Diseñado como una aplicación de software como servicio (SaaS), Acumatica ofrece una excelente opción para aquellos que necesitan un sistema financiero y escalable.
Planificación de recursos empresariales (ERP) plataforma.
Acumatica es una aplicación bien equilibrada que presenta una arquitectura modular que se enfoca en ERP, contabilidad de libro mayor y administración de inventario.
Su experiencia de usuario basada en navegador (UX) es excelente, con un entorno rico en funciones accesible a través de una interfaz de usuario intuitiva (UI).
Su modelo de precios puede confundir a algunos usuarios, pero esa posibilidad no es suficiente para evitar que le demos a Acumatica nuestro premio Editors 'Choice en las tres categorías de productos mencionadas anteriormente.
La estructura de precios inusual de Acumatica se basa en recursos en lugar de números por asiento.
Porque está disponible como un servicio en la nube de Acumatica, en una configuración de nube pública o híbrida [like installing it on servers hosted by Amazon Web Services ($6,415.00 at Amazon) (AWS), for example], o como una instalación directa en las instalaciones, el precio de Acumatica se basa en la cantidad de recursos de la aplicación que una empresa realmente requiere en lugar de una tarifa por usuario.
A continuación se enumeran más detalles, pero Acumatica afirma que una empresa más pequeña típica puede esperar pagar $ 1,000 por mes independientemente de la cantidad de usuarios simultáneos.
Sin embargo, al igual que con todos los proveedores aquí trabajando a través de un canal de revendedor / socio, ese precio no refleja los cargos que agregará el revendedor.
Y eso no es opcional ya que, en lugar de ofrecer el producto directamente a los clientes, Acumatica está disponible únicamente a través de su canal de socios.
Revisé la versión de Acumatica Cloud.
Para la instalación local o para ejecutarlo en servidores virtuales alojados en la nube de otra persona, necesitará una infraestructura que ejecute Microsoft Windows Server 2008 R2 en adelante y una base de datos compatible.
Acumatica se ejecuta en varias bases de datos populares, incluidas Amazon Aurora, Microsoft SQL Server y MySQL.
Todos los caminos conducen al mismo lugar
Al igual que con Oracle NetSuite OneWorld, SAP Business One Professional y otros, Acumatica se basa principalmente en paneles para la navegación.
Dependiendo de la función asignada a un usuario, se le mostrará el panel de control correspondiente al iniciar la aplicación.
Es fácil definir roles y permisos, ya que esto se hace marcando o desmarcando las entradas apropiadas en las casillas de configuración.
Esto simplifica la navegación porque solo se muestran las áreas en las que se permite un usuario en particular.
La sensación, la función y la apariencia de varios paneles también pueden variar ampliamente.
Por ejemplo, el panel de control del controlador en mi sistema de demostración consistía en widgets de indicadores clave de rendimiento (KPI), mientras que el panel financiero era un gráfico de proceso con las tareas disponibles distribuidas junto con los iconos que lo acompañaban.
También es posible crear cuadros de mando individualizados para empleados específicos.
La navegación es solo una cuestión de hacer clic en las opciones de tareas en un tablero.
También hay un juego doble de barras de cinta en la parte superior de la pantalla.
La barra superior muestra amplias áreas de configuración del sistema, como Distribución, Finanzas y Organización, mientras que la segunda capa muestra las tareas disponibles en esa opción del menú superior.
Por ejemplo, en Finanzas hay Cuentas por pagar (AP), Cuentas por cobrar (AR), Administración de efectivo, Libro mayor y más.
Al elegir uno de estos, se abren las tareas disponibles en un panel vertical en el lado izquierdo de la pantalla.
Finalmente, puede acceder a una tarea específica escribiéndola en el cuadro de búsqueda en la parte superior del panel vertical.
Por ejemplo, si escribe "Prueba", aparecerán todas las tareas que comienzan con "Prueba" y puede iniciar la que desee haciendo clic en ella.
