El escáner de documentos inalámbrico altamente portátil Epson WorkForce ES-300WR - Accounting Edition ($ 399.99) es una versión mejorada de Editors 'Choice WorkForce ES-300W revisamos el año pasado.
Esta última versión del escáner de documentos portátil insignia de Epson se vende por solo $ 100 más, pero su software centrado en el negocio, así como una interfaz de captura de documentos revisada y renombrada, la hacen más precisa y amigable con la contabilidad, aumentando así su valor general.
Si recopilar datos financieros en el camino y exportarlos para usarlos en su aplicación de contabilidad, eliminando la necesidad de ingresarlos manualmente, suena atractivo, debe considerar el ES-300WR.
Un compañero de viaje bien pensado
Tenga en cuenta que si prefiere un escáner de documentos de escritorio menos móvil, Epson también ofrece una edición de contabilidad del WorkForce ES-500WR Escáner de documentos inalámbrico, que es un poco más rápido, más grande y más pesado. Cuando el modelo portátil está cerrado y listo para la carretera, mide 2.6 por 11.3 por 3.5 pulgadas (HWD) y pesa 2.9 libras.
Gran parte de su altura y peso proviene de una batería recargable incorporada.
Algunos otros escáneres portátiles con baterías recargables incluyen el editor Canon imageFormula P-215II Scan-Tini, un poco más pequeño y ligero ($ 224,00 en Amazon) y el Doxie Q aparente mucho más pequeño y ligero.
El primero, como el ES-300WR y su ES-300W gemelo, viene con un alimentador automático de documentos (ADF) de 20 hojas que escanea ambas caras de las páginas a dos caras simultáneamente, en una sola pasada.
El ADF de Doxie Q, por otro lado, tiene solo ocho páginas; y para escanear ambas caras de las páginas de dos caras, debe escanear una cara de los originales y luego darles la vuelta manualmente para escanear las otras caras.
Mientras que las máquinas más livianas como el escáner de viaje dúplex Xerox de alimentación manual, la Visioneer Patriot P15, y el escáner de documentos dúplex portátil DS-320 de Epson y el WorkForce ES-200 son más pequeños, más livianos y más fáciles de transportar, no tienen baterías, lo que significa que estará conectado a una toma de CA.
La rapidez con la que se carga la batería depende de la fuente de alimentación y, como muchos otros modelos portátiles recientes, el ES-300WR funcionará y se cargará desde fuentes de alimentación de CA o USB al mismo tiempo.
Epson me dijo que cuando el escáner está en uso, la batería se carga desde los tomacorrientes de CA en solo un par de horas; USB 3.0 tarda unas cuatro horas y USB 2.0 unas 20 horas.
El escáner se carga más rápido, por supuesto, cuando está apagado.
Epson no reclama una clasificación específica de duración de la batería por página, pero escaneé cientos de páginas con una sola carga durante mi prueba.
El ciclo de trabajo del ES-300WR es de 500 escaneos por día, que es el mismo que el DS-320, el ES-200 y la Canon P-215II, mientras que el Patriot P15 ($ 249.99 en Amazon) y las calificaciones de volumen de Doxie Q son el doble de eso.
La cubierta se abre para exponer el ADF de 20 hojas y el panel de control, que está dividido entre la parte superior derecha de la cara del escáner y el borde frontal derecho del chasis.
Los controles en sí constan de cuatro botones: Encendido, Detener (Cancelar), Inicio, Conexión Wi-Fi (Configuración protegida de Wi-Fi o WPS) y cinco LED de estado: Error, Modo de alimentación automática, Listo, Wi-Fi encendido / apagado y batería.
Además, observe en la imagen de abajo que, ubicado cerca del lado izquierdo de la cara, casi en la esquina de los controles, hay un selector de modo para cambiar entre documentos estándar y tarjetas de plástico grueso (tarjetas de identificación y tarjetas de crédito, por ejemplo).
).
En el borde frontal derecho, hay un interruptor para seleccionar conectividad Wi-Fi o USB.
