ContractWorks begint bij $ 600 per maand, jaarlijks gefactureerd, en levert voor die prijs een goed ontworpen platform voor contractbeheer, dat sterk gericht is op het categoriseren, volgen en goedkeuren van contracten.
Helaas voor sommigen betekent dit dat het niet veel ondersteuning biedt voor het opstellen van contracten, heen-en-weer juridische onderhandelingen of ingebouwde samenwerkingsfuncties.
Deze gerichte functiefocus betekent dat u uw bedrijfsproces zorgvuldig moet afstemmen op de mogelijkheden van de software, aangezien dit geen alles-in-één-tool is.
Dat is in de eerste plaats wat het achter onze Editors 'Choice-winnaars in deze ruimte, Agiloft en Updraft, houdt.
Prijzen en plannen
In tegenstelling tot Agiloft (gratis voor maximaal 10 gebruikers bij Agiloft) en de meeste leveranciers op het gebied van contractbeheer, hanteert ContractWorks geen prijs op basis van gebruikerslicenties.
Het product begint bij $ 600 per maand, jaarlijks gefactureerd, voor het abonnement van 12 maanden.
De andere prijsoptie is $ 750 per maand voor het abonnement van 3 maanden, driemaandelijks gefactureerd.
U kunt beginnen met het kwartaalplan en overstappen op een jaarabonnement, afhankelijk van uw behoeften.
Beide abonnementen worden geleverd met een gratis proefperiode en bieden u onbeperkte gebruikers, documentopslag, ondersteuning en training plus gratis implementatie.
U krijgt ook aanpasbare waarschuwingen, rapporten, machtigingen, controlelogboeken, documentmigratie en -configuratie, aangepaste branding en tal van andere functies, waaronder de document-tagging en sjabloonfuncties van het platform.
Het enige waar ContractWorks een gebruikerslimiet aan toekent, zijn elektronische handtekeningen, waarvoor het bedrijf in maart 2017 een native eSignature-functie heeft uitgerold.
Organisaties krijgen vijf gratis gebruikers van elektronische handtekeningen zonder extra kosten, maar extra gebruikers komen in pakketten van vijf elektronische handtekeningen gebruikers voor $ 1.200 per jaar.
ContractWorks kan niet worden geïntegreerd met Adobe Sign, DocuSign of andere externe eSignature-leveranciers, en geeft er de voorkeur aan om dit als een native functie binnen het platform te centraliseren.
ContractWorks biedt ook korting voor non-profitorganisaties en volumepakketten voor advocatenkantoren of professionele dienstverleners die contractbeheer via ContractWorks willen aanbieden als een factureerbare dienst.
Beheer van de contractlevenscyclus
ContractWorks houdt de gebruikersinterface (UI) eenvoudig.
De ervaring is op pictogrammen gebaseerd en gemakkelijk te navigeren, en het bovenste menu heeft slechts zes tabbladen: documenten, tags / sjablonen, gebruikers, rapporten, ondertekening en instellingen, en een universele zoekbalk.
Er zijn vijf standaardrollen met aangepaste weergaven van de functies waartoe u toegang krijgt: Beheerder, Volledige toegang, Alleen downloaden, Alleen weergeven en Geen toegang.
Maar u kunt uw eigen aangepaste rollen toevoegen met toegang tot specifieke documenten, mappen, kamers, enz.
In tegenstelling tot Agiloft en Onit Contractadministratie en Contractbeoordeling & goedkeuring (3.000,00 per maand bij Onit), wanneer u zich aanmeldt, ziet u geen aangepast dashboard met realtime widgets en rapporten.
ContractWorks brengt u rechtstreeks naar uw documentopslagplaats om aan de slag te gaan.
De pagina Documenten is ingedeeld als een e-mailinbox.
Er is de hoofdinbox in het midden, een aangepaste mappenstructuur aan de linkerkant voor het organiseren van uw documenten en knoppen bovenaan om het contract in bulk te uploaden, nieuwe mappen te maken, te kopiëren, te downloaden en bijlagen toe te voegen aan documenten.
