Rubex by eFileCabinet (mis algab 15 dollarist kasutaja kohta kuus) on tarkvara-teenusena (SaaS) dokumendihaldus (DM), pilvemälu ja failide jagamise lahendus, mis on loodud selleks, et aidata ettevõtetel paberivabalt ja tõhusalt oma faile korrastada ja dokumendid.
Ideaalne väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, kes vajavad a pilvepõhise lahenduse abil on Rubex by eFileCabinet hõlbustanud dokumentide turvalist jagamist organisatsioonisiseselt ja -väliselt, samuti dokumentide säilitamise ja vastavuse seadistamist.
Rubex by eFileCabinet ka hoiab automaatselt dokumendi eluea ajalugu, sealhulgas muudatusi, kes seda tegi ja millal.
See salvestab ennetavalt kogu tulevaste auditijälgede jaoks vajaliku teabe.
Rubex by eFileCabinet pakub uhke ulatuslikku otsingufunktsiooni, automatiseeritud töövooge, mallide loomist ja failide jagamist koos versioonihaldusega, mille eesmärk on suurendada tõhusust, mis sobib hästi Microsoft SharePoint Online'i, meie Editors 'Choice for DM-lahendustega.
Samuti leiate laiema valiku koostöövõimalusi Ascensio System OnlyOffice'ist, mis on meie DM-tarkvara ülevaatuse kokkuvõtte teine ??redaktorite valik.
Dokumendihaldus ja turvaline salvestamine
Rubex by eFileCabinet on integreeritud DM-i ja failide jagamise veebiportaal, mis koondab ettevõtte eFileCabinet Online'i (eFileCabinet'is 30.00 kasutaja kohta kuus) ja SecureDraweri teenuste funktsioonid üheks kaasaegseks veebipõhiseks lahenduseks.
Eesmärgiks on aidata VKEdel paberivabaks muutuda ja nende tõhusust suurendada.
Rubex by eFileCabinet pakub arukat dokumentide korraldamist, salvestamist ja jagamist.
Samuti lisatakse üksikasjalikud juhtelemendid faili lubade ja andmete säilitamise poliitikate haldamiseks.
Koostööna loodud Rubex by eFileCabinet on eFileCabinet Online'i uusim areng, millel on täielik DM-funktsioonide komplekt failide turvaliseks jagamiseks.
Dokumentide hoidmise ja jagamise turvalisuse tugevdamiseks kasutab Rubex by eFileCabinet 256-bitist krüpteerimist ja kasutab Amazoni veebiteenuseid (Amazonil 6415,00 dollarit) (AWS).
EFileCabineti poolt loodud Rubex on väga uus; eFileCabineti veebisait tõstab endiselt esile vanemaid, kuid veelgi paremini äratuntavaid eFileCabineti ja SecureDraweri teenuseid, mis võivad tekitada segadust.
Tulevik on selgelt Rubex by eFileCabinet, mis näiliselt pakub kõiki funktsioone, mis neil kahel rakendusel on, kuid uues uues kasutajaliideses (UI).
EFileCabinet Online'i Android- ja iOS-i rakendused viitavad samamoodi eFileCabinet Online'ile, isegi kui neile juurdepääsetav on eFileCabinet Rubex.
Hinnakujundus ja võimalused
Alates 15 dollarist kasutaja kohta kuus pakub Rubex by eFileCabinet turvalist failide jagamist 25 GB salvestusruumiga, kuid ei DM-i funktsioone ega funktsioone.
Täiendav tellimus on Advantage'i tase, mis maksab 30 USD kasutaja kohta kuus koos 1 TB salvestusruumiga.
See on jõulisem pakkumine, mis meeldib enamikule väikeste ja keskmise suurusega ettevõtetele, kuid sellele pääseb juurde ainult minimaalselt kolme kasutajaga.
Advantage'i tellimuste hulka kuuluvad eFileCabinet DM süsteem, turvaline failide jagamine, rakendus SideKick, säilitamine (haldamine), kaheastmeline autentimine (2FA), individuaalsed turvaseaded, vastavustööriistad ja e-allkirja integreerimine.
See sisaldab ka Microsoft Office'i integreerimist, rakenduste programmeerimisliidese (API) integreerimisjuurdepääsu, kontrolljälge, tugiteenuseid ja teenuseid ning mobiilset juurdepääsu.
Selle taseme funktsioonikomplekt sobib ideaalselt enamiku väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete jaoks, kes uurivad oma pilvmõõdikute vajadusi.
