Om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, zijn veel bedrijven in de omgeving van New York deze week begonnen werknemers thuis te laten werken; enkelen hebben er zelfs op aangedrongen.
Als uw bedrijf deze stap nog niet heeft gemaakt, weet dan dat dit waarschijnlijk zal gebeuren, waarschijnlijk eerder dan later.
Voor IT-professionals betekent dit een zeer grote en plotselinge piek in het aantal telewerkers en telewerkers dat ze moeten beheren.
Hoewel de meeste bedrijven tegenwoordig een bepaald aantal telewerkers ondersteunen, kan het een uitdaging zijn om alle workloads, zelfs tijdelijk, naar dat model te verplaatsen.
Hieronder staan ??zeven stappen die IT-professionals kunnen volgen om deze overgang gemakkelijker te maken en hun infrastructuur betrouwbaar te houden ondanks een verschuiving in de gebruikerslocatie.
Kijk nog eens naar uw telewerkbeleid
Uw bestaande polis is waarschijnlijk geschreven met het idee dat telewerken een speciale overweging is die aan bepaalde werknemers wordt geboden.
Waarschijnlijk moesten telewerkers aanvullende gebruiksovereenkomsten ondertekenen voor de bedrijfsinfrastructuur en servicetoegang, vooral omdat deze betrekking hadden op familieleden.
Nu zal telewerken waarschijnlijk echter verplicht zijn voor veel werknemers en de IT-afdeling als het om ondersteuning gaat.
Bekijk uw telewerk- en beveiligingsbeleid en beslis hoe dit de verwachtingen en vereisten zal beïnvloeden.
Het beschermen van bedrijfsmiddelen tegen incidenteel gebruik door familieleden van werknemers zou bijvoorbeeld waarschijnlijk een vereiste moeten blijven.
Maar hoe zal deze toename van telewerkers niet alleen de verwachte reactietijd van IT beïnvloeden, maar ook de helpdesk en het probleemrapportageproces in zijn geheel? Als werknemers meer bedrijfsapparatuur mee naar huis moeten nemen - en dus mogelijk waardevollere bedrijfsgegevens - hoe zal de nieuwe situatie hun verantwoordelijkheden op het gebied van apparaat- en gegevensbeveiliging beïnvloeden?
Dit wordt ook geen IT-meeting van een uur.
Om dit nieuwe beleid snel te laten werken, moet u een ontmoeting hebben met belangrijke frontlijnmanagers, senior management en uw juridische afdeling om het huidige beleid door te nemen en uit te werken wat er precies in de bijgewerkte versie moet staan, inclusief welke criteria nodig zijn.
op uw plaats zijn voordat u weer aan het werk kunt zoals gewoonlijk.
Ja, dit klinkt vervelend en tijdrovend, maar als de telewerkstoot lang aanhoudt of, erger nog, er gebeurt iets onverwachts terwijl het van kracht is, kan het hebben van een huidig ??en recent herzien beleid u in de toekomst enorme hoofdpijn besparen.
Kijk naar Cloud Services en On-Premises On-Premises Workloads
Veel kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) hebben nog steeds niet eens het grootste deel van hun softwareportfolio's naar een cloudservicemodel verplaatst.
Verouderde apps, diepgewortelde workflows, de noodzaak om investeringen in licenties per stoel te maximaliseren, zelfs vastgestelde beveiligingsvereisten - er is een lange lijst met redenen waarom bedrijven mogelijk nog steeds on-site servers en infrastructuur gebruiken om softwaretools aan hun werknemers te bieden.
Als u zich in die boot bevindt, werken veel van die scenario's helaas niet als alle of de meeste werknemers zich niet meer op een centrale locatie bevinden.
Dat is waar een andere blik op cloudservices helpt.
Overweeg het Software as a Service (SaaS) -model
Door over te stappen op apps die worden geserveerd in een Software as a Service (SaaS) -model, maakt u in feite serverbeheer, uptime-vereisten, bandbreedteproblemen en zelfs een deel van uw beveiligingsvereisten de hoofdpijn van iemand anders, en dat iemand in een veel betere positie om aan die behoeften te voldoen in een gedistribueerde omgeving.