U kunt ook slepen en neerzetten gebruiken om documenten naar de inbox te verplaatsen zonder dat u de knop Uploaden hoeft te gebruiken.
De bijlagefunctie is handig voor het toevoegen van wijzigingsopdrachten of addendums aan een hoofdcontract, en die vermelding in de inbox toont de bijgevoegde documenten.
Hoewel u in ContractWorks eigenlijk geen contracten kunt bewerken, wordt door op een document te klikken de oorspronkelijke PDF-viewer geopend, die een dynamisch watermerk toont dat is aangepast aan de gebruiker als een extra beveiligingsfunctie om de contractvertrouwelijkheid te behouden.
Een andere handige beveiligingsfunctie is tweefactorauthenticatie, die me ertoe aanzette om elke keer dat ik inlogde een code in te voeren die naar mijn mobiele apparaat werd gestuurd.
De meest unieke functies in ContractWorks draaien om tags, sjablonen en zoeken.
Tags in het systeem kunnen elk veld zijn dat u doorzoekbaar of opneembaar wilt maken in uw contract.
Het is een uiterst flexibele categorisatiefunctie die tekst, datums, cijfers, percentages of een ja / nee-antwoord kan omvatten.
U kunt bijvoorbeeld een "Automatische verlenging?" of een "Vertrouwelijkheid?" tag om die instelling snel in of uit te schakelen voor een contract.
Tags worden meegenomen in de flexibelere categorisatiestructuur die definieert hoe ContractWorks contractbeheer benadert.
Wanneer u een nieuwe tag maakt, kunt u ook een vervolgkeuzemenu toevoegen waarmee de tag aan een bepaalde afdeling binnen uw bedrijf of aan een groter contracttemplate wordt toegevoegd.
Dus als u tags voor arbeidsovereenkomsten toevoegt, kunt u de afdeling human resources (HR) toevoegen aan het vervolgkeuzemenu, terwijl u voor een geheimhoudingsverklaring (NDA) de juridische afdeling zou kunnen toevoegen.
Tags zijn eenvoudig te maken op het tabblad Tags / sjablonen, en u kunt vervolgens teruggaan naar de inbox van de documenten en tags aan bepaalde contracten koppelen.
De gebruikersinterface van ContractWorks is even schaars en intuïtief als die van Concord (gratis voor maximaal 3 gebruikers bij Concord), maar gaat veel dieper in op gedetailleerde contractcategorisering en zoeken.
Sjablonen zijn een verlengstuk van dat idee.
Ze groeperen tags op basis van het contracttype, waardoor klanten dezelfde 5-10 bepalingen van een leaseovereenkomst kunnen volgen, bijvoorbeeld om snel naar dat type contract te zoeken in tegenstelling tot een leverancierscontract, partnerschapsovereenkomst, NDA of leningsovereenkomst.
Sjablonen zijn niet gerelateerd aan het maken van contracten; het zijn aanvullende beheer- en categorisatietools.
Alleen beheerders of gebruikers met volledige toegang kunnen tags en sjablonen toepassen.
Toen ik het platform als admin testte, was ik in staat om meerdere tags in een testsjabloon te plaatsen en standaardvelden zoals start- en einddatums, termijn en contractwaarde als verplichte velden te markeren.
Ik zou dan terugkerende meldingen voor specifieke gebruikers kunnen instellen, evenals automatische updates en automatisch verlengen op basis van het interval dat ik instelde.
Dit is handig voor abonnementscontracten die op kwartaal- of jaarbasis worden verlengd.
U kunt ook een document uploaden om het aan een contractsjabloon te koppelen, maar nogmaals, het is geen sjabloon voor het schrijven van een volledig contract zoals u zou vinden in tools zoals Agiloft.
Dat gezegd hebbende, ContractWorks-tags en -sjablonen zijn beter aanpasbaar en gemakkelijker te gebruiken dan traditionele benaderingen, en ze zijn volledig doorzoekbaar.
Nadat u documenten heeft geüpload en tags en sjablonen heeft toegevoegd, kunt u ondertekenaars en elektronische handtekeningen beheren op het tabblad Ondertekenen.
