Ascensio System OnlyOffice es una solución de gestión de documentos competente y de nivel empresarial con planes locales y basados ??en la nube.
Eso cuesta $ 40 por mes para 6-10 usuarios activos y 40 gigabytes (GB) de almacenamiento.
No ofrece algunas de las funciones empresariales de Microsoft SharePoint Online, pero tiene un conjunto de funciones básicas sólidas.
Además de eso, tiene un precio asequible, por lo que Solo Sistema Ascensio Oficina es una elección fácil para nuestra designación Editors 'Choice en nuestro resumen de revisión de gestión de documentos.
Aplicaciones y precios
Al igual que muchas soluciones de gestión de documentos, Ascensio System OnlyOffice se puede utilizar como una aplicación en la nube o se puede instalar en sus propios servidores en su entorno corporativo.
Cada opción viene con su propio conjunto de beneficios y complejidades.
La versión en la nube de Ascensio System OnlyOffice permite una instalación rápida y sencilla.
Tiene un precio por usuario mensual, anual o trienal.
Cuesta $ 5 por mes, $ 2 por mes y $ 1 por usuario por mes, respectivamente.
Sin embargo, su precio mensual solo está disponible para clientes que tengan al menos seis usuarios.
CLos usuarios con grupos de usuarios aún más grandes obtendrán ahorros adicionales y también recibirán espacio de almacenamiento adicional.
Las opciones de espacio de almacenamiento comienzan en 8 GB de almacenamiento para 1-2 usuarios, 20 GB de almacenamiento para 3-5 usuarios y 40 GB de almacenamiento para 6-10 usuarios y más.
Las empresas interesadas en las ediciones locales de Ascensio System OnlyOffice pueden comenzar con la Community Edition gratuita, que admite un máximo de 20 conexiones simultáneas y es de código abierto.
Las tres ediciones Enterprise (Start, Standard y Standard +) ofrecen licencias de por vida de $ 900, $ 1,800 y $ 3,600 por servidor, respectivamente.
Los clientes educativos y sin fines de lucro tienen algunas opciones adicionales, que incluyen licencias gratuitas en la nube y grandes descuentos en la solución local para las organizaciones que califiquen.
Puede valer la pena considerar esto para las organizaciones que buscan aumentar la eficiencia sin gastar dinero extra.
Golpeando el suelo corriendo
Comenzar con la edición en la nube de Ascensio System OnlyOffice implica registrarse para una prueba de 30 días.
Una vez que se completa el proceso de registro, obtiene acceso al almacenamiento de documentos, editores de documentos en línea, correo, calendario, contactos y chat.
También obtiene acceso a funciones comerciales más avanzadas, como la gestión de relaciones con el cliente (CRM) y la gestión de proyectos.
Es probable que los administradores quieran comenzar agregando usuarios y grupos, un proceso que puede iniciarse importando usuarios de sus contactos de Gmail o Yahoo, o importando un archivo CSV con el formato adecuado.
En el lado negativo, la integración con Microsoft Directorio Activo (AD) está limitado a aquellos clientes que lo utilizan a través de una licencia Enterprise, lo que significa una instalación local de Ascensio System OnlyOffice.
Una vez que se crea la cuenta de un usuario, puede asociar sus cuentas de redes sociales como Facebook, Google, LinkedIn y Twitter para aprovechar las credenciales existentes (y fáciles de recordar) para la autenticación.
Además de las cuentas de usuario completas, tiene la capacidad de identificar a los invitados, lo que proporciona un subconjunto de funciones, como cargar y descargar archivos, trabajar con el calendario y usar las funciones de chat.
Colaboración simplificada
Cuando los usuarios inician sesión en Ascensio System OnlyOffice y abren el módulo Documentos, hay varias opciones de nivel superior presentadas en el menú de navegación.
El encabezado Mis documentos contiene documentos que pertenecen al usuario actual.
El usuario propietario puede compartir, editar, descargar o agregar estos documentos.
Los documentos que se han compartido con el usuario actual, ya sea directamente o mediante la membresía del grupo del usuario, se enumerarán bajo el encabezado Compartidos conmigo.
Common Documents proporciona un área en la que los administradores pueden crear carpetas para que varios usuarios las utilicen de forma colaborativa.
Los archivos y carpetas agregados a documentos comunes se pueden configurar con permisos detallados, proporcionando a los grupos o usuarios acceso completo o de solo lectura o incluso denegando específicamente el acceso a un usuario o grupo.
Los documentos del proyecto contienen imágenes y documentos asociados a los proyectos de Ascensio System OnlyOffice.
