Agiloft (som har en gratis plan för upp till 10 användare) leder fortfarande paketet inom kontrakthantering, främst på grund av funktionsdjup och nästan oöverträffad anpassningsbarhet.
Det är också en mycket mogen plattform med ett stort antal nuvarande kunder som använder den för allt från försäljningskontrakt till de slingrande uppdateringskedjorna som gynnas av den juridiska industrin.
Och till skillnad från många plattformar som visar anpassning som en nyckeldifferentierare, ägnar Agiloft också stor uppmärksamhet åt användarvänlighet med en intuitiv gränssnittsdesign, detaljerade hjälpresurser och massor av guiderbaserade installationsupplevelser.
Tillsammans med konkurrenten Updraft är det ett enkelt val för Editors Choice.
Sedan vår första granskning har Agiloft omkonfigurerat sin prissättning för att vara mer vänlig för småföretag.
Det har också lagt till mer avancerade funktioner som redigering i tabellen, anpassad Microsoft Excel-rapportering med pivottabeller och en förbättrad grafisk arbetsflödesredigerare för att utlösa automatiserade åtgärder baserat på kontraktsändringar.
Plattformen stöder nu även direkt filredigering i Microsoft Word utan att behöva spara en lokal kopia av ett kontraktsdokument.
I kombination med sin Agiloft Service Desk-svit och programvaruutvecklingsmöjligheterna med låg kod för Workflow BPM-lösningen (tillgänglig utan extra kostnad) erbjuder Agiloft en skalbar affärsplattform som går utöver grundläggande kontrakthantering.
Det erbjuder inbyggd säkerhet, granskningsbarhet och avancerad anpassning för hela kontraktets livscykel.
Återigen är det ett skenande Editors Choice för kontrakthanteringsprogramvara.
Prissättning och planer
Agiloft erbjuder extremt flexibel prissättning, som börjar med en gratis plan för upp till 10 användare totalt (fem anställda och fem användare) men begränsar inte mycket av plattformens funktionalitet.
Agiloft finns både som en molnbaserad Software-as-a-Service (SaaS) -plattform och som en lösning som kan distribueras lokalt.
Den kostnadsfria utgåvan inkluderar tillgång till Agilofts fullständiga fil- och skivhanteringsfunktioner.
Dessa funktioner inkluderar anpassningsbara tabeller och datafält, sök- och granskningsfunktioner, diagram och rapporter, upprättande av kontrakt och mallar, arbetsflöden för godkännande och mer.
Professional $ 65 per licens per månad Professional-plan lägger till standard e-post- och telefonsupport, timerbaserade reglerautomatisering och supportportalåtkomst, men det finns fortfarande en gräns för användarna.
Professional Extended-planen (till ett pris av $ 95 per licens och månad) är där du får obegränsad användaråtkomst för kontraktsbegärare och tittare, tillgång till anpassade rollbaserade vyer inklusive medarbetar- och leverantörsportaler och avancerade funktioner som flerspråkig support och optisk teckenigenkänning (OCR) för skanning av kontrakt och filer.
Slutligen lägger Enterprise $ 135 per licens per månad Enterprise-planen till djupare applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) och systemintegrationsfunktioner.
Agiloft erbjuder också rabatter för ideella organisationer.
Agiloft erbjuder en "ovillkorlig framgångsgaranti" för alla planer, vilket ger kunderna 90 dagars fullständig återbetalning på både mjukvarulicensen och implementeringstjänsterna.
Den huvudsakliga licenstypen som erbjuds är Assigned Power User, som definieras som någon som regelbundet arbetar i systemets personalgränssnitt.
Licenser är knutna till recency, så om en användare är inaktiv i mer än 30 dagar, kan licensen tilldelas en annan användare.
Agiloft erbjuder också en "Floating Power User" -licens för chefer, kontraktstillstånd eller andra chefer som loggar in regelbundet utan att ange ett användarnamn för licensen.
Företag kan köpa en kombination av tilldelade och flytande kraftanvändarlicenser beroende på deras behov.
Licensiering per användare har sina fördelar och nackdelar beroende på din organisations storlek och användarbehov.
Men Agilofts modell ger dig mer flexibilitet än den fasta avgiften på $ 500 per månad som du måste betala för ContractWorks (500,00 Startpris per månad, faktureras årligen på ContractWorks), till exempel.
Sammantaget matchar Agilofts prissättning mycket nära Concord (gratis för upp till 3 användare på Concord) per användare, även om de flytande licenserna är ett plus.
Gränssnitt och kärnfunktioner
Agiloft anpassar varje implementering utifrån individuella affärsbehov, så vad du ser i Agiloft är helt kopplat till din användarroll och de specifika arbetshanteringsflödena för kontrakten som är skräddarsydda för din organisation.
Till skillnad från en plattform som Coupa Contract Lifecycle Management (0,00 $ på Coupa), som fokuserar sin kontrakthantering enbart på scenarier för utgiftshantering och upphandling, är Agiloft en tom skiffer som du kan skräddarsy för alla affärsfall.
Vaniljanvändargränssnittet (UI) kan komma att se lite daterat ut om det används utan någon anpassning.
Men Agiloft låter dig justera färger, varumärke och layout efter eget tycke eller för att matcha din företags webbplats.
För att testa den uppdaterade plattformen loggade jag in på fyra olika portaler anpassade till specifika roller.
Beroende på om jag loggade in som administratör, kontrakthanterare, kontraktsgodkännare eller kontraktsanvändare såg jag ett annat arrangemang av tillgängliga funktioner och fält.
I alla användardefinierade instrumentpaneler är det första du ser en anpassad instrumentpanel med diagram och widgets och en vänster navigeringsmeny som visar tillgängliga "tabeller" på plattformen, nyligen öppnade poster och kontrakt och alla uppgifter du " har tilldelats.
