Oavsett vilket telefonsystem ditt företag använde före COVID-19, innebär den nuvarande arbetskraftens allmänt distribuerade karaktär att du kommer att titta på ett molndistribuerat VoIP-system (Voice over IP) förr eller senare, förmodligen förr.
En PBX-moln låter inte bara din IT-personal hantera allas telefon från en central plats, det är också ett enkelt sätt att hålla en distribuerad personal enhetlig samtidigt som den erbjuder en direkt väg till Unified Communications-as-a-Service (UCaaS).
Det kommer också att ge bättre prestanda för ett växande antal användare, ökad säkerhet och mer grundlig samtalsredovisning och rapporteringsfunktioner så att du får en mycket bättre uppfattning om vad du spenderar och var.
Din första övervägande måste vara om du vill ha ett telefonsystem i molnet eller i din byggnad.
Det finns ett antal skäl att välja varandra, men i allmänhet har molnbaserade telefonsystem en lägre kostnad på förhand och är mycket smidigare om ditt företags kommunikationsbehov plötsligt förändras eller om dina användare vill anta en ny, skärande- kantuppsättning av funktioner.
Med detta sagt har interna telefonsystem en lägre total ägandekostnad (TCO) och potentiellt bättre säkerhet.
Men det är bara början.
Medan du kanske bara registrerar dig med en VoIP-leverantör och nöjer dig med alla funktioner som det erbjuder, är det förmodligen en bättre idé att bestämma vad du vill att telefonsystemet ska göra, hur du vill att det ska interagera med ditt befintliga företag och vilka funktioner du har tror är nödvändiga.
För att göra det måste du sitta ner med inte bara ditt ledande ledningsteam utan också företagets frontchefer för att avgöra exakt hur ditt nuvarande telefonsystem används.
Det är det enda säkra sättet att upptäcka vilka funktioner dina arbetare absolut behöver behålla och var det finns utrymme för förbättringar och ny teknik.
Med tanke på detta är följande 10 överväganden och kunskapspoäng du måste täcka när du väljer något nytt telefonsystem:
Har du ett befintligt telefonsystem? Om du gör det, bör vad du än väljer nästa vara kompatibelt, om bara för att göra övergången från vanlig gammal telefonservice (POTS) till VoIP rimligt sömlös.
Ett fungerande telefonsystem är en uppdragskritisk del av de flesta företag, och det är osannolikt att din organisation kommer att välkomna en veckas stillestånd medan du ordnar saker och ringer från barnens telefon hemma.Hur många kommer att använda telefonsystemet nu och hur stort tror du att du kommer att växa de närmaste fem åren? Om du inte planerar att begränsa din tillväxt genom att begränsa telefonens åtkomst för din personal, måste ditt telefonsystem vara skalbart.
Planerna för tillväxt kommer att påverka ett antal andra överväganden, från din nätverksarkitektur till ditt ultimata val av PBX-leverantör eller leverantör.
Lyckligtvis är de flesta IP-PBX-system ganska skalbara.Behöver du stödja analoga telefoner? Du kanske vill undvika att placera Ethernet-porten för en VoIP-telefon i allmänna utrymmen som en säkerhetsåtgärd, men du kanske fortfarande vill ge besökarna ett sätt att ringa telefonsamtal.
På samma sätt kanske du inte vill placera en VoIP-telefon i vissa miljöer, till exempel en monteringsplats utomhus eller på ett tillverkningsgolv.Behöver du skicka fax? Överraskande nog stöder inte alla VoIP-system fax.
Vissa kräver en adapter, andra kräver en faxgateway eller en faxserver, och andra ignorerar helt enkelt fax.
I dessa fall kan du kolla in dessa online-faxtjänster för att få hjälp, och sedan kan du arbeta med din VoIP-leverantörs applikationsprogrammeringsgränssnitt (API: er) för att integrera en tredjeparts faxtjänst i ditt VoIP-samtal.Molntjänster kan sjunka.
Till och med miljarder dollar-spelare som Amazon Web Services (AWS) tenderar att gå ner ett par gånger om året.