Ascensio System OnlyOffice presenta algunas capacidades de colaboración que están a la par con los principales contendientes en esta categoría, comenzando con el historial de revisiones.
Una fortaleza clave de Ascensio System OnlyOffice, las revisiones le permiten no solo ver quién hizo cambios en un documento y ver una vista previa o descargar la revisión, sino que también puede comentar las revisiones, restaurar una revisión anterior a la revisión activa actual o elegir finalizar el documento.
Además de las capacidades que ofrecen las revisiones, Ascensio System OnlyOffice también admite la edición simultánea de documentos.
Esto permite a los usuarios trabajar en un documento en colaboración con otro usuario, incluso incluyendo una ventana de chat en los editores de documentos en línea.
No te detengas ahí
Es probable que utilice otros servicios de almacenamiento en la nube para contener algunos de sus archivos comerciales y Ascensio System OnlyOffice no juzga.
Los administradores pueden habilitar fácilmente la integración con un puñado de proveedores de almacenamiento en la nube, y los usuarios pueden conectar sus DropBox Business, Google Drive for Work, o Microsoft OneDrive para empresas cuentas a sus cuentas de Ascensio System OnlyOffice, junto con algunas otras opciones.
Esto se puede hacer para las versiones comerciales de estos servicios o utilizando sus equivalentes personales de nivel de consumidor.
Cualquiera de los dos se puede agregar al área de Documentos comunes para la disponibilidad de múltiples usuarios.
Los archivos y carpetas de estos servicios se pueden editar directamente con los editores de la nube; tienen las mismas capacidades para compartir que los archivos almacenados en otras áreas de Ascensio System OnlyOffice, aunque no tiene seguimiento de cambios dentro de los servicios de terceros.
Un factor clave al evaluar cualquier paquete de administración de documentos es la eficacia con la que puede trabajar con sus documentos en una variedad de condiciones: desde un dispositivo móvil, computadora portátil corporativa, computadora personal o incluso un dispositivo en el centro de negocios de un hotel.
Los editores en la nube de Ascensio System OnlyOffice hacen que trabajar desde cualquier computadora con conexión a Internet y un navegador moderno sea una opción completamente viable, brindándole editores de documentos con todas las funciones donde quiera que se encuentre.
Además de los editores en la nube, la aplicación móvil Ascensio System OnlyOffice le permite trabajar con sus documentos, aunque con una interfaz reducida.
Pero las funciones de colaboración, como la edición simultánea, funcionan como si estuviera utilizando un editor de documentos completo.
Potente colaboración con un presupuesto reducido
¿Ascensio System OnlyOffice se compara favorablemente con Microsoft Office 365 o incluso Microsoft SharePoint Online ($ 5,00 por usuario por mes en Microsoft365 para empresas) solo en las características? En realidad no, pero, de nuevo, no es necesario.
Existe un mercado sólido para empresas o incluso para usuarios individuales que desean un conjunto de herramientas de administración de documentos sin necesidad de todos los detalles de una solución como Microsoft SharePoint Online.
Además, Ascensio System OnlyOffice ofrece una estructura de precios increíblemente competitiva.
Como se dijo anteriormente, cuesta $ 40 por mes para 6-10 usuarios activos e incluye 40 gigabytes (GB) de almacenamiento.
Pero comienza tan bajo como $ 1 por usuario por mes si se compromete a una suscripción de 3 años (compárelo con Microsoft SharePoint Online, que comienza en $ 5 por usuario por mes).
Las características que obtiene con Ascensio System OnlyOffice, junto con su precio, hacen de Ascensio System OnlyOffice uno de los ganadores de Elección de los Editores en la categoría de administración de documentos.
La gran distinción entre Mirosoft SharePoint Online desde donde nos sentamos tiene que ver con las características de seguridad y cumplimiento que Microsoft ha incorporado a Office 365.
Ascensio System OnlyOffice (y para el caso, el resto de las herramientas de administración de documentos que hemos revisado) pueden No compita con Microsoft en aspectos como etiquetado, prevención de pérdida de datos y funciones de retención legal.
Si estas características avanzadas de seguridad y cumplimiento no son necesarias para la situación de su negocio, entonces no hay muchos incentivos para gastar el dinero extra en SharePoint Online en lugar de Ascensio System OnlyOffice.
Solo Sistema Ascensio Oficina
La línea de fondo
Ascensio System OnlyOffice es un eficaz sistema de gestión de documentos para pequeñas y medianas empresas.
Sin embargo, es posible que las empresas más grandes quieran buscar en otra parte.
