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7 pasos que los departamentos de TI deben tomar ahora para administrar un pico de teletrabajo

Para detener la propagación del coronavirus, muchas empresas en el área de Nueva York esta semana han comenzado a permitir que los empleados trabajen desde casa; algunos incluso han insistido en ello.

Si su empresa aún no ha hecho este movimiento, sepa que probablemente sucederá, probablemente más temprano que tarde.

Para los profesionales de TI, esto significa un aumento repentino y muy grande en la cantidad de trabajadores remotos y teletrabajadores que deberán administrar.

Si bien la mayoría de las empresas en estos días admiten una cierta cantidad de teletrabajadores, trasladar todas las cargas de trabajo a ese modelo, incluso temporalmente, puede ser un desafío.

A continuación, se muestran siete pasos que los profesionales de TI pueden seguir para facilitar esta transición y mantener su infraestructura funcionando de manera confiable a pesar de un cambio en la ubicación del usuario.

Eche otro vistazo a su política de teletrabajo

Probablemente, su política actual se redactó con la idea de que el teletrabajo es una consideración especial que se ofrece a ciertos empleados.

Probablemente requirió que los teletrabajadores firmaran acuerdos de uso adicionales para la infraestructura de la empresa y el acceso al servicio, especialmente en lo que se refiere a los miembros de la familia.

Ahora, sin embargo, es probable que el teletrabajo sea obligatorio para muchos empleados y el departamento de TI cuando se trata de soporte.

Revise sus políticas de seguridad y de teletrabajo y decida cómo esto afectará las expectativas y los requisitos.

La protección de los activos de la empresa del uso casual por parte de los miembros de la familia de los empleados probablemente debería seguir siendo un requisito, por ejemplo.

Pero, ¿cómo afectará este aumento de trabajadores a distancia no solo al tiempo de respuesta de soporte esperado de TI, sino también al proceso de notificación de problemas y la mesa de ayuda en su totalidad? Si se requerirá que los empleados se lleven a casa más dispositivos corporativos y, por lo tanto, datos corporativos potencialmente más valiosos, ¿cómo afectará la nueva situación a sus responsabilidades en lo que respecta a la seguridad de los dispositivos y los datos?

Tampoco será una reunión de TI de una hora.

Para que esta nueva política funcione rápidamente, deberá reunirse con los gerentes de primera línea clave, la alta gerencia y su departamento legal para revisar la política actual y determinar exactamente qué debería estar en la versión actualizada, incluidos los criterios necesarios.

estar en su lugar antes de que pueda volver a trabajar como de costumbre.

Sí, esto suena tedioso y requiere mucho tiempo, pero si el aumento del teletrabajo dura mucho tiempo o, peor aún, sucede algo inesperado mientras está vigente, tener políticas vigentes y recientemente revisadas puede ahorrarle inmensos dolores de cabeza en el futuro.

Observe los servicios en la nube y las cargas de trabajo locales inamovibles

Muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) aún no han trasladado ni la mayor parte de sus carteras de software a un modelo de servicio en la nube.

Aplicaciones heredadas, flujos de trabajo arraigados, la necesidad de maximizar las inversiones en licencias por puesto, incluso requisitos de seguridad establecidos: hay una larga lista de razones por las que las empresas pueden seguir utilizando servidores e infraestructura en el sitio para proporcionar herramientas de software a sus empleados.

Desafortunadamente, si está en ese barco, muchos de esos escenarios no funcionarán si todos o la mayoría de los empleados ya no se encuentran en una ubicación central.

Ahí es donde será útil echar otro vistazo a los servicios en la nube.

Considere el modelo de software como servicio (SaaS)

Al pasar a aplicaciones que se ofrecen en un modelo de software como servicio (SaaS), está logrando que la administración del servidor, los requisitos de tiempo de actividad, las preocupaciones de ancho de banda e incluso una parte de sus requisitos de seguridad sean el dolor de cabeza de otra persona, y que alguien esté en una situación muy complicada.

mejor posición para satisfacer esas necesidades en un entorno distribuido.

Comience con flujos de trabajo estándar, ya que estos tendrán la mayor selección de proveedores de servicios potenciales; con eso me refiero a cosas como Dropbox Business para compartir archivos o Microsoft Office 365 Business Premium para la productividad básica y el alojamiento de correo electrónico, y tareas similares más autónomas.

Existe una larga lista de empresas de SaaS que no solo pueden brindar servicio a sus usuarios, sino que también lo hacen de manera flexible (lo que significa que puede salir del servicio nuevamente cuando lo necesite) y con herramientas para migrar a sus usuarios de manera rápida y limpia.

