AccountingSuite es nuevo en nuestras revisiones anuales de contabilidad para pequeñas empresas, pero está disponible desde 2012.
Ubicado en algún lugar entre el software de contabilidad de nivel de entrada que generalmente revisamos y las aplicaciones de rango medio, como NetSuite e Intaact, AccountingSuite es la pequeña empresa con más funciones.
sitio web de contabilidad que hemos probado.
Sus herramientas de seguimiento de inventario son las más sólidas que hemos visto en este rango de precios, y el servicio es bastante competente en el seguimiento de tiempos y proyectos.
La experiencia del usuario, sin embargo, podría necesitar algo de trabajo.
Teniendo en cuenta todo lo que hace, junto con sus generosas opciones de soporte, AccountingSuite es una excelente opción para las pequeñas empresas que necesitan ir más allá de QuickBooks y están dispuestas a aprender cómo configurarlo y personalizar el servicio para uso individual.
La empresa también puede ayudar con esto.
Planes y precios
AccountingSuite ofrece cuatro niveles de servicio.
La puesta en marcha ($ 19 por mes) incluye opciones básicas de contabilidad, herramientas de seguimiento de proyectos y tiempos e informes para un usuario.
Negocios ($ 25 por mes) agrega ventas, compras e impuestos sobre las ventas para dos usuarios.
Por $ 55 por mes, la versión Professional para cinco usuarios también incluye una gestión integral de inventario.
El plan Profesional con comercio electrónico cuesta $ 129 por mes para 10 usuarios.
Todas las versiones cuentan con asientos de contable y CPA ilimitados.
Para comparacion, QuickBooks Online comienza en $ 20 por mes para su plan Simple Start.
El siguiente nivel es Essentials, que agrega capacidades de facturación, multiusuario y seguimiento del tiempo por $ 35 por mes.
El plan Plus ($ 60 por mes) ofrece seguimiento completo del inventario y del proyecto.
Sage Business Cloud Accounting comienza en $ 25 por mes.
El plan Starter de ZipBooks es gratuito y ofrece contactos y facturación ilimitados, una alimentación bancaria y gestión de ingresos y gastos.
Wave también es de uso gratuito, aunque cobra tarifas de transacción.
AccountingSuite no ofrece cientos de complementos como lo hacen Xero y QuickBooks Online; fue diseñado para incluir funciones avanzadas sin la necesidad de complementos.
Sin embargo, sí se integra con los líderes de la industria en áreas como nómina (ADP y SurePayroll), impuestos sobre las ventas (Avalara), CRM (Zoho) y pagos en línea (Stripe y Dwolla).
Configuración seria
Teniendo en cuenta su profundidad, amplitud y capacidad de personalización, AccountingSuite no es el tipo de sitio que lo hace saltar y crear facturas en cinco minutos (aunque podría hacerlo).
Si desea la mejor y más individualizada experiencia posible, realmente debe reservar una gran cantidad de tiempo para comenzar con el sitio.
La empresa ofrece varias formas de guiarlo a través del proceso de configuración.
Hay una guía de usuario con capacidad de búsqueda, así como AccountingSuite Academy.
Puede conectarse con expertos en soporte por chat, correo electrónico y teléfono.
Y hay un enlace en la página de inicio del flujo de trabajo a una empresa de prueba; puede cargar esto y practicar el uso de las funciones del sitio antes de comenzar a ingresar sus propios datos en vivo.
También hay una extensión de navegador disponible a través del servicio WalkMe que le ayuda tanto en los pasos iniciales como en los más avanzados; agrega un "¡Muéstrame cómo!" pestaña a la barra de herramientas de navegación.
Experimenté resultados mixtos con esta herramienta; a veces no completaba un proceso específico.
No hay un enlace para ayudar en las pantallas de trabajo, y realmente no hay ninguna guía sensible al contexto.
Uno de los primeros lugares en los que debe detenerse es el menú Configuración (disponible en varias páginas en todo el sitio).
