Koroonaviiruse leviku peatamiseks on paljud New Yorgi piirkonna ettevõtted sel nädalal hakanud töötajatel kodus töötama; vähesed on seda isegi nõudnud.
Kui teie ettevõte pole seda sammu veel teinud, siis tea, et see juhtub tõenäoliselt pigem varem kui hiljem.
IT-spetsialistide jaoks tähendab see väga suurt ja järsku hüppelist kaugtöötajate ja kaugtöötajate arvu suurenemist, mida neil on vaja hallata.
Kuigi enamik ettevõtteid toetab tänapäeval teatud arvu kaugtöötajaid, võib kogu töökoormuse selle mudeli kas või ajutine teisaldamine olla keeruline.
Allpool on toodud seitse sammu, mida IT-spetsialistid saavad järgida, et hõlbustada selle ülemineku toimimist ja hoida oma infrastruktuur usaldusväärselt töökorras vaatamata kasutaja asukoha muutusele.
Vaadake veel kord oma kaugtööpoliitikat
Teie praegune poliitika oli tõenäoliselt koostatud mõttega, et kaugtöö on teatud töötajatele pakutav eriline kaalutlus.
Tõenäoliselt nõudis see kaugtöötajatelt täiendavate ettevõtte infrastruktuuri ja teenustele juurdepääsu lepingute allkirjastamist, eriti kuna see oli seotud pereliikmetega.
Nüüd on aga kaugtöö paljudele töötajatele ja IT-osakonnale tugiteenuste osas kohustuslik.
Vaadake üle oma kaugtöö- ja turvapoliitika ning otsustage, kuidas see ootusi ja nõudeid mõjutab.
Ettevõtte vara kaitsmine töötajate pereliikmete juhusliku kasutamise eest peaks ilmselt jääma näiteks nõudeks.
Kuid kuidas mõjutab see kaugtöötajate kasv mitte ainult IT-i eeldatavat tugiteenuse reageerimisaega, vaid ka tugiteenuste ja probleemidest teatamise protsessi tervikuna? Kui töötajad peavad koju viima rohkem ettevõtte seadmeid - ja seega potentsiaalselt väärtuslikumaid ettevõtte andmeid - kuidas mõjutab uus olukord nende vastutust seadmete ja andmete turvalisuse osas?
See ei tule ka ühe tunni pikkune ainult IT-kohtumine.
Selle uue poliitika kiireks toimimiseks peate kohtuma peamiste eesliinijuhtide, kõrgema juhtkonna ja oma juriidilise osakonnaga, et tutvuda praeguse poliitikaga ja töötada välja täpselt, mis peaks olema värskendatud versioonis, sealhulgas milliseid kriteeriume on vaja olema paigas, enne kui saate tavapäraselt tööle naasta.
Jah, see kõlab tüütult ja aeganõudvalt, kuid kui kaugtöö kiirus kestab pikka aega või mis veelgi hullem, selle kehtivuse ajal juhtub midagi ootamatut, võib praeguste ja hiljuti läbi vaadatud poliitikate kehtimine säästa teid tohutult peavaludest.
Vaadake pilveteenuseid ja kinnisvara kohapealseid töökoormusi
Paljud väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted (VKEd) pole ikka veel oma tarkvara tarkvaraportfelli põhiosa pilveteenuse mudeli juurde viinud.
Pärandrakendused, juurdunud töövood, vajadus maksimeerida investeeringuid istekoha litsentsidesse, isegi kehtestatud turvanõuded - siin on pikk nimekiri põhjustest, miks ettevõtted võivad endiselt kasutada kohapealseid servereid ja infrastruktuuri oma töötajatele tarkvaratööriistade pakkumiseks.
Kahjuks, kui olete selles paadis, ei tööta paljud neist stsenaariumidest, kui kõik töötajad või enamus töötajaid pole enam keskses asukohas.
Seal aitab pilveteenustele veel üks pilk heita.
Vaatleme tarkvara kui teenuse (SaaS) mudelit
Liikudes tarkvarateenuse (SaaS) mudelis pakutavatele rakendustele, muudate tõhusalt serverihalduse, uptime'i nõuded, ribalaiuse mured ja isegi hulga teie turvanõuetest kellegi teise peavalu ja et keegi on palju parem võimalus nende vajaduste rahuldamiseks hajutatud keskkonnas.