Als beheerder kunt u uw vijf-ondertekenaar aanwijzen of een handtekeningsjabloon instellen die is gecorreleerd met bepaalde contracttypen.
In dit geval kunt u een document markeren met de specifieke locaties waarvoor u een handtekening nodig heeft en wie de ondertekenaar is, en dat vervolgens opslaan als een sjabloon.
Als u al een sjabloon heeft ingesteld, kunt u op het penpictogram op het tabblad Documenten klikken om onmiddellijk een beveiligde link ter ondertekening te e-mailen.
Alle ondertekenaars krijgen een ingevulde pdf-kopie van het contract per e-mail toegezonden, en op het tabblad Ondertekenen kunt u filteren op voltooide, niet-voltooide of geannuleerde handtekeningen.
De eSigning-functionaliteit is eenvoudig en de native ondertekeningsmogelijkheid zal binnenkort worden geïntegreerd met Salesforce (Bezoek site op Salesforce.com) en beschikbaar in de Salesforce AppExchange, waarvan ContractWorks zei dat het in staat zal zijn om een ??in Salesforce gemaakt document rechtstreeks naar ContractWorks te sturen voor opslag handtekening en trekken Salesforce-velden rechtstreeks als tags naar het platform.
Rapporten en meldingen
ContractWorks is nog bezig met het uitbouwen van de rapportagefunctionaliteit, maar er is een solide reeks functies en analyses om mee te werken.
Op het tabblad Rapporten kunt u zowel rapporten als gerelateerde meldingen in een kalenderweergave beheren.
Bij het maken van een nieuw rapport kon ik uit al mijn tags en sjablonen kiezen als kolommen om binnen te halen, en de gegevens uit mijn rapport filteren op trefwoorden of een bepaald sjabloon.
Ik heb het rapport vervolgens geëxporteerd als een pdf- en Microsoft Excel-bestand.
Nadat u een rapport heeft gemaakt, kunt u op de tabbladen Meldingenkalender en Meldingsrapport e-mails en gerelateerde meldingen voor specifieke gebruikers configureren.
U kunt al uw rapporten ook bekijken op het tabblad Opgeslagen rapporten.
Het belangrijkste is dat ContractWorks u een auditlogboek geeft om alle activiteiten per gebruiker bij te houden en een volledige geschiedenis van elk contract in het systeem.
Rapporten in ContractWorks gaan meer over de verplaatsing van documenten door het systeem en de acties die gebruikers ondernemen, het bijhouden wanneer een document wordt geüpload, verplaatst, hernoemd en wanneer details worden gewijzigd om traceerbaarheid te garanderen en fouten op te sporen.
In dat opzicht doen de audittrail, rapportage en notificatiekalender hun werk.
Dat gezegd hebbende, de rapportagemogelijkheden zijn lang niet zo diepgaand of gegarneerd met interactieve grafieken en grafieken als die in Agiloft en Onit, of de trendstatistieken en aanbevelingen die u zult vinden in rapporten die zijn gegenereerd door Coupa Contract Lifecycle Management (gratis bij Coupa ).
Een virtuele archiefkast voor contracten
ContractWorks is gebruiksvriendelijk, nauwgezet in de indeling van contracten en een van de beste ervaringen die we hebben getest voor veilige opslag en tracering van contractdocumenten.
Het platform blinkt ook uit als het gaat om snel zoeken door de tagging- en sjabloonstructuur.
Bovendien werkt de native eSigning-functie goed.
Als u op zoek bent naar het opstellen van contracten, uitgebreidere rapportage en diepere levenscyclusfuncties voor contractbeheer (zoals workflowautomatisering, versiebeheer en ingebouwde samenwerking en taakbeheer), dan is Editors 'Choice Agiloft een krachtigere en aanpasbare optie.
Voor klanten die zich echter voornamelijk bezighouden met het routeren en beheren van documenten na de creatie met een hoge mate van beveiliging en uitgebreide controleerbaarheid, is ContractWorks een slim ontworpen en uitgevoerde oplossing voor die aspecten van contractbeheer.
