Voice-over-IP (VoIP) -leverantörer av företagsgrad är ett populärt val bland småföretag och nystartade företag, särskilt nu när många av oss måste följa SIP-protokoll för att säkerställa social distansering genom COVID- 19 pandemi.
VoIP utmärker sig när det gäller att replikera funktionaliteten hos ett PBX-företag för en bråkdel av pengarna, vilket ytterligare minskar kostnadsbördan genom att fakturera varje månad och per användare i de flesta fall.
VoIP är en utmärkt plattform för att underlätta företagens kommunikationsbehov, speciellt under utökat arbete hemifrån.
Utöver det får du ett helt nytt landskap av flexibilitet eftersom dina telefonsamtal nu är data.
Lägg till de olika funktionerna för fildelning, meddelanden och till och med videokonferenser gör dem ännu viktigare för företag.
Mångsidigheten hos VoIP-lösningar innebär att de kan integreras med andra system, som din CRM (Customer Relationship Management) eller ditt helpdesk-system, och de kan också brytas för att få nya insikter om hur dina kunder känner för ditt företag och vilken demografi som utgör din kärnpublik.
VoIP-tjänster och deras mjuka telefonkomponenter (appar som efterliknar telefonfunktioner och -funktioner på datorer eller mobila enheter) är mycket mångsidiga och erbjuder en mängd olika lösningar som alla affärsanvändare bör överväga, men vilken balans mellan funktioner och prissättning ska du leta efter?
Om du har bestämt dig för att uppgradera till en VoIP-tjänst men undrar var du ska börja, är det korta svaret: Rör dig långsamt, gör dina läxor och gör inte kostnaden för det primära övervägande.
Det finns en massa fantastiska affärs-VoIP-system där ute, men alla har olika funktioner och en annan prisstruktur, så valet kan vara svårt.
RingCentral Office är ett av våra Editors Choice-val, men det betyder inte att du automatiskt ska springa till deras webbplats för att köpa den.
Faktum är att andra system kan fokusera på olika funktioner, som Freshcaller med sin specialisering i call center-funktioner eller Ooma Office, som sticker ut för dess mångsidighet och distributionsalternativ.
Vi har sammanställt den här listan över viktiga kriterier som du måste tänka på innan du väljer ett företags VoIP-system.
1.
Priser och planer
Vi kan lika gärna börja med den viktigaste egenskapen: kostnad.
Hur bra är det att välja en VoIP-tjänst med alla klockor och visselpipor om du inte har råd med det? AT&T Collaborate, vår andra vinnare av Editors Choice, har ett fantastiskt urval av funktioner, men det börjar på $ 34,95 per användare och månad för sitt Basic Voice Solution-paket, men detta reduceras till $ 17,48 per användare och månad om det köps online.
RingCentral erbjuder liknande grundläggande och mellanliggande priser från $ 19,99 men det är begränsat till 20 användare och saknar integrationer.
Om du flyttar till premiumnivån börjar du med $ 44,99 per användare och månad, men den här nivån medför nya kapaciteter, inklusive flernivås automatisk skötare, inkommande nummer-ID, samtalsinspelning och vissa funktioner för identitetshantering .
Det finns billigare lösningar än våra redaktörsval, till exempel Grasshopper, som börjar på $ 26 per månad per nummer, men du kommer att byta funktioner här.
Med Grasshopper kan du till exempel inte transkribera röstmeddelanden och ditt system registrerar inte automatiskt alla samtal för eftertiden.
Det här är fantastiska tjänster för företag som gör allt från sina bärbara datorer eller surfplattor, men de är inte lika bra som RingCentral eller AT&T Collaborate för företag som hanterar stora volymer inkommande och utgående samtal.
Hur vet du vad som är rätt för dig? Sluta fokusera på pris och tänk bara på de funktioner du behöver.
Tillväxtstadier bör förutse sina nuvarande krav men också vara kreativa nog för att kartlägga vad de kommer att behöva i framtiden.
Kontrollera att din VoiP-leverantör kan skala efter eget val och överväga prisimplikationerna på vägen.
När du väl har kartlagt funktioner till de affärsprocesser som behöver röst vet du vad din minimala röstplattform behöver stödja.
Därifrån är det bara jämförelseshopping.
2.
Anpassade mobilappar
Frontlinjearbetare och mobilarbetare behöver ofta hela VoIP-funktionerna för att kunna köras på sina mobila enheter.
När arbetskraften flyttas till alltmer distribuerade och avlägsna modeller behöver arbetstagare en VoIP-tjänst som kan resa med dem.
Tyvärr erbjuder inte alla VoIP-leverantörer mobilappar som levererar samma värde och tjänster som stationära appar.
De flesta av de system vi granskade erbjuder både Apple iOS- och Google Android-mobilappar, men kvaliteten varierar och det gör också funktionen mellan vad som erbjuds på den fullfjädrade stationära softphone och vad du hittar i mobilklienten.
Ibland kan till exempel mobilappen inte skapa en logg för dessa samtal eller skapa transkript för röstmeddelanden om samtalet inte besvaras.
Det finns definitivt en branschövergripande insats för att göra mobila VoIP-appar lika funktionsfyllda och robusta som deras motsvarigheter på skrivbordet, men det lönar sig att testa dessa för din valda distribution av mobilenheter.
