Muchos de los sistemas de gestión de documentos que hemos revisado, como un gran porcentaje de los sistemas de TI en su conjunto, están realizando la transición de aplicaciones cliente-servidor locales a aplicaciones de software como servicio (SaaS) en la nube.
.
En la mayoría de los casos, esto ofrece beneficios tanto al cliente como al proveedor.
De la mano de esta transición a la nube hay un movimiento hacia interfaces de usuario (UI) más simplificadas orientadas a una generación que creció con los iPads de Apple.
Computhink Contentverse (que comienza en $ 15 por usuario por mes para el plan Professional) se opone a estas tendencias, optando en su lugar por una arquitectura cliente-servidor en un entorno local o alojado.
Eso es parecido a una aplicación SaaS, pero no es exactamente lo mismo.
Y, aunque algunos de los elementos de diseño utilizados en su interfaz de usuario serán familiares para los usuarios de Windows 10, como la cinta de herramientas de estilo Microsoft Office en la parte superior de la pantalla, un adjetivo que no puede usar para describirlo es "simple".
" Con estas idiosincrasias que lo pesan, a pesar de que ofrece algunas características poderosas de administración de documentos de nivel empresarial, descubrimos que estaba muy por detrás de los ganadores de Elección de los editores, Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online.
Una gran cantidad de funciones empresariales
No hay duda de que Computhink Contentverse está dirigido a empresas que buscan brindar consistencia y cumplimiento a su proceso de administración de documentos.
Computhink Contentverse ofrece la capacidad de crear una estructura organizativa orientada a carpetas mediante el uso de una metáfora de armario / cajón / carpeta.
Esto se usa para manejar la seguridad y administrar los tipos de documentos de tal manera que los metadatos de los archivos se deben completar de manera adecuada.
Estos metadatos de archivo, conocidos en Computhink Contentverse como "campos de índice", ayudan a describir el documento, su propósito o información de propiedad, e impulsan funciones más avanzadas como la retención de archivos, la búsqueda y el flujo de trabajo.
Una nota importante para los administradores de TI: muchas de las funciones empresariales más complejas se configuran mediante una aplicación de administración separada, como la configuración de tipos de documentos, usuarios, políticas de retención y más.
Las políticas de retención son un requisito importante para las corporaciones que operan en negocios con muchos litigios.
La prevención de la pérdida de documentos comerciales críticos es una característica crucial para los departamentos de TI que buscan mantener el cumplimiento y limitar la exposición legal.
Computhink Contentverse proporciona un conjunto de herramientas para administrar las políticas de retención a través de la consola de administración.
Eso implica configurar una carpeta, un tipo de documento, una condición y una acción aplicables.
Estas políticas basadas en condiciones le permiten marcar los archivos que cumplen una determinada regla como de solo lectura, para evitar modificaciones o para hacer cumplir el archivo o la eliminación después de un período de tiempo establecido.
Opcionalmente, puede enviar una notificación por correo electrónico antes de que se realice la acción.
Cada política se aplica a una sola carpeta y solo puede tener una acción, lo que hace que su administración sea bastante ineficaz.
Idealmente, podría aplicar múltiples condiciones y acciones a una sola política y luego hacer cumplir esa política globalmente o en varias carpetas; esto es algo que esperamos ver en futuras ediciones.
Otra característica de administración de documentos que la mayoría de las empresas buscan implementar es el flujo de trabajo, algo que Microsoft SharePoint hace bien junto con el jugador menos conocido Ademero Content Central (35,00 por usuario por mes en Ademero).
Cuando se implementa correctamente, un flujo de trabajo de administración de documentos puede mejorar la eficiencia y el cumplimiento a través de la automatización, que se activa en campos o carpetas de índice.
Los flujos de trabajo son un poco más complejos de configurar que las políticas de retención, pero Computhink Contentverse proporciona un módulo de configuración de flujo de trabajo en la aplicación de administración.
Comenzando con un nodo de inicio, que se activa en un nuevo documento en una carpeta, un valor de índice que se establece o un usuario que selecciona manualmente el flujo de trabajo, los documentos se pueden manejar de manera adecuada según los criterios que haya seleccionado su administrador de TI.
Los flujos de trabajo pueden ser tan simples como enrutar el documento a un solo usuario para su aprobación, o lo suficientemente complejos como para manejar decisiones condicionales y enrutar a varios signatarios para su aprobación por capas.
Tener la capacidad de redactar un documento, bloquear información confidencial, es otro requisito popular para muchas empresas que necesitan controlar qué información se pone a disposición de diferentes usuarios, clientes, socios y otras clasificaciones.
