Adobe es la marca de referencia cuando se trata de publicación de escritorio y contenido creativo.
Al mismo tiempo, la empresa también es líder en el espacio de archivos PDF con Acrobat.
Al combinar estas dos áreas de fortaleza, Adobe puede ofrecer una plataforma de administración de documentos como Adobe Document Cloud (que comienza en $ 12.99 por mes).
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No le sorprenderá que, dada la marca Acrobat y sus puntos fuertes, la empresa concentre la mayoría de las herramientas de Adobe Document Cloud en el manejo de archivos PDF, así como en áreas que normalmente están dominadas por el resaltador, el papel, el bolígrafo y el servicio de mensajería.
Si bien eso significa que puede encontrarlo más limitado que los administradores de documentos que son menos específicos de formato, como los ganadores de Elección de los editores, Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online, Adobe Document Cloud sigue siendo una opción sólida para las pequeñas empresas que se han estandarizado en PDF o simplemente desea recopilar firmas y compartir y realizar un seguimiento de documentos importantes.
Paquetes de Adobe Document Cloud
Puede suscribirse a Adobe Document Cloud por sí solo o como parte de Creative Cloud, un paquete de nueve herramientas de Adobe que también incluye Adobe Illustrator y Adobe Photoshop.
Adobe Document Cloud viene con Adobe Acrobat DC, un producto de escritorio, aunque cada uno también puede ser independiente.
También viene con Adobe Sign para solicitar firmas digitales y rastrear los documentos asociados.
No hay una versión gratuita o una prueba gratuita de Adobe Document Cloud, pero está incluida en la suite Creative Cloud de Adobe, que tiene una prueba gratuita de 30 días.
Adobe Document Cloud tiene dos planes pagos.
El plan estándar cuesta $ 12.99 por mes (que revisamos) con una suscripción de un año o puede ir mensualmente por $ 22.99 por mes.
Con este plan, puede crear, editar y exportar archivos PDF y enviar documentos para que se firmen electrónicamente.
El plan estándar incluye Acrobat Standard DC, que solo es compatible con Windows 7, 8 y 10.
El plan Pro cuesta $ 14.99 por mes para una suscripción de un año o $ 24.99 por mes para un plan mensual.
Viene con una licencia para Acrobat Pro DC, que agrega la capacidad de insertar archivos de audio y video en archivos PDF y editar documentos escaneados.
Acrobat Pro DC es compatible con Windows y Mac (OS X v10.9 y v10.10).
También incluye acceso de 30 días a Adobe Photoshop, Lightroom (gratis en la App Store de Apple) y otro software de Creative Cloud.
Ambos planes de suscripción incluyen actualizaciones gratuitas.
Si opta por comprar Creative Cloud, los planes que incluyen Adobe Document Cloud comienzan en $ 49.99 por mes.
Introducción a Adobe Document Cloud
Para registrarse en Adobe Document Cloud, puede iniciar sesión en su cuenta existente o crear una cuenta con Adobe.
Ya sea que decida suscribirse a Creative Cloud o simplemente a Adobe Document Cloud, debe proporcionar su información de contacto y pago, y decidir si desea un plan mensual o anual.
Probablemente haya utilizado un producto de Adobe antes, aunque solo sea para ver archivos PDF, por lo que la interfaz de usuario (UI) de Adobe Document Cloud puede resultarle familiar.
Las funciones se dividen entre los servicios de PDF y los servicios de Adobe Sign.
Desde su panel, puede acceder a sus archivos y exportar, editar y crear archivos PDF.
También puede combinar archivos y utilizar tres funciones comerciales: Rellenar y firmar, Enviar y rastrear y Enviar para firmar.
Adobe Document Cloud es compatible con las IU de pantalla táctil.
Colaboración y uso compartido de documentos
Adobe Document Cloud tiene menos que ver con el almacenamiento de archivos y más con los flujos de trabajo colaborativos con PDF, ya sea que esté editando y refinando documentos corporativos, o necesite enviar contratos para múltiples firmas.
Adobe Document Cloud admite el almacenamiento de varios tipos de archivos, pero estos archivos deben convertirse al formato PDF para permitir la edición.
Esta limitación es viable para ciertos casos de uso, como la colaboración entre oficinas con compañeros de trabajo con su propia licencia de Acrobat, pero podría ser una omisión crítica para las organizaciones que se coordinan con usuarios externos para la creación de documentos.
Los archivos se pueden exportar como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint u otros archivos después del hecho.
Por otro lado, Adobe Acrobat DC (no Adobe Document Cloud, sino la aplicación de escritorio Acrobat, así como las aplicaciones móviles) puede comunicarse con proveedores de almacenamiento en la nube, como Microsoft OneDrive for Business y DropBox Business para administrar archivos PDF que pueda tener en uno de esos lugares.
Hay varias herramientas para manejar tareas comunes con archivos PDF en Adobe Document Cloud, incluida la creación de archivos PDF (en realidad, convertir documentos a PDF ya que no puede crear uno desde cero), combinar varios archivos en un PDF, reorganizar páginas PDF y exportar archivos en PDF.
Ciertamente, estas herramientas no son exclusivas de la interfaz de usuario de Adobe Document Cloud, ya que los usuarios con licencia pueden realizar las mismas tareas en Adobe Acrobat DC o aplicaciones móviles en Android o iOS.
Pero tener una opción basada en la nube para estos trabajos ciertamente ofrece algunos beneficios a los usuarios que pueden realizar trabajos desde múltiples computadoras.
Los archivos PDF editados en Adobe Document Cloud pueden incluso aprovechar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir archivos PDF escaneados en texto editable o con capacidad de búsqueda.
