De beste samenwerkingsapps helpen teams om efficiënt te werken.
Ze bieden een centrale online plek waar een groep mensen kan inloggen om informatie te krijgen over wie wat doet en de stand van het werk.
Volerro is een werkbeheer-app die de kanban-methodologie gebruikt (in een oogwenk meer over kanban) om teams te helpen bij het plannen, organiseren en volgen van hun werk.
Om een ??referentiekader te geven: Trello is waarschijnlijk de meest bekende kanban-bord-app.
Wat Volerro anders maakt dan andere samenwerkingstools, is dat het gratis account je dezelfde functies biedt als bij een betaald account, en dat het tools heeft waarmee teams afbeeldingsbestanden en pdf's kunnen bespreken.
Apps die kanban gebruiken, worden soms aangezien voor projectbeheer-apps, maar ze zijn niet helemaal hetzelfde.
Kanbanbord-apps zijn beter geschikt voor het afhandelen van doorlopend werk dan projecten, die per definitie een vaste startdatum, einddatum en oplevering hebben.
Echte projectmanagementsoftware is iets heel anders.
Als dat is wat u nodig heeft, zijn de Keuzes van de redactie voor kleine bedrijven Teamwork Projects en Zoho Projects.
LiquidPlanner is de keuze van de redactie voor grote organisaties.
Wat is Kanban?
Kanban is een methode om werk te organiseren dat zijn oorsprong heeft in Japan.
Het is het gemakkelijkst uit te leggen aan de hand van een voorbeeld.
Stel je een bord voor met kolommen met het label Taken, Doen en Klaar, en een stapel plaknotities ernaast.
Op elke plaknotitie schrijven we een taak die moet worden uitgevoerd, zoals "verwijder de prullenbak" of "installeer voorruit op voertuig, serienummer 654321." We kunnen meer details aan deze taakkaarten toevoegen, zoals de vervaldatum of de persoon die we graag zouden willen klaren.
Zodra een plaknotitie een taak heeft, plakken we deze in de kolom Taken.
Op sommige kaarten zijn mogelijk al mensen toegewezen aan hun taken en op andere niet.
Of we kunnen onze teamgenoten vertellen om nieuwe opdrachten van de takenstapel te claimen door hun naam op de taakkaarten te schrijven.
In ieder geval, als mensen aan de taken beginnen te werken, verplaatsen ze de aangesloten notitie naar de kolom Doen.
Als ze klaar zijn, plaatsen ze het in de kolom Gereed.
Dat is de kern ervan.
Uw kolommen hoeven niet To Do, Doing, Done te heten, hoewel kanban bij uitstek geschikt is voor het beheren van taken terwijl ze door een proces stromen, dwz door een workflow.
Met kanban kunt u bijna alles organiseren, van vakanties die u wilt plannen tot sollicitanten die u aan het beoordelen bent voor een baan.
Dat gezegd hebbende, een van de redenen waarom kanban is gemaakt, is omdat het goed is in het volgen van werk via een workflow en het beperken van de hoeveelheid werk die aan één persoon tegelijk wordt toegewezen.
Als je een regel hebt dat niemand er meer kan hebben dan X taken die in één keer aan hen worden toegewezen, voorkomt u knelpunten omdat niemand ooit te veel taken krijgt toegewezen.
Dat heet een onderhanden werk (OHW) -limiet.
Hopelijk begrijp je nu een beetje waarom kanban-bord-apps uniek zijn onder werkbeheer-apps.
Volerro prijzen en plannen
Als u Volerro wilt gaan gebruiken, kunt u dit gratis doen en krijgt u toegang tot alle functies die de app te bieden heeft.
Met het gratis abonnement kunt u echter slechts drie projecten beheren en er is een opslaglimiet van 100 MB.
Betaalde abonnementen, Business Teams genaamd, beginnen bij $ 7,99 per persoon per maand.
U kunt een kleine korting krijgen als u jaarlijks betaalt.
Het Business Teams-abonnement is hetzelfde als het gratis abonnement, behalve dat u zoveel projecten kunt beheren als u wilt, en dat u onbeperkte opslagruimte krijgt.
Het Business Teams-plan is geschikt voor, maar niet strikt beperkt tot, organisaties tot 50 personen.
Voor organisaties met 50 of meer mensen stelt Volerro het Enterprise Teams-plan voor.