Begin met standaardworkflows, want deze hebben de grootste selectie aan potentiële serviceleveranciers; daarmee bedoel ik zaken als Dropbox Business voor het delen van bestanden of Microsoft Office 365 Business Premium voor basisproductiviteit en e-mailhosting, en soortgelijke, meer op zichzelf staande taken.
Er is een lange lijst met SaaS-bedrijven die niet alleen service kunnen bieden aan uw gebruikers, maar dit ook flexibel kunnen doen (wat betekent dat u weer van de service kunt stappen wanneer dat nodig is) en met tools om uw gebruikers snel en netjes te migreren.
Onderzoek complexe en aangepaste workflows
Bekijk vervolgens meer complexe en aangepaste workflows, zoals een CRM-systeem (Customer Relationship Management) of uw boekhoudsysteem voor kleine bedrijven.
Voor tools zoals Salesforce of Intuit QuickBooks heeft u deze apps waarschijnlijk aangepast aan uw bedrijf, dus verhuizen naar een nieuw platform is geen eenvoudig probleem.
Zorg ervoor dat u deze workloads documenteert en de stappen die u moet nemen om ze te verplaatsen, voor het geval u daarom wordt gevraagd door het senior management.
Als uw instinct u vertelt dat een langere telewerkcrisis ertoe kan leiden dat het senior management een werklast op locatie naar een cloudservice wil migreren, denk dan nu na over dat selectieproces.
Dat betekent het plannen van potentiële leverancierselectie en een proces voor het opschonen en migreren van gegevens, evenals gebruikersbeheer en authenticatie.
Als u vastzit aan een app die moet worden bediend vanaf servers op locatie, moet u uw configuratie voor externe toegang en extern beheer doornemen.
Kan uw huidige oplossing voor externe toegang de plotselinge toename van het aantal gebruikers aan? Zo nee, welke apparatuur en welke bandbreedte-upgrades zijn dan vereist? U moet deze upgrades onmiddellijk bestellen en waarschijnlijk kiezen voor deskundige hulp van buitenaf om ze binnen de kortst mogelijke tijd correct te configureren, testen, beveiligen en correct te laten werken.
Hulpprogramma's voor beheer op afstand
Kijk ook eens goed naar uw tools voor beheer op afstand.
IT werkt ook vanuit huis, dus u moet ervoor zorgen dat elke on-site infrastructuur die u gewoon niet naar de cloud kunt verplaatsen, zoveel mogelijk extern kan worden beheerd.
Het meeste hiervan zal software zijn, maar veel zware apparaten, vooral servers, hebben hardware-add-ons die rijkere mogelijkheden voor extern beheer mogelijk maken.
Dit is een andere set apparaten die u snel en met deskundige installatiehulp zou moeten kopen.
Bekijk de onderhoudslogboeken voor deze apparaten van het afgelopen jaar en bepaal wat uw meest voorkomende beheertaken zullen zijn en zorg ervoor dat u deze overal kunt doen: herconfiguratie van de opdrachtregel, opnieuw opstarten op afstand, beveiligingstaken zoals het opnieuw instellen van wachtwoorden en vooral gegevensback-ups .
Zorg ervoor dat dit allemaal mogelijk is, waar uw IT-team zich ook bevindt.
Maak kennis met afdelingshoofden en managers
Niemand wil meer vergaderingen aan hun schema toevoegen, maar u zult dankbaar zijn dat u ze had.
Gebruik deze sessies om ervoor te zorgen dat managers volledig op de hoogte zijn van hoe IT de huidige workloads zal uitvoeren, hoe werknemers contact met hen moeten opnemen en wat eventuele nieuwe procedures kunnen zijn.
Maar draai het ook om en vraag managers wat ze nodig hebben om te functioneren in een veelal gedistribueerde omgeving.