Muchas opciones personalizadas
Al igual que con muchos de los sistemas de contabilidad de pequeñas y medianas empresas (PYME) que revisé, Acumatica tiene amplias capacidades de personalización.
Y como con casi todos los demás, es mejor dejar que el socio con el que está trabajando haga el trabajo pesado en esto.
Puede realizar algunos filtros en muchas de las pantallas de datos e informes, de los cuales hay cientos disponibles.
Encontré algunas de las pantallas de entrada de datos un poco ocupadas, y este podría ser un lugar en el que le pida a su socio que haga algunos ajustes.
Al igual que con AccountMate ($ 3,125 por usuario en AccountMate), su licencia le permite acceder a todo el código fuente de la aplicación.
La aplicación está escrita en Microsoft .NET, y si tiene un departamento de TI, es posible que se sienta cómodo usando Visual Studio para hacer un poco de optimización.
Se puede acceder fácilmente a las capacidades de importación y exportación, y el sistema es compatible con el Protocolo de datos abiertos (OData), por lo que puede exportar datos a otras aplicaciones, como Microsoft Power BI (Visite el sitio en Microsoft Power BI). Eso es útil en caso de que necesite realizar más análisis, renderizar diferentes visualizaciones de datos o satisfacer un programa de auditoría de terceros.
La estructura de la cuenta es fácil de entender.
Las cuentas constan de un código de cuenta de cinco dígitos que ubica en qué parte del gráfico se ubica la cuenta (Activos, Acciones, Gastos, Ingresos y Pasivos), y puede agregar hasta 10 subsegmentos adicionales de tres caracteres a estos.
Dado que Acumatica es capaz de operaciones y consolidaciones de varias empresas, estos subsegmentos o subcuentas se pueden utilizar para definir empresas, departamentos, divisiones y más.
Acumatica en la carrera
Debido a que está basado en un navegador, pude acceder a Acumatica en mis tres dispositivos móviles usando el navegador Chrome.
Si bien la pantalla estaba considerablemente abarrotada en una pantalla de 10 pulgadas, se podía usar arrastrando la pantalla al área a la que quería acceder.
Para el uso de teléfonos inteligentes, la interfaz de usuario del navegador es demasiado torpe.
Afortunadamente, Acumatica ofrece aplicaciones para Android e iOS.
Las aplicaciones móviles para Android e iOS son idénticas y tienen una interfaz de usuario diferente a la de cuando accede a la aplicación en un navegador.
La aplicación tiene íconos para tareas específicas como ingresar tarjetas de tiempo, reclamos de gastos, informes de gastos, órdenes de venta u órdenes de compra (PO).
Accedí a la aplicación iOS en un Apple iPad Mini ($ 29.99 en eBay) y a la aplicación Android en una tableta convertible Lenovo Yoga (en Amazon), pero están realmente estructuradas para el acceso a teléfonos inteligentes.
Precios inusuales
Casi todas las aplicaciones que revisé utilizan algún tipo de licencia por puesto; Acumatica no lo hace.
Más bien, los derechos de licencia se basan en el consumo de recursos.
Cuando se suscribe a Acumatica, está trabajando en el modelo SaaS, lo que significa que está accediendo a la infraestructura que se ejecuta en los servidores en la nube de Acumatica.
Acumatica le factura en función de la cantidad de esos recursos que consume su instancia particular de la aplicación.
El costo de la licencia es de aproximadamente $ 1,000 por mes (facturado anualmente) para una pequeña empresa típica con un número moderado de transacciones simultáneas.
Una suscripción de nube privada emplea una arquitectura de estilo nube, pero se ejecuta en su infraestructura (ya sea local o en una configuración de nube propia, como un clúster de servidores virtuales alojados en AWS o Microsoft Azure ($ 14.300,00 en Microsoft Azure)).
Una suscripción a la nube privada cuesta alrededor de $ 850 por mes, facturada anualmente, nuevamente sin restricciones de usuario.