Neem contact op met het bedrijf voor een prijsopgave.
Alle abonnementen worden geleverd met SSL-codering en dagelijkse gegevensback-ups.
In vergelijking met vergelijkbare apps is de vanafprijs van Volerro laag.
Trello rekent $ 12,50 per persoon per maand.
LeanKit, misschien wel de meest complete kanban-app die ik heb getest, rekent ergens tussen de $ 19 en $ 29 per persoon per maand, jaarlijks gefactureerd.
Volerro Setup en interface
Iedereen met een e-mailadres kan zich aanmelden voor een Volerro-account.
Als u een account aanmaakt, krijgt u een werkruimte van waaruit u verschillende "projecten" kunt beheren.
Ik gebruik daar aanhalingstekens omdat, na mijn hele lied en dans over hoe kanban anders is dan projectmanagement, we nog steeds vastzitten aan dit woord "project" om een ??reeks gerelateerde taken te betekenen.
Mijn excuses voor eventuele verwarring.
Vanaf het hoofddashboard wordt elk project weergegeven als een kaart met een titel, een achtergrondafbeelding of kleur en een paar snelle feiten, zoals de voltooiingsdatum van het project en de datum waarop het voor het laatst is bijgewerkt.
Binnen het project creëer je je kanbanborden.
De kaartweergave, die hetzelfde is als de kanbanbordweergave, is optioneel.
U kunt uw taken wijzigen zodat ze worden weergegeven in een lijst, in de inhoudsweergave (waar u geüploade items op de voorgrond ziet) of als een agenda.
Ik vind Volerro vrij eenvoudig te gebruiken en te begrijpen.
De app heeft instructievideo's, maar ik had ze niet nodig.
De interface spreekt voor zich, en dat is precies wat u wilt in een productiviteitsapp, zodat u zich op uw werk kunt concentreren.
Volerro Ervaring en functies
Ik zette snel een project op, nodigde medewerkers uit om mee te doen, maakte een paar taken en subtaken en voegde meer details toe.
U kunt ook sjablonen maken en opslaan binnen Volerro, wat veel werk uit het opzetten van toekomstige projecten kost.
De tools voor het toewijzen van een taak, het instellen van deadlines, het toevoegen van tags, enzovoort, verschijnen wanneer u de taak opent.
U kunt uw lijst met taken filteren om alleen de informatie te zien die u wilt zien, zoals taken die vandaag moeten worden ingeleverd, of alle taken die aan mij zijn toegewezen.
Taken in Volerro worden geleverd met een tijdschattingsveld en bovenaan een voortgangsbalk die aangeeft hoe dichtbij de voltooiing van de taak is.
U voegt de gewerkte tijd op een van de volgende drie manieren toe: 1) door de voortgangsbalk te verschuiven, 2) door een getal in een veld te typen, of 3) door een timer te starten wanneer u een taak start en de minuten en seconden automatisch te laten optellen .
Tags hebben een kleurcode en herinneren me er veel aan hoe Trello ermee omgaat.
U kunt aangepaste kleuren uploaden om uw eigen tags te maken.
Kanban gebruikt veel visuals, dus als je een tag toevoegt, verschijnt er een corresponderende gekleurde balk op de kaart in de bordweergave.
Dat is het doel ervan.
Met het oog op het ordenen van informatie zouden tekstlabels of hashtags die niet noodzakelijkerwijs aan een kleur zijn gekoppeld, gunstiger zijn.
Volerro heeft ze niet.
Trello trouwens ook niet.
In Volerro ontbreken WIP-limieten, aangepaste velden en zwembanen.
Met aangepaste velden kunnen teams iets aan kaarten toevoegen dat uniek is voor het project of het team.
Als u bijvoorbeeld een kanbanbord zou gebruiken om sollicitanten bij te houden, kunt u een aangepast veld toevoegen met de naam Transcripties ontvangen met een ja / nee-optie, als dat iets is dat u wilt volgen.
Zwembanen zijn een weergave die soms in kanban wordt gebruikt en die horizontale sortering toevoegt naast de verticale sortering die voortkomt uit het hebben van kolommen.
LeanKit heeft al die functies, net als KanbanFlow.
Volerro heeft rapporten en analyses, zoals een inhoudsrapport, wat ik best netjes vond.