Hinnakujundus on selle vahemiku toote kohta keskmiselt, kuid nõue, et sellele pääseks juurde vähemalt kolm kasutajat, tundub strateegiana, mis sunnib kasutajaid järgmisse astmesse tõusma.
Järgmine tase on ettevõtte tellimus, mis maksab 55 dollarit kasutaja kohta kuus ja sisaldab 5 TB salvestusruumi.
Äritasandil on kõik Advantage'i taseme funktsioonid ning see hõlmab ka äriprotsesside automatiseerimist, tsoonilise optilise märkide tuvastamise (OCR) hõivamist, töövoo automatiseerimist, töövoo kujundajat ja automatiseerimise teeke.
See tasand hõlmab ka integreerimistööriistu, kinnitusi, ajakava, prioriteetse protsessi automaatset eskaleerimist, andmete spetsiifilist marsruutimist ning failide automaatset nimetamist ja salvestamist.
Saadaval on ka ettevõtte valik, kuid selle hind sõltub konkreetsetest kohandamis- ja salvestusnõuetest.
Kõigi Rubexi poolt eFileCabineti hinnakujundusplaanide eest tasutakse igal aastal.
Organisatsioonile keskendunud funktsionaalsus
EFileCabinet Rubex on keskendunud dokumentide digiteerimise, haldamise ja jagamise korraldusele ja tõhususele.
Veebisaidi põhifunktsioonid ja juhtimine algavad ekraani vasakust küljest ja muutuvad parempoolse poole liikudes teravamaks.
Veebilahendus pakub atraktiivset ja intuitiivset kasutuskogemust (UX).
Ülemisel ribal, mis on tumesinine, on kolmeribaline hamburgerimenüü, et pääseda juurde alammenüüdesse Kodu, Administraator, Otsing, Failitaotlused, Väljaregistreeritud ja Minu seaded.
Seda ruumi saab ekraanipinna maksimeerimiseks hõlpsasti peita.
Jaotises Administraator saate lisada kasutajaid, külalisi ja gruppe.
Siit saate hallata kasutajate ja külaliste litsentse ning vaadata kasutaja seansse.
Jaotises Administraatorid saab lisada malle ning määrata juhtimis- ja turbepoliitikat.
Turvapoliitika suvandid on terviklikud, hõlmates optimaalse turvalisuse tagamiseks erinevaid keerukaid paroolinõudeid, parooli muutmise sagedust ja kahefaktorilise autentimise (2FA) valikuid.
Sinisel ribal on ka rippmenüüd Uus, Jaga, Muuda ja otsetee mallide rakendamiseks.
Oranž "Vajad abi?" nupp kutsub sisse Korduma Kippuvaid Küsimusi (KKK) ja paremal pool on suur otsingukast.
Uute kasutajate jaoks on olemas ka lingid kiirjuhendi juhendile ja ülesande ikoonil kuvatakse jaotis Tegevuskeskus, kus on loetletud hiljutised üleslaadimised ja märguanded.
Kolm peamist ikooni kuuluvad Rubexi logo alla.
Esimene on maja ikoon kodu jaoks, mis toob esile Minu konto, millel on ettevõtte tähistamiseks hooneikoon.
Kasutajad saavad oma failide salvestamiseks luua mitu kabinetti; ka failikappide sisse on võimalik luua pesastatud sahtleid.
Intuitiivse ja loogilise failistruktuuri ülesehitamine on lihtne.
Teine suurem ikoon on Minu aktsiad.
See koosneb omavahel ühendatud punktidest ja loetleb kõik jagatud dokumendid ning nende oleku selle kohta, kas neile on juurde pääsetud või kui kaua need on kättesaadavad.
Kolmas ikoon, portfell, on minu portfellide jaoks, kuhu saate salvestada kõik konkreetse projekti või kliendi juurde lisatud dokumendid.
Jaotises Minu konto on paremas servas hüpikaknad, sealhulgas üksikasjad, kommentaarid (kuhu kasutajad saavad virtuaalsed post-it-märkmed jätta), profiil ja load (lugemis-, kirjutamis- ja kustutusõiguste vahetamiseks) Kasutajad ja rühmad).
Failide redigeerimise (või kustutamise), automaatika ja auditilogi eest kaitsmiseks on hüpikaken Haldamine.
Juhtimisest saab kriitiline tunnus, kuna rohkem töötajaid pääsevad juurde olulistele dokumentidele.