Examinar flujos de trabajo complejos y personalizados

A continuación, observe los flujos de trabajo más complejos y personalizados, como un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o el sistema de contabilidad de su pequeña empresa.

Para herramientas como Salesforce o Intuit QuickBooks, es probable que haya personalizado estas aplicaciones para su negocio, por lo que mudarse a una nueva plataforma no es un problema liviano.

Asegúrese de documentar estas cargas de trabajo y los pasos que deberá seguir para moverlas en caso de que la alta gerencia se lo pida.

Si su instinto le dice que una crisis de teletrabajo más prolongada podría llevar a la alta gerencia a buscar migrar una carga de trabajo local a un servicio en la nube, comience a pensar en ese proceso de selección ahora.

Eso significa planificar la selección de proveedores potenciales y un proceso de limpieza y migración de datos, así como la administración y autenticación de usuarios.

Si está atascado con una aplicación que debe seguir funcionando desde servidores locales, deberá revisar su acceso remoto y la configuración de administración remota.

¿Puede su solución de acceso remoto actual manejar el repentino aumento de usuarios? Si no es así, ¿qué equipos y actualizaciones de ancho de banda se requerirán? Deberá solicitar esas actualizaciones de inmediato y, probablemente, optar por la ayuda de un experto externo para configurarlas, probarlas, asegurarlas y ejecutarlas correctamente en el menor tiempo posible.

Herramientas de gestión remota

También eche un vistazo de cerca a sus herramientas de administración remota.

El departamento de TI también funcionará desde casa, por lo que deberá asegurarse de que cualquier infraestructura en el sitio que no pueda mover a la nube se pueda administrar tanto como sea posible desde fuera del sitio.

La mayor parte de esto será software, pero muchos dispositivos de hierro pesado, especialmente servidores, tienen complementos de hardware que permiten capacidades de administración remota más ricas.

Este es otro conjunto de dispositivos que debería comprar rápidamente y con la ayuda de un experto en la instalación.

Mire los registros de mantenimiento de estos dispositivos durante el último año y determine cuáles serán sus tareas de administración más comunes y asegúrese de poder realizarlas desde cualquier lugar: reconfiguración de la línea de comandos, reinicios remotos, tareas relacionadas con la seguridad como restablecimiento de contraseñas y, especialmente, copias de seguridad de datos.

.

Asegúrese de que todo esto sea posible desde cualquier lugar donde se encuentre su equipo de TI.

Reúnase con los jefes y gerentes de departamento

Nadie quiere agregar más reuniones a su agenda, pero estarás agradecido de haberlas tenido.

Use estas sesiones para asegurarse de que los gerentes estén completamente familiarizados con la forma en que TI ejecutará las cargas de trabajo actuales, cómo los empleados deben comunicarse con ellos y cuáles podrían ser los nuevos procedimientos.

Pero también déle la vuelta y pregunte a los gerentes qué necesitarán para funcionar en un entorno mayormente distribuido.

¿Cómo cambia el trabajo diario de administrar a los empleados cuando no hay una oficina central? ¿Qué necesitan estos gerentes no solo para que sus empleados pasen por los flujos de trabajo requeridos, sino también para administrarlos de manera efectiva en lo que respecta al seguimiento del tiempo o la programación de turnos, el seguimiento del desempeño individual o la colaboración grupal? Obtenga una idea de lo que estos gerentes necesitarán para administrar de manera efectiva un equipo virtual repentino y luego busque soluciones tecnológicas para ayudar.

Las reuniones con la alta dirección deben centrarse en los efectos y requisitos de las nuevas políticas de TI a largo plazo y en qué hacer con las cargas de trabajo que son importantes para el negocio, pero difíciles o incluso imposibles de lograr de forma remota.

Como profesional de TI, no puede tomar esas decisiones, pero debe estar preparado para responder preguntas y ofrecer posibles soluciones.

Estos serán demasiado individuales para una empresa en particular como para ofrecer mucha orientación aquí, aparte de decir, preocuparse por tener un plan de solución primero y luego preocuparse por lo que cuesta.

No descarte ni ignore las posibles soluciones solo porque son caras.

Lo que se avecina será terrible durante un tiempo, por lo que las consideraciones presupuestarias cambiarán y la alta dirección se encargará de ello.

Los profesionales de TI deben centrarse en hacer realidad los negocios.

