Este es el segundo año que revisamos ZipBooks, una aplicación de contabilidad para pequeñas empresas relativamente nueva.
El sitio se ha expandido rápidamente durante el último año, agregando funciones como pago de facturas, integración con el servicio de nómina Gusto, una nueva aplicación para iOS y permisos de acceso de usuario basados ??en tareas.
ZipBooks tiene una de las interfaces de usuario más fáciles de navegar entre las soluciones de contabilidad para pequeñas empresas y aproximadamente dos tercios de las funciones que ofrecen los mejores servicios de este tipo.
Puede crear registros para contactos y artículos, enviar facturas; y el servicio puede realizar un seguimiento del tiempo, los proyectos y las tareas.
Desafortunadamente, carece de algunas características que ofrecen los sitios de la competencia, como registros de contactos sólidos, una biblioteca de complementos integrados y seguimiento de inventario.
Precios y planes
Los precios de ZipBooks pueden hacerlo atractivo para propietarios únicos o microempresas.
Una versión de inicio gratuita permite contactos y facturación ilimitados, una alimentación bancaria y gestión de ingresos y gastos.
El nivel que revisamos, Smarter ($ 15 por mes), agrega herramientas como seguimiento del tiempo, registros de artículos, colaboración en equipo, pago de facturas y conexiones bancarias ilimitadas.
El plan sofisticado ($ 35 por mes) agrega etiquetado, conciliación de cuentas, uso compartido de documentos e informes avanzados.
Por $ 125 por mes, ZipBooks le proporciona un contable personal que crea informes mensuales, hace algunos análisis de ahorro de impuestos y hace recomendaciones.
Hay una prueba gratuita de 30 días en todas las versiones pagas.
Ayuda necesita ayuda
ZipBooks ofrece una ayuda mínima para la configuración en línea, pero ningún competidor que no sea Sage Business Cloud Accounting ($ 25.00 en Sage) es muy fuerte en ese sentido.
Después de una breve introducción a cada sección, entra y comienza a explorar.
De hecho, el sitio realmente no tiene ningún soporte, excepto un cuadro de chat, que afirma que las preguntas se responden en unos cinco minutos.
En el primer intento, esperamos 35 minutos sin que se viera el nuestro y tuvimos que cerrar la ventana de chat para hacer otra cosa, pero obtuvimos una respuesta completa mucho más rápido en un momento diferente del día.
Unas palabras sobre la función de soporte por chat aquí: Nos sorprendió saber cuando solicitamos ayuda que el representante ya sabía que habíamos ingresado el mismo contacto cuatro veces.
Los contactos no se designan como clientes o proveedores hasta que pague una factura o reciba el pago en una factura; son solo contactos genéricos, lo cual es una forma inusual y confusa de manejar esto.
ZipBooks permite a sus representantes de atención al cliente acceder a información limitada para que las sesiones de chat sean más efectivas y rápidas.
Un representante puede saber, por ejemplo, que usted creó un registro de cliente o una factura o que importó 100 transacciones.
Esta política aceleró nuestra sesión de soporte, pero es un poco sorprendente saber que el representante sabía algo sobre el archivo de nuestra empresa.
Un representante de la compañía explicó que esto está permitido por la política de privacidad y que no hay detalles financieros específicos disponibles para el personal de soporte.
Sería útil si ZipBooks explicara esto en algún lugar del sitio, tal vez en Configuración.
Billy, por el contrario, requiere que marque una casilla para permitir el acceso del personal de soporte para la resolución de problemas.
Hay una pequeña base de conocimientos en el sitio web de la empresa, pero no hay un enlace desde el sitio una vez que ha iniciado sesión.
ZipBooks es fácil de usar, pero ningún sitio web financiero, especialmente uno orientado a empresas, debería estar sin múltiples opciones de ayuda.
Zoho Books, por ejemplo, ofrece muchas, incluida ayuda por teléfono, chat y correo electrónico, además de una sólida documentación en línea.
