efileCabinet Online (dat begint bij $ 15 per gebruiker per maand) is een volledig uitgerust bedrijfsdocumentbeheersysteem (DM) dat een nieuwe webgebaseerde gebruikersinterface (UI) heeft geïntegreerd die intuïtiever is, met sterkere bestandsdigitalisatie en opslagfunctionaliteit.
eFileCabinet Online blinkt uit in het bieden van versiebeheer, het delen van bestanden en het bewaren van documenten en compliance-functies.
De functieset is geschikt voor de behoeften van kleine tot middelgrote bedrijven (MKB).
Als deze geavanceerde functies overweldigend lijken of als samenwerking hoger op uw verlanglijstje staat, dan biedt onze keuze van de redactie Zoho Docs Standard betere samenwerkingsfuncties.
eFileCabinet online pakketten
eFileCabinet Online biedt gebruikers een breed scala aan keuzes voor hun DM-behoeften.
Maar er is geen gratis proefversie beschikbaar en de prijsstructuur is gewijzigd sinds we deze voor het laatst hebben beoordeeld.
eFileCabinet Online begint bij $ 15 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd) met 25 gigabyte (GB) opslagruimte, maar alleen voor het delen van bestanden en zonder enige DM-functionaliteit.
De Advantage-laag van $ 30 per gebruiker per maand is een robuuster startpunt omdat het 1 terabyte (TB) opslagruimte, toegang tot het eFileCabinet DM-systeem, veilig delen van bestanden en toegang tot handige sjablonen biedt.
De Advantage-laag omvat ook Microsoft Office-integratie, retentie (governance), compliance-tools en tweefactorauthenticatie (2FA).
Het enige nadeel van deze laag is de minimumvereiste voor drie gebruikers.
Dit plan omvat ook integratie met eSignature en Intuit QuickBooks (gratis bij QuickBooks Self-Employed).
Een completer aanbod is de Business-laag, die $ 55 per gebruiker per maand kost zonder minimale gebruikersvereisten.
Het bevat alle functies van de Advantage-laag, maar voegt daar een automatisering van bedrijfsprocessen, dataspecifieke bestandsroutering, automatische bestandsnaamgeving / -opslag en gezoneerde optische tekenherkenning (OCR) aan toe.
Er is ook een Enterprise-laag beschikbaar, maar de prijzen daarvoor zijn afhankelijk van licenties en functies.
Aan de slag met eFileCabinet Online
Om u aan te melden voor eFileCabinet Online, moet u eerst een demo opzetten met het verkoopteam door een online formulier in te vullen of een gratis nummer te bellen.
Een bedrijfsvertegenwoordiger biedt u vervolgens een demonstratie van 15 minuten, helpt u te bepalen welk plan voor u het beste werkt en helpt u bij het opzetten.
Sinds onze laatste recensie is eFileCabinet Online opnieuw ontworpen en opnieuw opgebouwd op het HTML5-platform, dus het vereist niet langer Microsoft Silverlight.
Dit betekent dat het nu in elke browser kan worden gebruikt en ook Mac-compatibel is.
De nieuwe eFileCabinet Online UI is veel schoner dan de oude, met vereenvoudigde menu's en ingebouwde Help-functies.
Bovenaan het dashboard vindt u vervolgkeuzemenu's voor Nieuw, Delen, Bewerken, Aan de slag en "Hulp nodig?" toetsen.
Bestanden zijn georganiseerd zoals hun papieren tegenhangers, dat wil zeggen in kasten, laden en mappen.
Onder het menu Nieuw kunt u laden, mappen en kasten maken.
Het menu Delen bevat opties voor delen via e-mail, SecureDrawer en meer.
De Aan de slag en "Hulp nodig?" knoppen openen een inschuifvenster met twee tabbladen: Help en Leer de basis, de laatste biedt een rondleiding door de software en handleidingen voor eenvoudige taken.
Een hamburgermenu aan de linkerkant van het dashboard geeft je toegang tot administratieve instellingen, opties voor e-handtekeningen, de optie om over te schakelen naar de klassieke weergave van de software en meer.
Nieuwe functies zijn onder meer integratie met Citrix ShareFile.
Als u Citrix ShareFile gebruikt om samen aan documenten te werken, kunt u Citrix ShareFile-mappen in eFileCabinet Online toewijzen.
U kunt ook in documenttekst zoeken zolang deze leesbaar is; efileCabinet Online zal automatisch PDF- en afbeeldingsbestanden OCR.
eFileCabinet biedt zijn gratis SideKick-desktoptoepassing.
Het wordt weergegeven door een zwevend, rond pictogram dat u overal op uw scherm kunt slepen en neerzetten.
Klik erop om uit te vouwen en u kunt toegang krijgen tot uw account, documenten beheren, nieuwe documenten uploaden, zoeken en meer.