La tarifa de licencia limita el procesamiento de la CPU, por lo que, si realmente impulsa la capacidad de procesamiento del servidor de la aplicación, puede escalar mediante la licencia de más núcleos (asumiendo que su servidor tiene más núcleos disponibles).
Finalmente, existe una licencia perpetua de nube privada por una tarifa única de aproximadamente $ 30,000 más una tarifa de mantenimiento anual del 18 por ciento.
Nuevamente, todos estos precios son estimaciones que obtuve de Acumatica y se ofrecen sin los cargos adicionales en los que incurrirá de cualquier socio de valor agregado en el que decida comprar el software.
Los socios agregarán tarifas en función de los servicios que brinden, incluida la instalación, la consultoría de preventa, la personalización, la configuración del software y la capacitación, por nombrar algunos.
El inusual modelo de precios de Acumatica es un poco difícil de entender al principio, pero realmente atiende a una empresa cuya base de usuarios fluctúa, ya sea por desgaste, crecimiento o expansión estacional.
Si esas necesidades cambian, entonces es fácil pasar de un modelo en la nube a una instalación local o viceversa.
Combine eso con una navegación flexible, informes sólidos y un fácil acceso basado en navegador, y tendrá un sistema financiero que es extremadamente funcional y proporciona un gran valor.
Expansión a ERP
Si bien es ciertamente digno de su premio Editors 'Choice como un producto de contabilidad de libro mayor para pymes, las cosas cambian ligeramente cuando examinamos Acumatica como una plataforma ERP.
Si bien sigue siendo una opción sólida como proveedor de ERP, no obtiene el visto bueno de nuestra Elección de los editores aquí, que en su lugar va a NetSuite OneWorld.
Acumatica sesga su implementación de ERP principalmente hacia las industrias de fabricación y distribución.
Gran parte del sistema de contabilidad financiera de Acumatica ya ofrece características atractivas para este tipo de empresas, como un inventario mejorado que brinda soporte para múltiples almacenes, así como el cálculo de costos de inventario mediante el uso de costo estándar, promedio móvil, primero en entrar, primero en salir (FIFO) y específico.
Métodos de coste.
Acumatica no es compatible con Last In First Out (LIFO), aunque eso no es tan malo ya que este método ha caído en desgracia y actualmente no se usa mucho fuera de los EE.
UU.
Según los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).
Dado que muchos sistemas ERP serán utilizados por entidades multinacionales, esto probablemente no será un factor decisivo.
Acumatica también admite la numeración de lotes y de serie, que es útil en el seguimiento de la producción, así como en la transferencia de dos pasos para que los artículos en tránsito se rastreen eliminando el artículo del inventario en la ubicación inicial, aumentando la cuenta de Mercancías en tránsito (GiT) y luego ajustando la cuenta GiT cuando llegan los artículos del inventario y se registran en el almacén de destino.
Esta es una práctica común, pero no todos los sistemas de inventario la manejan bien.
El inventario se mejora aún más con las funciones de enrutamiento y lista de materiales (BOM) de Acumatica.
Como era de esperar, estas características son las más utilizadas por las empresas de fabricación.
La lista de materiales proporciona una lista de todas las piezas que entran en la producción de un artículo, hasta el último sujetador, tuerca o tornillo.
Como parte de la lista de materiales, Acumatica también admite el equipamiento, que se realiza cuando la finalización de un artículo producido requiere el uso de subconjuntos que deben ensamblarse previamente antes de que se pueda construir el artículo real.
Luego, estos subconjuntos se incorporan a la lista de materiales.
Gestión de inventario con Acumatica
Los sistemas de inventario pueden ser genéricos o estar diseñados para operar en un tipo particular de entidad.
La implementación de prueba de Acumatica que revisé fue sólida en el área de Distribución y Almacenamiento.
Usar varios almacenes es ...
