För att stoppa spridningen av coronavirus har många företag i New York-området denna vecka börjat tillåta anställda att arbeta hemifrån.
några har till och med insisterat på det.
Om ditt företag ännu inte har gjort detta måste du veta att det förmodligen kommer att hända, troligen snarare än senare.
För IT-proffs betyder detta en mycket stor och plötslig ökning av antalet fjärranslutna arbetstagare och telependlare de behöver hantera.
Medan de flesta företag idag stöder ett visst antal telependlare, kan det vara svårt att flytta alla arbetsbelastningar till den modellen, även tillfälligt.
Nedan följer sju steg som IT-proffs kan följa för att göra denna övergång enklare och hålla sin infrastruktur igång tillförlitligt trots en förändring av användarplatsen.
Ta en titt igenom din distanspolicy
Din befintliga policy skrevs förmodligen med tanken att distansarbete är ett särskilt övervägande som erbjuds vissa anställda.
Det krävdes troligen att telependlare tecknade ytterligare användningsavtal för företagsinfrastruktur och åtkomst till tjänster, särskilt när det gäller familjemedlemmar.
Nu kommer dock distansarbete sannolikt att vara obligatoriskt för många anställda och IT-avdelningen när det gäller support.
Titta över din distanspolicy och säkerhetspolicy och bestäm hur detta kommer att påverka förväntningar och krav.
Att skydda företagets tillgångar från tillfällig användning av anställdas familjemedlemmar borde troligen förbli ett krav, till exempel.
Men hur kommer den här ökningen av telependlare att påverka inte bara IT: s förväntade svarstid, utan helpdesk och problemrapportering i sin helhet? Om anställda kommer att behöva ta fler företagsenheter hem - och därmed mer potentiellt värdefulla företagsdata - hur kommer den nya situationen att påverka deras ansvar när det gäller enhets- och datasäkerhet?
Det här kommer inte heller att vara ett enstaka IT-möte.
För att få den här nya policyn att fungera snabbt måste du träffa viktiga frontlinjechefer, ledande befattningshavare och din juridiska avdelning för att gå igenom den aktuella policyn och ta reda på exakt vad som ska finnas i den uppdaterade versionen, inklusive vilka kriterier som behövs att vara på plats innan du kan återgå till jobbet som vanligt.
Ja, det här låter tråkigt och tidskrävande, men om distansarbetet stannar länge eller, värre, händer något oväntat medan det är i kraft, med nuvarande och nyligen granskade policyer kan du spara enorma huvudvärk i framtiden.
Titta på molntjänster och fasta arbetsbelastningar på plats
Många små till medelstora företag (SMB) har fortfarande inte flyttat ens större delen av sina programvaruportföljer till en molntjänstmodell.
Äldre appar, förankrade arbetsflöden, behovet av att maximera investeringarna i licenser per säte, till och med etablerade säkerhetskrav - det finns en lång lista med anledningar till att företag fortfarande kan använda servrar och infrastruktur på plats för att tillhandahålla programvaruverktyg till sina anställda.
Tyvärr, om du är i den båten, fungerar många av dessa scenarier inte om alla eller de flesta anställda inte längre har en central plats.
Det är där det tar hjälp att titta igen på molntjänster.
Betrakta programvaran som en tjänst (SaaS) -modell
Genom att flytta till appar som serveras i en programvara som en tjänstemodell (SaaS) gör du effektivt serverhantering, drifttidskrav, bandbreddsproblem och till och med en del av dina säkerhetskrav någon annans huvudvärk, och att någon har mycket bättre position för att uppfylla dessa behov i en distribuerad miljö.
Börja med vanliga arbetsflöden eftersom dessa kommer att ha det största urvalet av potentiella tjänsteleverantörer; med det menar jag saker som Dropbox Business för fildelning eller Microsoft Office 365 Business Premium för grundläggande produktivitet och e-posthotell och liknande, mer fristående uppgifter.
Det finns en lång lista över SaaS-företag som inte bara kan tillhandahålla tjänster för dina användare utan också göra det flexibelt (vilket innebär att du kan gå av tjänsten igen när du behöver) och med verktyg för att migrera dina användare snabbt och rent.
Undersök komplexa och anpassade arbetsflöden
Titta sedan på mer komplexa och anpassade arbetsflöden, som ett CRM-system (Customer Relationship Management) eller ditt redovisningssystem för småföretag.
För verktyg som Salesforceor Intuit QuickBooks har du förmodligen anpassat dessa appar för ditt företag, så att flytta till en ny plattform är inte ett lätt problem.
Se till att du dokumenterar dessa arbetsbelastningar och stegen du måste vidta för att flytta dem om du blir ombedd av ledningen.
Om dina instinkter talar om för dig att en längre telekommunikationskris kan leda till att ledningen vill migrera en lokal arbetsbelastning till en molntjänst, börja tänka på den urvalsprocessen nu.
Det innebär att man planerar potentiellt leverantörsval och en datorrengörings- och migrationsprocess samt användarhantering och autentisering.
Om du sitter fast med en app som måste förbli serverad från lokala servrar måste du gå över din fjärråtkomst och fjärrhanteringskonfiguration.
