Nagu nimest järeldada võib, on pehme telefon tarkvararakendus, mis dubleerib telefoni funktsionaalsust, lihtsalt arvutis või muus arvutiseadmes.
Tänapäeval on sellised rakendused standardsed seadmed enamiku kõigi väikese ja keskmise suurusega ettevõtete (SMB) IP-kõne (VoIP) teenuste jaoks.
Pealtnäha on need rakendused loodud töölaua telefonitoru jäljendamiseks valimisklahvistiku ja tavaliste telefoni funktsioonidega, nagu vaigistamine, teisaldamine ja hoidmine.
See muudab nende õppimise väga lihtsaks, ilma et oleks vaja kasutajaid koolitada.
Kuna tegemist on tarkvaraga, on neile rakendustele sageli lisatud rohkem funktsioone, millele paljud kasutajad harva juurde pääsevad.
Esiteks, kõikjal, kuhu seadme ühendate ja rakenduse käivitate, heliseb teie telefon, mis on väga kasulik nüüd, kui nii paljud meist töötavad kodus.
Kuid seal on ka palju täiendavat keerukust ja suur osa sellest võib aidata ettevõtetel COVID-19 ajal eluga toime tulla.
Aeg käsiraamat lahti murda.
See pikk pesupesemisfunktsioonide loetelu puudutab paljuski häälkõne funktsioone ja kõnede haldamise funktsioone.
Näiteks pakuvad enamus müüjaid konverentside, visuaalse kõneposti haldamise, vestluse ja SMS-i funktsioone; kuid IT jätab kasutajatele kasutuselevõtmisel sageli need funktsioonid tähelepanuta, kuna nad soovivad lihtsalt oma praeguse telefonisüsteemi asendada millegi muuga, mis maksab vähem.
Lisaks võivad VoIP-süsteemid avaldada suurt mõju kohaliku võrgu haldamisele, nii et IT-le meeldib mõnikord uusi funktsioone aeglasemalt välja tuua, nii et uus liiklus ei lämmataks teisi rakendusi.
Kuid nüüd, kui oleme kodus, pole need kohtvõrgu probleemid nii murettekitavad.
Tegelikult võib selle mudeli täiustatud tarkvarafunktsioonidele juurde pääseda, kuna koduvõrkudel on muretsemise ja haldamise pärast palju vähem liiklust kui tavalises ärivõrgus.
Ja paljud neist vähem rõhutatud funktsioonidest võivad tõesti aidata ületada virtuaalset lõhet, millega pandeemia ajal nii paljud töötajad silmitsi seisavad, eriti selliseid võimalusi nagu videokonverentsid, failide jagamine, projektijuhtimine ja isegi meeskonnasuhtlus.
1.
Tehke videokõnesid
Võimalus häälkõnesid teha on sageli põhiomadus, mis meelitab VKEsid VoIP-lahenduse juurde, eriti nüüd, kui töötajad on koroonaviiruse tõttu peavarju.
Võimalus oma ettevõtte number igal ajal puudutada on fantastiline virtuaalse ettevõtte kohaloleku kiireks loomiseks, kuid võime seda kõnet videoga täiustada aitab asendada sotsiaalset suhtlust mitte ainult klientide või partnerite jaoks, vaid ka lihtsalt -maja, töötaja-töötaja vestlus.
Võtame näiteks Redaktorite valiku valiku RingCentral Office, mis tegi Zoomi populaarse videokonverentsiteenuse kuni viimase ajani kättesaadavaks oma tarkvara kaudu.
Ettevõte avaldas äsja uue videokliendi, kuid juurutab seda samamoodi.
See tähendab, et RingCentrali kasutamine võimaldab kasutajatel pidada HD-videokoosolekuid või nendega liituda, kus osalejatel on võimalus liituda heli oma arvuti, mobiilirakenduse kaudu või helistada kohalike ja globaalsete numbrite abil.
VKEd saavad reaalajas ka ekraani jagamise ja tahvli funktsionaalsusega koostööd teha.
Tõsi, VoIP-tarkvaralahenduste pakutav funktsioonikomplekt ei pruugi olla nii ulatuslik ega ümbritsev kui meeskondlike sõnumside lahendused nagu Microsoft Teams või eraldiseisvad videokonverentside hiiglased nagu Cisco Webex.
Kuid paljud ettevõtted naudivad võimalust teha kiire videokõne või võimaldada kiiret ekraani jagamist lennult otse oma mobiiltelefonidest, ilma et oleks vaja kasutada täiesti uut lahendust.
2.
Fakside saatmine ja vastuvõtmine
Fakside saatmine ja vastuvõtmine ei pruugi paljude ärikasutajate jaoks olla kõige olulisem funktsioon enne, kui neil on vaja kiiresti faksitud dokumendid allkirjastada ja saata.
Nii üllatav, kui see ka ei tundu, on faksimine endiselt vajalik paljude vanade ettevõtete töövoogude jaoks, eriti nende jaoks, mis keskenduvad muu hulgas tervishoiule, õigusalale, kindlustusele ja kinnisvarale.
Fakside kiire vastuvõtmine arvutis või nutitelefonis on hea, kui peate üles kaevama tolmuse vana faksiaparaadi - või praegusel koroonaajal kaevama iga kodus töötava töötaja jaoks eraldi vana tolmuse faksi.
Ja kindlasti ületab see vajadust osta, testida ja juurutada eraldi elektrooniline faksiteenus.
Selliste lahenduste abil nagu RingCentral on lihtne uue faksi loomine RingCentrali mobiili- või töölauarakenduses.
