Rubex van eFileCabinet (dat begint bij $ 15 per gebruiker per maand) is een Software-as-a-Service (SaaS) documentbeheer (DM), cloudopslag en bestandsdelingsoplossing die is ontworpen om bedrijven te helpen papierloos te worden en hun bestanden effectief te organiseren en documenten.
Ideaal voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) die een Cloudgebaseerde oplossing, Rubex by eFileCabinet maakt het gemakkelijk om veilig documenten te delen binnen een organisatie en extern, en om documentretentie en compliance in te stellen.
Rubex door eFileCabinet ook houdt automatisch een geschiedenis bij van de levensduur van een document, inclusief welke wijzigingen zijn aangebracht, wie het heeft gedaan en wanneer.
Het slaat proactief alle informatie op die nodig is voor toekomstige audit trails.
Rubex door eFileCabinet beschikt over een uitgebreide zoekfunctie, geautomatiseerde workflows, het maken van sjablonen en het delen van bestanden met versiebeheer gericht op het verhogen van de efficiëntie die mooi overeenkomt met Microsoft SharePoint Online, onze Editors 'Choice voor DM-oplossingen.
U vindt ook een breder scala aan samenwerkingsopties van Ascensio System OnlyOffice, onze tweede keuze van de Editors 'Choice in ons overzicht van DM-softwarereview.
Documentbeheer en veilige opslag
Rubex van eFileCabinet is een geïntegreerd webportaal voor DM en het delen van bestanden dat de functies van de eFileCabinet Online (30,00 per gebruiker per maand bij eFileCabinet) en SecureDrawer-services in één moderne, webgebaseerde oplossing samenbrengt.
Om het MKB te helpen papierloos te werken en hun efficiëntie te verhogen, biedt Rubex by eFileCabinet functies voor slimme documentorganisatie, opslag en delen.
Het voegt ook gedetailleerde controles toe voor bestandsmachtigingen en beheer van beleid voor het bewaren van gegevens.
Rubex by eFileCabinet is ontworpen rond samenwerking en is de nieuwste evolutie van eFileCabinet Online, die een complete reeks DM-functies bevat om veilig bestanden te delen.
Om de beveiliging van het opslaan en delen van documenten te versterken, gebruikt Rubex by eFileCabinet 256-bit encryptie en maakt het gebruik van Amazon Web Services ($ 6.415,00 bij Amazon) (AWS).
Rubex door eFileCabinet is erg nieuw; de eFileCabinet-website belicht nog steeds de oudere maar meer herkenbare eFileCabinet- en SecureDrawer-services, wat verwarrend kan zijn.
De toekomst is duidelijk Rubex van eFileCabinet, dat ogenschijnlijk alle functies biedt die deze twee applicaties hebben, maar dan in een frisse nieuwe gebruikersinterface (UI).
De eFileCabinet Online Android- en iOS-apps verwijzen op dezelfde manier naar eFileCabinet Online, zelfs als ze Rubex van eFileCabinet gebruiken.
Prijzen en mogelijkheden
Vanaf $ 15 per gebruiker per maand biedt Rubex by eFileCabinet veilige bestandsdeling met 25 GB opslagruimte, maar geen DM-functies of -functionaliteit.
Het step-up-abonnement is de Advantage-laag die $ 30 per gebruiker per maand kost, inclusief 1 TB opslag.
Dit is een robuuster aanbod dat de meeste KMO's zal aanspreken, maar alleen toegankelijk is met minimaal drie gebruikers.
Advantage-abonnementen omvatten het eFileCabinet DM-systeem, veilig delen van bestanden, de SideKick-app, retentie (governance), tweefactorauthenticatie (2FA), geïndividualiseerde beveiligingsinstellingen, compliance-tools en integratie van e-handtekeningen.
Het omvat ook Microsoft Office-integratie, toegang tot API-integratie (Application Programming Interface), audittrail, ondersteuning en service en mobiele toegang.
De functieset van deze laag is ideaal voor de meeste MKB-bedrijven die hun cloud DM-behoeften vervullen.
De prijzen zijn ongeveer gemiddeld voor een product uit deze reeks, maar de vereiste om minimaal drie gebruikers te hebben om er toegang toe te hebben, voelt als een strategie om gebruikers naar het volgende niveau te dwingen.
Die volgende laag is het Business-abonnement, dat $ 55 per gebruiker per maand kost en 5 TB aan opslagruimte omvat.
