El escáner de documentos inalámbrico Epson WorkForce ES-500WR, Accounting Edition ($ 499.99), es un escáner de documentos de escritorio con alimentación de hojas para trabajos livianos y medianos, apropiado para su uso en oficinas pequeñas y grupos de trabajo.
Es una variación de la WorkForce ES-500W, que incluye la utilidad mejorada de escaneo y procesamiento de documentos de Epson, ScanSmart y el complemento fácil de usar para contabilidad ScanSmart Accounting Edition.
Si su negocio requiere el ingreso manual recurrente de datos financieros, el ES-500WR será una alternativa atractiva a la Elección de los Editores entre los escáneres de documentos de nivel de entrada, el Brother ADS-2700W.
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Enseñar nuevos trucos a un perro viejo
La mayor diferencia entre el ES-500WR y el ES-500W está en el software Accounting Edition, por lo que no hay muchas actualizaciones de hardware aquí.
Al igual que el ES-500W, mide 6.6 por 11.6 por 6.9 pulgadas (HWD) con sus bandejas cerradas y pesa 8.1 libras.
Eso es un poco más grande y 2.5 libras más pesado que el Brother ADS-2700W, de tamaño cercano y 2.1 libras más liviano que el Panasonic KV-S1026C-MKII, y un poco más pequeño en todas las dimensiones que el Editors Choice HP ScanJet Pro 3000 ($ 479.99 en HP ).
Sin embargo, tenga en cuenta que, si bien están cerradas y fuera de servicio, ninguna de estas máquinas ocupa mucho espacio en el escritorio.
Pero con sus alimentadores automáticos de documentos (ADF) y las bandejas de salida abiertas y listas para trabajar, normalmente duplican su altura y triplican (o más) su longitud.
El ADF del ES-500WR admite hasta 50 originales y su ciclo de trabajo diario es de 4000 escaneos.
Los modelos de la competencia mencionados aquí también vienen con ADF de 50 hojas.
En términos de ciclo de trabajo, el ES-500WR se encuentra en el medio del paquete, con el ADS-2700W y el KV-21026C-MKII que admiten 1,000 escaneos diarios más y el ScanJet 3000 maneja 500 menos.
Puede conectarse al ES-500WR directamente a través de USB 3.0, a través de su red cableada o inalámbrica con Ethernet o Wi-Fi, o desde su teléfono inteligente o tableta con comunicación de campo cercano (NFC).
NFC es un protocolo de red de igual a igual que le permite escanear las hojas cargadas en la bandeja de entrada a su dispositivo móvil al tocarlo en el punto de acceso NFC ubicado frente al panel de control en la parte frontal del escáner.
Puede conectarse a sus dispositivos móviles con Wi-Fi Direct o escanear a unidades de memoria flash y otros dispositivos de almacenamiento a través de un puerto USB en la parte posterior del chasis.
El panel de control es simple, con siete botones: Encendido, Configuración protegida de Wi-Fi (WPS), Encendido / apagado de Wi-Fi, Omisión de detección de alimentación doble, Modo lento, Detener, Iniciar y NFC.
También hay siete luces de estado: modo AP (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Error, Modo de alimentación automática, Listo, Omisión de detección de alimentación doble y Modo lento.
Tenga en cuenta que no hay botones ni una pantalla para seleccionar perfiles, elegir escaneo a una o dos caras o para proporcionar al escáner otras instrucciones.
Todo eso se maneja desde ScanSmart, ya sea manualmente después de escanear las páginas o automáticamente, de acuerdo con un conjunto de instrucciones preconfiguradas guardadas en perfiles de flujo de trabajo que Epson llama Acciones.
Software empresarial robusto
El ES-500WR se envía con acceso descargable a ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (para Windows), Nuance PDF Converter (para Mac) y Presto! BizCard.
En lugar de una interfaz de escáner real y un programa de procesamiento y administración de documentos, ScanSmart es más una estructura que integra utilidades y programas existentes, ayudándolos a interactuar con el escáner en sí y entre sí de manera más fluida.
Epson Scan 2 y Document Capture Pro se incluyen como parte de ScanSmart.
Con el ES-500WR obtiene el complemento Accounting Edition, también conocido como Receipt Manager.
Además de la capacidad de ScanSmart para aceptar extensiones adicionales e integrar aplicaciones, según Epson también aprende a identificar datos recurrentes, como nombres y logotipos de proveedores, gastos mensuales, etc.
En otras palabras, cuanto más lo use, Receipt Manager maneja sus escaneos financieros de manera más eficiente.
Reconoce y extrae datos de recibos, facturas y otros documentos financieros escaneados y luego los guarda en su propia base de datos incorporada.
Receipt Manager puede exportar los datos a QuickBooks Online o archivos compatibles con Microsoft Excel que luego puede importar a uno o muchos otros programas de contabilidad, es decir, con cierta manipulación de las columnas de datos en Receipt Manager o el archivo CSV exportado.
en Excel, o en ambos.
Mi única queja real sobre ScanSmart Accounting Edition es que no es compatible directamente con otros programas de contabilidad populares.
Delante de la manada
Epson califica la ES-500WR en 35 páginas de una cara por minuto (ppm) y 70 imágenes de dos caras por minuto (o ipm, donde cada cara de la página es una imagen).
Probé el ES-500WR a través de Ethernet a 300 ppp con ScanSmart Accounting Edition en nuestro banco de pruebas Intel Core i5 estándar con Windows 10 Professional.
El nuevo software no aumentó las velocidades de escaneo y procesamiento de documentos con respecto al ES-500W, que ya tenía un desempeño sólido.