Kan din nuvarande fjärråtkomstlösning hantera den plötsliga uppgången hos användare? Om inte, vilken utrustning och bandbreddsuppgradering krävs? Du måste beställa dessa uppgraderingar omedelbart och troligen välja extern experthjälp för att få dem konfigurerade, testade, säkrade och körs ordentligt inom minsta möjliga tidsram.
Verktyg för fjärrhantering
Ta också en närmare titt på dina verktyg för fjärrhantering.
IT kommer också att fungera hemifrån, så du måste se till att alla infrastrukturer på plats som du bara inte kan flytta till molnet kan hanteras så mycket som möjligt från platsen.
Det mesta av detta kommer att vara programvara, men många tunga järnenheter, särskilt servrar, har hårdvarutillägg som möjliggör rikare fjärrhanteringsfunktioner.
Det här är en annan uppsättning enheter som du bör köpa snabbt och med expertinstallationshjälp.
Titta på underhållsloggar för dessa enheter under det senaste året och avgöra vilka dina vanligaste hanteringsuppgifter kommer att vara och se till att du kan göra dem var som helst - kommandoradskonfiguration, fjärrstart, säkerhetsrelaterade uppgifter som återställning av lösenord och särskilt säkerhetskopiering av data .
Se till att allt detta kan göras var du än befinner dig.
Möt med avdelningschefer och chefer
Ingen vill lägga till fler möten i sitt schema, men du är tacksam för att du hade dem.
Använd dessa sessioner för att se till att chefer är helt bekanta med hur IT kommer att köra aktuella arbetsbelastningar, hur anställda ska kontakta dem och vilka nya procedurer som kan vara.
Men vänd det också och fråga chefer vad de behöver för att fungera i en mest distribuerad miljö.
Hur förändras det dagliga arbetet med att hantera anställda när det inte finns något huvudkontor? Vad behöver dessa chefer för att inte bara få sina anställda genom nödvändiga arbetsflöden utan också hantera dem effektivt när det gäller tidsspårning eller schemaläggning, individuell prestationsspårning eller gruppsamarbete? Få en känsla för vad dessa chefer behöver för att effektivt hantera ett plötsligt virtuellt team och leta sedan efter tekniska lösningar som hjälper.
Möten med ledande befattningshavare bör fokusera på effekterna och kraven på nya långsiktiga IT-policyer och vad man ska göra med arbetsbelastningar som är viktiga för verksamheten, men som är svåra eller till och med omöjliga att uppnå på distans.
Som IT-professionell kan du inte fatta dessa beslut, men du bör vara redo att svara på frågor och erbjuda potentiella lösningar.
Dessa kommer att vara för individuella för ett visst företag för att kunna erbjuda mycket vägledning här annat än att säga, oroa dig för att ha en lösningsplan först och sedan oroa dig för vad det kostar.
Bortse inte från eller ignorera potentiella lösningar bara för att de är dyra.
Det som kommer kommer att vara svårt för en tid, så budgetöverväganden kommer att förändras och företagsledningen kommer att hantera det.
IT-proffs bör fokusera på att göra affärer.
Möt med HR om personalkrav
Du kommer att träffa HR som en del av steg tre, men dessa möten kommer att ha en ytterligare komponent - hur kommer ditt företag att fungera i en virtuell miljö? Hittills har distansarbete varit frivilligt eller till och med en belöning.
Nu är det obligatoriskt och HR kommer med rätta att beröras eftersom inte alla anställda kommer att vara nöjda eller arbeta på sina mest effektiva nivåer som telependlare.
Hur planerar HR att hantera det?
Om du förutser en virtuell miljö som finns under en längre period (och det ser troligt ut) måste du ha IT-lösningar för fortlöpande prestationshantering, arbetsbelastningsövervakning och rapporteringsverktyg för chefer, ombordstigning av nya anställda samt verktyg för att hantera oroliga anställda och till och med en uppsägningsprocess för anställda.
Gå igenom var och en av dessa frågor steg för steg och dokumentera hur de ska hanteras.
Och om du inte redan har föreslagit det kommer HR förmodligen att göra det, och det är någon form av virtuell kontorsnärvaro.
Detta kan vara allt från en central medarbetarportal till en chatt- eller videokanal över hela företaget (se mer om det nedan).
Ditt företag kommer att behöva detta eftersom anställda har mer på jobbet än bara jobbet.
De har sociala kontakter och aktiviteter som plötsligt försvinner när alla börjar arbeta på distans.
Vissa anställda kommer att vara bra med det, andra kommer att ha problem.
HR kommer att vara mycket medveten om detta, så du bör arbeta med dem för att bygga tillfälliga lösningar.
Var beredd på att undersöka verktyg som är anpassade till en sådan modell, som kan innehålla en ny molnsamarbetsapp, som Slack; eller en virtuell teamorienterad molnprojektledning och uppgiftsspårningsapp, som Asana.
Kanske en intern Facebook-stil social kanal för att hålla anställda engagerade med varandra istället för bara deras arbete; som kan omfatta tjänster som Workplace från Facebook eller Microsofts SharePoint Online.
Säkra enheterna
När den breda arbetsbelastningsplaneringen är klar kan du fokusera på IT-kärnuppgifter; men detta kommer troligen att börja med mer planering.
Det första steget går igenom ...
