Adobe is hét merk als het gaat om desktop publishing en creatieve inhoud.
Tegelijkertijd is het bedrijf met Acrobat ook leider op het gebied van pdf-bestanden.
Door deze twee sterke punten te combineren, kan Adobe een documentbeheerplatform aanbieden zoals Adobe Document Cloud (dat begint bij $ 12,99 per maand).
Het zal je niet verbazen dat, gezien het merk Acrobat en zijn sterke punten, het bedrijf de meeste Adobe Document Cloud-tools richt op het verwerken van PDF-bestanden en op gebieden die doorgaans worden gedomineerd door markeerstift, papier, pen en koerier.
Hoewel dat betekent dat u het misschien beperkter vindt dan die documentbeheerders die minder formaatspecifiek zijn, zoals onze Editors 'Choice-winnaars Ascensio System OnlyOffice en Microsoft SharePoint Online, is Adobe Document Cloud nog steeds een solide keuze voor kleine bedrijven die gestandaardiseerd zijn op PDF of wil gewoon handtekeningen verzamelen en belangrijke documenten delen en volgen.
Adobe Document Cloud-pakketten
U kunt zich alleen abonneren op Adobe Document Cloud of als onderdeel van Creative Cloud, een pakket van negen Adobe-tools dat ook Adobe Illustrator en Adobe Photoshop bevat.
Adobe Document Cloud wordt geleverd met Adobe Acrobat DC, een desktopproduct, maar elk kan ook op zichzelf staan.
Het wordt ook geleverd met Adobe Sign voor het aanvragen van digitale handtekeningen en het bijhouden van de bijbehorende documenten.
Er is geen gratis versie of een gratis proefversie van Adobe Document Cloud, maar deze is opgenomen in Adobe's Creative Cloud-suite, die wel een gratis proefperiode van 30 dagen heeft.
Adobe Document Cloud heeft twee betaalde abonnementen.
Het standaardplan kost $ 12,99 per maand (die we hebben beoordeeld) met een jaarabonnement of u kunt maandelijks voor $ 22,99 per maand gaan.
Met dit plan kunt u PDF-bestanden maken, bewerken en exporteren, en documenten verzenden om elektronisch te ondertekenen.
Het Standard-abonnement omvat Acrobat Standard DC, dat alleen compatibel is met Windows 7, 8 en 10.
Het Pro-abonnement kost $ 14,99 per maand voor een jaarabonnement of $ 24,99 per maand voor een maandelijks abonnement.
Het wordt geleverd met een licentie voor Acrobat Pro DC, waarmee u audio- en videobestanden in PDF-bestanden kunt invoegen en gescande documenten kunt bewerken.
De Acrobat Pro DC is zowel Windows- als Mac-compatibel (OS X v10.9 en v10.10).
Het omvat ook 30 dagen toegang tot Adobe Photoshop, Lightroom (gratis in Apple App Store) en andere Creative Cloud-software.
Beide abonnementen bevatten gratis updates.
Als u ervoor kiest om Creative Cloud aan te schaffen, beginnen abonnementen met Adobe Document Cloud vanaf $ 49,99 per maand.
Aan de slag met Adobe Document Cloud
Om u aan te melden bij Adobe Document Cloud, kunt u zich aanmelden bij uw bestaande account of een account maken bij Adobe.
Of u nu besluit om een ??abonnement te nemen op Creative Cloud of alleen Adobe Document Cloud, u moet uw contact- en betalingsgegevens opgeven en beslissen of u een maandelijks of een jaarabonnement wilt.
U hebt waarschijnlijk al eerder een Adobe-product gebruikt, al was het maar om pdf-bestanden te bekijken, dus de Adobe Document Cloud-gebruikersinterface (UI) ziet er misschien bekend uit.
De functies zijn verdeeld over PDF-services en Adobe Sign-services.
Vanaf uw dashboard heeft u toegang tot uw bestanden en kunt u pdf-bestanden exporteren, bewerken en maken.
U kunt ook bestanden combineren en drie zakelijke functies gebruiken: Invullen en ondertekenen, Verzenden en volgen en Verzenden ter ondertekening.
Adobe Document Cloud is compatibel met touchscreen-UI's.
Documenten delen en samenwerken
Adobe Document Cloud gaat minder over bestandsopslag en meer over samenwerkingsworkflows met pdf, of je nu bedrijfsdocumenten bewerkt en verfijnt, of contracten moet versturen voor meerdere handtekeningen.