Las redacciones de documentos en Computhink Contentverse son administradas por el usuario e implican el uso de las herramientas de anotación de documentos para seleccionar el contenido del documento que se ocultará.
Los usuarios con los permisos adecuados pueden ver la versión redactada de un documento, mientras que solo los usuarios con la contraseña de redacción pueden ver el documento en su totalidad.
Los permisos de carpeta son una función de administración que no está en la aplicación de administración.
Los usuarios (asumiendo que tienen los permisos adecuados) pueden administrar los permisos en la estructura de carpetas de Computhink Contentverse.
Este proceso implica seleccionar un grupo o usuario y aplicar permisos como la creación, edición y uso compartido de documentos (a través de correo electrónico, impresión, etc.).
Los permisos de carpeta se pueden configurar para heredar de la carpeta principal, lo que permite una aplicación eficiente de los permisos.
Además de las soluciones de control de documentos y cumplimiento normativo, muchas empresas buscan opciones para optimizar el uso compartido de documentos y la colaboración.
Computhink Contentverse no proporciona mucho valor en esta área, principalmente porque los métodos principales para compartir son por correo electrónico, fax o la impresión de una copia impresa de un documento.
La interfaz de usuario necesita trabajo
En pocas palabras: no somos fanáticos de la interfaz de usuario que ofrece Computhink Contentverse y tenemos una lista de razones.
Los paneles personalizables tienen sus usos, pero la mitad de las veces son simplemente un desperdicio de espacio, ya que en realidad no muestran ninguna información hasta que se selecciona o se edita un documento.
Además, es bastante difícil encontrar el botón para realizar una función en particular.
Una de las principales razones por las que Microsoft implementó la interfaz de usuario de cinta fue para proporcionar un área central (sensible al contexto) para las herramientas.
Un gran porcentaje de las funciones en Computhink Contentverse solo están disponibles a través del contexto o del menú contextual.
Si bien el menú contextual es una herramienta poderosa por derecho propio, es ineficiente y difícil aprender esto como método de navegación principal.
Irónicamente, considerando la afición de Computhink por el estándar de interfaz de usuario de Microsoft, un contraste perfecto con la interfaz de usuario de Computhink Contentverse es Microsoft SharePoint Online, ganador de Editors 'Choice ($ 5.00 por usuario por mes en Microsoft365 for Business).
Durante mucho tiempo difamado por su complejidad exagerada y la falta de usabilidad, Microsoft hizo un gran trabajo para aliviar el dolor de comenzar con su sistema de administración de documentos.
Los usuarios avanzados y los administradores aún tienen la capacidad de utilizar funciones avanzadas, pero están adecuadamente colocados detrás de un diseño que presenta las herramientas más comunes que los usuarios necesitan y busca hacer que trabajar con documentos corporativos sea más fácil, no más difícil.
Computhink tiene trabajo que hacer para emular estas capacidades con Computhink Contentverse.
En general, fuera de las funciones de colaboración y uso compartido de documentos, que es una omisión significativa, el conjunto de funciones de Computhink Contentverse es competitivo con las principales soluciones de gestión de documentos que hemos revisado.
Si eso es suficiente para usted, entonces sepa que el nivel Profesional de Computhink Contentverse cuesta $ 15 por usuario por mes en una configuración alojada, aunque está un poco limitado en funciones.
La versión Enterprise (que es la que probamos) incluye cosas como anotaciones y retractaciones, y más soporte para formatos de salida, y le costará $ 33 por usuario por mes.
Si opta por arquitecturas de implementación in situ o híbridas, deberá ponerse en contacto con la empresa para obtener información sobre precios.
Desafortunadamente, la interfaz de usuario tiene serias fallas y debe considerarse en términos de su costo debido a la pérdida de eficiencia o incluso a los requisitos de capacitación en comparación con ofertas mejor diseñadas como Microsoft SharePoint Online y Ascensio System OnlyOffice (40,00 por año en ONLYOFFICE).
A menos que pueda superar la falta de un verdadero intercambio de documentos y sus usuarios puedan manejar una interfaz de usuario menos que intuitiva, la mayoría querrá mantenerse alejada de Computhink Contentverse hasta que la empresa reelabore su interfaz.
Pros
El sólido conjunto de funciones incluye retención de archivos, flujo de trabajo y redacción.
La arquitectura cliente-servidor será de interés para algunos.
La línea de fondo
Computhink Contentverse proporciona algunas características importantes en el espacio de administración de documentos empresariales, como políticas de retención, flujo de trabajo y redacción.
La desventaja es que el intercambio de documentos no recibe mucha atención y la interfaz de usuario es todo menos intuitiva.
