Som namnet antyder är en softphone en mjukvaruapplikation som duplicerar en telefons funktionalitet, bara på en dator eller annan datoranordning.
Numera är sådana appar standardutrustning för de flesta små till medelstora företag (SMB) röst-över-IP-tjänster (VoIP).
På ytan är dessa appar utformade för att efterlikna en stationär telefon, med en knappsats och de vanliga telefonfunktionerna, som Mute, Transfer och Hold.
Det gör dem väldigt enkla att lära sig utan behov av användarutbildning.
Men eftersom de är programvara är dessa appar ofta fyllda med fler funktioner som många användare sällan har åtkomst till.
För det första, var du än ansluter din enhet och startar appen är där din telefon ringer, vilket är mycket användbart nu när så många av oss arbetar hemifrån.
Men det finns också mycket extra sofistikering och mycket av det kan hjälpa företag att hantera livet under COVID-19.
Dags att knäcka manualen.
Denna långa tvättlista över funktioner avser till stor del röstsamtal och funktioner för samtalshantering.
Till exempel samlar de flesta leverantörer konferenser, visuell rösthantering, chatt och SMS-funktionalitet; men IT förbiser ofta dessa funktioner när de distribueras till användare eftersom de bara vill ersätta sitt nuvarande telefonsystem med något annat som kostar mindre.
Dessutom kan VoIP-system ha stor inverkan på lokal nätverkshantering, så IT gillar ibland att lansera nya funktioner långsammare så att den nya trafiken inte kväver andra appar.
Men nu när vi är hemma är dessa lokala nätverksproblem inte lika oroande.
Faktum är att det faktiskt kan vara lättare att få tillgång till mer avancerade softphone-funktioner i den här modellen eftersom hemnätverk i allmänhet har mycket mindre trafik att oroa sig för och hantera än vad ett typiskt företagsnätverk gör.
Och många av dessa mindre betonade funktioner kan verkligen hjälpa till att överbrygga det virtuella klyftan som så många anställda står inför under pandemin, särskilt funktioner som videokonferenser, fildelning, projektledning och till och med teamkommunikation.
1.
Ringa videosamtal
Möjligheten att ringa röstsamtal är ofta en nyckelfunktion som lockar små och medelstora företag till en VoIP-lösning, särskilt nu när arbetarna skyddar sig på grund av koronaviruset.
Förmågan att ha ditt företagsnummer när som helst är fantastiskt för att snabbt bygga upp en virtuell närvaro, men möjligheten att förbättra det samtalet med video kan hjälpa till att ta stället för social interaktion, inte bara för kunder eller partners, utan också helt enkelt för i -hus, anställd-till-anställd-konversation.
Ta till exempel Editors Choice-urval RingCentral Office, som tills nyligen gjorde Zooms populära videokonferensservice tillgänglig inifrån softphone-appen.
Företaget har precis släppt en ny videoklient, men distribuerar den på samma sätt.
Det betyder att med hjälp av RingCentral kan användare hålla eller gå med i HD-videomöten där deltagare har möjlighet att gå med i ljud via sin dator, mobilapp eller ringa in med lokala och globala nummer.
Små och medelstora företag kan också samarbeta i realtid med skärmdelning och whiteboard-funktionalitet.
Beviljas, den uppsättning funktioner som erbjuds av VoIP-softphone-lösningar kanske inte är så expansiva eller uppslukande som teammeddelandelösningar som Microsoft Teams eller fristående videokonferensjättar som Cisco Webex.
Men många företag kommer att ha möjlighet att ringa ett snabbt videosamtal eller aktivera snabb skärmdelning i farten direkt från sina mobiltelefoner utan att behöva distribuera en helt ny lösning.
2.
Skicka och ta emot fax
Att skicka och ta emot fax kanske inte är en uppmärksam funktion för många affärsanvändare förrän de snarast behöver underteckna och skicka faxade dokument.
Och, överraskande som det kan verka, är fax fortfarande en nödvändighet för många äldre arbetsflöden, särskilt de som fokuserar på bland annat sjukvård, juridik, försäkring och fastigheter.
Att snabbt kunna ta emot fax på en PC eller smartphone slår att behöva gräva upp en dammig gammal faxmaskin - eller i dessa koronatider, gräva upp en separat dammig gammal faxmaskin för alla hemanställda.
Och det slår verkligen att behöva köpa, testa och distribuera en separat elektronisk faxtjänst.
Lösningar som RingCentral gör det enkelt att skapa ett "nytt fax" i RingCentral mobil- eller stationära app.
