En av de mer utvecklade och mogna spelarna i affärsmolnlagringssegmentet utvidgar Box funktionalitet utöver enkel säker molnlagring och fildelning genom att lägga till nyckelsynkronisering och samarbetsfunktioner.
Från och med $ 5 för Starter-planen och riktad till små team, utökas funktionerna och funktionerna i Box för att passa behoven hos mellanliggande företag och till och med företagskunder med nödvändiga affärsreglerings- och efterlevnadsfunktioner samt automatisering av arbetsflöden och lösenordspolicy.
Det finns en god chans att en av de fyra Box-nivåerna kommer att kunna täcka de flesta företags behov.
Box tillför värde genom att erbjuda obegränsad lagring såväl som obegränsade användare på alla utom den mest grundläggande uppsättningen verktyg.
När det gäller att kunna visa och redigera olika typer av dokument, så faller Box fortfarande på att erbjuda den funktionalitet som ett antal konkurrenter, som vårt val av Editors Choice Microsoft OneDrive för företag exemplifierar.
Box (för företag) ger också mångsidig dokumenthanteringsfunktioner (DM) och säkerhetsfunktioner, men det kunde inte riktigt komma ikapp what Zoho Docs Standard, vårt redaktörsval i den kategorin erbjuder.
Ändå har den en utmärkt övergripande funktionssats.
Startplanerna ($ 5 per användare per månad), Business ($ 15 per användare och månad), Business Plus ($ 25 per användare per månad) och Enterprise (call for pricing) -planer inkluderar alla detaljerade behörigheter, synkroniserings- och delningsfunktioner för mobilen, synkronisering på skrivbordet , fillåsning, versionshistorik, mobil åtkomst och automatisk utgång för filer.
Dessutom erbjuder affärsplanen (planen vi granskade) obegränsat lagringsutrymme med en gräns på 5 gigabyte (GB), integration med Microsoft Office 365 ($ 20 per användare och månad på Microsoft365 för företag) och anpassade varumärkesfunktioner.
Business Plus-planen erbjuder externt samarbete och fullständiga användarspårningsfunktioner.
Detta gäller för minst tre användare men utan maximal användargräns.
För små och medelstora företag (SMB) tillåter detta stor flexibilitet att lägga till anställda, kontraktsanställda och klientåtkomst.
Box for Business-nivån fungerar som en mellanväg för användare som vill ha mer än vad affärsplanen erbjuder men inte vill investera i den dyrare Enterprise-versionen.
Registreringen är enkel: bara ange din kontaktinformation och faktureringsinformation och bekräfta sedan din e-post.
När du loggar in för första gången hälsas du med en genomgång av funktioner.
Du får en översikt över delade mappar och har visat hur du bjuder in användare och laddar upp filer och mappar.
Den återstående tiden i testperioden visas högst upp på instrumentpanelen.
Att behöva ange kreditkortsinformation för att starta en provperiod kan kännas som en gotcha för vissa användare som helt enkelt kan gå någon annanstans än att prova Box.
Därefter går du igenom en guidad installation, som börjar med varumärke, där du kan lägga till din logotyp och välja ett färgschema.
Därifrån handlar det om att skapa mappar och filer, lägga till användare en efter en eller i bulk och skapa användargrupper.
Här kan du ladda ner Box Sync om du vill synkronisera dina filer med skrivbordet.
Ett strömlinjeformat och intuitivt användargränssnitt
Box (för företag) användargränssnitt (UI) renoverades fullständigt.
Det gamla användargränssnittet var enkelt och snyggt och det nya gränssnittet är ännu lättare för ögonen och mycket mer dynamiskt.
Designen liknar andra molnlagrings- och fildelningstjänster för företag som använder ett välbekant filsystem eller sökarliknande användargränssnitt; Citrix Content Collaboration kommer att tänka här.
Menyfältet till vänster har åtkomst till alla filer, som är ytterligare indelade i senaste, synkroniserade och papperskorgen.
Nedanför finns Boxs inbyggda Notes-app, som erbjuder möjligheten att skapa en anteckning, möte, agenda, kalender, projektplan, projektstatus eller nyhetsbrev.
Användare kan välja mellan dessa standardmallar eller skapa anpassade mallar.
Filer är det avsnitt där de flesta användare kommer att spendera sin tid och det finns olika sätt att komma åt mappar och filer.
Du får ett bekvämt placerat sökfält och snabb åtkomst till mappstrukturen, vilket gör det enkelt att leta efter kapslade mappar och filer.
Jag tyckte att sökfältet var det snabbaste och enklaste sättet att söka efter filer på Box; alternativet Innehållsfilter och metadata hjälper till att påskynda sökningar.
Administratörskonsolen ger chefer insikter för alla aktiva användare (eller platser) samt aktuell lagring som används.
Det finns också en detaljerad uppdelning av de bästa filtyperna, de bästa tredjepartsapplikationerna och till och med diagram över timaktivitet.
Admin Console erbjuder åtkomst till användare och grupper, rapporter, styrning, konto & fakturering och företagsinställningar.
Det lägger också till nya funktioner inklusive offlineåtkomst.
På vänster sida av instrumentpanelen finns en meny där du kan komma åt alla filer, favoriter, filer synkroniserade till skrivbordet, meddelanden, medarbetare och administratörskonsolen.
Klicka på en fil eller mapp så kan du visa detaljer inklusive senaste aktivitet (redigeringar, nedladdningar, kommentarer etc.).
På det övre högra sidan finns knappar för att ladda upp och skapa Google Docs och Sheets och Microsoft Office-filer (inklusive Excel, PowerPoint och Word), mappar och anteckningar.