Alustage standardsetest töövoogudest, kuna nendes on suurim potentsiaalsete teenusepakkujate valik; selle all mõtlen ma selliseid asju nagu Dropbox Business failide jagamiseks või Microsoft Office 365 Business Premium põhitootlikkuse ja e-posti hostimise jaoks ning sarnaseid iseseisvamaid ülesandeid.
Seal on pikk nimekiri SaaS-i ettevõtetest, kes ei saa mitte ainult teie kasutajatele teenust pakkuda, vaid teevad seda paindlikult (see tähendab, et saate teenusest uuesti vajaduse korral välja tulla) ja tööriistadega, et oma kasutajad kiiresti ja puhtalt üle viia.
Uurige keerukaid ja kohandatud töövooge
Järgmisena vaadake keerukamaid ja kohandatud töövooge, näiteks kliendisuhete haldamise (CRM) süsteem või väikeettevõtete raamatupidamissüsteem.
Selliste tööriistade jaoks nagu Salesforceor Intuit QuickBooks olete tõenäoliselt need rakendused oma ettevõtte jaoks kohandanud, nii et uuele platvormile kolimine pole kerge probleem.
Dokumenteerige need töökoormused ja nende teisaldamiseks vajalikud toimingud juhul, kui kõrgem juhtkond seda palub.
Kui sisetunne ütleb, et pikem kaugtöö kriis võib viia selleni, et kõrgem juhtkond soovib kohapealse töökoormuse pilveteenusesse üle viia, hakake sellele valikuprotsessile kohe mõtlema.
See tähendab potentsiaalse tarnija valiku ning andmete puhastamise ja üleviimise ning kasutajate halduse ja autentimise kavandamist.
Kui olete kinni rakenduses, mis peab jääma kohalike serverite kaudu teenindatuks, peate läbima kaugjuurdepääsu ja kaughalduse konfiguratsiooni.
Kas teie praegune kaugjuurdepääsu lahendus suudab kasutajate järsu tõusuga hakkama saada? Kui ei, siis milliseid seadmeid ja ribalaiust on vaja uuendada? Peate need täiendused viivitamatult tellima ja tõenäoliselt valima välise eksperdi abi, et need võimalikult lühikese aja jooksul seadistada, testida, turvata ja korralikult töötada.
Kaughalduse tööriistad
Vaadake ka oma kaughalduse tööriistu tähelepanelikult.
IT töötab ka kodus, nii et peate tagama, et kõiki kohapealseid infrastruktuure, mida lihtsalt ei saa pilve teisaldada, saaks võimalikult palju hallata väljaspool asukohta.
Enamik sellest saab olema tarkvara, kuid paljudel raskesti raudseadmetel, eriti serveritel, on riistvaralisi lisandmooduleid, mis võimaldavad rikkamat kaughalduse võimalust.
See on veel üks komplekt seadmeid, mida peaksite otsima kiiresti ja asjatundliku installiabi abil.
Vaadake nende seadmete viimase aasta hoolduslogisid ja määrake, millised on teie levinumad haldusülesanded, ja veenduge, et saaksite neid teha kõikjalt - käsurea ümberseadistamine, kaugtaaskäivitamine, turvalisusega seotud ülesanded, näiteks paroolide lähtestamine, ja eriti andmete varundamine .
Veenduge, et see kõik on teostatav kõikjal, kus teie IT-meeskond viibib.
Kohtuge osakonnajuhatajate ja juhtidega
Keegi ei taha oma ajakavasse rohkem koosolekuid lisada, kuid olete tänulik, et need teil olid.
Nende seansside abil saate veenduda, et juhid on täielikult kursis sellega, kuidas IT töötab praeguseid töökoormusi, kuidas töötajad peaksid nendega ühendust võtma ja millised võivad olla uued protseduurid.
Kuid pöörake see ka ümber ja küsige juhtidelt, mida nad vajavad enamasti hajutatud keskkonnas toimimiseks.
