Arbetare ska inte behöva slösa bort tid på att göra något som en maskin kan göra.
Istället bör de sätta sin hjärnkraft på uppgifter som bara människor gör bra.
Ändå är alltför många människor fasta med produktivitetsförstörande upptaget arbete, som att kopiera och klistra in information från en app till en annan.
Det finns en relativt ny typ av app som kallas automatiseringsprogramvara som låter dig automatisera enkla uppgifter.
Du behöver ingen programmering för att använda den.
Vad är automatiseringsprogramvara?
Du vet förmodligen redan att vissa appar har inbyggda integrationer med andra.
Till exempel är fotoappen på din telefon antagligen integrerad i din meddelandeprogram.
Så här kan du trycka på delningsknappen på ett foto en gång och få det automatiskt kopierat till din meddelandeprogram som du kan skicka.
Problemet är att inte alla appar enkelt pratar med varandra, och även om de gör det finns det gränser för vad de är villiga att göra tillsammans.
Automationsprogramvara fyller i luckorna.
Zapier (rimmar med happier) är ett exempel på automatiseringsprogramvara.
IFTTT är en annan, men den är mer fokuserad på smarta hem-enheter och mobilappar.
Zapier är ett av våra favoritverktyg på Daxdi eftersom det fokuserar på automatiseringar bland produktivitetsappar.
Det är också ganska enkelt att använda och företaget är utmärkt med kundsupport.
Av dessa skäl och andra är det också en Editors 'Choice-app.
När människor kommer igång med Zapier eller någon annan automatiseringsprogramvara har de vanligtvis en specifik uppgift som de försöker utföra.
Det kopierar ofta information från en app till en annan, som att lägga till nya kundkontakter till både en central databas och ett e-postmarknadsföringssystem.
Eller så kan det handla om att ta itu med alla små steg som måste göras efter en e-handelsförsäljning, som att skicka ett bekräftelsemeddelande, varna fullgörandeteamet, registrera försäljningen i din bokföringsprogramvara och så vidare.
När du har ställt in den ena automatiseringen kanske du inte inser vad du kan automatisera mer.
Det är därför vi har skapat den här listan med förslag för arbetsplatsautomationer med Zapier - Zapier kallar sina automationer för Zaps.
Så leta efter inspiration nedan, men se också till att utforska Zapiers andra integrationer för fler idéer.
1.
Förvandla e-post till Trello-uppgiftskort
Tilldelar dina kollegor och chefen dig uppgifter via Gmail? Om så är fallet kan du skapa en Zap som säger "När jag lägger till en stjärna i ett e-postmeddelande i Gmail skapar du automatiskt ett Trello-uppgiftskort från e-postmeddelandet."
Även om detta exempel använder Trello och Gmail, låter Zapier dig välja från andra att göra-lista-appar och e-postappar, vilket ger dig flexibiliteten att skräddarsy den här automatiseringen till de appar du faktiskt använder.
2.
När deltagare i evenemanget anmäler sig, lägg till dem i ett Google-ark
När du organiserar ett stort evenemang kan du ha ett team av människor som behöver hålla reda på vem som registrerar sig precis när de gör det.
Eventbrite är en bra app för biljett- och evenemangshantering för spårning av deltagare, men du kanske inte vill ge dig hela teamet tillgång till den.
Istället kan du skapa en Zap så att när någon registrerar sig läggs deras namn och annan relevant information automatiskt till i ett delat Google Sheet.
På så sätt kan du säkert dela rätt deltagardetaljer med rätt teammedlemmar i realtid.
3.
Svara automatiskt på svaga meddelanden och omnämningar
Om du ska på semester kan du ha ställt in ett autosvar i din e-postklient och till och med ställt in en Slack-status för att låta folk veta.
Ibland räcker det inte.
Med hjälp av Zapier kan du ställa in ett autosvar i Slack som skickas när någon nämner dig i ett inlägg eller meddelanden direkt i appen.
