Genom att implementera ett VoIP-system (Voice over IP) i företagsklass för första gången eller till och med migrera från en gammal VoIP-lösning till en ny, representerar endera vägen ett betydande projekt och många förändringar i hur dina anställda gör sitt arbete.
De måste anpassa sig till ett nytt sätt att göra saker, vilket aldrig är lätt, och din IT-avdelning kommer att behöva fokusera sina ansträngningar på nya hanterings- och felsökningsuppgifter.
Oavsett om du byter till VoIP eller om du redan driver ett VoIP-klart nätverk, för att få bästa prestanda krävs planering, aktiv hantering och övervakning.
Även om det finns många olika typer av VoIP-nätverk och leverantörer tillgängliga, liksom ett stort antal plattformslösningar, som AT&T Collaborate, Intermedia Unite och RingCentral Office, finns det fortfarande några vanliga faktorer som alla VoIP-leverantörer delar.
Som jag fick reda på när jag testade dessa produkter för Daxdi Labs, handlar mycket om ditt företags nätverk.
Främst om nätverket är klart för VoIP och sedan om din IT-personal är beredd att hantera denna typ av trafik.
Det är värt att notera att det finns överraskande många saker som kan påverka den övergripande kvaliteten som din VoIP-tjänst levererar, och ibland är dessa saker inte uppenbara.
Nedan har jag sammanställt 10 bästa metoder som jag ville dela med dig nu när jag har spenderat lite kvalitetstid med dessa produkter.
1.
Validera din nätverksarkitektur.
Se till att din nätverksinfrastruktur fungerar med ditt valda VoIP-system och var beredd att göra ändringar, eventuellt betydande, för att se bästa möjliga prestanda.
Inte varje switch, router, brandvägg eller säkerhetsapparat fungerar med alla VoIP-leverantörer.
Ibland kan du behöva konfigurera om eller uppdatera en enhet, men det är inte ovanligt att din VoIP-programvara helt enkelt inte fungerar om du inte byter ut hårdvara.
I ett fall fann jag att det enda sättet en VoIP-produkt skulle fungera var att stänga av alla säkerhetsfunktioner i min testrouter.
Det är den typen av saker du vill veta innan du släpper några pengar.
2.
Är dina rör tillräckligt stora? Bekräfta att ditt nätverk stöder samtalskvaliteten som VoIP kräver.
Bara för att alla dina länklampor är gröna betyder inte att dina anställda har tydliga konversationer.
Att ha tillräcklig bandbredd är viktigt men det är också prioritering, vilket innebär att din infrastruktur behöver kunna stödja Quality of Service (QoS) överallt där VoIP-trafik dyker upp.
Rösttrafik är extremt känslig för saker som paketförlust och jitter, vilket innebär att ett nätverk som fungerar bra för data kanske inte fungerar bra alls för röst trots att det inte genererar faktiska fel.
Endast verkliga tester, helst under ytterligare trafikbelastning, ger dig samtalskvalitet.
3.
Planera din ledningsstrategi. Se till att ditt nätverksövervakningsprogram stöder VoIP.
Det betyder att du måste kunna se vad som händer i ditt nätverk som kan påverka VoIP-trafik, oavsett om det är dagliga säkerhetskopior som suger upp bandbredd eller en felkonfigurerad router som inte hanterar QoS ordentligt.
Om du har valt att distribuera softphone-appar på arbetarnas mobila enheter måste du också se till att din MDM-lösning (Mobile Device Management) kan hjälpa till att hålla dessa appar i linje.
Se också till att dina hanteringsverktyg är optimerade för din VoIP-strategi på lång sikt, istället för att bara oroa dig för installationen en gång.
Oavsett om du skyddar den trafiken med en QoS-standard eller en VLAN-strategi, till exempel, se till att du har verktygen för att komma åt och justera dessa åtgärder snabbt när du behöver.
Lyckligtvis hanterar de flesta nätverksövervakningsprodukter av företagsklass VoIP ordentligt, men du måste kontrollera.
4.
Planera din handenhet.
Kontrollera att din fysiska infrastruktur stöder dina VoIP-planer.
Medan vissa VoIP-telefoner låter dig kedja din arbetsstation, är det inte riktigt en bra idé.
Istället bör du planera dedikerade Ethernet-körningar till varje VoIP-telefon.
Att ha en dedikerad switch för VoIP krävs inte nödvändigtvis, särskilt i mindre nätverk, men det är en bra idé.
Dessutom kommer VoIP-omkopplaren sannolikt att behöva stödja Power over Ethernet (PoE) såvida du inte planerar att köra elkraft för varje telefon.
5.
Kontrollera med din ISP.