Muchos de los sistemas de gestión de documentos que hemos revisado, como un gran porcentaje de los sistemas de TI en su conjunto, están realizando la transición de aplicaciones cliente-servidor locales a aplicaciones de software como servicio (SaaS) en la nube.
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En la mayoría de los casos, esto ofrece beneficios tanto al cliente como al proveedor.
De la mano de esta transición a la nube hay un movimiento hacia interfaces de usuario (UI) más simplificadas orientadas a una generación que creció con los iPads de Apple.
Computhink Contentverse (que comienza en $ 15 por usuario por mes para el plan Professional) se opone a estas tendencias, optando en su lugar por una arquitectura cliente-servidor en un entorno local o alojado.
Eso es parecido a una aplicación SaaS, pero no es exactamente lo mismo.
Y, aunque algunos de los elementos de diseño utilizados en su interfaz de usuario serán familiares para los usuarios de Windows 10, como la cinta de herramientas de estilo Microsoft Office en la parte superior de la pantalla, un adjetivo que no puede usar para describirlo es "simple".
" Con estas idiosincrasias que lo pesan, a pesar de que ofrece algunas características poderosas de administración de documentos de nivel empresarial, descubrimos que estaba muy por detrás de los ganadores de Elección de los editores, Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online.
Una gran cantidad de funciones empresariales
No hay duda de que Computhink Contentverse está dirigido a empresas que buscan brindar consistencia y cumplimiento a su proceso de administración de documentos.
Computhink Contentverse ofrece la capacidad de crear una estructura organizativa orientada a carpetas mediante el uso de una metáfora de armario / cajón / carpeta.
Esto se usa para manejar la seguridad y administrar los tipos de documentos de tal manera que los metadatos de los archivos se deben completar de manera adecuada.
Estos metadatos de archivo, conocidos en Computhink Contentverse como "campos de índice", ayudan a describir el documento, su propósito o información de propiedad, e impulsan funciones más avanzadas como la retención de archivos, la búsqueda y el flujo de trabajo.
Una nota importante para los administradores de TI: muchas de las funciones empresariales más complejas se configuran mediante una aplicación de administración separada, como la configuración de tipos de documentos, usuarios, políticas de retención y más.
Las políticas de retención son un requisito importante para las corporaciones que operan en negocios con muchos litigios.
La prevención de la pérdida de documentos comerciales críticos es una característica crucial para los departamentos de TI que buscan mantener el cumplimiento y limitar la exposición legal.
Computhink Contentverse proporciona un conjunto de herramientas para administrar las políticas de retención a través de la consola de administración.
Eso implica configurar una carpeta, un tipo de documento, una condición y una acción aplicables.
Estas políticas basadas en condiciones le permiten marcar los archivos que cumplen una determinada regla como de solo lectura, para evitar modificaciones o para hacer cumplir el archivo o la eliminación después de un período de tiempo establecido.
Opcionalmente, puede enviar una notificación por correo electrónico antes de que se realice la acción.
Cada política se aplica a una sola carpeta y solo puede tener una acción, lo que hace que su administración sea bastante ineficaz.
Idealmente, podría aplicar múltiples condiciones y acciones a una sola política y luego hacer cumplir esa política globalmente o en varias carpetas; esto es algo que esperamos ver en futuras ediciones.
Otra característica de administración de documentos que la mayoría de las empresas buscan implementar es el flujo de trabajo, algo que Microsoft SharePoint hace bien junto con el jugador menos conocido Ademero Content Central (35,00 por usuario por mes en Ademero).
Cuando se implementa correctamente, un flujo de trabajo de administración de documentos puede mejorar la eficiencia y el cumplimiento a través de la automatización, que se activa en campos o carpetas de índice.
Los flujos de trabajo son un poco más complejos de configurar que las políticas de retención, pero Computhink Contentverse proporciona un módulo de configuración de flujo de trabajo en la aplicación de administración.
Comenzando con un nodo de inicio, que se activa en un nuevo documento en una carpeta, un valor de índice que se establece o un usuario que selecciona manualmente el flujo de trabajo, los documentos se pueden manejar de manera adecuada según los criterios que haya seleccionado su administrador de TI.
Los flujos de trabajo pueden ser tan simples como enrutar el documento a un solo usuario para su aprobación, o lo suficientemente complejos como para manejar decisiones condicionales y enrutar a varios signatarios para su aprobación por capas.
Tener la capacidad de redactar un documento, bloquear información confidencial, es otro requisito popular para muchas empresas que necesitan controlar qué información se pone a disposición de diferentes usuarios, clientes, socios y otras clasificaciones.
