Microsoft heeft de afgelopen jaren harder moeten vechten om zijn leidende positie op het gebied van productiviteit te behouden; iets dat het Microsof Office-platform gebruikte om bijna moeiteloos te beheren.
Om het te helpen onderscheiden, heeft het bedrijf verschillende backoffice-verbeteringen voor Office ontwikkeld en beschikbaar gemaakt in de cloud.
De belangrijkste hiervan is Microsoft SharePoint Online, een zeer krachtige combinatie van aanpasbare workflow, teamsamenwerking en documentbeheer.
In combinatie met Microsoft Office en Office 365 kan SharePoint Online in veel organisaties snel brede productiviteitsverbeteringen doorvoeren.
Hoewel het een potentieel hoog prijskaartje met zich meebrengt zodra alle gebruikers en opties zijn verwerkt (hoewel het begint bij slechts $ 5 per gebruiker per maand), is het nog steeds een gemakkelijke keuze voor onze Editors 'Choice in documentbeheer, samen met Ascensio System OnlyOffice.
SharePoint Online-pakketten
Microsoft biedt geen gratis proefversie van Microsoft SharePoint Online, hoewel de proefversie van 30 dagen voor Microsoft Office 365 Enterprise E3 wel toegang tot Microsoft SharePoint Online biedt (zorg ervoor dat u zich aanmeldt voor de proefversie van Enterprise E3, aangezien Microsoft ook proefversies van Office 365 Home Premium en Business Premium, maar geen van deze niveaus bevat Microsoft SharePoint Online).
Microsoft SharePoint Online heeft twee betaalde abonnementen, genaamd "Abonnement 1" en "Abonnement 2".
Plan 1 (dat begint bij $ 5 per gebruiker per maand) bevat echt alles wat u van een documentbeheerplatform mag verwachten: ondersteuning voor meerdere documentbibliotheken, samenwerkingstools, delen met interne of externe gebruikers, inhoudsbeheer, recordbeheer en workflows.
Plan 2 (dat begint bij $ 10 per gebruiker per maand) voegt een aantal geavanceerde functies toe, waaronder aanpasbare zoekmogelijkheden, e-discovery en compliance-tools zoals auditing en in-place hold.
U kunt ook toegang krijgen tot Microsoft SharePoint Online via een van de Enterprise-lagen in Microsoft Office 365.
De Office 365 Enterprise E1-laag biedt Microsoft SharePoint Online-toegang gelijk aan Plan 1, evenals toegang tot Exchange Online met 50 GB mailboxen, Microsoft Teams ($ 5,00 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd bij Microsoft365 for Business) , en online versies van Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint en Microsoft Word.
Office 365 Enterprise E3 voegt desktopversies van Office 2016 toe (tot vijf installaties per gebruiker) en mobiele apps, onbeperkt Microsoft OneDrive ($ 5,00 per gebruiker per maand bij Microsoft365 voor bedrijven) opslag en de toevoeging van mogelijkheden voor documentbeheer.
Dergelijke mogelijkheden omvatten handmatig bewaar- en verwijderingsbeleid, handmatige documentclassificaties en eDiscovery (een reeks hulpprogramma's waarmee u documenten kunt vinden die verband houden met rechtszaken of informatieverzoeken, en de juiste actie kunt ondernemen, zoals het vastleggen van documenten of het exporteren van de bestanden).
Office 365 Enterprise E5 vormt een aanvulling op de eDiscovery-toolset met analyses, geautomatiseerde documentclassificatie en import via Advanced Data Governance.
De prijzen voor Office 365 Enterprise-niveaus worden berekend als een maandelijks tarief per gebruiker met een jaarlijkse verbintenis.
De prijzen beginnen bij $ 8 per gebruiker per maand voor E1, $ 20 per gebruiker per maand voor E3 en $ 35 per gebruiker per maand voor E5.
Aan de slag met SharePoint Online
Aanmelden met Microsoft SharePoint Online is eenvoudig.
Kies gewoon een abonnement en geef uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf en adres op.
Maak vervolgens een gebruikers-ID, wachtwoord en een unieke URL (bijvoorbeeld uwnaam.onmicrosoft.com).
