Dit is het tweede jaar dat we ZipBooks hebben besproken, een relatief nieuwe boekhoudapplicatie voor kleine bedrijven.
De site is het afgelopen jaar snel uitgebreid en heeft functies toegevoegd zoals het betalen van rekeningen, integratie met de Gusto-loonlijstservice, een nieuwe iOS-app en taakgebaseerde machtigingen voor gebruikerstoegang.
ZipBooks heeft een van de gemakkelijker te navigeren gebruikersinterfaces onder boekhoudoplossingen voor kleine bedrijven, en ongeveer tweederde van de functies die worden aangeboden door de beste dergelijke services.
U kunt records maken voor contacten en items, facturen verzenden; en de service kan tijd, projecten en taken bijhouden.
Helaas mist het een aantal functies die concurrerende sites bieden, zoals robuuste contactrecords, een bibliotheek met geïntegreerde add-ons en voorraadbeheer.
Prijzen en plannen
De prijsstelling van ZipBooks kan het aantrekkelijk maken voor eenmanszaken of microbedrijven.
Een gratis starterversie biedt onbeperkte contacten en facturering, één bankfeed en inkomsten- en uitgavenbeheer.
Het niveau dat we hebben beoordeeld, Slimmer ($ 15 per maand), voegt tools toe zoals tijdregistratie, artikelrecords, teamsamenwerking, facturering en onbeperkte bankverbindingen.
Het geavanceerde plan ($ 35 per maand) voegt tagging, accountafstemming, het delen van documenten en geavanceerde rapporten toe.
Voor $ 125 per maand levert ZipBooks u een persoonlijke boekhouder die maandelijkse rapporten maakt, een analyse van de belastingbesparingen uitvoert en aanbevelingen doet.
Alle betaalde versies hebben een gratis proefperiode van 30 dagen.
Hulp heeft hulp nodig
ZipBooks biedt minimale online installatiehulp, maar geen andere concurrenten dan Sage Business Cloud Accounting ($ 25,00 bij Sage) zijn in dat opzicht erg sterk.
Na een korte introductie van elke sectie, spring je erin en begin je met verkennen.
In feite heeft de site niet echt enige ondersteuning, behalve een chatbox, die beweerde dat vragen binnen ongeveer vijf minuten worden beantwoord.
Bij de eerste poging wachtten we 35 minuten zonder dat de onze werd gezien en moesten we de chatbox sluiten om iets anders te doen, maar we kregen veel sneller een grondiger antwoord op een ander tijdstip van de dag.
Een woord over de chat-ondersteuningsfunctie hier: We waren verrast om te horen toen we om hulp vroegen dat de vertegenwoordiger al wist dat we vier keer hetzelfde contact hadden ingevoerd.
Contacten worden pas als klant of leverancier aangemerkt als u een rekening betaalt of een betaling op een factuur ontvangt; het zijn gewoon algemene contacten, wat een ongebruikelijke, verwarrende manier is om hiermee om te gaan.
Met ZipBooks hebben vertegenwoordigers van de klantenondersteuning toegang tot beperkte informatie om chatsessies effectiever en sneller te maken.
Een vertegenwoordiger kan bijvoorbeeld weten dat u een klantrecord of factuur hebt gemaakt of 100 transacties hebt geïmporteerd.
Dit beleid heeft onze ondersteuningssessie versneld, maar het is een beetje verrassend om te horen dat de vertegenwoordiger iets wist van ons bedrijfsdossier.
Een bedrijfsvertegenwoordiger legde uit dat dit is toegestaan ??volgens het privacybeleid en dat er geen specifieke financiële details beschikbaar zijn voor ondersteunend personeel.
Het zou handig zijn als ZipBooks dit ergens op de site zelf zou spellen, misschien in Instellingen.
Billy vereist daarentegen dat u een vakje aanvinkt om toegang te verlenen aan ondersteunend personeel voor het oplossen van problemen.
Er is een kleine KnowledgeBase op de website van het bedrijf, maar er is geen link naar toe vanuit de site als je eenmaal bent ingelogd.
ZipBooks is gemakkelijk te gebruiken, maar geen enkele financiële website - vooral een die gericht is op bedrijven - zou zonder meerdere hulpopties moeten zijn.
Zoho Books biedt bijvoorbeeld veel, waaronder hulp via telefoon, chat en e-mail, naast robuuste online documentatie.