Las redacciones de documentos en Computhink Contentverse son administradas por el usuario e implican el uso de las herramientas de anotación de documentos para seleccionar el contenido del documento que se ocultará.
Los usuarios con los permisos adecuados pueden ver la versión redactada de un documento, mientras que solo los usuarios con la contraseña de redacción pueden ver el documento en su totalidad.
Los permisos de carpeta son una función de administración que no está en la aplicación de administración.
Los usuarios (asumiendo que tienen los permisos adecuados) pueden administrar los permisos en la estructura de carpetas de Computhink Contentverse.
Este proceso implica seleccionar un grupo o usuario y aplicar permisos como la creación, edición y uso compartido de documentos (a través de correo electrónico, impresión, etc.).
Los permisos de carpeta se pueden configurar para heredar de la carpeta principal, lo que permite una aplicación eficiente de los permisos.
Además de las soluciones de control de documentos y cumplimiento normativo, muchas empresas buscan opciones para optimizar el uso compartido de documentos y la colaboración.
Computhink Contentverse no proporciona mucho valor en esta área, principalmente porque los métodos principales para compartir son por correo electrónico, fax o la impresión de una copia impresa de un documento.
La interfaz de usuario necesita trabajo
En pocas palabras: no somos fanáticos de la interfaz de usuario que ofrece Computhink Contentverse y tenemos una lista de razones.
Los paneles personalizables tienen sus usos, pero la mitad de las veces son simplemente un desperdicio de espacio, ya que en realidad no muestran ninguna información hasta que se selecciona o se edita un documento.
Además, es bastante difícil encontrar el botón para realizar una función en particular.
Una de las principales razones por las que Microsoft implementó la interfaz de usuario de cinta fue para proporcionar un área central (sensible al contexto) para las herramientas.
Un gran porcentaje de las funciones en Computhink Contentverse solo están disponibles a través del contexto o del menú contextual.
Si bien el menú contextual es una herramienta poderosa por derecho propio, es ineficiente y difícil aprender esto como método de navegación principal.
Irónicamente, considerando la afición de Computhink por el estándar de interfaz de usuario de Microsoft, un contraste perfecto con la interfaz de usuario de Computhink Contentverse es Microsoft SharePoint Online, ganador de Editors 'Choice ($ 5.00 por usuario por mes en Microsoft365 for Business).
Durante mucho tiempo difamado por su complejidad exagerada y la falta de usabilidad, Microsoft hizo un gran trabajo para aliviar el dolor de comenzar con su sistema de administración de documentos.
Los usuarios avanzados y los administradores aún tienen la capacidad de utilizar funciones avanzadas, pero están adecuadamente colocados detrás de un diseño que presenta las herramientas más comunes que los usuarios necesitan y busca hacer que trabajar con documentos corporativos sea más fácil, no más difícil.
Computhink tiene trabajo que hacer para emular estas capacidades con Computhink Contentverse.
En general, fuera de las funciones de colaboración y uso compartido de documentos, que es una omisión significativa, el conjunto de funciones de Computhink Contentverse es competitivo con las principales soluciones de gestión de documentos que hemos revisado.
Si eso es suficiente para usted, entonces sepa que el nivel Profesional de Computhink Contentverse cuesta $ 15 por usuario por mes en una configuración alojada, aunque está un poco limitado en funciones.
La versión Enterprise (que es la que probamos) incluye cosas como anotaciones y retractaciones, y más soporte para formatos de salida, y le costará $ 33 por usuario por mes.
Si opta por arquitecturas de implementación in situ o híbridas, deberá ponerse en contacto con la empresa para obtener información sobre precios.
Desafortunadamente, la interfaz de usuario tiene serias fallas y debe considerarse en términos de su costo debido a la pérdida de eficiencia o incluso a los requisitos de capacitación en comparación con ofertas mejor diseñadas como Microsoft SharePoint Online y Ascensio System OnlyOffice (40,00 por año en ONLYOFFICE).
A menos que pueda superar la falta de un verdadero intercambio de documentos y sus usuarios puedan manejar una interfaz de usuario menos que intuitiva, la mayoría querrá mantenerse alejada de Computhink Contentverse hasta que la empresa reelabore su interfaz.
Pros
El sólido conjunto de funciones incluye retención de archivos, flujo de trabajo y redacción.
La arquitectura cliente-servidor será de interés para algunos.
La línea de fondo
Computhink Contentverse proporciona algunas características importantes en el espacio de administración de documentos empresariales, como políticas de retención, flujo de trabajo y redacción.
La desventaja es que el intercambio de documentos no recibe mucha atención y la interfaz de usuario es todo menos intuitiva.