Hoe verandert de dagelijkse taak van het managen van medewerkers als er geen centraal kantoor is? Wat hebben deze managers nodig om hun werknemers niet alleen door de vereiste workflows te loodsen, maar ze ook effectief te beheren als het gaat om tijdregistratie of ploegendienstplanning, individuele prestatie-tracking of groepssamenwerking? Krijg een idee van wat deze managers nodig hebben om een ??plotseling virtueel team effectief te managen en zoek vervolgens naar technologische oplossingen om te helpen.
Bijeenkomsten met het senior management moeten zich richten op de effecten en vereisten van nieuw IT-beleid voor de lange termijn en wat te doen met werklasten die belangrijk zijn voor het bedrijf, maar moeilijk of zelfs onmogelijk op afstand kunnen worden gerealiseerd.
Als IT-professional kun je die beslissingen niet nemen, maar je moet wel bereid zijn om vragen te beantwoorden en mogelijke oplossingen aan te bieden.
Deze zullen voor een bepaald bedrijf te individueel zijn om hier veel begeleiding te bieden, behalve om te zeggen: eerst zorgen te maken over een oplossingsplan en dan pas wat het kost.
Negeer of negeer mogelijke oplossingen niet alleen omdat ze duur zijn.
Wat er gaat komen, zal een tijdje verschrikkelijk zijn, dus budgetoverwegingen zullen veranderen en het senior management zal het afhandelen.
IT-professionals moeten zich concentreren op het realiseren van zaken.
Maak kennis met HR over de vereisten van werknemers
U ontmoet HR als onderdeel van stap drie, maar deze bijeenkomsten hebben een extra component: hoe functioneert uw bedrijf in een virtuele omgeving? Tot nu toe was telewerken vrijwillig of zelfs een soort beloning.
Nu is het verplicht en HR zal terecht bezorgd zijn, omdat niet alle werknemers gelukkig zullen zijn of op hun meest efficiënte niveau zullen werken als telewerkers.
Hoe denkt HR daarmee om te gaan?
Als u voorziet dat een virtuele omgeving voor een langere periode bestaat (en dat lijkt waarschijnlijk), dan heeft u IT-oplossingen nodig voor doorlopend prestatiebeheer, werklastbewaking en rapportagetools voor managers, nieuwe medewerkers onboarding, evenals tools om onrustige werknemers te beheren en zelfs een ontslagproces voor werknemers.
Doorloop elk van deze problemen stap voor stap en documenteer hoe ze moeten worden aangepakt.
En als je het nog niet hebt voorgesteld, zal HR dat waarschijnlijk doen, en dat is een soort virtuele aanwezigheid op kantoor.
Dit kan van alles zijn, van een centraal werknemersportaal tot een bedrijfsbrede chat- of videokanaal (zie daarover hieronder meer).
Uw bedrijf heeft dit nodig omdat werknemers meer aan het werk hebben dan alleen het werk.
Ze hebben sociale connecties en activiteiten die plotseling verdwijnen als iedereen op afstand gaat werken.
Sommige medewerkers zullen daar goed in zijn, anderen zullen er moeite mee hebben.
HR zal zich hiervan terdege bewust zijn, dus u moet met hen samenwerken om tijdelijke oplossingen te bouwen.
Wees voorbereid door onderzoek te doen naar tools die zijn aangepast aan een dergelijk model, waaronder een nieuwe cloud-samenwerkingsapp, zoals Slack; of een virtuele teamgeoriënteerde app voor projectbeheer en taakregistratie in de cloud, zoals Asana.
Misschien een intern sociaal kanaal in Facebook-stijl om werknemers met elkaar bezig te houden in plaats van alleen met hun werk; dat kunnen services zijn zoals Workplace van Facebook of Microsoft's SharePoint Online.
Beveilig die apparaten
Zodra de brede werklastplanning is voltooid, kunt u zich concentreren op de belangrijkste IT-taken; hoewel dit waarschijnlijk zal beginnen met meer planning, helaas.
De eerste stap is het doorlopen van ...