Voordelen
Nadelen
ContractWorks begint bij $ 600 per maand, jaarlijks gefactureerd, en levert voor die prijs een goed ontworpen platform voor contractbeheer, dat sterk gericht is op het categoriseren, volgen en goedkeuren van contracten.
Helaas voor sommigen betekent dit dat het niet veel ondersteuning biedt voor het opstellen van contracten, heen-en-weer juridische onderhandelingen of ingebouwde samenwerkingsfuncties.
Deze gerichte functiefocus betekent dat u uw bedrijfsproces zorgvuldig moet afstemmen op de mogelijkheden van de software, aangezien dit geen alles-in-één-tool is.
Dat is in de eerste plaats wat het achter onze Editors 'Choice-winnaars in deze ruimte, Agiloft en Updraft, houdt.
Prijzen en plannen
In tegenstelling tot Agiloft (gratis voor maximaal 10 gebruikers bij Agiloft) en de meeste leveranciers op het gebied van contractbeheer, hanteert ContractWorks geen prijs op basis van gebruikerslicenties.
Het product begint bij $ 600 per maand, jaarlijks gefactureerd, voor het abonnement van 12 maanden.
De andere prijsoptie is $ 750 per maand voor het abonnement van 3 maanden, driemaandelijks gefactureerd.
U kunt beginnen met het kwartaalplan en overstappen op een jaarabonnement, afhankelijk van uw behoeften.
Beide abonnementen worden geleverd met een gratis proefperiode en bieden u onbeperkte gebruikers, documentopslag, ondersteuning en training plus gratis implementatie.
U krijgt ook aanpasbare waarschuwingen, rapporten, machtigingen, controlelogboeken, documentmigratie en -configuratie, aangepaste branding en tal van andere functies, waaronder de document-tagging en sjabloonfuncties van het platform.
Het enige waar ContractWorks een gebruikerslimiet aan toekent, zijn elektronische handtekeningen, waarvoor het bedrijf in maart 2017 een native eSignature-functie heeft uitgerold.
Organisaties krijgen vijf gratis gebruikers van elektronische handtekeningen zonder extra kosten, maar extra gebruikers komen in pakketten van vijf elektronische handtekeningen gebruikers voor $ 1.200 per jaar.
ContractWorks kan niet worden geïntegreerd met Adobe Sign, DocuSign of andere externe eSignature-leveranciers, en geeft er de voorkeur aan om dit als een native functie binnen het platform te centraliseren.
ContractWorks biedt ook korting voor non-profitorganisaties en volumepakketten voor advocatenkantoren of professionele dienstverleners die contractbeheer via ContractWorks willen aanbieden als een factureerbare dienst.
Beheer van de contractlevenscyclus
ContractWorks houdt de gebruikersinterface (UI) eenvoudig.
De ervaring is op pictogrammen gebaseerd en gemakkelijk te navigeren, en het bovenste menu heeft slechts zes tabbladen: documenten, tags / sjablonen, gebruikers, rapporten, ondertekening en instellingen, en een universele zoekbalk.
Er zijn vijf standaardrollen met aangepaste weergaven van de functies waartoe u toegang krijgt: Beheerder, Volledige toegang, Alleen downloaden, Alleen weergeven en Geen toegang.
Maar u kunt uw eigen aangepaste rollen toevoegen met toegang tot specifieke documenten, mappen, kamers, enz.
In tegenstelling tot Agiloft en Onit Contractadministratie en Contractbeoordeling & goedkeuring (3.000,00 per maand bij Onit), wanneer u zich aanmeldt, ziet u geen aangepast dashboard met realtime widgets en rapporten.
ContractWorks brengt u rechtstreeks naar uw documentopslagplaats om aan de slag te gaan.
De pagina Documenten is ingedeeld als een e-mailinbox.
Er is de hoofdinbox in het midden, een aangepaste mappenstructuur aan de linkerkant voor het organiseren van uw documenten en knoppen bovenaan om het contract in bulk te uploaden, nieuwe mappen te maken, te kopiëren, te downloaden en bijlagen toe te voegen aan documenten.