Ring din internetleverantör (ISP) och bekräfta att din bredbandsleverantör stöder VoIP och prioritering.
Internet i stort stöder inte QoS, vilket är en anledning att hålla din rösttrafik borta från internet så mycket som möjligt.
Detta kan kräva att man hyr en dedikerad linje, vilket förmodligen är en bra idé med tanke på att röstkommunikation är ungefär lika affärskritisk som den blir.
6.
Engagera en andra bredbandsleverantör.
Du har inte råd att bli avskuren om din primära bredbandsleverantör har ett problem som en distribuerad denial-of-service (DDoS) attack.
Ja, Internetleverantörer har blivit mycket mer motståndskraftiga mot avbrott under de senaste tio åren, men avbrott händer fortfarande och om en händer med nätverket som du kör VoIP över slutar ditt företags telefon att fungera.
Period.
Du behöver minst två leverantörer som är oberoende.
När saker och ting går normalt kan du ladda balansera dem.
När saker och ting inte går smidigt har du fortfarande ett sätt att göra affärer.
7.
Överväg SIP.
Hitta en SIP-lösningsleverantör (Session Initiation Protocol) som matchar dina behov.
Vissa VoIP-telefonsystem kan anslutas direkt till det gamla gamla offentliga telefonnätet (PSTN) via ett hårdvarugränssnitt.
Men andra, särskilt mycket stora system, kräver ibland en leverantör som kan ansluta till PSTN med SIP.
Vissa SIP-leverantörer använder lägsta kostnadsledning, vilket innebär att det byter varje samtal till den billigaste vägen som är tillgänglig när samtalet görs.
Det är verkligen billigare, men det kan resultera i varierande samtalskvalitet och det vill du förmodligen inte.
8.
Planera för VoIP-säkerhet.
Det finns attacker som specifikt riktar sig till VoIP-trafik, inklusive samtalskapning och man-i-mitten-attacker.
Men VoIP-säkerhet går långt utöver att bara skydda ditt nätverk från dessa intrång.
National Institute of Standards and Technology (NIST) har en publikation med titeln "Säkerhetsöverväganden för Voice Over IP-system", som är en måste läsas för VoIP-administratörer.
Under tiden måste du titta på intrångsdetektering, virtuella LAN (VLAN) och VoIP-optimerade brandväggar.
Rekommenderas av våra redaktörer
9.
Investera i nätverkshantering.
Ett VoIP-nätverk kräver konstant övervakning för att hålla samtalskvaliteten där den ska vara.
Det betyder att du måste bestämma QoS-mätvärdena för ditt nätverk och sedan använda hanteringsverktyg för att se till att de stannar där de ska vara.
För de flesta små till medelstora företag (SMB) betyder det att man investerar i någon programvara för nätverkshantering som är mer sofistikerad än vad de för närvarande använder.
Det kommer också att innebära att IT-medarbetare behöver upp sina spel för att använda de nya verktygen.
Om du har flyttat din rösttrafik till ditt datalager är båda dessa drag definitivt inte slöseri med tid eller pengar.
Rösttrafik är avgörande för att göra affärer effektivt för de flesta företag och du måste behandla det på så sätt eller dåliga saker kan hända.
10.
Organisera din IT-personal.
VoIP kan inte bara vara en annan typ av trafik som någon av din IT-personal kommer att hantera.
Välj en specialist, se till att han eller hon förstår tekniken och är utrustad för att hantera problem.
En del av det är organisation.
Skapa kommunikationslinjer mellan VoIP-nätverksansvarig och IT-nätverksansvarig.
Chansen är stor att du delar samma nätverksinfrastruktur, åtminstone delvis, vilket innebär att ändringar av ett lag kan påverka det andra.
För att nätverket ska fungera för alla måste det finnas kommunikation.
Som du kan se är det inte en mindre uppgift att hantera ett VoIP-nätverk.
Lika viktigt är det inte troligt att det blir billigare än att använda ditt gamla POTS-nätverk.
Men VoIP kan ge din organisationsfunktion som går långt utöver vad ditt gamla telefonsystem kunde hantera, varför VoIP växer så snabbt i affärer.
Men om du ska göra det är det viktigt att du gör det rätt.
Kom bara ihåg att det finns mycket att veta, och det går långt utöver alla listor som tillhandahålls här, så var beredd att röra medvetet och tänka igenom varje steg när du går.
När du gör det kan du ha ett telefonsystem som fungerar med dig istället för mot dig.
Har du frågor du behöver om VoIP för företag? Gå med i [email protected] diskussionsgrupp på LinkedIn och du kan fråga leverantörer, andra yrkesverksamma som dig själv och PCMags redaktörer.