Configuración y perfiles públicos
Cada sitio web de contabilidad tiene una sección de Configuración que le permite adaptar la solución a las necesidades de su empresa.
ZipBooks es bueno en este sentido, ya que solicita información que otros no lo hacen (estructura comercial e ingresos anuales, por ejemplo), pero no es tan profundo como Zoho Books.
Puede crear el perfil de su organización; configurar un procesador de pagos (se ofrecen cuatro); agregue miembros del equipo y asigne permisos por tipo de tarea (nueva flexibilidad aquí); Adjuntar Documentos; y establecer Preferencias (tipo de moneda, términos predeterminados, texto estándar del mensaje de correo electrónico y más).
ZipBooks ofrece una característica inusual que encontrará al pasar por las pantallas de Configuración: Perfiles públicos.
Estos son mini sitios web creados para usted con los datos y gráficos que usted proporciona.
Esta herramienta es totalmente gratuita y totalmente opcional; simplemente le brinda otra forma de expandir su presencia en línea.
Ningún competidor que hemos revisado ofrece algo similar.
Dashboard y la experiencia del usuario
La página de inicio de ZipBooks, su panel de control, se abre en un gráfico que ilustra los ingresos, los gastos y las pérdidas o ganancias de su empresa durante los 12 meses anteriores.
También muestra gráficos y números adicionales para el tiempo registrado, las ventas por cliente, los ingresos mensuales y los gastos.
Le asigna un puntaje de salud comercial basado en un análisis de sus finanzas.
Esta es una excelente colección de datos financieros de su empresa, pero carece de recordatorios de tareas pendientes como los que encuentra en Xero.
ZipBooks hace un uso eficaz del color, los gráficos y el diseño de la pantalla; la experiencia general del usuario es bastante buena.
Y debido a que su conjunto de características aún es joven (aunque ha crecido en el último año), la navegación es muy fácil.
El sitio tiene dos barras de herramientas.
Un panel vertical a la izquierda contiene enlaces a las áreas de aplicación principales: Facturas, Transacciones, Informes, Contactos, Seguimiento y dos nuevas: Nómina (Gusto) y Crecimiento.
Esta última es una característica nueva y única.
ZipBooks lo ayuda a alentar a sus usuarios a revisar su negocio y luego coloca su contenido en Facebook, Yelp y Google, luego informan sobre su progreso.
Es una opción interesante, pero comienza en $ 49 por mes.
Cuatro iconos en la parte superior de la pantalla duplican algunas de las opciones del menú, pero también hay un botón Más.
Haga clic aquí y una serie de paneles se despliegan en una ventana, duplicando la barra de herramientas de la izquierda, pero dividiendo cada área en tareas individuales.
Muchos sitios hacen lo mismo, proporcionando múltiples formas de acceder a las mismas pantallas.
Una vez que está en una página de tareas, usa las mismas convenciones a las que está acostumbrado, como botones, listas desplegables y campos para completar en blanco.
Felicitaciones a ZipBooks por mostrar una advertencia cuando está a punto de salir de una pantalla sin terminar sin completarla o guardarla.
No todos los servicios hacen esto.
Creando Registros
ZipBooks aún es joven, pero ha tenido un buen comienzo en el suministro de plantillas de registro de contactos para clientes y proveedores.
Una vez que haya ingresado los detalles de contacto básicos, el registro terminado muestra los totales hasta la fecha de ingresos y gastos, así como una lista de facturas recientes, estimaciones y perfiles recurrentes.
Zoho Books, sin embargo, incluye más información en sus registros de contacto, como un gráfico de ingresos, un historial completo de actividades, un estado de cuenta del cliente y una lista de intercambios de correo electrónico.
La función Item Records también ilustra la juventud de ZipBooks, aunque los registros rastrean más datos que hace un año.
Puede ingresar lo básico, como un nombre, descripción, precio, SKU y categoría.
Si compra artículos y los revende, no puede ingresar un precio de compra ni una cuenta.