Instellingen en openbare profielen
Elke boekhoudwebsite heeft een sectie Instellingen waarmee u de oplossing kunt afstemmen op de behoeften van uw bedrijf.
ZipBooks is in dit opzicht goed en vraagt ??om informatie die andere niet hebben (bijvoorbeeld bedrijfsstructuur en jaaromzet), maar het is niet zo diepgaand als Zoho Books.
U kunt het profiel van uw organisatie maken; een betalingsverwerker opzetten (vier worden aangeboden); teamleden toevoegen en machtigingen toewijzen per taaktype (nieuwe flexibiliteit hier); documenten bijvoegen; en voorkeuren instellen (valutatype, standaardvoorwaarden, standaardtekst van e-mailberichten en meer).
ZipBooks biedt een ongebruikelijke functie die u tegenkomt als u door de instellingenschermen gaat: openbare profielen.
Dit zijn mini-websites die voor u zijn gemaakt met behulp van gegevens en afbeeldingen die u verstrekt.
Deze tool is volledig gratis en volledig optioneel; het biedt u gewoon een andere manier om uw online aanwezigheid uit te breiden.
Geen enkele concurrent die we hebben beoordeeld, biedt iets vergelijkbaars.
Dashboard en de gebruikerservaring
De startpagina van ZipBooks - het dashboard - wordt geopend met een grafiek die de inkomsten, uitgaven en winst of verlies van uw bedrijf over de afgelopen 12 maanden illustreert.
Het geeft ook extra grafieken en cijfers weer voor de bijgehouden tijd, verkopen per klant, maandelijkse inkomsten en uitgaven.
Het wijst u een zakelijke gezondheidsscore toe op basis van een analyse van uw financiën.
Dit is een uitstekende verzameling van de financiële gegevens van uw bedrijf, maar er zijn geen to-do-herinneringen zoals die u in Xero aantreft.
ZipBooks maakt effectief gebruik van kleur, afbeeldingen en schermlay-out; de algehele gebruikerservaring is redelijk goed.
En omdat de functieset nog jong is (hoewel het het afgelopen jaar is gegroeid), is navigatie erg eenvoudig.
De site heeft twee werkbalken.
Een verticaal paneel aan de linkerkant bevat links naar primaire toepassingsgebieden: facturen, transacties, rapporten, contacten, tracking en twee nieuwe: salarisadministratie (Gusto) en groei.
Dit laatste is een nieuwe en unieke functie.
ZipBooks helpt u uw gebruikers aan te moedigen uw bedrijf te beoordelen en vervolgens hun inhoud op Facebook, Yelp en Google te plaatsen, waarna u uw voortgang rapporteert.
Het is een interessante optie, maar het begint bij $ 49 per maand.
Vier pictogrammen bovenaan het scherm dupliceren enkele menu-opties, maar er is ook een knop Meer.
Klik hierop en een reeks deelvensters wordt in een venster weergegeven, waarbij de werkbalk aan de linkerkant wordt gedupliceerd, maar elk gebied wordt opgesplitst in afzonderlijke taken.
Veel sites doen hetzelfde en bieden meerdere manieren om naar dezelfde schermen te gaan.
Als je eenmaal op een taakpagina bent, gebruik je dezelfde conventies die je gewend bent, zoals knoppen, vervolgkeuzelijsten en lege velden.
Een pluim voor ZipBooks voor het weergeven van een waarschuwing wanneer u op het punt staat een onvoltooid scherm te verlaten zonder het te voltooien of op te slaan.
Niet elke dienst doet dit.
Records aanmaken
ZipBooks is nog jong, maar heeft een goede start gemaakt met het leveren van sjablonen voor contactrecords voor klanten en leveranciers.
Nadat u de basiscontactgegevens hebt ingevoerd, geeft het voltooide record de totalen tot nu toe voor inkomsten en uitgaven weer, evenals een lijst met recente facturen, schattingen en terugkerende profielen.
Zoho Books neemt echter meer informatie op in de contactrecords, zoals een inkomstengrafiek, een volledige activiteitengeschiedenis, een klantoverzicht en een lijst met e-mailuitwisselingen.
De functie Item Records illustreert ook de jeugd van ZipBooks, hoewel de records meer gegevens bijhouden dan een jaar geleden.
U kunt de basisprincipes invoeren, zoals een naam, beschrijving, prijs, SKU en categorie.