Adobe Document Cloud ondersteunt de opslag van meerdere bestandstypen, maar deze bestanden moeten naar de pdf-indeling worden geconverteerd om ze te kunnen bewerken.
Deze beperking is bruikbaar voor bepaalde gebruiksscenario's, zoals samenwerking tussen kantoren met collega's met hun eigen Acrobat-licentie, maar het kan een cruciale omissie zijn voor organisaties die samenwerken met externe gebruikers voor het maken van documenten.
Bestanden kunnen achteraf worden geëxporteerd als Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint of andere bestanden.
Aan de andere kant kan Adobe Acrobat DC (niet Adobe Document Cloud maar de Acrobat-desktoptoepassing en de mobiele apps) contact opnemen met aanbieders van cloudopslag, zoals Microsoft OneDrive for Business en DropBox Business om pdf-bestanden te beheren die u mogelijk in uw een van die locaties.
Er zijn verschillende tools voor het afhandelen van veelvoorkomende taken met PDF-bestanden in Adobe Document Cloud, waaronder het maken van PDF's (echt, documenten converteren naar PDF, want je kunt er geen geheel nieuwe maken), het combineren van meerdere bestanden tot een PDF, het reorganiseren van PDF-pagina's en exporteren bestanden naar PDF.
Deze tools zijn zeker niet exclusief voor de Adobe Document Cloud UI, aangezien gelicentieerde gebruikers dezelfde taken kunnen uitvoeren in Adobe Acrobat DC of mobiele apps op Android of iOS.
Maar het hebben van een cloudgebaseerde optie voor deze taken biedt zeker enkele voordelen voor gebruikers die mogelijk werk uitvoeren vanaf meerdere computers.
PDF-bestanden die in Adobe Document Cloud zijn bewerkt, kunnen zelfs gebruikmaken van Optical Character Recognition (OCR) om gescande PDF-bestanden om te zetten in bewerkbare of doorzoekbare tekst.
Dit is een functie die vooral handig is voor organisaties met een bestaande papieren documentbibliotheek.
Waar Adobe Document Cloud echt tot zijn recht komt, is de mogelijkheid om taken uit te voeren die vaak nodig zijn nadat een document een laatste of bijna definitieve staat heeft bereikt.
Het is geen toeval dat dit dezelfde goede plek is die Adobe al meer dan een decennium bewoont met Acrobat en het PDF-formaat in het algemeen.
Functies die veel gebruikers als vanzelfsprekend beschouwen, zoals de mogelijkheid om lettertypen in te sluiten, afbeeldingen te comprimeren en formuliermogelijkheden te verwerken, maken van Acrobat een solide keuze voor alles, van het publiceren van verkoopdocumenten tot producthandleidingen tot juridische documenten en alles daartussenin.
Bedrijven die enige tijd besteden aan het heen en weer sturen van documenten voor beoordeling of ondertekening, kunnen enorm profiteren van Adobe Document Cloud.
Het gebruik van e-mail om documenten te verzenden die moeten worden afgedrukt, ondertekend, gescand en teruggestuurd, is ongelooflijk inefficiënt in vergelijking met de mogelijkheid van Adobe Document Cloud om een ??document naar meerdere ondertekenaars te sturen.
Opties zoals wachtwoordbeveiliging, dagelijkse of wekelijkse herinneringen en trackingmogelijkheden zijn, eerlijk gezegd, de laatste spijkers in de kist van elk argument met betrekking tot het kostenvoordeel van Adobe Document Cloud.
Het is ook vermeldenswaard dat de ondertekeningsmogelijkheden die zijn opgedaan met Adobe Document Cloud gemakkelijk tot de top behoren van de documentbeheersystemen die we hebben beoordeeld.
Microsoft SharePoint Online ($ 5,00 per gebruiker per maand bij Microsoft365 for Business) biedt een aantal vergelijkbare functionaliteit aan het spel en ondersteunt meer bestandsindelingen, maar verwerkt pdf-bestanden niet zo goed als Adobe Document Cloud.
U kunt formulieren eenvoudig invullen met de functie Invullen en ondertekenen.
Handig is dat u veelgebruikte velden kunt opslaan, waaronder uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, zodat u deze informatie niet herhaaldelijk hoeft te typen.
Nadat u een formulier heeft ingevuld, kunt u het opslaan als pdf-bestand of het afdrukken.
U kunt bestanden met iedereen delen (mits u hun e-mailadres heeft) met behulp van Verzenden en volgen en ervoor kiezen om meldingen te ontvangen wanneer de ontvanger het bestand bekijkt.