Vea cómo probamos los escáneres
Descontando el tiempo entre el momento en que la última página llega a la bandeja de salida y el momento en que ScanSmart guarda el documento en un formato de archivo utilizable (lo que llamamos tiempo de "retraso"), el ES-500WR escaneó nuestro documento de texto de 25 páginas a una cara a 40 ppm y nuestro Documento a doble cara de 25 páginas a 75,7 ipm, significativamente más rápido que las clasificaciones de Epson.
TEl ES-500WR escaneó, procesó y guardó los mismos documentos de prueba en PDF de imagen a 37,7 ppm y 67,7 ipm, un rendimiento respetable en comparación con sus clasificaciones y con sus competidores.
Eso es aproximadamente 2.5ppm más rápido y 1.5ipm más lento que el ES-500W, 3ppm más rápido y 2.3ipm más lento que el ADS-2700W de Brother ($ 349.98 en Amazon), 2.4ppm y 2.5ipm más rápido que el ScanJet 3000 de HP, y 6.1ppm y 7.7ipm en frente del KV-S1026C-MKII de Panasonic ($ 522.00 en Amazon).
Al escanear a PDF con capacidad de búsqueda, un formato más propicio para las aplicaciones de búsqueda y recuperación de documentos, el ES-500WR escaneó y guardó nuestro documento de prueba de 25 páginas a dos caras (50 imágenes) en 44 segundos.
Ese puntaje empató a su hermano ES-500W y es uno o dos segundos más rápido que los modelos Brother y HP.
En 1 minuto y 6 segundos, la Panasonic se quedó atrás.
Escaneo empresarial sólido
¿De qué sirve un escáner increíblemente rápido si el texto editable resultante requiere horas de corrección de errores? Afortunadamente, la tecnología OCR actual es mucho más precisa que eso.
El ES-500WR, por ejemplo, escaneó y convirtió nuestras páginas estándar Arial y Times New Roman sin errores hasta 6 puntos, lo que es lo suficientemente preciso para la mayoría de las aplicaciones comerciales.
Eso supera los 8 puntos del ES-500W anterior para ambas fuentes sin errores.
Con 5 puntos sin errores en nuestra página de prueba Arial y un incomparable 4 puntos sin errores en la página de Times New Roman, el formidable ADS-2700W de Brother sigue siendo el escáner más preciso revisado aquí en aproximadamente un año.
Mientras tanto, la Panasonic KV-S1026-MKII empató la ES-500WR y la HP ScanJet 3000 logró escanear hasta 8 puntos con ambas fuentes sin errores.
También escaneé algunas pilas de recibos y facturas de tarjetas de crédito y luego usé un perfil de acción de ScanSmart para mover los datos y abrir Receipt Manager.
La siguiente fase implica exportar los datos a QuickBooks Online o a un archivo CSV de Excel.
La integración de Receipt Manager con QuickBooks está bien automatizada.
Cuando usted, después de abrir QuickBooks en su PC, hace clic en Exportar a QuickBooks en ScanSmart, se abre una ventana que lo invita a iniciar sesión en QuickBooks y luego seguir las instrucciones que lo guiarán por el resto del proceso.
Al exportar a un archivo CSV, simplemente seleccione esa Acción en ScanSmart, asigne un nombre y guarde el archivo.
Lo que suceda a continuación depende de lo que quiera hacer con los datos.
Prepararlo para importarlo a un programa de contabilidad probablemente requerirá al menos alguna manipulación en Excel.
Si tiene un conocimiento básico de Excel, preparar archivos CSV para importarlos a otro programa es simple.
Dependiendo del programa al que desee importar los datos, el proceso puede describirse en la documentación de ese software.
De lo contrario, hay montones de documentos que cubren el etiquetado y la manipulación de registros CSV en el sitio de Microsoft y en otros lugares.
Si bien a veces esto puede ser un trabajo complicado, no es realmente complicado.
Pero sería mucho más fácil si ScanSmart Accounting Edition admitiera algunas aplicaciones de contabilidad más populares.
Software que ahorra tiempo
Cuando se dirige un negocio en el hogar o en una pequeña oficina, quizás una de las tareas recurrentes más tediosas es ingresar datos de recibos impresos, facturas y otros documentos financieros en un programa de contabilidad.
Con su soporte para escanear documentos financieros, recopilar los datos relevantes y luego prepararlos y exportarlos a QuickBooks Online u hojas de cálculo de Excel, la Epson ES-500WR hace un esfuerzo decente por automatizar ese proceso.
La integración de QuickBooks está bien desarrollada y debería ahorrarle tiempo a usted oa su organización al automatizar gran parte del proceso de entrada de datos financieros.
Con la integración de Excel, por otro lado, es posible que deba transferir los datos a registros CSV compatibles con su aplicación de contabilidad.
Si bien una integración más amplia con otros programas de contabilidad proporcionaría un mayor valor para las organizaciones que no usan QuickBooks, el proceso de preparación de los registros CSV para importarlos en Excel es básico.
Aunque cuesta $ 100 más que el Brother ADS-2700W de Editors 'Choice, el ES-500WR vale el precio más alto si la capacidad de escanear y exportar datos financieros ahorrará un tiempo valioso para su negocio.
Escáner de documentos inalámbrico Epson WorkForce ES-500WR — Accounting Edition
La línea de fondo
La Epson WorkForce ES-500WR ofrece escaneos rápidos y precisos junto con un paquete de software robusto que atraerá a las oficinas de procesamiento de datos.