Verifieer daarna dat u geen robot bent door een code in te voeren die u via een sms of telefoontje ontvangt.
Voer ten slotte uw betalingsgegevens in en kies of u maandelijks of jaarlijks wilt betalen.
Betalingsinformatie is niet vereist als u kiest voor de gratis proefperiode.
Als dit uw eerste ervaring is met Office 365, kunt u een beetje informatie-overload tegenkomen wanneer u zich voor het eerst aanmeldt.
Als u zich hebt aangemeld voor de gratis proefversie van Microsoft Office 365 Enterprise E3, bevat uw dashboard meer dan een dozijn tegels die zijn gekoppeld naar verschillende Microsoft-programma's en -functies in de Enterprise E3-laag.
Een van deze tegels is Microsoft SharePoint Online.
Bovendien hebt u toegang tot de administratieve aspecten van Microsoft SharePoint Online onder de Admin-module via het menu Admin Centers aan de linkerkant.
Met Microsoft SharePoint Online kunnen gebruikers afzonderlijke sites maken als een organisatie- en beheerentiteit.
Elke SharePoint-site kan zijn eigen documentbibliotheek, notitieblokken, beveiliging en ontwerp hebben.
Bovendien kunnen sites worden georganiseerd als zelfstandige sites of in een hiërarchie door het gebruik van subsites.
Bij het maken van een site wordt u gevraagd te kiezen tussen een teamsite of een communicatiesite.
Teamsites zijn de traditionele SharePoint-sites, bedoeld voor samenwerking binnen een organisatie, met name waar een aanzienlijk percentage van de gebruikers betrokken zal zijn bij documentbeheer.
Communicatiesites zijn handig voor scenario's waarin een individu of een kleine groep inhoud creëert die door een grotere groep gebruikers kan worden geconsumeerd; beschouw het als een kruising tussen een documentbibliotheek en een blog.
Beide site-opties kunnen worden gebruikt om documenten te delen en zijn in hoge mate aanpasbaar.
Teamsites in Microsoft SharePoint Online zijn flexibel, op voorwaarde dat iemand bereid is om door de leercurve te navigeren.
De documentbibliotheek van een site kan bijvoorbeeld worden geconfigureerd met talloze metadatavelden, die kunnen worden gebruikt voor een aantal verschillende functies.
Een documentweergave kan worden aangepast om specifieke velden weer te geven die u kunt gebruiken om te zoeken en te sorteren.
Een weergave kan ook worden gefilterd om alleen documenten met overeenkomende metagegevens weer te geven, zodat u meerdere weergaven kunt maken, elk aangepast om een ??specifieke set documenten weer te geven.
Microsoft SharePoint Online documentbibliotheken kunnen worden gesynchroniseerd met uw computer of mobiele apparaat met behulp van de Microsoft OneDrive-client.
Desktopgebruikers kunnen eenvoudig op de knop Synchroniseren in de documentbibliotheek klikken om de verbinding te configureren (of de software te downloaden).
Nieuwe bestanden kunnen aan de documentbibliotheek worden toegevoegd door ze te slepen en neer te zetten, bestanden naar een gesynchroniseerde map op uw bureaublad te kopiëren of door verschillende Office-apps op desktop of mobiele apparaten te gebruiken.
Een slag tegen Microsoft SharePoint Online jarenlang was te wijten aan de onvoorspelbaarheid van de OneDrive-synchronisatieclient.
Microsoft heeft sindsdien een nieuwe OneDrive-client uitgebracht, die uw bestanden veel beter gesynchroniseerd lijkt te houden.
Documenten delen en samenwerken
In de kern is Microsoft SharePoint Online een platform voor documentbeheer.
Naast basisfuncties voor documentbeheer, zoals het uploaden en downloaden van bestanden, bewerken en delen, zorgt Microsoft SharePoint Online ook voor het bijhouden van wijzigingen.
Door een logboek bij te houden van wie er wijzigingen heeft aangebracht en u eerdere edities van uw document te laten downloaden om wijzigingen te bekijken of terug te keren naar een eerdere revisie, krijgt Microsoft SharePoint Online nogal wat flexibiliteit.