Deze functies zijn ook beschikbaar voor elk bestand dat je mogelijk hebt opgeslagen in een Creative Cloud-account.
Nadat u een bestand heeft gekozen, kunt u een handtekeningveld, een eerste veld of een handtekeningblok toevoegen, evenals naam en datum.
Het uiteindelijke document kan vervolgens worden opgeslagen in uw documentbibliotheek voor toekomstig gebruik, wat handig is als u hetzelfde contract consequent verstuurt.
Ontvangers kunnen ervoor kiezen om de handtekening aan iemand anders te delegeren.
Anders kunnen ze alle vereiste velden invullen en een e-handtekening maken door hun naam te typen, deze te tekenen of een afbeeldingsbestand te uploaden.
De typoptie genereert een paar handtekeningkeuzes.
Nadat de ontvanger het ondertekende bestand heeft ingediend, kan deze een kopie downloaden of zich aanmelden voor een gratis proefperiode van 14 dagen voor Adobe Sign ($ 9,99 per maand en hoger).
Een probleem met deze functie is dat u wordt omgeleid naar de Adobe Sign-gebruikersinterface en dat het niet meteen duidelijk is hoe u teruggaat naar Adobe Document Cloud of uw Creative Cloud-dashboard.
We besparen u wat tijd: klik op het Adobe Sign-logo linksboven in het scherm.
Adobe Document Cloud ondersteunt ook bibliotheeksjablonen, dit zijn herbruikbare objecten (een document of een formulieroverlay) die kunnen worden gebruikt om repetitieve taken efficiënter uit te voeren.
Documentsjablonen bevatten de documentinhoud en formuliervelden en zijn ideaal voor het verzenden van volledige documenten ter ondertekening (denk aan klantovereenkomsten, geheimhoudingsovereenkomsten, enz.).
Formulieroverlays zijn wat stompzinniger, maar bieden u de mogelijkheid om een ??vooraf geconfigureerd formulier toe te voegen aan elk document met dezelfde lay-out.
Dit is handig voor zaken als een handtekeningblok voor een zakelijke brief, formulieren die een andere merknaam of woordenstroom vereisen, afhankelijk van de klant, plus een groot aantal andere gebruiksscenario's.
Adobe heeft verschillende mobiele apps voor Android en iOS die de functies van Adobe Document Cloud uitbreiden.
Acrobat Reader Mobile weerspiegelt wat u op uw desktop en online ziet.
U kunt onderweg pdf-bestanden bekijken en bewerken.
Je hebt ook toegang tot bestanden in Dropbox, OneDrive of andere cloudopslagproviders als je je account hebt verbonden.
Met Adobe Sign Mobile kunt u documenten elektronisch ondertekenen, elektronische handtekeningen van anderen aanvragen en de voortgang volgen.
U kunt uw handtekening ook gemakkelijk vastleggen door het touchscreen van uw telefoon te gebruiken, deze op te slaan en te gebruiken in Adobe Document Cloud.
U kunt zich bij de app aanmelden met uw Sign-ID of uw Adobe ID, zodat deze aan uw account is gekoppeld.
Fill & Sign Mobile kan worden gebruikt om onderweg formulieren in te vullen en te ondertekenen, hoewel deze app niet is verbonden met uw Adobe-account.
In feite heb je helemaal geen Adobe ID nodig.
Hiermee kunt u zelfs een foto van een formulier maken en deze op uw mobiele apparaat invullen.
Over het maken van foto's gesproken, Adobe Scan verandert de camera van uw mobiele apparaat in een draagbare documentscanner, waardoor u zelfs een pdf kunt uploaden naar Adobe Document Cloud, waar OCR uw document van een eenvoudige afbeelding kan converteren naar tekst die u kunt bewerken of kopiëren.
Adobe biedt voldoende hulp als u problemen ondervindt.
U kunt de uitgebreide online ondersteuningsdocumentatie van Adobe doorzoeken, hoewel we enkele foutmeldingen zijn tegengekomen bij het maken van eenvoudige zoekopdrachten.
U kunt ook gebruikersforums bezoeken.
Als je contact wilt opnemen met Adobe, dan kun je gebruik maken van live chat, die 24/7 beschikbaar is, of je kunt het supportteam op werkdagen bellen tussen 5.00 uur en 19.00 uur (PST).
Voordat u echter rechtstreeks contact kunt opnemen met Adobe, ...