De SideKick-desktopapp wordt in realtime met uw account gesynchroniseerd en is een gemakkelijke manier om toegang te krijgen tot uw bestanden zonder in te loggen op een browser.
Documenten delen en samenwerken
Met eFileCabinet Online kunt u bestanden delen met interne en externe gebruikers en een onbeperkt aantal documentversies volgen.
Met de in- en uitcheckfuncties kunt u bestanden en meerdere bewerkingen van hetzelfde document tegelijkertijd bijhouden.
Een leuke functie is dat je, wanneer je een bestand deelt, het met een wachtwoord kunt beveiligen en zelfs een vervaldatum kunt toevoegen als je te maken hebt met gevoelige inhoud.
Gebruikers kunnen metadata aan elk bestand toevoegen om het zoeken te verbeteren en in één oogopslag informatie te geven.
Alle bestanden kunnen inline worden bekeken, zodat u niet hoeft te wachten totdat ze allemaal zijn gedownload.
Als je een account hebt bij DocuSign of Citrix RightSignature, dan kan elk account worden geïntegreerd in je eFileCabinet Online-dashboard, zodat je e-handtekeningen kunt vastleggen.
U kunt documenten naar iedereen sturen om te worden ondertekend en alleen de afzender heeft een account nodig, net zoals u kunt doen in Adobe Document Cloud Standard (12,99 per maand bij Adobe).
eFileCabinet Online biedt ook volledige integratie met Salesforce.
Vanuit Salesforce hebt u toegang tot bestanden en kunt u bestanden verplaatsen naar eFileCabinet Online.
Er zijn ook handige organisatietools.
Als beheerder kunt u sjablonen voor uw kasten maken en toepassen.
Als u bijvoorbeeld een kabinet wilt maken voor meerdere afdelingen, allemaal met dezelfde mappen erin, dan kunt u dat één keer instellen en de sjabloon op elke afdeling toepassen.
Om een ??sjabloon te maken, moet u echter eerst een bibliotheek maken.
Ik zou het leuk vinden als er al een voorbeeldbibliotheek in mijn account was gevuld.
Om een ??bibliotheek te maken, gebruikt u de vervolgkeuzelijst Nieuw menu, die op de beheerpagina de bibliotheek, subbibliotheek en sjabloon bevat.
Er is een walkthrough op deze pagina met de naam "Hoe voeg ik een sjabloon toe", maar toen ik erop klikte, verscheen er een bericht waarin stond dat het niet beschikbaar was.
Na twee pogingen verscheen er een bericht met instructies.
Evenzo kunt u workflows maken die bestaan ??uit geautomatiseerde acties die worden geactiveerd door bepaalde gebeurtenissen.
Dit is echter alleen beschikbaar bij gebruik van de klassieke weergave.
Andere geavanceerde functies zijn onder meer het bewaren van documenten, audits en vernietigingsschema's.
eFileCabinet Online heeft apps voor Android en iOS.
Met behulp van de apps kunt u een voorbeeld van uw bestanden bekijken, beheren en delen.
U kunt uw camera ook gebruiken om onderweg documenten vast te leggen en op te slaan.
Doorzoekbare online Help is rechtstreeks beschikbaar vanuit de gebruikersinterface van de software en bevat artikelen, video's en downloadbare gebruikershandleidingen.
Er zijn ook tooltips beschikbaar voor bepaalde functies.
U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met eFileCabinet Online via livechat, e-mail en telefoon.
De belangrijkste Help-pagina geeft de gemiddelde wachttijd voor telefoon en chat weer, wat een leuke bijkomstigheid is.
Live ondersteuning via chat of telefoon is doordeweeks beschikbaar van 8.00-17.00 uur (Mountain Time).
Alle DM-functies op één plek
eFileCabinet Online heeft misschien niet de meest opwindende naam, maar het biedt een overvloed aan functies om uw bedrijf georganiseerd en compliant te houden.
Of u nu documenten moet bijhouden of projecten moet beheren, eFileCabinet Online kan u helpen.
De opnieuw ontworpen gebruikersinterface maakt het allemaal nog eenvoudiger, en nieuwe integraties bieden meer opties voor delen en e-handtekeningen.
Maar voor een vergelijkbare set samenwerkingsfuncties plus de mogelijkheid om documenten online en op mobiele apparaten te bewerken, is onze keuze voor de Editors 'Choice Zoho Docs Standard een geweldige oplossing.
Het komt neer op
eFileCabinet Online is een uitgebreide oplossing voor bestandsbeheer met solide compliance- en retentiefuncties.
De bijgewerkte gebruikersinterface maakt het allemaal gemakkelijk te vinden, ongeacht het apparaat of platform waarop u het opent.