Reúnase con RR.HH.

sobre los requisitos de los empleados

Se reunirá con RR.HH.

como parte del paso tres, pero estas reuniones tendrán un componente adicional: ¿cómo funcionará su empresa en un entorno virtual? Hasta ahora, el teletrabajo ha sido voluntario o incluso una especie de recompensa.

Ahora es obligatorio y RR.HH.

se preocupará con razón porque no todos los empleados estarán felices o trabajarán en sus niveles más eficientes como teletrabajadores.

¿Cómo planea RRHH manejar eso?

Si prevé que exista un entorno virtual durante un período más largo (y eso parece probable), entonces necesitará tener soluciones de TI implementadas para la administración continua del desempeño, monitoreo de la carga de trabajo y herramientas de informes para gerentes, incorporación de nuevos empleados, así como herramientas.

para gestionar empleados con problemas e incluso un proceso de despido de empleados.

Repase cada uno de estos problemas paso a paso y documente cómo deben manejarse cada uno.

Y si aún no lo ha sugerido, RR.HH.

probablemente lo hará, y esa es una especie de presencia de oficina virtual.

Esto podría ser cualquier cosa, desde un portal central para empleados hasta un canal de video o chat en toda la empresa (vea más sobre eso a continuación).

Su empresa lo necesitará porque los empleados tienen más actividades en el trabajo que simplemente el trabajo.

Tienen conexiones sociales y actividades que desaparecerán repentinamente cuando todos comiencen a trabajar de forma remota.

Algunos empleados estarán bien con eso, otros tendrán problemas.

RR.HH.

estará muy consciente de esto, por lo que debe trabajar con ellos para crear soluciones temporales.

Esté preparado investigando herramientas adaptadas a dicho modelo, que podrían incluir una nueva aplicación de colaboración en la nube, como Slack; o una aplicación virtual de seguimiento de tareas y gestión de proyectos en la nube orientada a equipos, como Asana.

Quizás un canal social interno al estilo de Facebook para mantener a los empleados comprometidos entre sí en lugar de solo con su trabajo; que podría incluir servicios como Workplace de Facebook o SharePoint Online de Microsoft.

Asegure esos dispositivos

Una vez realizada la planificación general de la carga de trabajo, podrá concentrarse en las tareas básicas de TI; aunque esto probablemente comenzará con una mayor planificación, desafortunadamente.

El primer paso es pasar por ...

Para detener la propagación del coronavirus, muchas empresas en el área de Nueva York esta semana han comenzado a permitir que los empleados trabajen desde casa; algunos incluso han insistido en ello.

Si su empresa aún no ha hecho este movimiento, sepa que probablemente sucederá, probablemente más temprano que tarde.

Para los profesionales de TI, esto significa un aumento repentino y muy grande en la cantidad de trabajadores remotos y teletrabajadores que deberán administrar.

Si bien la mayoría de las empresas en estos días admiten una cierta cantidad de teletrabajadores, trasladar todas las cargas de trabajo a ese modelo, incluso temporalmente, puede ser un desafío.

A continuación, se muestran siete pasos que los profesionales de TI pueden seguir para facilitar esta transición y mantener su infraestructura funcionando de manera confiable a pesar de un cambio en la ubicación del usuario.

Eche otro vistazo a su política de teletrabajo

Probablemente, su política actual se redactó con la idea de que el teletrabajo es una consideración especial que se ofrece a ciertos empleados.

Probablemente requirió que los teletrabajadores firmaran acuerdos de uso adicionales para la infraestructura de la empresa y el acceso al servicio, especialmente en lo que se refiere a los miembros de la familia.

Ahora, sin embargo, es probable que el teletrabajo sea obligatorio para muchos empleados y el departamento de TI cuando se trata de soporte.

Revise sus políticas de seguridad y de teletrabajo y decida cómo esto afectará las expectativas y los requisitos.

La protección de los activos de la empresa del uso casual por parte de los miembros de la familia de los empleados probablemente debería seguir siendo un requisito, por ejemplo.

Pero, ¿cómo afectará este aumento de trabajadores a distancia no solo al tiempo de respuesta de soporte esperado de TI, sino también al proceso de notificación de problemas y la mesa de ayuda en su totalidad? Si se requerirá que los empleados se lleven a casa más dispositivos corporativos y, por lo tanto, datos corporativos potencialmente más valiosos, ¿cómo afectará la nueva situación a sus responsabilidades en lo que respecta a la seguridad de los dispositivos y los datos?

Tampoco será una reunión de TI de una hora.