Fullfjädrade VoIP-tjänster kan erbjuda en mängd olika samarbetsverktyg som dina anställda kan använda för att träffas, interagera och arbeta gemensamt online.
Användare kan komma åt dessa funktioner antingen via en enda enhetlig kommunikationsklient (se nedan) eller genom separata appar som erbjuds antingen av VoIP-leverantören eller via tredjepartsintegration (även nedan).
Grundläggande alternativ inkluderar SMS-sms, videokonferenser och online-mötesamarbete.
När dessa tjänster mognar hittar du dock flera med antingen ytterligare funktioner mer utvecklade tolkningar av grunderna.
Till exempel inkluderar online-mötessamarbete och videokonferenser vanligtvis möjligheten att dela skärmen för att leverera en presentation eller genomföra en programvarudemonstration.
Nyare tolkningar kan dock inkludera möjligheten att ge alla deltagare i samtalet möjligheten att kommentera det delade dokumentet, hålla reda på både deltagare och versioner.
Schema- och kalenderintegrationer är också vanliga, vanligtvis med en gemensam katalogtjänst som nav.
Verkligen avancerade funktioner kan erbjuda anpassningsverktyg så att du kan kombinera specifika funktioner i bas VoIP-plattformen med funktioner som erhållits genom tredjepartsintegrationer för att bygga anpassade app-arbetsflöden som dina anställda kan gå framåt automatiskt under konversationer eller presentationer.
4.
Samtalshantering
När VoIP-plattformar mognar blir skräddarsydda funktionsuppsättningar för specifika målgrupper.
Det betyder att du inte nödvändigtvis hittar samma funktioner även i produkter som konkurrerar direkt med varandra.
För organisationer som investerar i VoIP på grund av dess "hjärnor" betyder det att du måste vara mycket försiktig för att se till att smarta dina affärsbehov faktiskt finns i produkten.
Samtalshantering är ett bra exempel eftersom det här är en samlingsbegrepp för nästan allt systemet kan göra med ett typiskt telefonsamtal.
Om du till exempel har en stor mängd samtal som kommer in i en viss uppsättning telefonnummer (som en servicedesk) eller träffar systemet vid en viss tid på året (semestersamtal), kan du behöva samtalskö där VoIP systemet kan distribuera samtal på ett intelligent sätt mellan olika anknytningar baserat på tillgänglighet, geografi eller andra kriterier.
Ett annat exempel kan vara tilläggshantering, där systemet inte bara tilldelar tillägg till enskilda användare, det kan också hantera en namnkatalog som integreras med din IT-avdelnings nätverkskatalog.
5.
Integration från tredje part
Detta är en VoIP: s viktiga drag.
Eftersom det är programvara har dessa system ofta en lista med förbyggda integrationer med vilka appar som säljaren tror att deras kunder gillar.
RingCentral erbjuder till exempel en hälsosam dos av tillägg, inklusive Desk.com, Dropbox och Google Drive.
Med hjälp av dessa tillägg kan kunder bygga anpassade arbetsflöden för att hjälpa dem att arbeta mer effektivt.
Till exempel kan ett inkommande kundtelefonsamtal via RingCentral starta SoftCentret RingCentral i Desk.com helpdesk-appen.
Tjänstrepresentanten kan ta samtalet och, enligt standardproceduren, fylla i en problembiljett som lagras på Dropbox som en dokumentfil som också är länkad till biljettnumret i Desk.com-databasen.
Men som en del av integrationen kan du också lagra en automatisk inspelning av samtalet som en .wav-fil som är länkad till både biljetttextfilen och Desk.com-biljettnumret, så när någon ringer upp denna biljettpost, båda dessa filer visas som stödjande dokumentation.
Om du vill utveckla dina egna anpassade integrationer, leta efter leverantörer som stöder integrations-API: er, antingen som extra kostnadsalternativ eller fritt tillgängliga för nedladdning till kunder.
Vanligtvis kommer de att överensstämma med REST-standarden, vilket har blivit ett mycket vanligt sätt att integrera olika molntjänster.
6.
Stöd
Som med alla produkter är servicenivån avgörande för hur väl din tjänst fungerar.
RingCentral erbjuder 24/7 telefonsupport för kunder med planer för två eller fler användare.
Om du är en enskild användare kan du bara få någon på hornet under 13-timmarsblock från måndag till fredag.
RingCentral erbjuder även support dygnet runt livechatt.
Om du driver ett globalt företag med dygnet runt-behov, kommer du att vilja hitta en tjänsteleverantör som kan garantera att dina frågor kommer att besvaras omedelbart (eller åtminstone i rätt tid).
Om de inte kan erbjuda det kanske du vill leta någon annanstans, särskilt om ditt telefonsystem är den viktigaste metoden för att kommunicera med kunder.
Var försiktig när du lägger till funktioner i ditt telefonsystem, men speciellt när det gäller de anpassade integrationerna som nämns ovan förväntar du dig att priset ska stiga.
Bara för att RingCentral erbjuder en bra kundsupportpolicy betyder inte att leverantören av vad du har integrerat med RingCentral gör.
Och även om de gör det är det osannolikt att de stöder en integrationsmekanism som utvecklats internt.
Titta på varje komponent i ditt övergripande röstkommunikationssystem och se till att du ...