Det finns också ett universellt sökfält högst upp i användargränssnittet som kan köra frågor på varje kontrakt, fil, sida och post i databasen.
I denna översyn testade vi utifrån kontraktsansvarig, godkännare och användare från olika anpassade användargränssnitt.
När jag loggade in på kontrakthanterarportalen fick jag omedelbart widgetbaserade diagram över pågående kontrakt och kommande utgångar och förnyelser.
Jag fick också en lista över poster för att hantera aktiva kontrakt.
En e-postikon bredvid varje kontrakt gav mig alternativ att ställa in aviseringar eller automatiserade åtgärder för en viss avtalsåtgärd eller att tilldela en uppgift till en annan användare.
Från den här sidan kunde jag också importera och exportera kontrakt, kontrollera det kontrakt som jag ville massredigera osv.
Som kontraktshanterare hade jag då en mängd alternativ i menyn till vänster.
Jag kunde se kataloglistor över alla personer och företag som är associerade med kontrakt inom och utanför min organisation, samt alla kontrakt i systemet med en trädikon.
Detta låter mig se ett relationsdiagram över de användare och företag som är associerade med det kontraktet.
Som med Onit Contract Administration och Contract Review & Approval (3.000,00 per månad hos Onit) finns det också arbetsflöden för godkännande för att spåra kontrakt samt kontraktstyper och möjligheten att skapa olika mallar.
Agiloft låter dig också söka efter de specifika klausulerna i ett kontrakt och söka i ett klausulspecifikt bibliotek.
För att illustrera skillnaden i användarroller visade portalen för kontraktgodkännande endast baskatalogen och tabellerna för godkännande av kontrakt utan någon av de djupare funktionerna.
kontraktsanvändaren skulle inte se godkännandealternativet.
För att testa hur Agiloft hanterar kontraktets livscykel skapade jag ett nytt kontrakt, skapade ett godkännandearbetsflöde för det och spårade kontraktet från början till undertecknande.
När du klickar på knappen Nytt kontrakt öppnar Agiloft ett detaljerat fönster med ett svimlande utbud av alternativ.
Varje ny post får ett ID-nummer som standard, och sedan hade jag möjlighet att välja om denna post var ett kontrakt, underleverantör, huvudavtal eller en ändring av ett befintligt kontrakt.
Det finns också kontraktstyp, som ger dig alla anpassade typer och mallar som ditt företag har skapat att välja mellan.
Dessa typer och mallar inkluderar ett sådant kundserviceavtal, sekretessavtal, anställningsavtal, leverantör och partneravtal.
Jag valde ett kundserviceavtal och tilldelade det till det interna kundteamet (Agiloft låter dig skapa anpassade grupper, team och avdelningar).
Därifrån konfigurerade jag mitt Daxdi-testavtal för automatisk förnyelse var 12: e månad och angav sedan kontraktets start- och slutdatum, belopp och företagsinformation i samband med kontraktet.
Du kan komma så djupt in i detaljerna som du vill med kontraktsguiden.
Denna guide låter dig associera bifogade dokument och tillgångar, konfigurera e-postmeddelanden och uppgifter och, naturligtvis, ställa in godkännandearbetsflöden och signaturer med en fullständig historik och granskningsspår associerade med posten.
Tillhörande bilagor och tillgångar kan till och med inkludera försäkringsintyg som är kopplade till ett företag eller kontrakt.
Beroende på dina användarbehörigheter kan en kontraktsansvarig eller administratör spara sina ändringar i kontraktet när du är klar eller klicka på knappen "Skicka för granskning" för att skicka det till nästa steg i processen.
Sammantaget kändes processen för skapande av kontrakt något överväldigande jämfört med de mer strömlinjeformade upplevelserna från plattformar som Concord och ContractWorks.
Men detta beror bara på att Agiloft ger dig mer detaljerade alternativ och fält än någon annan lösning som vi testat.
Med anpassningsförmågan kan du göra arbetsflödet för kontrakthantering så enkelt eller komplicerat som du vill.
Avancerade arbetsflöden, rapporter och integrationer
Agiloft lyser när det gäller avancerade kontrakthanteringsfunktioner och automatisering av arbetsflöden.
Från administratörsportalen kan du se hela utbudet av funktioner som finns i plattformen om du bestämmer dig för att anpassa den till den grad.
Detta börjar med avancerad sökning och mer dynamiska inbyggda redigeringsfunktioner.
Den nya snabbsökningsfältet är som standard en textsökning så att du kan skriva in valfritt nyckelord och Agiloft skannar alla tabeller i databasen tillsammans med alla dokument och PDF-filer i systemet med OCR.
Du kan också konfigurera rullgardinsmenyn för sökning för att söka efter specifika fält, till exempel att hitta varje kontrakt som har en väntande status kopplad till det.
Administratörer väljer vilka fält som ska visas i rullgardinsmenyn för sökning och du kan också spara sökningar för en snabb upprepningsfråga.
Om du har sökt efter en viss post och vill göra ändringar i farten, kan du redigera och redigera ett dokument i Microsoft Word med nya redigeringsfunktioner i direkt och direktfilredigering.
Du kan sedan spara den igen när du är klar, med en fullständig ändringslogg men utan att du behöver spara en lokal kopia av dokumentet.
Rapporteringen är också omfattande.
I administratörsgränssnittet innehåller varje flik i menyn till vänster ett alternativ för diagram / rapporter som låter dig extrahera analyser i alla aspekter av din livscykel för avtalshantering.
I Tasks kan du till exempel se den genomsnittliga tid det tar anställda att stänga ...
