SAP SE es un venerable fabricante de software alemán que atiende principalmente a empresas de Global 1000 y se especializa en bases de datos de vanguardia, planificación de recursos empresariales (ERP) y software financiero, incluida la contabilidad del libro mayor.
SAP ERP (anteriormente SAP R3) es una de las aplicaciones ERP más implementadas en el mercado global y se adhiere a una ruta de implementación tradicional que generalmente requiere una amplia personalización, rutas de implementación de varios años y cientos de miles de dólares en tarifas de consultoría.
Dicho esto, para esta revisión, estamos considerando SAP Business One (que comienza en $ 82 por usuario por mes para la edición Professional alojada); representa la oferta de la empresa para pequeñas y medianas empresas (PYME).
Lo probamos tanto desde la perspectiva de la contabilidad financiera general como del ERP.
La versión que probé fue SAP Business One para el motor analítico y la base de datos HANA de SAP; sin embargo, Business One también está disponible en una versión de Microsoft SQL Server (en caso de que se sienta más cómodo con eso).
Sin embargo, solo Business One para HANA ofrece capacidad de monedas múltiples, mientras que la versión de Microsoft SQL Server está diseñada para su uso únicamente en los EE.
UU.
La mayoría de los sistemas ERP y de contabilidad de las PYME aún adoptan un enfoque modular, lo que le permite reconstruir la contabilidad financiera, la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de recursos humanos (RR.HH.) y la gestión de inventario complejo.
SAP Business One Professional (que también está disponible a $ 3,145 para una licencia de usuario profesional en las instalaciones) tiene un núcleo de contabilidad sólido, pero integra la funcionalidad en todas estas otras áreas sin problemas en múltiples módulos (lo que significa que puede comprar mucho más que usted que realmente tiene la intención de usar), como su módulo de administración de beneficios (BA) que se detalla más adelante en la revisión.
Ese rasgo por sí solo eleva el medidor de complejidad de Business One, pero el enfoque del software en admitir requisitos de operaciones y negocios intrincados y altamente personalizables lo hace aún más complicado.
Si su empresa puede beneficiarse de este nivel de personalización y no le importa una curva de implementación y aprendizaje inicial pesada, entonces SAP Business One vale la pena el esfuerzo.
Las empresas que buscan algo un poco más simple y diseñado para la nube estarán mejor con los ganadores de Editors 'Choice Intacct (visite el sitio en Sage Intacct) (en el lado de la contabilidad financiera) y NetSuite OneWorld (para sistemas ERP completos).
No lo piense como un tablero
Probé Business One usando una conexión de escritorio remoto (RDP) a un servidor SAP que ejecuta la versión HANA.
Si bien esta cuenta de prueba se mantuvo en los propios servidores de SAP, es importante tener en cuenta que estaba trabajando con la versión local del software, instalada en servidores virtuales y alojada en la nube.
La versión de SAP Business One Cloud es un animal diferente, uno diseñado específicamente para el acceso basado en navegador solo en la nube que ejecuta una capa de servicio administrada completamente por SAP.
Esa es probablemente una de las razones por las que tuve problemas para acceder a mi instancia de prueba usando el navegador.
SAP sostiene que también es accesible mediante el navegador web Firefox, que actualmente (y sorprendentemente) es el único navegador web compatible.
Eso nunca funcionó para mí, pero SAP me asegura que están trabajando en ello.
Independientemente de cómo acceda al sistema, la primera pantalla que verá es el panel "Cockpit" de SAP.
El Cockpit es altamente personalizable, muestra datos pertinentes a nivel de usuario y sirve como un portal útil para navegar por el sistema en su totalidad.
Este sistema de navegación consta de tres partes: una barra de cinta en la parte superior de la cabina, una barra lateral de menú vertical en el lado izquierdo de la pantalla y los widgets que se muestran en el tablero.
La barra de cinta superior es una forma fácil de analizar los registros.
Por ejemplo, si está en el archivo Órdenes de compra, hay flechas en la barra de herramientas para avanzar y retroceder.
El menú de la barra lateral izquierda puede llevarlo a cualquier transacción, pantalla de ingreso de datos o informe en el sistema.
Se divide en áreas funcionales como Administración, Finanzas, Ventas, Compras, Oportunidades (esencialmente CRM) y otras, incluida una sección denominada Informes.
El inventario y la nómina también están en el menú principal.
Al hacer clic en un encabezado, se abren subniveles.
Puede ingresar o ver transacciones, o generar informes que incluyan estados financieros básicos.
SAP Business One proporciona tres de los cuatro estados financieros básicos.
Una declaración de cambios en las ganancias retenidas por separado no es uno de los informes, pero es bastante fácil de generar en Microsoft Excel ($ 99 por año en Microsoft365 for Business) si realmente lo necesita.
El Cockpit también proporciona otra forma de ingresar, acceder y reportar datos.
Los widgets en la pantalla son móviles, lo que significa que puede agregarlos y eliminarlos según las necesidades individuales del usuario, y hay una cantidad considerable de widgets prediseñados disponibles.
También puede editar los widgets existentes o crear los suyos propios que contengan la información que necesita para su puesto particular.
Al pasar el cursor sobre un punto de datos en un widget, aparece una pantalla pequeña con más detalles sobre ese punto de datos.
Esto se define en el widget y, como la mayoría de los aspectos del sistema, es editable y personalizable.
En general, este estilo de representación de datos de widget es típico en aplicaciones de contabilidad y ERP más grandes, y lo encontrará en gran parte de la competencia, incluidas incluso aplicaciones centradas en la nube como Intacct o NetSuite OneWorld.