Sökrutan högst upp innehåller innehållsfilter (typ, mapp, modifierat datum).
Bredvid det finns länkar till hjälp, länkar till din profil (märkta med dina initialer) och länkar till kontoinställningar.
Boxs användargränssnitt är rent och tydligt.
det är ingen tvetydighet eftersom allt är logiskt utformat.
Dess tydliga användargränssnitt och design är näst bara Zoolz BigMind for Business, som får höga betyg för att organisera information inom en webbläsarsida.
En fråga som jag stötte på med Box är att det ibland känns trögt att flytta över olika sektioner i navigeringsfältet.
Detta är ett vanligt problem med vissa SaaS-lösningar (Software-as-a-Service), men jag önskar bara att navigera i Box var lite snyggare, särskilt eftersom mitt demo-konto hade få filer lagrade i det.
Att säga upp ett abonnemang på Box är enkelt och kan göras från avsnittet Konto och fakturering.
Box använder avbokningsprocessen för att få lite insikt från användare och varför de har beslutat att avbryta tjänsten.
Box kommer att försöka behålla befintliga abonnenter genom att erbjuda dem rabatter på väg ut, vilket kan göra skillnad om priset är en stor blockerare.
Andra molnförvaringsföretag kan dra nytta av Boxs smarta kundretentionsstrategier.
Dokumentdelning och samarbete
När du är redo att börja samarbeta kan du visa och kommentera Microsoft Word-dokument i Box (för företag).
Men om du vill redigera ett dokument måste du öppna det på skrivbordet eller i Microsoft Word Online (ingår).
När du sparar ändringarna och stänger filen med båda metoderna uppdateras versionen som lagras i Box (för företag) automatiskt.
Du kan också låsa en fil, ladda upp en ny version eller flytta eller kopiera den.
Konstigt nog, när jag försökte öppna en Microsoft Word-fil på mitt skrivbord, sa Box (för företag) att det inte upptäckte ett program som kunde öppna det, även om jag har Microsoft Office-programvara.
Som med Google Drive Enterprise kan du dela mappar och dokument med hjälp av en länk.
Men med Box (för företag) kan du också skapa en anpassad URL, kräva ett lösenord, ställa in länkens utgång och tillåta eller blockera nedladdning.
Du kan också dela via e-post, dela direkt från dokumentet eller till och med få koden för att bädda in länken på din webbplats.
När du delar dokument eller mappar via e-post måste den inbjudna registrera sig för ett Box (för företag) -konto om de inte redan har inloggning.
Om du bjuder in användare till en mapp kan du ställa in behörigheter som Editor, Viewer och andra.
Användare kan välja att automatiskt acceptera delningsinbjudningar, vilket är bekvämt.
För användare som har Box-konton (för företag) kan du dela alla dina filer och mappar samtidigt.
Dessutom kan de dra nytta av vissa premiumfunktioner oavsett vilken typ av konto de har, vilket är bekvämt.
Om du vill dela med externa användare måste du använda en offentlig länk.
Du kan dela dokument med externa användare via en länk men om de inte loggar in kan användaren bara se dokumentet.
För användare som vill använda synkroniseringsklienten fungerar det enkelt i de flesta fall.
Från och med Box Sync 4.0 har det gjorts många prestandaförbättringar för att synkronisera ett stort antal filer.
Ändå, när man testar med ett stort antal filer, skulle synkroniseringsklienten sluta fungera ibland.
Box rekommenderar att, även om det inte finns någon inneboende gräns, att användare begränsar överföringar till 100 000 filer åt gången.
Det här är troligtvis inte ett vanligt scenario för de flesta företag, men det kan vara ett problem vid migrering av grossist från en annan lösning.
Förutom DM och lagring kan du skapa Box Notes och dela dem med andra Box (för Business) användare som sedan kan redigera Box Note och lämna kommentarer.
Du kan också infoga checklistor och bilder i Box Notes.
Den här funktionen är inte tillgänglig för externa användare.
Box Notes har inte offline-support.
När du tittar på ett dokument eller rutanot ser du en kommentarruta till höger.
Tidigare var du tvungen att växla mellan att kommentera eller lägga till en uppgift; nu kan du se båda alternativen på samma skärm, vilket är mycket enklare.
För att tilldela en uppgift markerar du helt enkelt en ruta, lägger till en beskrivning, väljer tilldelade personer och anger ett valfritt förfallodatum.
Du kan också märka andra medarbetare i beskrivningen så att de kan spåra uppgiften.
Om en uppgift tilldelas dig får du en e-postvarning och du kan antingen slutföra eller avvisa den.
Integration och säkerhet
Box (för företag) är starkt integrerad med molnapplikationens ekosystem.
De stora namnen inkluderar lätt igenkännliga företag som Adobe, MobileIron, Slack (Besök webbplats på Slack), Splunk och Webex.
Box har också tät integration med Microsoft Office, och möjliggör enkelt samarbete även i webbgränssnittet för Office 365.
Dessutom kan en organisations interna utvecklare använda ett användaråtkomligt applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) för att skapa anpassade appar som kan komma åt Box-data säkert och pålitligt, om de följer Boxs bästa metoder för utveckling.
Box (för företag) använder SSL för överföring av data till och från tjänsten.
Data krypteras i vila med 256-bitars AES-kryptering vilket innebär att data skyddas även i inaktivt tillstånd.
Den uppfyller också kraven i ISO 27001, ISO 27018, SOC1, PCI DSS och FedRAMP.
Box har också följts med Health Insurance Portability and Accountability ...