Dina medarbetare känner sig inte ignorerade och du behöver inte barnpassa dina meddelanden.
När allt kommer omkring, vem vill kolla Slack när du är på semester? Denna Zap är också praktisk när du är arbetar och har beslutat att minimera distraktioner genom att stänga Slack lite.
4.
Spåra tid från Google Kalender till Toggl
Om du spårar din tid för att fakturera kunder eller till och med för din egen produktivitetsmätning vet du hur lätt det kan vara att missa en halvtimme här eller där.
Med Zapier kan du ansluta tidsspårningsappar, till exempel Toggl, till Google Kalender.
På så sätt loggas tid i schemalagda händelser, till exempel möten och telefonsamtal, automatiskt in i Toggl.
5.
Uppföljning efter en onlineförsäljning
Om du driver en webbutik vet du att en försäljning aldrig är slutet på en process, bara början.
När du har säljt något måste du bekräfta försäljningen med köparen, varna fullgörandeteamet, lägga till kunden i ett CRM- eller e-postmarknadsföringssystem och så vidare.
Zapier ansluter till en hel massa e-handelsplattformar, inklusive Shopify, WooCommerce och 3dcart, samt betalningsprocessorer, som PayPal, Square och Stripe.
Så du kan skapa en Zap som säger "När Shopify registrerar en ny försäljning, ta kundens information, lägg den i MailChimp och skicka kunden ett tackmeddelande för deras beställning."
Eftersom Zapier används väl för e-handel har företaget gott om resurser och rekommenderade Zaps inom detta område.
6.
Be kunderna om feedback efter ett köp eller återbetalning
På tal om uppföljning efter en försäljning är det användbart för företag att be kunder om feedback om produkten eller köp efter en tid.
Du kan se till att kundåterkopplingsundersökningar går ut till kunder automatiskt genom att ställa in en Zap mellan dina försäljningsverktyg och SurveyMonkey.
Om du till exempel använder Stripe kan du se till att varje gång en ny avgift inträffar eller en återbetalning utfärdas skickar SurveyMonkey automatiskt en feedbackundersökning till kunden.
8.
Få ett textmeddelande när någon avbryter ett möte
Om du har många möten och möten, förhoppningsvis använder du en app för att hantera dem, till exempel Calendly.
Calendly gör det enkelt för människor att begära möten med dig, välja tid och till och med avbryta.
När någon avbryter kan du se till att du inte missar meddelandet genom att låta Zapier skicka det till dig som ett sms.
SMS-varningar via Zapier fungerar bara för USA och Storbritannien telefonnummer, och det finns några rimliga begränsningar för att se till att ingen missbrukar den här funktionen.
När det gäller att se till att du vet om sena avbokningar är det dock till stor hjälp.
9.
Tilldela en uppgift i uppgift att skriva en agenda före nya Google Kalender-möten
Den värsta typen av möte är den typ utan agenda.
Nästa gång du planerar ett möte i Google Kalender, se till att någon skriver en agenda i förväg genom att skapa en uppgift i Asana.
Om du vill tilldela uppgiften till en viss person låter Zap dig välja en person, men varje ny uppgift av denna typ kommer alltid att gå till dem.
(Med andra ord kan du inte välja tilldelare medan du gör kalenderposten.) Du kan dock välja att tilldela ingen.
Eller så kan du alltid tilldela det till dig själv, och om du behöver tilldela det senare till någon annan, ja, åtminstone är det redan skrivet ned så att du inte glömmer det.
10.
Effektivisera din rekryteringsprocess
Att fylla en ledig roll behöver inte vara smärtsam.
Zapier kan utnyttjas för att skapa en kandidatprofil i Workable från en Typeform-fil, så att du enkelt kan sortera igenom din stabila potentiella kandidater.
Zap tar bort benarbetet från att manuellt montera dessa profiler.
