka.
Projektijuhtimise rakendused võivad genereerida ka aruandeid, mis ütlevad juhtidele, millistel meeskonnaliikmetel on plaatidel liiga palju või liiga vähe tööd.
Paljud jälgivad projektidele kulutatud aega ning integreeruvad arvete ja arveldussüsteemidega.
Pärast projektijuhtimise rakenduse mõnda aega kasutamist võib see meeskondadel paremini hinnata, kui kaua erinevate ülesannete täitmine võtab.
Kui Gantti diagrammid ja ressursside haldamise aruanded kõlavad nagu ülepinge, on täiesti võimalik, et tegelikult on vaja vaid organiseeritud, koostööl põhinevat veebiruumi, kus kõik meeskonna liikmed saavad teavet jagada ja omavahel rääkida.
Neid kergekaalulisi rakendusi nimetatakse mõnikord projektijuhtimise rakendusteks (ja ma väidan, et see on eksitav), kuigi täpsem kirjeldus võib olla koostöö-, töö- või ülesandehalduse rakendus.
Allpool pakutud rakenduste loendis mainin mitmeid tööriistu, mis pole traditsioonilised projektijuhtimise tööriistad, kuid mis võivad olla väga abiks neile, kes peavad projekte haldama.
Soovitasid meie toimetajad
Õhutatav
Õhutatav on relatsiooniline andmebaas ja võrgukoostöö tööriist (st mitte traditsiooniline projektijuhtimistarkvara).
Enne, kui sõna "andmebaas" tõttu selle igavaks muuta, vaadake seda rakendust hästi.
Airtable'i saate kasutada varude haldamiseks, aga ka töö jälgimiseks.
Kõik sõltub sellest, kuidas te seda kasutate.
Asana
Asana on töövoo haldamisele spetsialiseerunud veebimeeskonna koostöö tööriist.
See hõlmab projektijuhtimist ajajoonefunktsiooniga, mis sarnaneb Gantti diagrammi lihtsusega.
Asana tugevuseks on ülesannete haldamise nõtke tegemine.
Rakendus võimaldab inimeste meeskondadel hõlpsalt oma tööd väga üksikasjalikult jälgida, andes kõigile teistele meeskonna liikmetele igal ajal nähtavuse töö olekusse.
Ülesannete ja töövoogude haldamiseks on see paindlik ja elegantne tööriist, mida saate oma tahtmise järgi painutada.
Basecamp
Basecamp on veebipõhine koostöörakendus, mis võimaldab inimestel projektide, ürituste või muude ülesannete täitmisel koos töötada.
Saate faile üles laadida, et arutada, määrata ja jälgida ülesandeid, mis vajavad täitmist, ning pidada pidevaid vestlusi nii kolleegide kui klientidega.
Erinevalt ...