Puede crear nuevos widgets utilizando la opción Análisis generalizado en el menú de la barra lateral.
Dos de los widgets son particularmente notables.
El widget de función común es una tabla de accesos directos a las operaciones que realiza con más frecuencia.
Me pareció una forma conveniente de configurar un conjunto personalizado de accesos directos para una persona específica, aunque también sería aplicable a nivel departamental.
Otro widget valioso es el Workbench.
Workbench se compone de todos los documentos e informes pertenecientes a un flujo de trabajo específico.
En la empresa de prueba que creé para la prueba, este widget se configuró para el proceso de ventas y era esencialmente un diagrama de flujo a través de todo el proceso, desde la generación de una estimación a través del sistema de cuentas por cobrar.
Hay una pequeña burbuja de flecha hacia abajo junto al icono de un subproceso y al hacer clic en él aparecen los informes correspondientes a esa parte del flujo de trabajo.
Se proporcionan cuatro bancos de trabajo: ventas, compras, inventario y finanzas.
Hay otras dos ayudas a la navegación que utilicé con frecuencia durante las pruebas.
Cuando se abre una ventana de gráfico, al hacer clic con el botón derecho o al hacer doble clic en el número de fila, aparecen todos los detalles de la transacción de la fila.
A menudo hay muchos más detalles de datos que los que se muestran en la ventana abierta.
Algunas de las entradas de la fila también tendrán una flecha naranja que apunta a uno o más de los elementos que se muestran en la fila.
Esto indica que puede profundizar en ese dato.
Por ejemplo, en un informe que muestre un artículo de inventario, al hacer clic en la flecha naranja aparecerán la descripción, la ubicación y el costo del artículo, así como el número en stock o si el artículo está pendiente.
Independientemente de su estructura organizativa, el sistema de numeración de cuentas es lo suficientemente flexible para manejarlo.
SAP Business One proporciona cuatro segmentos de cuenta predeterminados (la cuenta general, la división, la región y el departamento) y puede definir hasta 10 segmentos para proporcionar una mayor granularidad de la cuenta.
Para mis pruebas de contabilidad del libro mayor, miré principalmente la sección del Libro mayor del sistema general, pero SAP Business One Professional tiene Cuentas por pagar y por cobrar, Nómina, Activos fijos e Inventario igualmente poderosos.
El inventario en particular es donde los sistemas de contabilidad de nivel de entrada a menudo se quedan cortos.
El sistema de Inventario de Business One brinda la capacidad de utilizar diferentes métodos de cálculo de costos en diferentes tipos de artículos de inventario, y también brinda procesamiento de listas de materiales y listas de materiales.
Las capacidades de múltiples monedas en la versión HANA de la aplicación son sólidas y puede mantener divisiones de moneda en otras áreas geográficas, convirtiéndolas en moneda estadounidense al cierre del período.
Business One solo realiza esta conversión en tiempo real al cierre de un período, pero puede simular una aproximación de la conversión para los informes de mitad de período.
Dependiendo de sus necesidades, la imposibilidad de realizar una verdadera conversión de moneda en tiempo real en cualquier día u hora puede presentar un problema, aunque para la mayoría de los usuarios la conversión de fin de período mediante la valoración del día de cierre será suficiente.
¿Bueno para ir?
Hay buenas y malas noticias para los usuarios de dispositivos móviles.
La mala noticia: en el momento de escribir este artículo, la versión basada en web de SAP Business One Professional solo admite un único navegador: Mozilla Firefox.
La buena noticia es que Firefox está disponible para los sistemas operativos iOS, Android, Windows y Mac.
Sin embargo, SAP todavía está resolviendo esta capacidad de acceso.
En mis pruebas, no pude acceder al sistema SAP Business One usando Firefox, ni siquiera desde mi PC.
SAP es consciente de estos problemas, tiene los recursos necesarios y conoce el valor del acceso móvil y BYOD (traiga su propio dispositivo), por lo que no tengo ninguna duda de que el acceso móvil estará listo y funcionando en poco tiempo.
Sin embargo, le aconsejaría que si esta función es importante para su negocio, asegúrese de que el revendedor con el que está trabajando pueda demostrar que el acceso a Firefox funciona en sus dispositivos.
Administración de beneficios
En nuestra mirada más profunda a los otros módulos y capacidades opcionales de SAP Business One, comenzamos con la contabilidad y luego avanzamos hacia la administración de beneficios.
Al igual que con todos los demás módulos complementarios que su empresa puede incorporar a la plataforma SAP, el módulo de Gestión de beneficios es altamente configurable para planes y paquetes de beneficios complejos y granulares en todas las empresas.
Un subcomponente del Módulo mySAP HR, el módulo BA está integrado con el módulo de nómina de SAP y se basa en un marco flexible y flujos de trabajo automatizados para agilizar la administración de recursos humanos.
El módulo se divide en algunos componentes clave.
Para los administradores de beneficios, SAP ofrece un conjunto de herramientas que incluye un asistente de inscripción para configurar planes y beneficios personalizados en la cobertura médica, dental y de la vista.
También incluye una herramienta de verificación de elegibilidad y se integra con los principales proveedores del plan para obtener detalles de cobertura.
Al igual que con el software BA como BambooHR (prueba gratuita en Bamboo HR) y Namely, el módulo también incluye funciones de informes de beneficios para agregar y resumir datos de beneficios entre empleados y planes, junto con la capacidad de crear informes de beneficios personalizados.
En el lado de los empleados, el módulo BA tiene un portal de autoservicio para empleados donde los usuarios pueden ver su plan de beneficios y ...
