Eigenaren van kleine bedrijven, werkende professionals en zelfs sommige studenten worden vaak gedwongen om de rol van projectmanager te spelen.
Projectmanagement is een grote en serieuze zaak.
Er is een reden waarom u er geavanceerde graden en certificeringen in kunt behalen.
Als je geen training hebt gehad en je in de rol wordt gegooid, hoe wordt het project dan gedaan? Alleen omdat u projectbeheersoftware heeft, betekent niet dat u weet hoe u deze moet gebruiken! Wat als het team dat eraan werkt alle zin en richting verliest? Dus hoe houd je een project op koers als je niets weet van projectmanagement?
Mensen worden de hele tijd in projectmanagementposities gegooid zonder te weten wat ze moeten doen, met gemengde resultaten.
Geen paniek.
Lees enkele tips om aan de slag te gaan met projectmanagement, die ik hieronder heb samengevat (zie tips 1-6; klik op de vorige link voor meer).
Volg het op met een paar wijze woorden van ervaren projectmanagers (tips 7-10).
Maak uzelf vervolgens vertrouwd met de beste projectbeheersoftware.
Als u dit doet, kunt u niet alleen een product vinden dat u kunt gebruiken, maar ook begrijpen wat de software doet.
En als u begrijpt wat projectbeheersoftware doet, begint u te zien wat het belangrijkste is bij het beheren van een project.
Sommige projecten zijn klein genoeg of informeel genoeg zodat u geen traditionele projectbeheersoftware nodig heeft omdat het overdreven is.
Je hebt nog steeds een soort samenwerkingstool nodig om alle projectleden op de hoogte te houden en als team te werken.
Het kan op zijn minst een groepstekstthread of e-mail zijn waar iedereen het project kan bespreken.
Een betere oplossing zou een tool kunnen zijn waarmee iedereen gemakkelijk kan zien wie wat doet, een kijkje kan nemen in het lopende werk en belangrijke details en beslissingen over het project kan vastleggen, zodat iedereen ernaar kan verwijzen.
Zie mijn suggesties voor die apps aan het einde.
Laten we beginnen met enkele tips.
Projectmanagers Tom Thrash en Rob Sterling werden in een eerdere versie van dit artikel geciteerd en droegen bij aan het advies.
10 tips voor projectmanagement
1.
Zorg ervoor dat je een project hebt. Een project heeft een startdatum, einddatum en resultaat.
Het bouwen en lanceren van een website is een project.
Er is een dag waarop je begint, een dag waarop het werk klaar is en aan het eind een eindproduct of oplevering.
Hier is een voorbeeld van werk dat geen project is: blogposts schrijven voor een website.
Natuurlijk, er is een dag waarop je de eerste blogpost schrijft, maar tenzij je een vaste einddatum in gedachten hebt en alle posts tussen die twee datums kunt plannen, heb je in feite doorlopend werk.
Het lopende werk moet ook worden beheerd, maar het stelt andere eisen dan projecten.
2.
Heb een ontdekkingsperiode. Een ontdekkingsperiode, soms simpelweg "ontdekking" genoemd, is een vaste tijd om te onderzoeken wat het project zal zijn.
Wat ben je aan het maken en waarom? Welke middelen heb je?
3.
Definieer het bereik. Na ontdekking moet u de parameters van het project vergrendelen, wat een andere manier is om het bereik te definiëren.
Een veel voorkomend probleem dat projecten uit de koers drijft, is dat halverwege het project iemand besluit iets in de scope te veranderen.
Een voorbeeld van een wijziging is het toevoegen van features of functionaliteit.
Dus, definieer de scope, noteer het waar iedereen ernaar kan verwijzen tijdens het project, en laat alle belanghebbenden de scope ondertekenen voordat ze aan de werkfase van het project beginnen.
4.
Houd een startbijeenkomst. Een kick-off meeting is de officiële start van het project voor alle teamleden die eraan gaan werken.
Deze bijeenkomst zet de toon voor het project.
Het doel van de bijeenkomst is om vier dingen te definiëren: projectomvang; spelers en hun rollen; mijlpalen; en resultaten.
Het geeft iedereen ook de kans om vragen te stellen.
5.
Breng de deadlines en mijlpalen van uw project in kaart.
De einddatum van elk project is de opleverdatum.
Dat is de dag dat al het werk stopt.
Tussen de startdatum en de einddatum heb je andere deadlines en mijlpalen.
Als u bijvoorbeeld een website bouwt, moet iemand de wireframes maken.
Een ander team gebruikt de wireframes als hun gids bij het schrijven van de code die de website aandrijft.
Het codeerteam kan pas met hun werk beginnen als het wireframe-team het hunne heeft voltooid.
Elk project heeft deze extra deadlines en mijlpalen nodig, zodat elke persoon in het team weet wanneer hun fase van het werk begint en eindigt.
6.
Stel verwachtingen voor communicatie.
Communicatie is cruciaal voor het succes van een project.
De projectmanager moet vroegtijdig verwachtingen scheppen over communicatie door vergaderingen en check-ins te plannen en door bijvoorbeeld te laten zien hoe hij het beste kan communiceren, of het nu gaat om telefoon, e-mail, persoonlijke vergaderingen, groepsteksten, Slack-statusupdates of op een andere manier.
7.
Maak vergaderingen belangrijk. Zorg er bij het plannen van vergaderingen voor dat de tijd echt werkt voor iedereen die aanwezig moet zijn.
Sommige teams krijgen misschien hun beste werk in de late namiddag, en u wilt ze niet onderbreken met een einde-dagbijeenkomst.
Schrijf een agenda voor elke vergadering, zodat er een doel is, en deel deze met alle deelnemers aan de vergadering.
