Voice over IP-telefontjänster (VoIP), särskilt de som levereras via molnet, har helt enkelt för många fördelar för små till medelstora företag (SMB) att ignorera.
De kostar mycket mindre än lokala PBX-system i gammal stil, är mycket lättare att underhålla och integreras enkelt med många av de verktyg som dina anställda använder varje dag, till exempel din helpdesk och erbjuder funktioner som helt enkelt inte är tillgängliga med vanlig fasta tjänster.
Men under omslaget är VoIP också en komplex teknik.
Koppla ihop det med det faktum att det används så allmänt som bara en telefon kan vara och att det nu körs över ditt datanätverk, och du kan snabbt se var saker kan bli svåra och knepiga - och inte bara ur ett teknikperspektiv.
När jag testade dessa lösningar som en del av PCMags sammanfattning av VoIP-leverantörer och telefontjänster i affärer, hittade jag tio potentiella fallgropar för människor som aldrig har implementerat ett nytt telefonsystem.
Medan de flesta av dessa huvudsakligen gäller affärsscenarier, är vissa också tillämpliga på de som använder VoIP för bostadstjänster.
Några av dessa fallgropar borde vara uppenbara, men de kanske inte är för alla - och andra kanske inte är uppenbara alls.
Men de är alla viktiga, och att se upp för dem kan spara dig allvarlig huvudvärk på vägen.
Planering och bemanning
Innan du gör något annat, bestäm exakt varför du flyttar till ett VoIP-telefonsystem.
Det finns många anledningar till att det kan vara en bra idé, men om du inte vet vad dessa skäl är och hur de kan påverka ditt företag, är du inte redo att göra det faktiska köpet eller migrationen.
En vag idé att det kan spara pengar är inte en av dessa skäl.
Exempel på Bra orsakerna är att bygga ut ett callcenter, tillhandahålla ett sätt att samarbeta mellan olika kontor, behålla samtalsdata från din CRM-plattform (Customer Relationship Management) för användning i marknadsföring eller kundtjänst, samt att förbereda en ny plats eller förväntad tillväxt.Bestäm vem som ska ansvara för de viktiga stegen i din flytt till VoIP.
Dessa steg inkluderar den initiala behovsanalysen och designen, upphandlingsprocessen, implementeringen och slutligen den löpande driften av systemet.
Observera att vanligtvis detta kan inte vara samma person.
En IT-medarbetare kan vara det bästa valet för implementering och drift, men det är vanligtvis inte de som utformar IVR-systemet som dina kunder kommer att använda eller bestämmer precis vad samtalsdata är mest användbara för marknadsavdelningen.
Så du måste ange vem alla dina intressenter kommer att vara; och, ja, vissa av dem kan mycket väl vara en säljare eller konsult om du inte har egen expertis.Du måste hitta eller anställa en anställd för att företräda företagets intressen under upphandlings- och implementeringsprocesserna.
Även om det kommer att finnas många leverantörer som kommer att erbjuda att göra det hela, har de inte nödvändigtvis samma intressen.
Normalt handlar det om att sälja dig så mycket de kan, få det installerat och inloggat snabbt och sedan ta ut extra för eventuella efterföljande "scope creep".
Endast någon från din sida av spåren kommer att oroa sig för långsiktig driftsäkerhet och tillhörande saker som att upprätthålla samtalsdata säkert så att ditt företag till exempel kan följa alla branschens datasäkerhetsregler.
Observera att för ett riktigt litet företag kan detta vara en säkerhetsplikt, men någon måste vara poängen.
Denna person måste ha tillräcklig förståelse för VoIP-teknik för att fatta beslut och för att veta hur dessa beslut kommer att påverka resten av företaget.
Detta är inte samma person som nämndes i föregående punkt.
Nätverksförberedelse och kostnad
Se till att din nuvarande nätverksinfrastruktur kan stödja VoIP och har kapacitet att hantera den ökade nätverkstrafiken.
Du måste också veta om din infrastruktur kan hantera de specifika kraven på röst- och videotrafik, inklusive stöd för alla QoS-krav (Virtual of Service) eller virtuella LAN (VLAN).
Detta kan innebära vissa infrastrukturuppgraderingar om dina nuvarande routrar eller switchar inte stöder dessa funktioner.
Du kan också behöva uppgradera din Internet-leverantör (ISP) om din nuvarande leverantör inte kan stödja bandbreddskraven för mycket telefontrafik.
Att uppskatta hur mycket din samtalsvolym kommer att öka din bandbredd är något som din VoIP-leverantör borde kunna hantera, men du kan också anställa en extern specialist för att göra dessa beräkningar.Underskatta inte kostnaden för VoIP.
Visst, de månatliga priserna ser bra ut men gräver djupare.
Om allt du får är softphones som körs på mobiltelefoner, måste du också köpa alla en mobiltelefon, med massor av dataminuter eller mer sannolikt en obegränsad plan.
Om dessa softphones körs på Windows- eller Mac-maskiner måste alla ha en dator med hårdvaran för att stödja VoIP, tillgång till internet och något internt för att hantera ljud och headset.