Om absolut samtalstillförlitlighet är en nödvändighet för ditt företag, behöver din PBX, oavsett om det är lokalt eller i molnet, en anslutning till det allmänna telefonnätet (PSTN).
(Vad är PSTN? Tänk Ma Bell.) Det nätverket går långt utöver de fem nio pålitligheten som molnföretag spionerar, men att hålla en sådan anslutning redo som ett alternativ kräver vissa funktioner från din PBX, särskilt om den är i molnet .
Se till att den här typen av överflödig anslutning stöds, och vet exakt hur den stöds för att undvika potentiellt otäcka överraskningar.Vilken typ av avancerade funktioner vill du ha för ditt företag? Alla system idag kan ringa och ta emot röstsamtal och sätta människor i vänteläge med många val för stötande hållmusik.
De flesta VoIP-system tillåter användning av softphones, vilket är applikationer som körs på en stationär dator eller kanske på en mobiltelefon.
Andra funktioner kan inkludera videokonferenser, samarbetssamtal, hot desking eller hotell.
Om du behöver dem bör du kontrollera att de är tillgängliga.
Du kanske också vill ha snabbmeddelanden, anpassad rapportering eller dataexport eller hårdare säkerhetsfunktioner som granskning, kryptering och inspelning.Är ditt företag organiserat så att du har en receptionist eller telefonoperatör någonstans i mixen? Om så är fallet behöver du möjligheten att stödja någon form av operatörskonsol och du måste konfigurera specifika behörigheter och arbetsflöden för den personen.
Har din försäljnings- eller supportpersonal en stor samtalsvolym eller driver du ett callcenter i din verksamhet? Båda kräver inte bara nätverksoptimeringar utan sannolikt programvarusupport.
Försäljnings- och supportpersonal kommer att behöva integreras med din CRM (Customer Relationship Management) och helpdesk-appar, medan ett callcenter vanligtvis kräver specifik programvara förutom en allmän UCaaS-klient från din röstleverantör.Är ditt nätverk upp till snus? Röstsamtal behöver antingen ett separat nätverk eller så behöver de ett virtuellt LAN (VLAN) med QoS-stöd (Quality of Service) så att röstsamtalet förblir begripligt.
Dessutom behöver du en gateway för VoIP-samtal som inte kommer att belastas av Windows Update eller YouTube-nedladdningar.
Små organisationer kan vanligtvis klara sig med ett delat nätverk och ett korrekt konfigurerat VLAN, men mer än det kräver ett separat nätverk.
Och det nätverket måste vara tillräckligt snabbt, vilket innebär att om du inte kör Gigabit Ethernet (GbE) så är du inte tillräckligt snabb.Är en betydande andel av din arbetskraft mobil eller distansarbete? Medan de är relaterade är det faktiskt separata överväganden som kräver att du tänker på att förfina din fjärråtkomstinfrastruktur, integrera en mängd mobila enheter i ditt ledningsramverk och säkerhetsöverväganden för vägkrigare som kan innehålla saker som samtalskryptering eller bara ringa samtal via en VPN-tjänst (virtual private network).
Du kommer att märka att jag inte har diskuterat dessa faktorer i termer av en PBX som finns i lokaler eller i molnet eftersom de flesta av samma överväganden spelar in på något sätt.
Men det är värt att notera att vissa faktorer, som ett behov av analoga telefoner eller tung faxanvändning, kan eliminera ett antal alternativ.
I sin testning av VoIP- och UCaaS-system har Daxdi noterat att leverantörer av molntelefoner erbjuder ett antal fördelar för praktiskt taget alla företag, inklusive lägre totalkostnader, en djupare uppsättning funktioner och integrerade kommunikationskanaler som inte bara inkluderar VoIP-telefonsamtal utan också video verktyg för konferens, textning och online-samarbete.
Men även om de flesta företag kan förvalta sådana VoIP-baserade lösningar, så finns det fortfarande lokala PBX-enheter som säljs till vissa organisationer, främst på grund av anpassad eller äldre programvara och vissa säkerhetskrav.
Det är forskning om ditt företag du måste göra innan du gör något slags urval.