Ange bara mottagarens faxnummer, lägg till meddelandetexten och bifoga filer från DropBox, Box, Google Drive Enterprise eller något Microsoft Office-program.
Att ta emot fax är också bedrägligt enkelt.
RingCentral ger abonnenterna ett eget faxnummer eller så kan de använda sitt befintliga nummer.
Kunder kan ta emot internetfax i sina inkorgar som e-postbilagor som de kan vidarebefordra, arkivera eller skriva ut.
För små och medelstora företag som har stationära datorer, surfplattor eller 2-i-1-enheter som kan ta in penna eller penna kan enkelt komma åt och underteckna utskriftsdokument och skicka tillbaka dem som fax.
3.
Skicka och ta emot filer
En av fördelarna med att ha en molnbaserad VoIP-tjänst är att eftersom utvecklare kan hantera röst- och videodataströmmar, kan utvecklare också förbättra sina softphone-appar för att hantera andra data.
Det betyder att VoIP-tillverkare kan lägga till funktioner som fax (ovan) eller helt enkelt möjligheten att komma åt och dela filer.
Teammeddelanden och samarbetsplattformar som Microsoft Teams och Slack erbjuder i allmänhet mer omfattande och omedelbara lösningar för delning av filer mellan användare.
Men VoiP-leverantörer har börjat erbjuda sådan integration också, samt grundläggande fildelningsfunktioner för att hjälpa företag att utföra mer arbete utan att behöva växla mellan olika tjänster.
RingCentral levererar en mångfacetterad kommunikationsplattform som inkluderar telefonnummer för företag eller avgiftsfria nummer och obegränsat SMS.
Du får också integrationer med Dropbox, Google Drive och Microsoft Office.
Fildelning i RingCentral via Glip är bekvämt och intuitivt, du kan kommentera dokument utan att ändra originalfilen.
Delade filer kan laddas upp till uppgifter, kalenderhändelser eller direkt via ett chattmeddelande.
Rekommenderas av våra redaktörer
4.
Teammeddelanden och samarbete
Med VoiP-softphones som redan erbjuder röst-, video- och datadelning är det en kort designhopp för att komma till teammeddelanden och samarbetsfunktioner.
Som ett exempel har RingCentral integrering med sin Glip team-samarbetsapp, som låter dig ha realtids- eller asynkrona konversationer med kollegor i ett utrymme som gynnar korthet och direkthet.
Det slänger också in att göra-listor, dokumentdelning, en teamkalender och bra videosamtal, som alla tillför värde men också kostar lite mer.
Små och medelstora företag måste avgöra om det är bättre att lägga till en Glip-prenumeration på RingCentral än att anta ett dedikerat tredjepartsmeddelandeprogram, som Slack eller Microsoft Teams.
Vi ser nu att olika företagsprogramvaruleverantörer antar ny funktionalitet i sina produkter baserat på vad deras användare vill ha.
Vi kan förvänta oss att VoIP-lösningar fortsätter att integrera olika samarbetsfunktioner.
8x8-serien har på samma sätt softphone-klienter som använder antingen stationära appen eller smartphone-apparna.
Någon av dessa metoder låter användare ringa och ta emot samtal, kontrollera röstmeddelanden eller genomföra online-möten med hjälp av konferensalternativ som inkluderar stöd för chatt, delad skärm och videokonferenser.
5.
Få åtkomst till och hantera kalendrar
Olika VoIP-produkter har redan integrerats med användarnas kontaktlistor, både en företagsomfattande kontaktdatabas och personliga kontaktlistor som lagras på datorer och mobila enheter.
Detta gör det enkelt att spåra och hitta kontaktens namn och initiera samtal.
Med den funktionaliteten redan där är det vettigt att också ge tillgång till kalendrar för snabb schemaläggning.
Med RingCentral's My Calendar-funktion kan du ansluta din arbetskalender, till exempel Microsoft Office 365 eller Google Calendar, till RingCentral-appen.
Denna integration gör att du kan se dina kommande möten, enkelt gå med i en video- eller ljudkonferens och schemalägga nya möten.
Teamhändelser gör det möjligt för användare att skapa teamkalendrar så att alla i teamet kan vara synkroniserade - det är användbart för att spåra milstolpar för projekt, kommande uppgifter, semester och mer.
När du skapar ett evenemang i ett team ser alla det i Team Events.
8x8 och Vonage erbjuder också integrationer i Google Kalender för att underlätta schemaläggning av samtal och konferenser.
Vonage for G Suite Integration kräver att Google Chrome-webbläsaren fungerar med kalendern.