Als u artikelen koopt en deze doorverkoopt, kunt u geen aankoopprijs en account invoeren.
En u kunt uw voorraadniveaus niet volgen.
Intuit QuickBooks Online Plus ($ 28,00 bij QuickBooks) en Xero bieden al deze functies.
Transacties en facturering
Elke boekhoudwebsite voor kleine bedrijven die we hebben getest, inclusief ZipBooks, ondersteunt online verbindingen met financiële instellingen.
U voert de inloggegevens voor de website van uw bank in en ZipBooks haalt de transacties binnen die zijn gewist sinds uw laatste import.
Net als zijn concurrenten moedigt ZipBooks u aan om deze transacties te categoriseren, wat u nodig heeft voor zinvolle rapporten en belastingvoorbereiding.
Standaardcategorieën zijn ingebouwd, maar kunnen worden bewerkt.
Zoals veel concurrenten, maakt de site weloverwogen inschattingen over hoe sommige transacties moeten worden gecategoriseerd.
ZipBooks ondersteunt ook online afstemming van accounts.
Factuur- en schattingsoperaties zijn redelijk standaard, hoewel ZipBooks enkele eigenaardigheden heeft.
Nadat u een klant uit de verstrekte lijst heeft geselecteerd, de datum en het factuurnummer heeft gecontroleerd en indien nodig een inkoopordernummer heeft ingevoerd, moet u handmatig een vervaldatum invoeren, zelfs als u er een hebt ingesteld in Instellingen.
De hoofdtekst van het formulier is onderverdeeld in taken en artikelverkoop (de meeste sites combineren deze met elkaar).
U kunt ook tijd en kosten inbrengen die aan de huidige klant moeten worden gefactureerd.
Nadat u een artikel heeft geselecteerd uit de product- en servicerecords die u heeft gemaakt, voert u het tarief en de uren of de prijs en het aantal in.
Helaas houdt ZipBooks geen voorraadhoeveelheden bij - het is lang niet zo geavanceerd als Zoho Books op het gebied van voorraadbeheer.
Er is geen veld op het factuurformulier voor omzetbelasting en geen instelhulpmiddel voor deze kosten, maar als u op het tandwielpictogram aan het einde van elke regel klikt, kunt u belastingitems maken en bewerken in het venster dat aan de rechterkant van het scherm.
U kunt dan omzetbelasting en korting toevoegen als u dat wilt.
Sage Business Cloud Accounting biedt niet alleen een veld voor omzetbelasting, maar voert ook de juiste belastingtarieven in voor elke geografische regio.
ZipBooks telt alles bij elkaar en deponeert het totaalbedrag onderaan.
U kunt de factuur opslaan of afronden voor verzending in het rechtervenster; dit laatste omvat het controleren van het e-mailadres en bericht en het bijvoegen van de factuur als pdf of ander bestandsformaat.
ZipBooks ondersteunt terugkerende transacties en klantherinneringen.
Het biedt ook een betalingsgateway (tegen meerprijs), zodat uw klanten facturen kunnen betalen met een creditcard.
U kunt nu ook rekeningen invoeren en betalen in ZipBooks.
Nadat u er een of meer heeft gemaakt, verschijnen ze in een lijst die kan worden bekeken op status (Open, Achterstallig, Gedeeltelijk, enzovoort).
Tracking, rapporten en apps
ZipBooks biedt het bijhouden van tijd en projecten.
U kunt de kosten per project niet bijhouden zoals Kashoo ($ 19,99 bij Software Advice), maar u kunt een project maken door de naam, contactpersoon, factureringsmethode, uurtarief, budget en teamleden op te geven.
U kunt de tijd handmatig invoeren of de timer van de site gebruiken en gewerkte uren toewijzen aan gebruikers, contacten en projecten.
Al deze kunnen worden aangemerkt als factureerbaar.
ZipBooks biedt ook de mogelijkheid om transacties, contacten en projecten te taggen.
De site heeft verschillende nieuwe rapporten toegevoegd sinds we deze voor het laatst hebben beoordeeld.
Naast standaard financiële rapporten zoals resultatenrekening en balans, biedt het meerdere opties in vier categorieën: verkoop, team en tracking, boekhouding en belastingen en uitgaven.
Aanpassing is minimaal maar voldoende, gezien de algemene reikwijdte van ZipBooks.
ZipBooks 'iOS-app (er is geen Android ...