Para que esta nueva política funcione rápidamente, deberá reunirse con los gerentes de primera línea clave, la alta gerencia y su departamento legal para revisar la política actual y determinar exactamente qué debería estar en la versión actualizada, incluidos los criterios necesarios.

estar en su lugar antes de que pueda volver a trabajar como de costumbre.

Sí, esto suena tedioso y requiere mucho tiempo, pero si el aumento del teletrabajo dura mucho tiempo o, peor aún, sucede algo inesperado mientras está vigente, tener políticas vigentes y recientemente revisadas puede ahorrarle inmensos dolores de cabeza en el futuro.

Observe los servicios en la nube y las cargas de trabajo locales inamovibles

Muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) aún no han trasladado ni la mayor parte de sus carteras de software a un modelo de servicio en la nube.

Aplicaciones heredadas, flujos de trabajo arraigados, la necesidad de maximizar las inversiones en licencias por puesto, incluso requisitos de seguridad establecidos: hay una larga lista de razones por las que las empresas pueden seguir utilizando servidores e infraestructura en el sitio para proporcionar herramientas de software a sus empleados.

Desafortunadamente, si está en ese barco, muchos de esos escenarios no funcionarán si todos o la mayoría de los empleados ya no se encuentran en una ubicación central.

Ahí es donde será útil echar otro vistazo a los servicios en la nube.

Considere el modelo de software como servicio (SaaS)

Al pasar a aplicaciones que se ofrecen en un modelo de software como servicio (SaaS), está logrando que la administración del servidor, los requisitos de tiempo de actividad, las preocupaciones de ancho de banda e incluso una parte de sus requisitos de seguridad sean el dolor de cabeza de otra persona, y que alguien esté en una situación muy complicada.

mejor posición para satisfacer esas necesidades en un entorno distribuido.

Comience con flujos de trabajo estándar, ya que estos tendrán la mayor selección de proveedores de servicios potenciales; con eso me refiero a cosas como Dropbox Business para compartir archivos o Microsoft Office 365 Business Premium para la productividad básica y el alojamiento de correo electrónico, y tareas similares más autónomas.

Existe una larga lista de empresas de SaaS que no solo pueden brindar servicio a sus usuarios, sino que también lo hacen de manera flexible (lo que significa que puede salir del servicio nuevamente cuando lo necesite) y con herramientas para migrar a sus usuarios de manera rápida y limpia.

Examinar flujos de trabajo complejos y personalizados

A continuación, observe los flujos de trabajo más complejos y personalizados, como un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o el sistema de contabilidad de su pequeña empresa.

Para herramientas como Salesforce o Intuit QuickBooks, es probable que haya personalizado estas aplicaciones para su negocio, por lo que mudarse a una nueva plataforma no es un problema liviano.

Asegúrese de documentar estas cargas de trabajo y los pasos que deberá seguir para moverlas en caso de que la alta gerencia se lo pida.

Si su instinto le dice que una crisis de teletrabajo más prolongada podría llevar a la alta gerencia a buscar migrar una carga de trabajo local a un servicio en la nube, comience a pensar en ese proceso de selección ahora.

Eso significa planificar la selección de proveedores potenciales y un proceso de limpieza y migración de datos, así como la administración y autenticación de usuarios.

Si está atascado con una aplicación que debe seguir funcionando desde servidores locales, deberá revisar su acceso remoto y la configuración de administración remota.

¿Puede su solución de acceso remoto actual manejar el repentino aumento de usuarios? Si no es así, ¿qué equipos y actualizaciones de ancho de banda se requerirán? Deberá solicitar esas actualizaciones de inmediato y, probablemente, optar por la ayuda de un experto externo para configurarlas, probarlas, asegurarlas y ejecutarlas correctamente en el menor tiempo posible.

Herramientas de gestión remota

También eche un vistazo de cerca a sus herramientas de administración remota.

El departamento de TI también funcionará desde casa, por lo que deberá asegurarse de que cualquier infraestructura en el sitio que no pueda mover a la nube se pueda administrar tanto como sea posible desde fuera del sitio.

La mayor parte de esto será software, pero muchos dispositivos de hierro pesado, especialmente servidores, tienen complementos de hardware que permiten capacidades de administración remota más ricas.

Este es otro conjunto de dispositivos que debería comprar rápidamente y con la ayuda de un experto en la instalación.

Mire los registros de mantenimiento de estos dispositivos durante el último año y determine cuáles serán sus tareas de administración más comunes y asegúrese de poder realizarlas desde cualquier lugar: reconfiguración de la línea de comandos, reinicios remotos, tareas relacionadas con la seguridad como restablecimiento de contraseñas y, especialmente, copias de seguridad de datos.