Gebruikers kunnen ook waarschuwingen configureren voor een documentbibliotheek om een ??melding te ontvangen wanneer er wijzigingen zijn aangebracht.
Documenten kunnen worden uitgecheckt om problemen te voorkomen met meerdere mensen die hetzelfde bestand bewerken, hoewel cocreatie (meerdere gebruikers die hetzelfde bestand tegelijkertijd bewerken) ook wordt ondersteund voor moderne Office-documenten, ervan uitgaande dat alle gebruikers Office 2010 of later gebruiken.
Microsoft biedt een aantal vrij forse beveiligings- en nalevingsfuncties in Office 365, waarvan er vele kunnen worden gebruikt tegen Microsoft SharePoint Online.
De meeste andere zakelijke documentbeheersuites, zoals Ascensio System OnlyOffice (40,00 per jaar bij ONLYOFFICE), bieden basisbeveiligingsfuncties zoals machtigingen en het volgen van audits.
Microsoft SharePoint Online ondersteunt deze functies ook, maar bevat ook functies die groter zijn dan de concurrentie.
Om te beginnen kunt u beleid maken voor zaken als documentlabels, preventie van gegevensverlies, documentbewaring en supervisortoegang.
Documentlabels worden gebruikt om documenten te identificeren die mogelijk gevoelige gegevens bevatten, zoals creditcards, burgerservicenummers of klantgegevens.
SharePoint biedt tools om deze labels niet alleen te maken en te beheren, maar ook om ze toe te passen op bestaande documenten (of zelfs e-mails als je een volledige Office 365-suite gebruikt) op basis van de inhoud van het document.
Er zijn vergelijkbare tools beschikbaar om gegevensverlies te voorkomen, zoals het voorkomen dat documenten die gevoelige informatie bevatten, buiten uw organisatie worden gedeeld.
Er zijn ook tools beschikbaar voor het beheren van het bewaren van documenten, zowel om te voorkomen dat gebruikers documenten permanent verwijderen als om archivering of verwijdering na een bepaalde tijdsperiode af te dwingen.
In veel van deze gevallen biedt Microsoft een vooraf gedefinieerde set filters die zijn ontworpen om de naleving van de voorschriften in verschillende landen te vergemakkelijken, waaronder de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de bijbehorende voorschriften.
U kunt beleidstoepassing ook configureren door zoektermen te gebruiken.
Dit beleid kan worden toegepast op Microsoft SharePoint Online of op afzonderlijke sites.
Auditregistratie kan worden gebruikt om activiteiten op gebruikersniveau of administratieve wijzigingen bij te houden.
Zodra logboekregistratie is ingeschakeld, kunt u in het controlelogboek zoeken naar specifieke acties, gebruikers, tijdvensters of zoektermen om uw beeld te focussen.
Een functie die eerder werd genoemd, eDiscovery, is een uitgebreide tool voor het vinden van documenten die betrekking hebben op een specifiek onderwerp, zoals een juridische procedure.
Door eDiscovery te gebruiken, kunt u documenten lokaliseren die binnen het bereik van een dagvaarding of ander informatieverzoek vallen, relevante documenten beschermen door ze vast te houden of zelfs relevante bestanden exporteren om aan het verzoek te voldoen.
Als deze beveiligingsfuncties intimiderend klinken, weet dan dat ze volledig optioneel zijn en u niet in de weg zullen zitten als u ervoor kiest ze te negeren.
Er zijn ook meer standaardbeveiligingsopties beschikbaar, zoals machtigingen op basis van groepen of gebruikers.
U kunt ook configureren hoe het delen van bestanden buiten uw organisatie werkt, zoals alleen delen met geverifieerde gebruikers, vervaltermijnen instellen voor anonieme toegang of groepen gebruiken om te beheren wie documenten extern kan delen.
U kunt ook deelkoppelingen configureren om alleen-lezen toegang tot uw documenten te bieden.
Flexibele en uitbreidbare workflow
Microsoft SharePoint ondersteunt al geruime tijd het maken van workflows en SharePoint Online is daarop geen uitzondering.
Terwijl de meeste documentbeheersystemen met een workflowmodule basisdocumentbeheertaken ondersteunen, zoals revisierouting of handtekeningverzoeken, Microsoft ...