Aquí, puede especificar preferencias para docenas de opciones en todo el sitio, como moneda, impuestos sobre las ventas, cuentas predeterminadas, unidades de medida, ubicaciones y ensamblaje de inventario.
Algunas funciones se desactivan cuando usa AccountingSuite por primera vez, por lo que es muy importante que visite todas las secciones de Configuración.
El servicio también ofrece orientación especializada si está actualizando desde QuickBooks.
Simplificando la complejidad
AccountingSuite tiene que empaquetar una gran cantidad de contenido en sus pantallas, y lo hace con éxito.
Aún así, puede ser una interfaz de usuario tremendamente abarrotada.
Una opción de página de inicio se asemeja a las páginas de inicio de muchas aplicaciones de contabilidad para pequeñas empresas a lo largo de los años.
Esta vista de flujo de trabajo se divide en seis secciones: Ventas, Contabilidad / Banca, Compras, Inventario, Seguimiento de proyectos / Tiempo y Soporte.
Cada área muestra botones de colores que representan tareas o herramientas específicas contenidas allí.
Por ejemplo, Ventas tiene cuatro: Cotizaciones de venta, Órdenes de venta, Facturas y Envíos.
Haga clic en uno para ir a estas pantallas de trabajo.
Directamente a la izquierda de este hay un panel de navegación vertical que permanece a la vista sin importar a dónde vaya en el sitio, y sirve como su guía principal para moverse.
Se divide en Menú rápido, Ventas, Compras, Inventario, Banco, Contabilidad, Proyectos / Tiempo, Informes y Listas.
Digamos que selecciona Ventas.
Aparecen tres listas de enlaces de texto.
Uno contiene enlaces a listas de formularios relacionados y otras herramientas (facturas de venta, recibos de efectivo, extractos, listas de precios).
El segundo lo lleva a las pantallas reales de creación de formularios.
Y el tercero muestra una lista de informes para esa sección.
A medida que continúa trabajando en diferentes pantallas, una barra de herramientas horizontal en la parte superior de la pantalla muestra un botón para cada página que ha visitado para que pueda regresar fácilmente.
Al hacer clic en la x a la derecha de cada etiqueta, se cierra, o puede cerrarlas todas a la vez.
El acceso a un menú estándar de Windows aparece en la esquina superior izquierda, pero debes saber que está ahí para encontrarlo, ya que no es nada obvio.
Una pequeña flecha amarilla hacia abajo abre menús deslizables para las operaciones que normalmente se encuentran en Archivo, Editar y Ver.
La lista contiene una entrada muy importante: "Configuración de la página de inicio", donde especificará las preferencias para la visualización de su página de inicio; hay cuatro más allá de la vista de flujo de trabajo mencionada anteriormente.
Llenar los espacios en blanco
Las numerosas plantillas de registros y formularios de transacciones de AccountingSuite contienen campos que suelen utilizar las pequeñas empresas.
Los registros de clientes y proveedores, por ejemplo, tienen campos para información de contacto y no mucho más.
No son tan completos como, digamos, los de Zoho Books ($ 9.00 en Zoho Books).
Los formularios como las facturas son mucho más completos.
Además de los campos estándar que ofrecen sitios como Xero y Sage (cliente, fecha, términos, número de factura), hay campos para opciones como origen de envío, método de envío, número de seguimiento, unidad de medida y número de pedido de venta correspondiente.
Puede ver un historial de cada transacción y generar notas de crédito, etiquetas de envío y listas de empaque desde la pantalla de facturas.
Pero estas son solo las configuraciones predeterminadas.
AccountingSuite es increíblemente personalizable, más que cualquier competidor en los sitios web de contabilidad que hemos revisado.
Haga clic en "Cambiar formulario" y se abrirá una ventana que contiene decenas de opciones para el formulario o registro actual.
Puede hacer clic delante de cualquiera de los que estén marcados para eliminarlos y hacer clic para agregar los que aún no estén allí.
Una vez que esté en una pantalla de trabajo, habrá al menos una fila de botones pequeños en la parte superior de la página en la que debe hacer clic para acceder a las funciones relacionadas.
