En solid kostnadsspårningsapplikation ger möjlighet att hantera flera uppgifter.
Speciellt när avkastningen på investeringen (ROI) är beroende av teamprojekt och kunder; i så fall måste det hjälpa ett företags ekonomiavdelning och chefer att förena utgifter på många sätt.
Abacus (som börjar på $ 9 per användare och månad) gör ett bra jobb med att täcka alla dessa baser för företag som gör affärer i USA med sitt trendiga, lättanvända gränssnitt.
Abacus mobilgränssnitt kommer in på en nära sekund till Editors 'Choices Certify och Rydoo.
Även om det inte riktigt kan matcha deras internationella räckvidd eller policy- och reglerfunktioner, är Abacus ersättningsverktyg förstklassig som en del av en omfattande plattform för kostnadsspårning för inhemska företag.
Prissättning och planer
Abacus-prissättning börjar vid $ 9 per användare och månad för dess startpaket, som inkluderar automatiserade policykontroller, integrationer med Intuit QuickBooks och obegränsad datalagring, bland andra.
För $ 12 per aktiv användare per månad (faktureras årligen) lägger Abacus till programmerbar godkännandevägning, kommersiell kortintegration och ytterligare support.
Det erbjuder också en anpassad plan för företag.
"Aktiv" användare betyder att du bara betalar för användare när de har en kostnad som godkänts i månaden.
Abacus tar inte ut något extra för en anställd som kostar mycket heller.
Abacus tar inte heller betalt för din revisor, implementering eller pågående support (e-post för startplanen; telefon och livechatt för Professional och Enterprise).
Företaget täcker också automatiserat clearinghus (ACH) betalningsavgifter utan extra avgifter.
Du kan registrera dig för en 30-dagars gratis testversion av Starter-planen genom att kontakta företaget.
En del av Abacus service- och värderingsförslag är företagets övertygelse om att vad det levererar är i ACH direktersättning av godkända utgifter.
Just nu arbetar Abacus bara med amerikanska banker, så internationella transaktioner är ute.
Till skillnad från ExpensePath gör kunden alla sina egna kontouppgifter.
Av säkerhetsskäl fylldes Abacus-demo-kontot med egna finansiella data.
När det första kontot hade skapats bjöd jag in mig själv som användare att gå med via andra e-postadresser.
Ett nytt utseende och känsla
Företaget är ungt.
Som ett resultat är både webb- och mobilgränssnitt utformade med det senaste inom samtida utseende, känsla och mobilupplevelse i åtanke, något som skiljer det från konkurrenter med svårare användargränssnitt, till exempel Expensify (Besök webbplatsen på Expensify) .
Webbgränssnittet återmonterar mobilgränssnittet i form, typsnittets storlek, användbarhet och detaljerad funktion.
Gränssnittslikheten gör att det känns lätt att flytta från det ena till det andra.
Abacus Web Admin-instrumentpanelhuvud består av rullgardinsmenyerna Expense List, Chart View och Receipt View, tillsammans med en sökruta.
Längst till höger finns en knapp för att ange en ny kostnad och filtrerings-, sorterings- och exportalternativ.
På vänster sida kan du enkelt växla från Admin till dina egna personliga funktioner.
Nedan visas länkar till huvudskärmarna: Inkorgen, Väntande, Godkänd, Inkorgen med varningar, Inkorgen utan varningar och Godkänd - Senaste 6 månaderna.
Du kan också se utgiftsrapporterna för olika resor, kolla in de kreditkort som tilldelats ditt team, se alla personer i ditt team, hantera ditt företags utgiftspolicy och justera ditt konto och allmänna inställningar.
Mobilappar är tillgängliga för Android och ioS.
Mobilgränssnittet är enkelt och lätt att förstå.
När du har svarat på chefens inbjudan att registrera dig hos Abacus uppmanas du sedan att ladda ner appen; Jag laddade ner Android-appen.
Du får två val: För det första kan du, om du vill, ta ett foto av ett kvitto som ska användas senare.
Till skillnad från iOS-appen tillhandahåller inte Android-appen en transkription av kvittot på appen.
Du kan dock hämta kvittot på webbgränssnittet, där leverantören och beloppet anges för dig.