.

Asegúrese de que todo esto sea posible desde cualquier lugar donde se encuentre su equipo de TI.

Reúnase con los jefes y gerentes de departamento

Nadie quiere agregar más reuniones a su agenda, pero estarás agradecido de haberlas tenido.

Use estas sesiones para asegurarse de que los gerentes estén completamente familiarizados con la forma en que TI ejecutará las cargas de trabajo actuales, cómo los empleados deben comunicarse con ellos y cuáles podrían ser los nuevos procedimientos.

Pero también déle la vuelta y pregunte a los gerentes qué necesitarán para funcionar en un entorno mayormente distribuido.

¿Cómo cambia el trabajo diario de administrar a los empleados cuando no hay una oficina central? ¿Qué necesitan estos gerentes no solo para que sus empleados pasen por los flujos de trabajo requeridos, sino también para administrarlos de manera efectiva en lo que respecta al seguimiento del tiempo o la programación de turnos, el seguimiento del desempeño individual o la colaboración grupal? Obtenga una idea de lo que estos gerentes necesitarán para administrar de manera efectiva un equipo virtual repentino y luego busque soluciones tecnológicas para ayudar.

Las reuniones con la alta dirección deben centrarse en los efectos y requisitos de las nuevas políticas de TI a largo plazo y en qué hacer con las cargas de trabajo que son importantes para el negocio, pero difíciles o incluso imposibles de lograr de forma remota.

Como profesional de TI, no puede tomar esas decisiones, pero debe estar preparado para responder preguntas y ofrecer posibles soluciones.

Estos serán demasiado individuales para una empresa en particular como para ofrecer mucha orientación aquí, aparte de decir, preocuparse por tener un plan de solución primero y luego preocuparse por lo que cuesta.

No descarte ni ignore las posibles soluciones solo porque son caras.

Lo que se avecina será terrible durante un tiempo, por lo que las consideraciones presupuestarias cambiarán y la alta dirección se encargará de ello.

Los profesionales de TI deben centrarse en hacer realidad los negocios.

Reúnase con RR.HH.

sobre los requisitos de los empleados

Se reunirá con RR.HH.

como parte del paso tres, pero estas reuniones tendrán un componente adicional: ¿cómo funcionará su empresa en un entorno virtual? Hasta ahora, el teletrabajo ha sido voluntario o incluso una especie de recompensa.

Ahora es obligatorio y RR.HH.

se preocupará con razón porque no todos los empleados estarán felices o trabajarán en sus niveles más eficientes como teletrabajadores.

¿Cómo planea RRHH manejar eso?

Si prevé que exista un entorno virtual durante un período más largo (y eso parece probable), entonces necesitará tener soluciones de TI implementadas para la administración continua del desempeño, monitoreo de la carga de trabajo y herramientas de informes para gerentes, incorporación de nuevos empleados, así como herramientas.

para gestionar empleados con problemas e incluso un proceso de despido de empleados.

Repase cada uno de estos problemas paso a paso y documente cómo deben manejarse cada uno.

Y si aún no lo ha sugerido, RR.HH.

probablemente lo hará, y esa es una especie de presencia de oficina virtual.

Esto podría ser cualquier cosa, desde un portal central para empleados hasta un canal de video o chat en toda la empresa (vea más sobre eso a continuación).

Su empresa lo necesitará porque los empleados tienen más actividades en el trabajo que simplemente el trabajo.

Tienen conexiones sociales y actividades que desaparecerán repentinamente cuando todos comiencen a trabajar de forma remota.

Algunos empleados estarán bien con eso, otros tendrán problemas.

RR.HH.

estará muy consciente de esto, por lo que debe trabajar con ellos para crear soluciones temporales.

Esté preparado investigando herramientas adaptadas a dicho modelo, que podrían incluir una nueva aplicación de colaboración en la nube, como Slack; o una aplicación virtual de seguimiento de tareas y gestión de proyectos en la nube orientada a equipos, como Asana.

Quizás un canal social interno al estilo de Facebook para mantener a los empleados comprometidos entre sí en lugar de solo con su trabajo; que podría incluir servicios como Workplace de Facebook o SharePoint Online de Microsoft.

Asegure esos dispositivos

Una vez realizada la planificación general de la carga de trabajo, podrá concentrarse en las tareas básicas de TI; aunque esto probablemente comenzará con una mayor planificación, desafortunadamente.

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