En la página Seguimiento de tiempo, por ejemplo, puede hacer cosas como crear una nueva entrada de tiempo, adjuntar archivos, generar una factura para un bloque de tiempo facturable o ver las opciones de personalización de su formulario.
Los formularios en sí, como facturas y órdenes de compra, adoptan un enfoque ligeramente diferente a las listas desplegables que usa para seleccionar cosas como clientes y artículos.
Cuando hace clic en la flecha hacia abajo para abrir la lista, obtiene tres opciones.
Puede ingresar una cadena de búsqueda para encontrar la entrada deseada, mostrar una lista de todos los disponibles o crear uno nuevo sobre la marcha.
Siempre puede agregar a la lista de opciones para cada campo a medida que avanza.
Pero parte de su trabajo de configuración debe incluir compilar esas listas con anticipación tanto como sea posible.
Cuando hace clic en Listas en la barra de herramientas vertical izquierda, ve todos los tipos de datos que están disponibles en el sitio, como Proyecto / Trabajo, Método de pago, Clase y Niveles de precio.
Desde aquí, puede crear tantos de cada uno como desee.
Haga clic en "Transportista" debajo del encabezado Crear, por ejemplo, y verá una tabla que enumera cualquiera que ya haya definido (DHL, FedEx o UPS, por ejemplo).
Se abre una pequeña ventana que contiene campos para completar en blanco para agregar más.
Dos entradas en esta lista merecen especial atención (también aparecen cuando hace clic en la pestaña Menú rápido en la barra de herramientas vertical izquierda).
Customer / Vendor Central le permite acceder a listas completas de clientes y proveedores de su empresa.
Resalte uno haciendo clic en él, y el panel derecho de la pantalla muestra las transacciones correspondientes.
Puede desglosarlos para abrir las transacciones subyacentes.
Si tiene varios empleados que utilizan AccountingSuite, debe configurarlos antes de que puedan comenzar a trabajar.
Haga clic en Lista de usuarios para abrir esa pantalla, y debería ver una entrada para usted.
Haga clic en + Agregar en la barra de herramientas para agregar un usuario.
Verá campos de información que incluyen nombre, correo electrónico y cargo.
Debajo de eso, especifique qué tipo de acceso tiene cada individuo en cada área principal del sitio: Acceso completo, Solo visualización o Sin derechos (también puede marcar una casilla marcada Solo informes, que sombrea todo lo demás).
Esto es comparable a lo que ofrecen sitios como Xero, pero esperaba más de un sitio tan avanzado; por ejemplo, permisos que bajan al nivel de pantalla.
Informes y móvil
Un sitio web de contabilidad tan sólido necesita un conjunto de informes que coincida con su poder.
AccountingSuite tiene eso, aunque sus informes no son tan personalizables como QuickBooks Online, ni hay tantos.
Puede crear los informes estándar que se esperan para cada sección del sitio (Compras, Inventario, etc.) y los informes financieros más complejos que los contadores suelen crear y analizar (como Balance general y Estado de resultados).
AccountingSuite está trabajando actualmente en una aplicación de Android para el servicio, y la compañía dice que las páginas están optimizadas para dispositivos móviles.
Pude acceder a él en un iPad usando Chrome (Safari no es compatible) y, aunque se abrió en un Samsung Galaxy S8, el contenido era demasiado pequeño para verlo.
AccountingSuite tiene un valor impresionante: obtienes mucha funcionalidad y personalización por tu dinero.
La empresa está muy dispuesta a trabajar en estrecha colaboración con los usuarios para crear un entorno de contabilidad personalizado, aunque AccountingSuite ciertamente se puede utilizar tal cual.
Sin embargo, me gustaría ver más ayuda contextual y una experiencia de usuario más actualizada para acompañar a todas las herramientas de contabilidad.
En general, AccountingSuite es un servicio recomendado para pequeñas empresas que necesitan más de lo que ofrece Xero, especialmente en el área de seguimiento de inventario.
Pero para la mayoría de las pequeñas empresas ...