Sisestage lihtsalt saaja faksinumber, lisage sõnumi tekst ja lisage failid DropBoxist, Boxist, Google Drive Enterpriseist või mis tahes Microsoft Office'i rakendusest.
Ka fakside vastuvõtmine on petlikult lihtne.
RingCentral annab tellijatele oma faksinumbri või saavad nad kasutada oma olemasolevat numbrit.
Kliendid saavad Interneti-fakse oma postkastidesse e-posti manusena, mida nad saavad edastada, faili lisada või printida.
SMB-de jaoks, millel on töölauad, tahvelarvutid või 2-ühes seadmed, mis võivad sisestada pliiatsi või puutepliiatsi, pääsevad printdokumentidele hõlpsasti juurde ja allkirjastavad ning saadavad need faksidena tagasi.
3.
Failide saatmine ja vastuvõtmine
Üks pilvega tagatud VoIP-teenuse eelis on see, et kuna see suudab hallata hääle- ja videoandmete voogusid, saavad arendajad oma tarkvara täiustada, et ka muid andmeid hallata.
See tähendab, et VoIP-tootjad saavad lisada selliseid funktsioone nagu faksimine (ülal) või lihtsalt võimalus failidele juurde pääseda ja neid jagada.
Meeskondlikud sõnumside- ja koostööplatvormid, näiteks Microsoft Teams ja Slack, pakuvad üldisemaid ja kiiremaid lahendusi failide jagamiseks kasutajate vahel.
Kuid ka VoiP-teenuse pakkujad on hakanud pakkuma sellist integreerimist ja põhifailide jagamise funktsioone, mis aitavad ettevõtetel rohkem tööd teha, ilma et peaksid erinevate teenuste vahel vahetama.
RingCentral pakub mitmetahulist kommunikatsiooniplatvormi, mis sisaldab äritelefoni või tasuta numbreid ja piiramatut äri-SMS-i.
Samuti saate integreerida Dropboxi, Google Drive'i ja Microsoft Office'iga.
Failide jagamine RingCentralis läbi Glipi on mugav ja intuitiivne, saate dokumentidele märkmeid lisada ilma algset faili muutmata.
Jagatud faile saab ülesandeid, kalendrisündmusi või otse vestlussõnumi kaudu üles laadida.
Soovitasid meie toimetajad
4.
Meeskonna sõnumside ja koostöö
Kuna VoiP-telefonid pakuvad juba hääle-, video- ja andmete jagamist, on see lühike disainihüpe, et jõuda meeskonna sõnumside ja koostööfunktsioonideni.
Näiteks on RingCentral integreeritud oma meeskonna Glip meeskonna koostöörakendusega, mis võimaldab teil reaalajas või asünkroonselt vestelda töökaaslastega lühidust ja otsekohesust soosivas ruumis.
See viskab ka ülesandeloendeid, dokumentide jagamist, meeskonnakalendrit ja suurepäraseid videokõnesid, mis kõik annavad lisaväärtust, kuid maksavad ka natuke rohkem.
SMB-d peavad kindlaks tegema, kas Glip-i tellimuse lisamine RingCentralile on mõistlikum kui spetsiaalsete kolmandate osapoolte meeskondade sõnumsiderakenduste, nagu Slack või Microsoft Teams, vastuvõtmine.
Nüüd näeme, kuidas erinevad majandustarkvara müüjad rakendavad oma toodetesse uut funktsionaalsust, lähtudes sellest, mida nende kasutajad soovivad.
Võime eeldada, et VoIP-lahendused integreerivad jätkuvalt erinevaid koostööfunktsioone.
8x8 seerias on sarnaselt pehme tarkvara kliendid, kes kasutavad kas töölaua- või nutitelefonirakendusi.
Kõik need meetodid võimaldavad kasutajatel helistada ja kõnesid vastu võtta, kõneposti kontrollida või veebipõhiseid koosolekuid pidada, kasutades konverentsivalikuid, mis hõlmavad vestluse, jagatud ekraani ja videokonverentside tuge.
5.
Juurdepääs kalendritele ja nende haldamine
Erinevad VoIP-tooted integreeruvad juba kasutajate kontaktiloenditega, nii kogu ettevõtet hõlmavate kontaktide andmebaasiga kui ka personaalarvutitesse ja mobiilseadmetesse salvestatud kontaktiloenditega.
See muudab kontakti nimede jälgimise ja leidmise ning kõnede algatamise lihtsaks.
Kuna see funktsionaalsus on juba olemas, on mõttekas pakkuda kiireks ajastamiseks juurdepääsu ka kalendritele.
RingCentrali funktsioon Minu kalender võimaldab teil ühendada oma töökalendri, näiteks Microsoft Office 365 või Google Calendar, rakendusega RingCentral.
See integreerimine võimaldab teil näha oma eelseisvaid koosolekuid, hõlpsalt video- või helikonverentsidega liituda ja uusi koosolekuid ajastada.
Meeskonnaüritused võimaldavad kasutajatel luua meeskonnakalendreid, nii et kõik meeskonna liikmed saaksid olla sünkroonis - see on kasulik projekti verstapostide, eelseisvate ülesannete, puhkuse aja ja muu jälgimiseks.
Kui loote meeskonnas sündmuse, näevad kõik seda meeskonna sündmustes.
8x8 ja Vonage pakuvad sarnaselt integreerimisi Google'i kalendrisse, et hõlbustada kõnede ja konverentside ajastamist.
Vonage for G Suite'i integreerimine nõuab kalendriga töötamiseks Google Chrome'i brauserit.