Ditt andra val är att ange informationen för varje kostnad manuellt i mobilappen.
När du anger leverantörsnamnet söker appen efter och listar liknande namngivna anläggningar i ditt område (vilket kan vara besvärligt om anläggningen i fråga är ny och inte i ditt område).
Du kan koppla utgiften till en resa som skapades med webbgränssnittet.
Varje kostnad, när den är klar, lämnas omedelbart utan att behöva vänta på att skapa en rapport.
När jag skickade in tre utgifter med ett fiktivt anställdskonto, dök de upp nästan omedelbart i mitt förvaltarkontos inkorg.
en, som skickades in utan kvitto, flaggades på lämpligt sätt som "Med varningar." Jag kunde sedan skicka ett meddelande tillbaka och fråga om det saknade kvittot, som anställd fick i sin e-post.
Därifrån kunde den anställde logga in på webbkontot och skicka ett svar.
Medan Android-appen är snyggt utformad gör den inte mycket mer än att skapa och skicka utgifter.
Detta står i kontrast till tjänster som Concur Expense ($ 82,00 på programvarurådgivning) , som erbjuder full funktionalitet i sina mobilappar.
Enkel ersättning
Anställda som lämnar in kostnader regelbundet kommer att gilla Abacus.
Jag uppskattade att jag kunde skicka in kostnader en i taget för återbetalning utan besväret med att fylla i en fullständig rapport med många typer av utgifter.
Denna process skiljer sig från appar som ExpensePath, som bara låter dig skicka in kostnader via rapporter.
Ännu viktigare är att de flesta anställda inte vill vara i stället för att bära företagets utgifter i flera veckor.
För Abacus är ersättningen cirka två dagar.
Att ta sig tid att skapa en rapport kan vara mindre tidskrävande än att skicka in en kostnad åt gången, men om godkännandeprocessen sparkar tillbaka ett helt rapportgodkännande för ersättning för bara en artikel, kommer de anställda att tycka om det? Inte så mycket.
På administratörssidan av ekvationen fann jag att sätta regler enklare än ExpensePath.
Avsnittet Inställningar innehöll alla varnings- och blockeringsregler, körsträcka och autokostnadsalternativ som jag kunde använda och sedan några.
Det är extremt enkelt att godkänna utgifter, antingen enskilt eller i grupp, och att skicka tillbaka det till medarbetaren med en kommentar.
Medarbetaren meddelas omedelbart om kommentaren via e-post och kan svara i tur och ordning.
Det är också lätt att tilldela ett godkännande till en annan chef.
Ur en bokföringssynpunkt uppskattade jag att Abacus gav mig fler alternativ än Certify.
Den synkroniseras automatiskt med Xero, QuickBooks och Oracle NetSuite-bokföringsprogram.
Jag gillade också att Abacus lagrar data och tillåter åtkomst under den nödvändiga IRS-7-årsperioden, vilket ger en fullständig revisionsspår.
När chefen och administratören godkänner utgiften för återbetalning sker ACH-betalning inom en 24-timmarsperiod.
Abacus tar också extra säkerhetssteg för att säkerställa kundens administratörskonton.
Några dagar efter att jag började testa Abacus skickade företaget mig ett e-postmeddelande om att ersättningsbetalningarna hade stängts av i väntan på identitetsverifiering och bad om de sista fyra siffrorna i vår testares personnummer.
Dessa extra steg är irriterande på en nivå men lugnande på en annan.
Kostnaden för att göra affärer (med andra ord utgifter) är den näst största raden under lönen för de flesta företag.
Att säkerställa att detta görs korrekt är avgörande och det börjar med att göra inlämningsprocessen mindre betungande.
Abacus självinställning, användarvänlighet och snabba direktåterbetalning är ett plus, förutsatt att kunden är okej med att avslöja känslig bankinformation för att detta ska ske.
Det är ett solidt val för små och medelstora företag utan internationell närvaro som letar efter snabb, problemfri kostnadsspårning och ersättning för anställda.
Poängen
Abacus är programvara för spårning av utgifter som levererar ett lättanvänt gränssnitt med en robust uppsättning funktioner, så att du kan skicka ut kostnader omedelbart snarare än att vänta på den månatliga rapporten.