Om VoIP-valet använder (eller åtminstone stöder) bordstelefoner, kom ihåg att de kostar någonstans mellan $ 75 och $ 150 vardera plus kostnaden för en trådbunden nätverksanslutning till varje telefon.
Få VoIP-skrivbordstelefoner stöder Wi-Fi, men de som gör det kräver att du uppgraderar dina åtkomstpunkter om du ger alla en Wi-Fi-telefon.
Åh, och kom ihåg personalkostnaderna: Någon måste hantera allt detta och någon måste ge support.
Och sedan finns det löpande underhåll och licensiering; allt lägger till, så se till att du går igenom hela implementeringen i detalj så att du inte blir förvånad över nya utgifter när de dyker upp.
Tänk på verksamheten
Ta reda på en realistisk tidtabell för övergången till VoIP.
Trots vad vissa leverantörer kan säga kommer det inte att vara omedelbart.
Även om du byter från ett VoIP-system till ett annat är detta inte en dagsoperation.
Sätt dig ner och beräkna tiden för planering, förvärv, implementering, utbildning och omkoppling och fördubblar den sedan.
Kanske till och med tredubbla det.
Detta är en stor förändring av ditt företags förmåga att kommunicera med sig själv och omvärlden.
Att rusa det är helt enkelt dumt.
Arbeta i tid för en pilotutrullning, testning och optimering, och sedan en sista utrullning som kommer i steg så att hela din verksamhet inte är i kaos om något går fel.Bestäm vad du ska göra med ditt gamla telefonsystem.
Om du har en massa analoga telefoner som är i gott skick kan du kanske använda dem med ditt VoIP-telefonsystem för anställda som inte behöver VoIP-funktioner.
Eller så kanske du vill ha dem i områden där de är tillgängliga för allmänheten eller där de befinner sig i svåra miljöer, till exempel en monteringsplats utomhus eller på fabriksgolvet.
Och du kanske vill ha lite för säkerhetskopiering (mer om det nästa).Inse att din beredskapsdrift och planer för företagskontinuitet måste förändras och att du måste planera för och investera i ökad tillförlitlighet.
I grund och botten, hur ska du fortsätta göra affärer om nätverket går ner eller till och med bara har problem? Eftersom ditt telefonsystem beror på tillförlitligheten och prestandan hos både ditt lokala nätverk och internet måste du tänka i form av felsäkerhet och alternativ.
Säkerhetskopior till din primära internetleverantör (ISP), och om röst är avgörande för din verksamhet, ett sätt att ha telefontjänster även om internetavbrottet är totalt.
Ja, det kan innebära att vissa analoga linjer och kompatibla telefoner är tillgängliga.
Det kommer också att innebära planering för failover, nätverksredundans och naturligtvis backup.
Säkerhet är fortfarande avgörande
Glöm inte säkerheten.
Alla saker som kan attackera ditt IT-nätverk kan också attackera ditt VoIP-nätverk, plus att det finns saker som manipulering av samtal och kapning samt skurkar som använder ditt VoIP-telefonsystem för att ringa fjärrsamtal och använda din interna utrustning som värd för skadliga attacker.
Detta kan förvärras om ditt VoIP-system inte spelar bra med din säkerhet, som att kräva att du stänger av paketinspektion (som jag hittade i ett telefonsystem jag testade).
Dessutom har dataskyddsbestämmelser ibland sina egna krav när det gäller att skydda VoIP-trafik under transitering och i vila om du behåller någon samtalsinformation för försäljnings- eller tjänsteändamål.
Om din bransch regleras på detta sätt, se till att du förstår exakt hur VoIP passar in i resten av dina datasäkerhetsåtgärder.Slutligen ta hänsyn till dina anställdas och dina kunders behov när du väljer ett VoIP-telefonsystem.
Detta inkluderar att bestämma vilka funktioner dina anställda faktiskt behöver och vad de inte behöver.
Generellt innebär detta att tilldela intressenter som kommer att kartlägga alla processer som involverar ditt telefonsystem och också sätta sig ner med de anställda i frontlinjen som driver dessa processer för att se hur de kan förbättras.
Det inkluderar också att utforma systemet så att kunderna inte går vilse i menyer, lider av konstiga nyckelval eller hör oändliga val från den automatiska skötaren.
Om du saknar expertis för att göra detta internt är det något som de flesta VoIP-konsultföretag är utbildade att hantera; kom bara ihåg att lägga till dem i din totala kostnad under planeringen.
Du måste också ha dina verkliga prioriteringar i åtanke när du väljer ett VoIP-system.
Till exempel, om du vill att det ska fungera bra, bör kostnaden inte vara den primära faktorn.
Istället vill du ha funktionalitet.
Om ditt VoIP-system fungerar som det ska och inte har funktioner du inte behöver, kommer det förmodligen också att spara lite pengar direkt, och det bör göra din personal mer produktiv, vilket sparar pengar indirekt.