De Business-laag heeft alle functies van de Advantage-laag, en omvat ook automatisering van bedrijfsprocessen, opname van zones met optische tekenherkenning (OCR), workflowautomatisering, workflowontwerper en automatiseringsbibliotheken.
Dit niveau omvat ook onboarding-tools, goedkeuringen, tijdsbestekproces, automatische escalatie van prioriteitsprocessen, gegevensspecifieke bestandsroutering en automatische bestandsnaamgeving en -opslag.
Er is ook een enterprise-optie beschikbaar, maar de prijs daarvoor hangt af van specifieke aanpassingen en opslagvereisten.
Alle tariefplannen voor Rubex by eFileCabinet worden op jaarbasis gefactureerd.
Functionaliteit gericht op organisatie
Rubex by eFileCabinet is gericht op organisatie en efficiëntie bij het digitaliseren, beheren en delen van documenten.
De belangrijkste functionaliteit en bediening van de website begint aan de linkerkant van het scherm en wordt gedetailleerder naarmate u naar de rechterkant gaat.
De online oplossing biedt een aantrekkelijke en intuïtieve gebruikerservaring (UX).
De bovenste balk, die donkerblauw is gekleurd, heeft een hamburgermenu met drie strepen voor toegang tot de submenu's Home, Admin, Zoeken, Bestandsverzoeken, Afgemeld en Mijn instellingen.
Dit menu kan eenvoudig worden verborgen om de schermruimte te maximaliseren.
Het Admin-gedeelte is waar u gebruikers, gasten en groepen kunt toevoegen.
Hier kunt u licenties voor gebruikers en gasten beheren en de gebruikerssessies bekijken.
De Admin-sectie is waar sjablonen kunnen worden toegevoegd en waar governance- en beveiligingsbeleid kan worden bepaald.
Beveiligingsbeleidsopties zijn uitgebreid met verschillende complexe wachtwoordvereisten, de frequentie van wachtwoordwijzigingen en twee-factor-authenticatie (2FA) -selecties die beschikbaar zijn voor optimale beveiliging.
De blauwe balk heeft ook vervolgkeuzemenu's voor Nieuw, Delen, Bewerken en een snelkoppeling voor het toepassen van sjablonen.
Een oranje "Hulp nodig?" knop roept veelgestelde vragen (FAQ's) op en een groot zoekvak neemt prominente plaats aan de rechterkant.
Er zijn ook links naar een snelstartgids voor nieuwe gebruikers en een taakpictogram onthult de sectie Activiteitencentrum met recente uploads en meldingen.
Drie belangrijke iconen vallen onder het Rubex-logo.
De eerste is een huispictogram voor thuis, dat Mijn account oproept, met een gebouwpictogram om een ??bedrijf aan te duiden.
Gebruikers kunnen meerdere kasten maken om hun bestanden op te slaan; Het is ook mogelijk om geneste laden in de archiefkasten te creëren.
Het bouwen van een intuïtieve en logische bestandsstructuur is eenvoudig.
Het tweede grote icoon is My Shares.
Het bestaat uit onderling verbonden punten en geeft een overzicht van alle gedeelde documenten en hun status over of ze al dan niet zijn geopend en hoe lang ze beschikbaar blijven.
Het derde pictogram, een Aktetas, is voor Mijn portfolio's, waar u alle documenten kunt opslaan die aan een specifiek project of een klant zijn gekoppeld.
In het gedeelte Mijn account zijn er pop-uppictogrammen aan de rechterkant, waaronder Details, Opmerkingen (waar gebruikers virtuele Post-It-notities kunnen achterlaten), Profiel en Machtigingen (voor het wisselen tussen lees-, schrijf- en verwijderrechten voor Gebruikers en groepen).
Er is een pop-upvenster Governance om bestanden te beschermen tegen bewerking (of verwijdering), automatisering en controlelogboeken.
Governance wordt een cruciale functie naarmate meer werknemers toegang krijgen tot belangrijke documenten.
Een goede governance-instelling zorgt ervoor dat managers kunnen zien welke bestanden zijn verwijderd en door wie, plus het vereist goedkeuring van managers voordat bestanden volledig uit het systeem worden vernietigd.
De mix van duidelijke en gelaagde navigatie en op pictogrammen gebaseerde bedieningselementen maken het gemakkelijk voor gebruikers van elk vaardigheidsniveau om vertrouwd te raken met Rubex by eFileCabinet.