Puede conectar el ES-300WR de forma inalámbrica a su red a través de Wi-Fi y conectarlo a una sola PC a través de USB, ya sea 2.0 o 3.0.
Puede escanear a dispositivos Apple iOS y Android con la aplicación Epson DocumentScan.
Edición de contabilidad ScanSmart
Desde el debut del ES-300W a principios de 2017, Epson ha realizado cambios significativos en la colección de software que incluye con sus escáneres.
El cambio más significativo es el nuevo ScanSmart de la compañía, una utilidad de administración que integra el escáner, el software de soporte y otras aplicaciones, lo que ayuda a que todos funcionen juntos sin problemas.
Las nuevas funciones amigables con la contabilidad son específicas del software; forman parte de una versión ampliada de la utilidad llamada ScanSmart Accounting Edition.
ScanSmart le permite configurar y ejecutar trabajos de escaneo, así como crear perfiles de flujo de trabajo (Escanear a archivo, Escanear a correo electrónico, etc.), o ajustes preestablecidos, que Epson llama Acciones, que definen todos los aspectos de un trabajo de escaneo.
ScanSmart Accounting Edition simplifica la obtención de sus datos recopilados de documentos financieros escaneados en su aplicación de contabilidad, más específicamente, QuickBooks Online y Excel.
Básicamente, la actualización de Accounting Edition consiste en una extensión de ScanSmart llamada Receipt Manager que identifica y extrae automáticamente datos financieros relativos de recibos, facturas y otras copias impresas financieras, y lo ayuda a convertirlos en datos compatibles con QuickBooks Online o Excel.
Esto puede eliminar potencialmente la entrada manual tediosa y lenta.
La exportación de Excel es CSV, un formato aceptado por la mayoría de los programas de contabilidad.
Según Epson, a medida que utiliza la herramienta automática de reconocimiento de recibos y nombres de archivos del software, ScanSmart aprende a identificar datos recurrentes, como nombres y logotipos de proveedores, gastos recurrentes, etc., lo que agiliza el almacenamiento, la recuperación y la búsqueda.
Procesos de datos y documentos críticos.
Además de ScanSmart Accounting Edition, el paquete de software incluye Nuance Power PDF, un programa de creación y edición de PDF alternativo a Adobe Acrobat; Nuance PDF Converter para Mac; y NewSoft Presto! BizCard, una utilidad de escaneo y archivo de tarjetas de presentación.
Un escáner de documentos portátil rápido
Epson califica el ES-300WR en 25 páginas por minuto (ppm) en modo simplex (una cara) y 50 imágenes por minuto (o ipm, donde cada imagen es una cara de una página de dos caras) en modo dúplex.
Ejecuté mis pruebas a través de USB 3.0 a 300 ppp desde el banco de pruebas Intel Core i5 estándar de Daxdi con Windows 10 Professional.
Los puntajes del ES-300WR están lo suficientemente cerca de los otros modelos de Epson discutidos aquí (el ES-200W, el ES-300W y el DS-320) que es seguro decir que el escáner en sí y su BIOS no han experimentado ningún cambio significativo.
ajustes relacionados con el rendimiento, y que ScanSmart no procesa datos claramente más rápido que las utilidades Epson Scan 2 / Image Capture Pro recientemente reemplazadas que usé cuando probé el ES-300W del año pasado.
Vea cómo probamos los escáneres
Después de descontar el tiempo de retraso (el período entre el momento en que se escanea la última página y el software guarda el trabajo de escaneo en una imagen utilizable o un archivo PDF con capacidad de búsqueda), el ES-300WR escaneó mi documento de 25 páginas a una cara a una velocidad de 28,3 ppm y el documento de 25 páginas a dos caras (50 imágenes) a 54,5 ipm.
Para ambos documentos, es 1 ppm más rápido que el ES-300W.
Las puntuaciones de ES-320 y ES-200W básicamente coincidían con las de ES-300WR.
Visioneer P15 y Canon P-215II tienen índices de velocidad más bajos, en 10 ppm y 20 ipm, que los portátiles Epson.
El P15 obtuvo 17.1ppm y 34ipm y el Canon P-215II logró 15.9ppm y 30.9ipm.
