En lo que respecta a los sistemas de gestión de documentos, DocuWare Cloud se ha considerado durante mucho tiempo un fuerte competidor en el espacio, desde los días de Microsoft Windows 3.0 cuando la gestión de documentos se convirtió en una realidad.
DocuWare Cloud tiene un precio de $ 300 por mes para una instancia del tamaño de una pequeña empresa con hasta cuatro usuarios y 20 GB de almacenamiento.
La plataforma tiene un sólido conjunto de funciones empresariales, que incluyen excelentes capacidades de importación de documentos y manejo de formularios.
Aunque es un veterano de la industria, carece de la funcionalidad de integración y uso compartido que se encuentra en los ganadores de Elección de los editores, Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online, pero es una oferta sólida que aún vale la pena considerar.
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Los basicos
Al igual que Adobe Document Cloud Standard (12,99 por mes en Adobe), DocuWare Cloud entra de lleno en la categoría empresarial de sistemas de gestión de documentos con detalles de sobra.
Sin embargo, sigue la línea con su interfaz de usuario (UI), brindando a los usuarios las herramientas que necesitan para realizar tareas comunes, al tiempo que ofrece opciones más avanzadas para usuarios avanzados o administradores.
La vista principal que la mayoría de los usuarios ven con DocuWare Cloud se divide en dos vistas principales.
Un panel de navegación en el lado izquierdo le da acceso a su bandeja de entrada, búsqueda de documentos, listas que están disponibles para usted y tareas.
En el lado derecho, hay opciones adicionales que ofrecen un visor de documentos junto con herramientas de anotación.
Cuando se selecciona un documento, el panel izquierdo también le ofrece la opción de editar los campos de índice, ya sea a mano o haciendo clic en el texto dentro del documento, llenando el campo de índice automáticamente.
Las listas son el contenedor de documentos principal visible para los usuarios y las define el administrador.
La vista de lista proporciona una opción útil para que los usuarios creen un acceso directo a la lista sin tener que deconstruir la URL.
Las listas no solo muestran los documentos disponibles en ese contenedor en particular, sino que también le permiten ver, exportar y compartir los campos de índice para esos documentos en forma de archivo CSV.
El panel de navegación izquierdo ofrece un par de opciones interesantes para vincular documentos: grapar y recortar.
Tanto la grapa como el clip combinan documentos para su uso posterior y son reversibles.
La función de grapado se aplica solo a archivos PDF y combinará varios PDF en un solo PDF o dividirá un documento PDF de varias páginas en páginas individuales.
El recorte permite vincular varios tipos de documentos sin dejar de mantener documentos distintos.
Importación de documentos
Hay varias opciones para introducir documentos en DocuWare Cloud, en una amplia gama de escenarios de casos de uso.
Los documentos se pueden importar a través del cliente web o se puede instalar la aplicación DocuWare Cloud Scan para escanear documentos directamente en DocuWare Cloud.
Alternativamente, los administradores pueden configurar controladores de impresora personalizados para que los usuarios puedan optimizar algunas tareas de importación, como la indexación y el manejo de formularios.
Los administradores también tienen la capacidad de configurar una carpeta FTP para que los documentos se guarden inmediatamente en un área específica en DocuWare Cloud, lo que permite varios escenarios como cargas masivas, importaciones programadas o programadas o integración con software de terceros.
Otra área en la que DocuWare Cloud se destaca es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
La mayoría de los sistemas de administración de documentos admiten OCR, pero la capacidad de personalizar el motor es una característica que no se ve a menudo.
DocuWare Cloud permite a los administradores optimizar el motor de OCR para obtener rendimiento o precisión en función de las necesidades comerciales actuales.
El motor de OCR también se puede enseñar, al igual que un diccionario de corrección ortográfica, cargando listas de palabras que pueden usarse comúnmente en su negocio para optimizar el proceso de OCR.
Manejo de formularios
DocuWare Cloud hace un gran trabajo habilitando formularios electrónicos para uso interno o para escenarios de cara al cliente.
El proceso comienza con un administrador que crea una plantilla de formulario utilizando herramientas de diseño de formularios.
Hay dos tipos de formularios en DocuWare Cloud.
Los formularios web son bastante básicos, ya que el producto final tiene la apariencia de la plantilla diseñada por el administrador.