Hea valitsemistava tagab, et juhid saavad vaadata, millised failid on kustutatud ja kelle poolt, lisaks on see vajalik haldurite heakskiidult, enne kui failid süsteemist täielikult tükeldatakse.
Selge ja kihilise navigeerimise ning ikoonipõhiste juhtnuppude segu muudab eFileCabineti abil Rubexiga tuttavaks mis tahes oskustasemega kasutajatel.
Kuid vanema eFileCabinet Online'i kasutajaliidese kasutajate jaoks on olemas õppimiskõver, millel oli esmapilgul rohkem tööriistu ja võimalusi.
Võrreldes eFileCabinet Online'i kasutajaliidesega, on Rubex by eFileCabinet visuaalselt minimalistlik, kuid funktsionaalselt dünaamilisem.
Kui eFileCabinet Online näeb välja ja tundub nagu Microsoft Office'i stiilis natiivrakendus koos lindi kasutajaliidesega, näeb eFileCabinet Rubex välja nagu mobiilirakendus, mis nõuab mõne menüüelemendi juurde jõudmiseks veel paar klikki.
Mõned kasutajad võivad küll hinnata välimust, kuid on eelis, kui teil on kogu aeg rohkem menüüvalikuid.
EFileCabinet iOS ja Android mobiilirakenduse kaaslased lisavad mõningast mugavust, võimaldades kasutajatel fotosid ja dokumente üles laadida otse oma mobiilseadmetest.
Kuid erinevad kasutajad on teatanud probleemidest oma failide sisselogimisel või üleslaadimisel.
Kasutasin testimise ajal Androidi rakendust ja tekkis probleeme ka failide üleslaadimisega.
Otsingu jõu lisamine DM-i
Ikoonide kasutamine kappide, sahtlite ja kaustade jaoks toob reaalses kontoris toimikute esitamise ja konventsioonide korraldamise digitaalsesse ruumi.
See teeb DM-ga töötamise tuttavaks ja failide jaoks on võimalik luua korralikult organiseeritud ja sisestatud struktuur.
Üks suurimaid Rubex by eFileCabineti funktsioone on optilise märgituvastuse (OCR) mootor, mis võib võtta skannitud dokumente ja PDF-faile ning muuta nende sisu otsitavaks.
Paremklõpsates dokumendil teenuses Rubex by eFileCabinet, saate valida dokumendi sisu otsingubaasi lisamiseks sätte "Muuda see otsitavaks (OCR)".
Kasutamine Tsooniline OCR, mis sisaldub 55-dollariseses kasutajat kuus äritellimuses, eraldab see skannitud dokumendist ainult kõige olulisemad andmeväljad ja salvestab väljavõtetud väärtused struktureeritud andmebaasidesse.
Samuti on võimalus lisada metaandmeid, silte ja profiilinimesid, et hõlbustada dokumentide esitamist ja otsimist.
Otsing säästab failide ja dokumentide mahu kasvades palju aega.
Kasutajad saavad seada metaandmeid, silte ja profiilinimesid, mis aitavad otsitavat kõige paremini kohandada, sõltuvalt ettevõtte vajadustest.
Otsingufunktsioon töötab kiiresti ja täpselt ning aitab isegi leida skannitud PDF-dokumentides olevaid märksõnu.
Dokumentide ja failide redigeerimine otse Rubexist eFileCabineti kaudu ei ole võimalik, kuid on olemas sisse- / väljaregistreerimise protsess, mis võimaldab kasutajatel dokumenti kontrollida ja dokumendi algses vormingus muudatusi teha.
Kui kasutajad kontrollivad dokumenti tehtud muudatustega uuesti, loob Rubex by eFileCabinet dokumendi uue versiooni täpsemaks kontrollimiseks ja auditiks.
EFileCabinet Rubex võimaldab kasutajatel programmis olles dokumente märkida, redigeerida ja e-allkirjastada, kuid tegelikud muudatused tuleb teha väljaspool.
Dokumentide jaoks on võimalik lisada e-allkirju, kuid veebisait põrkab kasutajad Citrix RightSignature'ilt kontrollimiseks väljapoole; saadaval on ka integreerimine DocuSigniga.
Jagamisfunktsioonid on integreeritud paremklõpsamise menüüsse.
Kui sahtlis või kapis faili peal hiirega hiirega liikuda, saate paremate valikute kuvamiseks paremklõpsata.
Kui klõpsate suvandil Jaga, avaneb see aken, mis tõstab esile jagatud faili ja võimaldab sisestada saajale e-posti aadressi ja sõnumi.
Jagatud failid on kirjutuskaitstud ...