Houd vergaderingen op tijd en beëindig indien mogelijk vroeg.
8.
Blijf problemen voor. Een wijze projectmanager vertelde me eens: "Als 'alles in orde is', blijf dan graven." Als mensen geen problemen melden, kun je vervolgen met: "Dat is geweldig om te horen, maar er zijn echt helemaal geen problemen?" Teamleden aarzelen misschien om problemen te delen, vooral als ze klein zijn en nog steeds oplosbaar.
Het is de taak van een projectmanager om kleine problemen aan het licht te brengen om ze op te lossen of te accommoderen in plaats van ze te laten uitgroeien tot grotere problemen.
9.
Schiet niet op de boodschapper. Een andere manier om mensen potentiële problemen met u te laten delen, is door er met een ondersteunende houding op te reageren.
Bedank mensen voor het onder uw aandacht brengen van zaken en werk proactief met hen aan een oplossing.
Omgekeerd, wanneer managers boos reageren op slecht nieuws, delen mensen geen slecht nieuws meer met hen.
10.
Laat andere mensen denken dat ze de touwtjes in handen hebben. Projectmanagers moeten verantwoordelijkheid nemen voor het slagen of mislukken van een project.
Sommige teamleiders of andere teamleden moeten echter het gevoel hebben dat ze aan het stuur zitten.
Een goede projectmanager zal niemand dat gevoel van controle ontnemen, zelfs niet als zij de eindverantwoordelijke blijven.
Laten we het hebben over projectbeheersoftware.
Een hele categorie apps is ontstaan ??uit de behoefte om projecten te beheren, en als we kijken naar wat deze apps doen, kunnen we de primaire behoeften van elke projectmanager beter begrijpen.
Projectmanagement-apps zijn online systemen om aan projecten te werken en samen te werken.
Het zijn realtime werkplekken waar teamleden en externe partners inloggen om elk detail bij te houden dat een project tot leven brengt.
Sommige projectbeheer-apps zijn ontworpen om teams te helpen bij het beheren van een paar projecten tegelijk, of slechts één.
Andere zijn gebouwd voor enorme bedrijven die honderden of duizenden projecten tegelijk beheren.
In die gevallen volgen de apps meestal ook bronnen, dit kunnen fysieke bronnen, mensen of geld zijn.
Op die manier kunnen de projectmanagers en de software beschikbare middelen toewijzen aan elk project dat ze nodig heeft.
Een andere belangrijke rol die projectmanagement-apps spelen, is het bijhouden van alle fasen van een project.
Dit omvat de feitelijke taken die moeten worden uitgevoerd, evenals de deadlines en mijlpalen die daarmee verband houden.
Wanneer u deze taken en deadlines op een tijdlijn uitzet, krijgt u een Gantt-diagram.
Gantt-diagrammen kunnen ook relaties tussen verschillende taken of werkfasen weergeven.
Als fase A bijvoorbeeld moet worden voltooid voordat fase B kan starten, geeft het Gantt-diagram deze afhankelijkheid weer, meestal met een lijn.
Nu weet de software dat als fase A te laat loopt, fase B te laat moet beginnen en dat alle andere deadlines die afhankelijk zijn van fase A ook worden uitgesteld.
Projectbeheer-apps kunnen ook rapporten genereren die managers vertellen welke teamleden te veel of te weinig werk op hun bord hebben.
Velen houden de tijd bij die aan projecten wordt besteed en integreren met facturerings- en factureringssystemen.
Na enige tijd gebruik te hebben gemaakt van een projectbeheer-app, kan het teams helpen betere inschattingen te maken over hoe lang het duurt om verschillende taken te voltooien.
Als Gantt-grafieken en resource management-rapporten als overdreven klinken, is het heel goed mogelijk dat u alleen een georganiseerde, samenwerkende online ruimte nodig hebt waar alle leden van een team informatie kunnen delen en met elkaar kunnen praten.
Deze lichtere apps worden soms projectbeheer-apps genoemd (en ik zou zeggen dat dat misleidend is), ook al zou een meer nauwkeurige beschrijving samenwerkings-apps, werkbeheer-apps of taakbeheer-apps kunnen zijn.
In de onderstaande lijst met voorgestelde apps noem ik verschillende tools die geen traditionele projectmanagementtools zijn, maar die erg handig kunnen zijn voor degenen die projecten moeten beheren.
Aanbevolen door onze redacteuren
Luchtdicht
Luchtdicht is een relationele database en een online samenwerkingstool (dwz geen traditionele projectbeheersoftware).
Voordat je het wegvaagt als saai vanwege het woord 'database', moet je deze app eens goed bekijken.
U kunt Airtable gebruiken om voorraden te beheren, maar ook om werk bij te houden.
Het hangt allemaal af van hoe u het gebruikt.
Asana
Asana is een online tool voor teamsamenwerking die gespecialiseerd is in workflowbeheer.
Het sluit zich aan bij projectbeheer met een tijdlijnfunctie die een beetje lijkt op Gantt-chart lite.
De kracht van Asana is het omgaan met de essentie van taakbeheer.
De app maakt het gemakkelijk voor teams van mensen om hun werk tot in detail te volgen en geeft alle anderen in het team op elk moment inzicht in de status van het werk.
Voor het beheren van taken en workflows is het een flexibele en elegante tool die u naar uw hand kunt zetten.
Basiskamp
Basecamp is een online samenwerkingsapp waarmee mensen kunnen samenwerken aan projecten, evenementen of andere opdrachten.
U kunt bestanden uploaden om taken die moeten worden uitgevoerd te bespreken, toe te wijzen en bij te houden, en doorlopende gesprekken te voeren met zowel collega's als klanten.
In tegenstelling tot...