U kunt een tabel genereren die laat zien hoe vaak mensen de bestanden die naar een project zijn geüpload, hebben geopend en bekeken.
U kunt ook zien of ze zijn gedownload en hoe vaak.
De rapporten en analyses zijn nuttig, maar lang niet zo uitgebreid als die van de meest geavanceerde projectbeheersystemen, zoals LiquidPlanner.
LiquidPlanner is waarschijnlijk de creme de la creme voor rapporten.
Het is zowel een app voor projectbeheer als een platform voor tijdbeheer, met uitgebreide tools voor het bijhouden van factureerbare en niet-factureerbare uren, werken rond vrije tijd van werknemers en meer.
Als je echt van rapporten houdt en met veel bronnen jongleert, is LiquidPlanner zeker de moeite waard om verder te onderzoeken.
Tijdens het testen van Volerro kwam ik een tijdelijke storing tegen waarbij de app geen nieuwe wijzigingen in realtime zou laten zien.
Ik moest de pagina vernieuwen om de wijzigingen te zien die ik had aangebracht, evenals de wijzigingen die mijn teamgenoten hadden ingevoerd.
Ik nam contact op met het bedrijf en een vertegenwoordiger verzekerde me dat de problemen het gevolg waren van een bug en dat dit binnen twee dagen zou worden verholpen.
Ik was blij om het te horen, maar tegelijkertijd heb ik wel een paar dagen meegemaakt dat de app niet werkte zoals verwacht.
Volerro Communicatie
Jij en je medewerkers kunnen commentaar geven op taken en ook bestanden naar hen uploaden.
Volerro voegt een aantal tools toe om commentaar te geven op afbeeldingsbestanden en pdf's, en deze bevinden zich in de webbrowser, zodat u het bestand niet hoeft te downloaden en ergens anders te openen.
Met deze tool kunt u een markering op de afbeelding plaatsen en een opmerking aan de zijkant in een opmerkingenveld typen.
Voor kantoordocumenten, zoals Word-documenten, kunt u met Volerro ze rechtstreeks in de webbrowser openen en vervolgens tools toevoegen voor opmerkingen en annotaties.
Het is eenvoudig en duidelijk, hoewel een beetje licht op de opties.
U zult geen pijlen, stickers of andere markeringshulpmiddelen vinden.
Hoe dan ook, de tools van Volerro zijn voldoende, en het is beter dan ze helemaal niet te hebben.
Ik was onder de indruk toen ik in Volerro een meegeleverde tool voor een conferentiebrug vond die je met één muisklik een inbelnummer laat zien om een ??telefonische vergadering te houden.
Dat is best handig voor teams die op afstand werken, alhoewel bij veel organisaties die teamchat-apps gebruiken, zoals Slack, die vaak functies voor bellen en videoconferenties bevatten, het moeilijk te zeggen is of iemand die op zoek is naar werkbeheersoftware het kan schelen of deze is inbegrepen.
Volerro heeft ook een in-app chatbox.
U kunt in realtime of asynchroon berichten sturen met collega's.
Als het in realtime is, zie je een chatbox in de rechter benedenhoek van je scherm.
Als je dit asynchroon doet, kom je op een pagina terecht met je berichtengeschiedenis.
Apps en integraties
Volerro heeft geen speciale mobiele apps, maar wel een mobiele website.
Bij het testen op een iPhone werd Vollero niet perfect weergegeven, waarbij de tekst bovenaan het scherm crashte.
Hoewel veel kanban-bord-apps en andere werkbeheer-apps u laten integreren met een breed scala aan online bedrijfstools die u al gebruikt, doet Volerro dat helemaal niet.
Trello en LeanKit zijn veel betere apps als het gaat om integraties, waardoor je verbinding kunt maken met JIRA, Zendesk, GitHub en vele anderen.
Uitstekend geschikt voor samenwerking
Volerro is een goedkope kanban-app met handige tools voor het becommentariëren en bespreken van visuele middelen.
Het heeft voldoende functies, hoewel er geen WIP-limieten, aangepaste velden of zwembanen zijn.
Het ontbreken van integraties met andere services kan een bijkomend nadeel zijn, afhankelijk van uw behoeften.
Van de kanban-apps is LeanKit de meest feature-rijke, waardoor het een keuze van de redactie is.