U kunt ook slepen en neerzetten gebruiken om documenten naar de inbox te verplaatsen zonder dat u de knop Uploaden hoeft te gebruiken.
De bijlagefunctie is handig voor het toevoegen van wijzigingsopdrachten of addendums aan een hoofdcontract, en die vermelding in de inbox toont de bijgevoegde documenten.
Hoewel u in ContractWorks eigenlijk geen contracten kunt bewerken, wordt door op een document te klikken de oorspronkelijke PDF-viewer geopend, die een dynamisch watermerk toont dat is aangepast aan de gebruiker als een extra beveiligingsfunctie om de contractvertrouwelijkheid te behouden.
Een andere handige beveiligingsfunctie is tweefactorauthenticatie, die me ertoe aanzette om elke keer dat ik inlogde een code in te voeren die naar mijn mobiele apparaat werd gestuurd.
De meest unieke functies in ContractWorks draaien om tags, sjablonen en zoeken.
Tags in het systeem kunnen elk veld zijn dat u doorzoekbaar of opneembaar wilt maken in uw contract.
Het is een uiterst flexibele categorisatiefunctie die tekst, datums, cijfers, percentages of een ja / nee-antwoord kan omvatten.
U kunt bijvoorbeeld een "Automatische verlenging?" of een "Vertrouwelijkheid?" tag om die instelling snel in of uit te schakelen voor een contract.
Tags worden meegenomen in de flexibelere categorisatiestructuur die definieert hoe ContractWorks contractbeheer benadert.
Wanneer u een nieuwe tag maakt, kunt u ook een vervolgkeuzemenu toevoegen waarmee de tag aan een bepaalde afdeling binnen uw bedrijf of aan een groter contracttemplate wordt toegevoegd.
Dus als u tags voor arbeidsovereenkomsten toevoegt, kunt u de afdeling human resources (HR) toevoegen aan het vervolgkeuzemenu, terwijl u voor een geheimhoudingsverklaring (NDA) de juridische afdeling zou kunnen toevoegen.
Tags zijn eenvoudig te maken op het tabblad Tags / sjablonen, en u kunt vervolgens teruggaan naar de inbox van de documenten en tags aan bepaalde contracten koppelen.
De gebruikersinterface van ContractWorks is even schaars en intuïtief als die van Concord (gratis voor maximaal 3 gebruikers bij Concord), maar gaat veel dieper in op gedetailleerde contractcategorisering en zoeken.
Sjablonen zijn een verlengstuk van dat idee.
Ze groeperen tags op basis van het contracttype, waardoor klanten dezelfde 5-10 bepalingen van een leaseovereenkomst kunnen volgen, bijvoorbeeld om snel naar dat type contract te zoeken in tegenstelling tot een leverancierscontract, partnerschapsovereenkomst, NDA of leningsovereenkomst.
Sjablonen zijn niet gerelateerd aan het maken van contracten; het zijn aanvullende beheer- en categorisatietools.
Alleen beheerders of gebruikers met volledige toegang kunnen tags en sjablonen toepassen.
Toen ik het platform als admin testte, was ik in staat om meerdere tags in een testsjabloon te plaatsen en standaardvelden zoals start- en einddatums, termijn en contractwaarde als verplichte velden te markeren.
Ik zou dan terugkerende meldingen voor specifieke gebruikers kunnen instellen, evenals automatische updates en automatisch verlengen op basis van het interval dat ik instelde.
Dit is handig voor abonnementscontracten die op kwartaal- of jaarbasis worden verlengd.
U kunt ook een document uploaden om het aan een contractsjabloon te koppelen, maar nogmaals, het is geen sjabloon voor het schrijven van een volledig contract zoals u zou vinden in tools zoals Agiloft.
Dat gezegd hebbende, ContractWorks-tags en -sjablonen zijn beter aanpasbaar en gemakkelijker te gebruiken dan traditionele benaderingen, en ze zijn volledig doorzoekbaar.
Nadat u documenten heeft geüpload en tags en sjablonen heeft toegevoegd, kunt u ondertekenaars en elektronische handtekeningen beheren op het tabblad Ondertekenen.