Y no puede rastrear sus niveles de inventario.
Intuit QuickBooks Online Plus ($ 28.00 en QuickBooks) y Xero ofrecen todas estas funciones.
Transacciones y facturación
Todos los sitios web de contabilidad para pequeñas empresas que hemos probado, incluidos los ZipBooks, admiten conexiones en línea con instituciones financieras.
Ingresa las credenciales de inicio de sesión para el sitio web de su banco y ZipBooks extrae las transacciones que se han liquidado desde su última importación.
Al igual que sus competidores, ZipBooks lo alienta a categorizar estas transacciones, que necesitará para informes significativos y preparación de impuestos.
Las categorías estándar están integradas, pero se pueden editar.
Como muchos competidores, el sitio hace conjeturas fundamentadas sobre cómo deben categorizarse algunas transacciones.
ZipBooks también admite la reconciliación de cuentas en línea.
Las operaciones de facturación y estimación son tarifas bastante estándar, aunque ZipBooks tiene algunas peculiaridades.
Una vez que haya seleccionado un cliente de la lista provista, verificado la fecha y el número de factura e ingresado un número de orden de compra si es necesario, debe ingresar manualmente una fecha de vencimiento, incluso si ha establecido una en Configuración.
El cuerpo del formulario se divide en tareas y ventas de artículos (la mayoría de los sitios los combinan).
También puede aportar tiempo y gastos que deben facturarse al cliente actual.
Una vez que haya seleccionado un artículo de los registros de productos y servicios que creó, ingrese la tarifa y las horas o el precio y la cantidad.
Desafortunadamente, ZipBooks no realiza un seguimiento de las cantidades de existencias; no es tan sofisticado como Zoho Books en términos de seguimiento de inventario.
No hay un campo en el formulario de factura para el impuesto sobre las ventas ni una herramienta de configuración para este costo, pero si hace clic en el ícono de ajustes al final de cada línea, puede crear y editar elementos de impuestos en la ventana que se desliza hacia afuera desde el lado derecho de la pantalla.
Luego puede agregar impuestos sobre las ventas y un descuento si lo desea.
Sage Business Cloud Accounting no solo proporciona un campo para el impuesto sobre las ventas, sino que también ingresa las tasas impositivas adecuadas para cada región geográfica.
ZipBooks cuenta todo y deposita el total adeudado en la parte inferior.
Puede guardar la factura o finalizarla para enviarla en la ventana del lado derecho; el último implica verificar la dirección de correo electrónico y el mensaje y adjuntar la factura como PDF u otro formato de archivo.
ZipBooks admite transacciones recurrentes y recordatorios para clientes.
También ofrece una pasarela de pago (con costo adicional), para que sus clientes puedan pagar facturas con tarjeta de crédito.
También puede ingresar y pagar facturas ahora en ZipBooks.
Una vez que haya creado uno o más, aparecerán en una lista que se puede ver por estado (Abierto, Vencido, Parcial, etc.).
Seguimiento, informes y aplicaciones
ZipBooks ofrece seguimiento de tiempo y proyectos.
No le permite rastrear los costos por proyecto como lo hace Kashoo ($ 19.99 en Software Advice), pero puede crear un proyecto especificando su nombre, contacto, método de facturación, tarifa por hora, presupuesto y miembros del equipo.
Puede ingresar el tiempo manualmente o usar el temporizador del sitio y asignar las horas trabajadas a los usuarios, contactos y proyectos.
Todos estos pueden designarse como facturables.
ZipBooks también viene con la capacidad de etiquetar transacciones, contactos y proyectos.
El sitio ha agregado varios informes nuevos desde la última vez que lo revisamos.
Además de los informes financieros estándar como el estado de resultados y el balance general, ofrece múltiples opciones en cuatro categorías: ventas, equipo y seguimiento, contabilidad e impuestos y gastos.
La personalización es mínima pero adecuada, considerando el alcance general de ZipBooks.
Aplicación iOS de ZipBooks (no hay Android ...