Los formularios combinados, por otro lado, toman los datos recopilados a través de la plantilla de formulario y luego superponen esos datos en un documento existente según la preferencia del administrador.
Ambos tipos de formulario también se utilizan para completar campos de índice y también se pueden aprovechar para otras tareas e integraciones relacionadas con los datos.
Con el diseñador de formularios de DocuWare Cloud, puede arrastrar varios elementos al formulario y colocarlos rápidamente donde desee.
Puede etiquetar campos y marcarlos según sea necesario, y también puede colocar rápidamente las instrucciones donde las necesite.
La combinación de formularios requiere que se cargue la plantilla de salida, que los campos de la plantilla de formulario se integren en la plantilla de salida y que se configuren las opciones básicas de formato de texto para cada campo.
En última instancia, ambos tipos de formulario dan como resultado que el formulario recién llenado se coloque en el almacén de documentos de su elección, así como que los campos de índice se llenen con datos de formulario o valores estáticos.
Finalmente, puede configurar los permisos durante este proceso, permitiendo que los usuarios individuales administren o utilicen el formulario.
También tiene la capacidad de hacer públicos los formularios, lo que permite a los usuarios externos completar y enviar formularios.
Funciones administrativas
Los administradores empresariales serán las capacidades de seguridad de DocuWare Cloud.
Los permisos se pueden configurar en varios niveles, pero, al igual que Dokmee, son más frecuentes en los archivadores.
Estos pueden contener varios cuadros de diálogo, que son elementos que permiten a los usuarios acceder o almacenar documentos.
Los cuadros de diálogo de lista son colecciones de documentos basadas en consultas que se configuran mediante un editor gráfico o mediante una instrucción SQL.
Los cuadros de diálogo de almacenamiento se utilizan para identificar los campos de índice que se utilizan cuando se almacena un documento, mientras que los cuadros de diálogo de lista de resultados especifican los campos utilizados para la vista de lista de documentos y los formularios de edición de campos de índice.
Por último, los cuadros de diálogo de carpetas se utilizan para identificar la estructura de carpetas utilizada para el almacenamiento y la navegación de documentos.
La estructura de la carpeta se construye colocando campos de índice o valores estáticos en diferentes niveles de carpeta para construir la jerarquía a su gusto.
Para los administradores que buscan facilitarles la vida a sus usuarios, DocuWare Cloud también ofrece ayuda.
Dos ejemplos son la aplicación de opciones de campo de índice y la automatización de procesos comerciales.
Los campos para varios tipos de documentos se pueden configurar para usar listas de valores con fines de búsqueda y validación, ya sea a partir de una lista estática, una generada a partir de datos dentro de DocuWare Cloud o incluso valores de una fuente de datos externa.
Las relaciones de los documentos se pueden definir, ya sea dentro de un solo gabinete o entre dos gabinetes, comparando campos clave.
Considere el costo
Una desventaja de DocuWare Cloud es su precio algo nebuloso.
A diferencia de la mayoría de sus competidores, deberá ponerse en contacto con la empresa para conocer el precio exacto porque el precio de DocuWare Cloud se basa en el tamaño de la instancia y no por usuario.
Como se mencionó anteriormente, una instancia de DocuWare Cloud del tamaño de una pequeña empresa, con hasta cuatro usuarios y 20 GB de almacenamiento, le costará $ 300 por mes.
Una instancia más grande que admite 40 usuarios y 100 GB de almacenamiento cuesta cerca de $ 1,500 por mes.
Independientemente de sus necesidades de almacenamiento y de usuario, querrá ponerse en contacto con el equipo de ventas de DocuWare Cloud para analizar los requisitos de su negocio y cómo estos afectarán su tarifa mensual.
En conjunto, DocuWare Cloud ofrece suficientes funciones para convertirlo en una opción atractiva en el espacio de gestión de documentos.
Las capacidades que rodean a los formularios electrónicos son particularmente útiles para muchas empresas, y varias de las características administrativas también son atractivas.
Si bien está ligeramente por detrás de Elecciones de los editores, Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online en términos de integraciones y facilidad de uso, el retraso no es mucho.
Debido a esto, DocuWare Cloud sigue siendo una opción de gestión de documentos que vale la pena investigar.
La línea de fondo
DocuWare Cloud es un sólido sistema de gestión de documentos con un sólido conjunto de funciones básicas.
Sin embargo, carece de algunas de las características que hemos encontrado en las soluciones de la competencia.