Als beheerder kunt u uw vijf-ondertekenaar aanwijzen of een handtekeningsjabloon instellen die is gecorreleerd met bepaalde contracttypen.
In dit geval kunt u een document markeren met de specifieke locaties waarvoor u een handtekening nodig heeft en wie de ondertekenaar is, en dat vervolgens opslaan als een sjabloon.
Als u al een sjabloon heeft ingesteld, kunt u op het penpictogram op het tabblad Documenten klikken om onmiddellijk een beveiligde link ter ondertekening te e-mailen.
Alle ondertekenaars krijgen een ingevulde pdf-kopie van het contract per e-mail toegezonden, en op het tabblad Ondertekenen kunt u filteren op voltooide, niet-voltooide of geannuleerde handtekeningen.
De eSigning-functionaliteit is eenvoudig en de native ondertekeningsmogelijkheid zal binnenkort worden geïntegreerd met Salesforce (Bezoek site op Salesforce.com) en beschikbaar in de Salesforce AppExchange, waarvan ContractWorks zei dat het in staat zal zijn om een ??in Salesforce gemaakt document rechtstreeks naar ContractWorks te sturen voor opslag handtekening en trekken Salesforce-velden rechtstreeks als tags naar het platform.
Rapporten en meldingen
ContractWorks is nog bezig met het uitbouwen van de rapportagefunctionaliteit, maar er is een solide reeks functies en analyses om mee te werken.
Op het tabblad Rapporten kunt u zowel rapporten als gerelateerde meldingen in een kalenderweergave beheren.
Bij het maken van een nieuw rapport kon ik uit al mijn tags en sjablonen kiezen als kolommen om binnen te halen, en de gegevens uit mijn rapport filteren op trefwoorden of een bepaald sjabloon.
Ik heb het rapport vervolgens geëxporteerd als een pdf- en Microsoft Excel-bestand.
Nadat u een rapport heeft gemaakt, kunt u op de tabbladen Meldingenkalender en Meldingsrapport e-mails en gerelateerde meldingen voor specifieke gebruikers configureren.
U kunt al uw rapporten ook bekijken op het tabblad Opgeslagen rapporten.
Het belangrijkste is dat ContractWorks u een auditlogboek geeft om alle activiteiten per gebruiker bij te houden en een volledige geschiedenis van elk contract in het systeem.
Rapporten in ContractWorks gaan meer over de verplaatsing van documenten door het systeem en de acties die gebruikers ondernemen, het bijhouden wanneer een document wordt geüpload, verplaatst, hernoemd en wanneer details worden gewijzigd om traceerbaarheid te garanderen en fouten op te sporen.
In dat opzicht doen de audittrail, rapportage en notificatiekalender hun werk.
Dat gezegd hebbende, de rapportagemogelijkheden zijn lang niet zo diepgaand of gegarneerd met interactieve grafieken en grafieken als die in Agiloft en Onit, of de trendstatistieken en aanbevelingen die u zult vinden in rapporten die zijn gegenereerd door Coupa Contract Lifecycle Management (gratis bij Coupa ).
Een virtuele archiefkast voor contracten
ContractWorks is gebruiksvriendelijk, nauwgezet in de indeling van contracten en een van de beste ervaringen die we hebben getest voor veilige opslag en tracering van contractdocumenten.
Het platform blinkt ook uit als het gaat om snel zoeken door de tagging- en sjabloonstructuur.
Bovendien werkt de native eSigning-functie goed.
Als u op zoek bent naar het opstellen van contracten, uitgebreidere rapportage en diepere levenscyclusfuncties voor contractbeheer (zoals workflowautomatisering, versiebeheer en ingebouwde samenwerking en taakbeheer), dan is Editors 'Choice Agiloft een krachtigere en aanpasbare optie.
Voor klanten die zich echter voornamelijk bezighouden met het routeren en beheren van documenten na de creatie met een hoge mate van beveiliging en uitgebreide controleerbaarheid, is ContractWorks een slim ontworpen en uitgevoerde oplossing voor die aspecten van contractbeheer.