Esta es una característica que es particularmente útil para las organizaciones que tienen una biblioteca de documentos en papel.
Donde Adobe Document Cloud realmente se destaca es su capacidad para manejar tareas comúnmente necesarias después de que un documento ha alcanzado un estado final o casi final.
No es una coincidencia que este sea el mismo punto óptimo que Adobe ha habitado con Acrobat y el formato PDF en general durante más de una década.
Las características que muchos usuarios dan por sentado, como la capacidad de incrustar fuentes, comprimir imágenes y manejar las capacidades de formulario, hacen de Acrobat una opción sólida para todo, desde la publicación de documentos de ventas hasta manuales de productos, documentos legales y todo lo demás.
Las empresas que dedican cualquier tiempo a enviar documentos de un lado a otro para su revisión o firma pueden beneficiarse enormemente de Adobe Document Cloud.
El uso del correo electrónico para enviar documentos a imprimir, firmar, escanear y enviar por correo electrónico es increíblemente ineficiente en comparación con la capacidad de Adobe Document Cloud para manejar el envío de un documento a varios firmantes.
Opciones como la protección con contraseña, los recordatorios diarios o semanales y las capacidades de seguimiento son, francamente, los clavos finales en el ataúd de cualquier argumento sobre el costo beneficio de Adobe Document Cloud.
También vale la pena señalar que las capacidades de firma obtenidas con Adobe Document Cloud se encuentran fácilmente en el nivel superior de los sistemas de administración de documentos que hemos revisado.
Microsoft SharePoint Online ($ 5.00 por usuario por mes en Microsoft365 for Business) trae algunas funciones similares al juego y admite más formatos de archivo, pero no maneja archivos PDF tan bien como Adobe Document Cloud.
Puede completar formularios fácilmente utilizando la función Rellenar y firmar.
Convenientemente, puede guardar los campos de uso común, incluidos su nombre, dirección, correo electrónico y teléfono, para no tener que escribir esta información repetidamente.
Después de completar un formulario, puede guardarlo como un archivo PDF o imprimirlo.
Puede compartir archivos con cualquier persona (siempre que tenga su dirección de correo electrónico) usando Enviar y rastrear y elegir recibir notificaciones cuando el destinatario vea el archivo.
Estas funciones también están disponibles para cualquier archivo que pueda haber almacenado en una cuenta de Creative Cloud.
Una vez que elija un archivo, puede agregar un campo de firma, un campo inicial o un bloque de firma, así como el nombre y la fecha.
El documento final se puede guardar en su biblioteca de documentos para uso futuro, lo cual es útil si envía el mismo contrato de manera constante.
Los destinatarios pueden optar por delegar la firma a otra persona.
De lo contrario, pueden completar los campos obligatorios y crear una firma electrónica escribiendo su nombre, dibujándolo o cargando un archivo de imagen.
La opción de escritura genera algunas opciones de firma.
Una vez que el destinatario envía el archivo firmado, puede descargar una copia o registrarse para una prueba gratuita de 14 días de Adobe Sign ($ 9.99 por mes y más).
Un problema con esta función es que lo redirige a la interfaz de usuario de Adobe Sign y no está claro de inmediato cómo volver a Adobe Document Cloud o al panel de Creative Cloud.
Le ahorraremos algo de tiempo: haga clic en el logotipo de Adobe Sign en la parte superior izquierda de la pantalla.
Adobe Document Cloud también admite plantillas de biblioteca, que son objetos reutilizables (ya sea un documento o una superposición de formulario) que se pueden aprovechar para realizar tareas repetitivas de manera más eficiente.
Las plantillas de documentos incluyen el contenido del documento y los campos de formulario, y son ideales para enviar documentos completos para su firma (piense en acuerdos con el cliente, acuerdos de no divulgación, etc.).
Las superposiciones de formularios son un poco más obtusas, pero le dan la opción de agregar un formulario preconfigurado a cualquier documento con el mismo diseño.
Esto es útil para cosas como un bloque de firma de cartas comerciales, formularios que requieren una marca diferente o verborrea según el cliente, además de una gran cantidad de otros casos de uso.
Adobe tiene varias aplicaciones móviles para Android e iOS que amplían las funciones de Adobe Document Cloud.
Acrobat Reader Mobile refleja lo que ve en su escritorio y en línea.
Puede ver y editar archivos PDF sobre la marcha.
También puede acceder a los archivos contenidos en Dropbox, OneDrive u otros proveedores de almacenamiento en la nube si ha conectado su cuenta.
Adobe Sign Mobile le permite firmar documentos electrónicamente, solicitar firmas electrónicas a otras personas y realizar un seguimiento del progreso.
También puede capturar fácilmente su firma usando la pantalla táctil de su teléfono, guardarla y usarla en Adobe Document Cloud.
Puede iniciar sesión en la aplicación utilizando su ID de signo o su ID de Adobe para que esté vinculado a su cuenta.
Fill & Sign Mobile se puede utilizar para completar y firmar formularios sobre la marcha, aunque esta aplicación no está conectada con su cuenta de Adobe.
De hecho, no necesita un ID de Adobe en absoluto.
Con él, incluso puede tomar una foto de un formulario y completarlo en su dispositivo móvil.
Hablando de tomar fotos, Adobe Scan convierte la cámara de su dispositivo móvil en un escáner de documentos portátil, incluso le permite cargar un PDF en Adobe Document Cloud, donde OCR puede convertir su documento de una simple imagen en texto que puede editar o copiar.
Adobe ofrece una amplia ayuda en caso de que surja algún problema.
Puede buscar en la completa documentación de soporte en línea de Adobe, aunque encontramos algunos errores ...