Maar er zal een leercurve zijn voor gebruikers die afkomstig zijn van de oudere eFileCabinet Online UI, die op het eerste gezicht meer tools en opties beschikbaar had.
Vergeleken met de gebruikersinterface van eFileCabinet Online is Rubex van eFileCabinet visueel minimalistisch maar functioneler dynamischer.
Hoewel eFileCabinet Online eruitziet en aanvoelt als een native app in Microsoft Office-stijl, compleet met een lint-UI, ziet Rubex by eFileCabinet eruit als een mobiele app die nog een paar klikken nodig heeft om bij sommige menu-items te komen.
Sommige gebruikers waarderen het strakke uiterlijk, maar het heeft een voordeel dat er altijd meer menu-opties aanwezig zijn.
De eFileCabinet iOS- en Android-mobiele app-metgezellen voegen wat gemak toe, waardoor gebruikers foto's en documenten rechtstreeks vanaf hun mobiele apparaten kunnen uploaden.
Verschillende gebruikers hebben echter problemen gemeld bij het aanmelden of uploaden van hun bestanden.
Ik heb de Android-app gebruikt tijdens mijn tests en kreeg ook problemen met het uploaden van bestanden.
De kracht van zoeken in DM
Door pictogrammen voor kasten, laden en mappen te gebruiken, worden archiverings- en ordeningsconventies in de echte wereld in de digitale ruimte gebracht.
Dit maakt het werken aan DM vertrouwd en het is mogelijk om een ??netjes georganiseerde en geneste structuur voor bestanden te creëren.
Een van de grootste kenmerken van Rubex by eFileCabinet is de optische tekenherkenning (OCR) -engine, die gescande documenten en pdf-bestanden kan opnemen en hun inhoud doorzoekbaar kan maken.
Wanneer u met de rechtermuisknop op een document in Rubex door eFileCabinet klikt, kunt u de instelling "Maak het doorzoekbaar (OCR)" kiezen om de inhoud van dat document aan de zoekbasis toe te voegen.
Gebruik makend van Zonal OCR, dat is inbegrepen in het Business-abonnement van $ 55 per gebruiker per maand, extraheert alleen de belangrijkste gegevensvelden uit een gescand document en slaat de geëxtraheerde waarden op in gestructureerde databases.
Er is ook de mogelijkheid om metadata, tags en profielnamen toe te voegen om het archiveren en doorzoeken van documenten beter te helpen.
Zoeken bespaart veel tijd naarmate het volume aan bestanden en documenten toeneemt.
Gebruikers kunnen metagegevens, tags en profielnamen instellen om aan te passen waarnaar het meest wordt gezocht, afhankelijk van wat een bedrijf nodig heeft.
De zoekfunctie werkt snel en nauwkeurig en helpt zelfs bij het vinden van trefwoorden in gescande PDF-documenten.
Documenten en bestanden rechtstreeks vanuit Rubex bewerken door eFileCabinet is niet mogelijk, maar er is een in- en uitcheckproces waarmee gebruikers het document kunnen uitchecken en wijzigingen kunnen aanbrengen in het oorspronkelijke formaat van het document.
Zodra gebruikers het document opnieuw hebben ingecheckt met de wijzigingen die ze hebben aangebracht, zal Rubex by eFileCabinet een nieuwe versie van het document maken voor nauwkeuriger versiebeheer en auditing.
Met Rubex van eFileCabinet kunnen gebruikers documenten annoteren, redigeren en elektronisch ondertekenen terwijl ze in het programma zijn, maar de daadwerkelijke wijzigingen moeten buiten worden aangebracht.
Het is mogelijk om elektronische handtekeningen voor documenten toe te voegen, maar de website zal gebruikers offsite bouncen voor verificatie vanuit Citrix RightSignature; integratie met DocuSign is ook beschikbaar.
De functionaliteit voor delen is geïntegreerd in het snelmenu.
Wanneer u met de muis over een bestand in een la of een kast beweegt, kunt u met de rechtermuisknop klikken om meer opties weer te geven.
Zodra u op de optie Delen klikt, wordt een venster geopend waarin het gedeelde bestand wordt gemarkeerd en kunt u een e-mailadres en een bericht voor de ontvanger invoeren.
Gedeelde bestanden zijn alleen-lezen ...