En la siguiente prueba, cronometré el ES-300WR mientras escaneaba los mismos dos documentos, y ScanSmart los procesaba y guardaba en una imagen PDF.
Como era de esperar de mi experiencia con los modelos Epson anteriores, los tiempos de escaneo de imágenes en PDF fueron casi idénticos a los puntajes de la prueba anterior.
A continuación, cronometré el ES-300WR mientras, con la ayuda de ScanSmart, escaneaba y convertía el documento de 25 páginas y 50 imágenes al PDF con capacidad de búsqueda más versátil.
Completó la tarea en 55 segundos, con solo un lapso de 0,5 segundos entre el escaneo a PDF con capacidad de búsqueda y el escaneo a la memoria sin conversión ni formateo.
Los otros modelos de Epson, por supuesto, se desempeñaron de manera similar, y el P15 logró la misma tarea en unos 40 segundos más lento, pero el P-215II superó al ES-300WR en aproximadamente 5 segundos.
Precisión y Exportación
Prefiero que mi escáner sea lento que impreciso.
Con ese fin, el ES-300WR convirtió mis páginas de fuentes Arial y Times New Roman sin errores a 6 puntos, lo que lo convierte en el más preciso de todos los escáneres mencionados aquí.
que es un poco más preciso que el DS-320.
Los otros dos portátiles Epson, el ES-200W y el ES-300W, eran un poco menos precisos aún. También miré hacia atrás en todos los escáneres de documentos portátiles que Daxdi ha revisado durante los últimos dos años y descubrí que el ES-300WR con ScanSmart ha obtenido las mejores puntuaciones de precisión para un escáner de documentos portátil hasta ahora.
También eché un vistazo a las funciones de contabilidad en el software ScanSmart Accounting Edition.
Obtener sus datos financieros de una copia impresa a su aplicación de contabilidad es un proceso de dos partes, escanear y exportar.
Escanea sus recibos, facturas, etc.
en ScanSmart como lo haría con cualquier otro documento, y cuando haya terminado, use una Acción ScanSmart para enviar los datos a Receipt Manager para revisarlos y, bueno, administrarlos.
Hacer clic en Exportar y Guardar le brinda las opciones para Exportar a QuickBooks o Guardar como CSV.
Si elige el primero, asegúrese de que QuickBooks esté abierto para que ScanSmart pueda encontrarlo.
Luego, ScanSmart abre una ventana de QuickBooks que primero lo invita a iniciar sesión en QuickBooks y luego lo guía a través del proceso de hacer coincidir campos y exportar los datos.
Si bien no he hecho esto con ScanSmart y QuickBooks, en el día en que hizo hacer mi propia contabilidad, exportaba datos dentro y fuera de QuickBooks con frecuencia.
Sospecho que este proceso es similar.
Las primeras veces implicaron hacer coincidir las etiquetas de los campos de datos de QuickBooks (por ejemplo, "Gastos / Automóvil / Mantenimiento") con las etiquetas correspondientes en los datos entrantes.
(Es aquí, sospecho, donde ScanSmart hace la mayor parte de su aprendizaje).
Cuando exporta a un archivo CSV, simplemente elige esa opción, nombra el archivo y el software lo toma desde allí.
La forma en que use los datos después de eso depende de usted.
Sin embargo, en la mayoría de los escenarios, como, por ejemplo, introducir los datos en FreshBooks, probablemente tendrá que masajearlos un poco, al menos haciendo coincidir y etiquetando cada registro CSV con los registros correspondientes en el software de contabilidad.
Si tiene experiencia con Excel, todo esto es Introducción a las hojas de cálculo 101, y hay una amplia información disponible en línea (y probablemente la documentación de su aplicación de contabilidad) sobre la preparación de archivos CSV para la importación.
Aun así, me gustaría que ScanSmart Accounting Edition admita varios paquetes de contabilidad adicionales, ya que no todos usan QuickBooks.
Bueno para los negocios
La diferencia entre Editors 'Choice ES-300W y este nuevo modelo ES-300WR está en el software.
Entonces, a la hora de decidir ...