Kuidas muutub töötajate juhtimise igapäevane töö, kui keskkontorit pole? Mida on neil juhtidel vaja, et mitte ainult oma töötajad vajalike töövoogude abil läbi viia, vaid ka tõhusalt juhtida, kui tegemist on ajajälgimise või vahetuste ajastamise, individuaalse jõudluse jälgimise või grupi koostööga? Mõelge, mida need juhid ootamatult virtuaalse meeskonna tõhusaks juhtimiseks vajavad, ja seejärel otsige abiks tehnoloogilisi lahendusi.
Kohtumistel kõrgema juhtkonnaga tuleks keskenduda uue pikaajalise IT-poliitika mõjudele ja nõuetele ning sellele, mida teha ettevõtte jaoks oluliste, kuid kaugelt raskesti või isegi võimatute töökoormustega.
IT-spetsialistina ei saa te neid otsuseid teha, kuid peaksite olema valmis küsimustele vastama ja võimalikke lahendusi pakkuma.
Need on konkreetse ettevõtte jaoks liiga individuaalsed, et pakkuda siin palju juhiseid, kui öelda, et muretsege kõigepealt lahenduskava olemasolu pärast ja seejärel muretsege, mis see maksab.
Ärge ignoreerige ega ignoreerige potentsiaalseid lahendusi lihtsalt sellepärast, et need on kallid.
See, mis saabub, on mõnda aega kohutav, nii et eelarvega seotud kaalutlused muutuvad ja kõrgem juhtkond saab sellega hakkama.
IT-spetsialistid peaksid keskenduma äri elluviimisele.
Töötajate nõuete osas kohtuge HR-ga
HR-iga kohtute osana kolmandast etapist, kuid neil kohtumistel on täiendav komponent - kuidas teie ettevõte virtuaalses keskkonnas toimib? Siiani on kaugtöö olnud vabatahtlik või isegi omamoodi tasu.
Nüüd on see kohustuslik ja personalitöö on õigustatult mures, sest kõik töötajad ei ole kaugtöötajatena rahul ega tööta kõige tõhusamal tasemel.
Kuidas plaanib HR sellega toime tulla?
Kui näete ette virtuaalset keskkonda, mis eksisteerib pikemaks ajaks (ja see on tõenäoline), peavad teil olema paika pandud IT-lahendused pidevaks jõudluse haldamiseks, töökoormuse jälgimise ja juhtide aruandlustööriistadeks, uute töötajate tööle asumiseks ning tööriistad probleemidega töötajate juhtimiseks ja isegi töötaja lõpetamise protsessiks.
Tutvuge samm-sammult kõigi nende probleemidega ja dokumenteerige, kuidas neid tuleks käsitleda.
Ja kui te pole seda juba soovitanud, pakub HR tõenäoliselt seda ja see on mingi virtuaalne kontor.
See võib olla ükskõik milline - kesksest töötajate portaalist kogu ettevõttes toimuva vestlus- või videokanalini (vt selle kohta allpool).
Teie ettevõte vajab seda, sest töötajatel toimub tööl rohkem kui lihtsalt tööd.
Neil on sotsiaalsed sidemed ja tegevused, mis kaovad ootamatult, kui kõik hakkavad kaugtööd tegema.
Mõnel töötajal on sellega hea, teisel on probleeme.
HR on sellest teravalt teadlik, seega peaksite nendega ajutiste lahenduste loomiseks koostööd tegema.
Olge valmis uurima sellisele mudelile kohandatud tööriistu, mis võiksid sisaldada uut pilvekoostöö rakendust, näiteks Slack; või virtuaalne meeskonnapõhine pilveprojektide haldamise ja ülesannete jälgimise rakendus, näiteks Asana.
Võib-olla sisemine Facebooki stiilis suhtluskanal, et töötajad oleksid oma töö asemel üksteisega seotud; mis võivad hõlmata selliseid teenuseid nagu Facebooki töökoht või Microsofti SharePoint Online.
Kinnitage need seadmed
Kui ulatuslik töökoormuse planeerimine on valmis, saate keskenduda IT põhiülesannetele; kuigi see algab tõenäoliselt suurema planeerimisega, kahjuks.
Esimene samm on läbimas ...
