ContractSafe är en solid kontrakthanteringslösning med en bra uppsättning funktioner och ett stort antal prissättningsalternativ.
Liksom flera andra spelare i den här sammanställningen undviker ContractSafe dock att skriva och fokuserar istället på lagring och delning av kontrakt, sökning och rapportering, säkerhet och varningar.
De här verktygen riktar sig mer till riktad hanteringsanvändning snarare än till full livscykelhantering, vilket är anledningen till att den avstår från att skapa och omfattande anpassning.
Av den anledningen ligger den något bakom våra Editors 'Choice-vinnare, Agiloft och Updraft.
Prissättning och planer
ContractSafe börjar på $ 99 per månad för entreprenörsplanen, vilket ger dig 100 kontrakt och tillgång till kontraktssökning med automatisk optisk teckenigenkänning (OCR).
Entreprenörsplanen kommer också med standardsäkerhet, användarroll och behörighetshantering och förmågan att skicka dokument direkt till plattformen.
Alla planer kommer också med en gratis provperiod, obegränsat antal användare och datumpåminnelser.
Företaget har fyra andra planer som erbjuder större kontraktskapacitet och mer premiumfunktionalitet:
Grundplan: 299 $ per månad för 500 kontrakt.
Denna plan inkluderar basfunktionssättet plus anpassade dokumenttyper, ändringsspårning och möjligheten att lagra obegränsade relaterade dokument.
Standardplan: 499 dollar för 1000 kontrakt.
Ytterligare funktioner inkluderar envägs DocuSign-integration, granskningsspår, anpassade fält och mallar.
Professionell plan: $ 699 för 2500 kontrakt.
Denna plan levereras också med virtuell åtkomst till datarum, enkel inloggning (SSO), Active Directory (AD) -integration och tvåvägs DocuSign-integration.
DocuSign är för närvarande den enda e-sign-leverantören som stöds men företaget sa att det arbetar med ytterligare integrationer.
Företagsplan: $ 899 för 5000 kontrakt.
Enterprise-planen inkluderar också en integration med Salesforce (Besök webbplatsen på Salesforce.com).
Företaget erbjuder anpassad prissättning för företag som behöver mer än 5 000 kontrakt.
Enterprise + plan: ett nytt tillägg som är detsamma som Enterprise-planen men toppar med 25 000 kontrakt för 1 299 dollar per månad.
Hantering av kontraktets livscykel
ContractSafe håller saker enkelt.
Plattformen inkluderar inte skapande av kontrakt eller de rika författnings- och redigeringsfunktionerna för verktyg som Concord (gratis för upp till 3 användare på Concord) och Updraft, och användargränssnittet (UI) är inte lika oändligt anpassningsbart som Agiloft.
Det finns inget avancerat samarbete och uppgiftshantering eller automatisering av arbetsflödesautomation.
Vad du får är en enkel användarupplevelse (UX) som är en lek att navigera och söka igenom med anpassade filter och taggar.
Du får också alla relaterade data, dokument, deadlines och varningar du behöver för varje kontrakt i systemet.
När du loggar in på ContractSafe-instrumentpanelen tar den dig direkt till huvudförvaret.
I stället för en förvirrande uppsättning flikar och menyer som du får med Coupa Contract Lifecycle Management (gratis på Coupa) är allt du ser i ContractSafe din sorterbara lista över kontrakt och en universell sökfält.
Alla taggar, mallar och etiketter i systemet kan anpassas så att för varje kontraktspost ser du kontraktstyp, namn och eventuellt monetärt värde, motparter och datum associerade med kontraktet.
Användargränssnittet är utformat på samma sätt som Concord och ContractWorks (500,00 startpris per månad, faktureras årligen hos ContractWorks) men det är ännu mer fokuserat.
Det finns inga flikar eller alternativ för att ta dig till andra delar av plattformen.
Allt du får är knappar för att lägga till kontrakt, skriva ut eller exportera kontrakt och växla till en kalendervy som visar kommande kontraktsdatum.
Det finns inte mycket i vägen för inbyggd rapportering eller analys, så du måste exportera kontraktsdata som en CSV- eller Microsoft Excel-fil till en tredjepartsapplikation om du vill köra detaljerade rapporter om den.
De mest avancerade områdena på huvudinstrumentpanelen är sökfältet och filteralternativen.
Om du klickar på filterikonen längst upp till vänster kan du utföra en mer avancerad sökning.
Du kan söka efter kontraktsvärde, underteckningsdatum, utgångsdatum, företag, fester, taggar, typer, anpassade fält och mer.
Alla anpassade taggar, typer och fält konfigureras på fliken Inställningar längst upp till höger.
Alternativen "Anpassade fält och mallar" och "Kontraktstyper" ger dig en enkel popup-ruta för att lägga till så många anpassade parametrar och kategorier för hantering och märkning av kontrakt som du vill.
ContractSafes sök- och taggstruktur liknar mest den hos ContractWorks och Contract Hound i dess enkla anpassning.
Det är en av de enklaste funktionerna för kategorisering och hantering av kontrakt som vi testat.
Menyn Inställningar låter också varje användare anpassa sin instrumentpanel och konfigurera vilka fält de vill visa i sitt arkiv.
Det är också här du hittar din dedikerade e-postadress för e-postkontrakt direkt till ContractSafe, alternativ för att uppgradera din plan och där du kan konfigurera tvåfaktorautentisering (2FA), SSO och DocuSign-integration om du prenumererar på en konto med dessa funktioner.
Viktigast av allt för IT-administratörer eller juridiska avdelningschefer som övervakar avtalshanteringsprocessen, det är här du kan bjuda in användare till plattformen och hantera roller och behörigheter.
Användare kan få full åtkomst, skrivskyddad åtkomst eller anpassade behörigheter baserat på specifika kontraktstyper och taggar för att avgränsa vad olika avdelningar kan se.
För att testa plattformen lade jag till några grundläggande kontraktstyper och taggar för att sortera kontrakt i olika avdelningar och användningsområden [employment contracts, non-disclosure agreements (NDAs), sales contracts, etc.] och laddade sedan upp några provkontrakt till systemet.
Du kan ladda upp kontrakt genom att välja filer eller genom att dra och släppa dokument i systemet samt e-postkontrakt till.
När jag lade till mitt Daxdi-testavtal gav ContractSafe mig en mängd olika kategoriseringsalternativ och relaterade informationsfält.
Först ställer jag in kontraktstypen (från en lista med tillgängliga alternativ, eller så kan du skapa en ny typ direkt från kontraktssidan).
Jag kunde koppla kontraktet till ett specifikt konto om jag ville.
Jag kunde också ställa in ett kontraktsvärde.
Du kryssar också för om kontraktet är aktivt eller inte och om ändringar har gjorts i kontraktet.
Du kan också lägga till sökbara taggar.
ContractSafe låter dig också associera relaterade dokument till ett kontrakt, antingen genom att ladda upp ett annat dokument eller genom att länka kontraktet till en annan fil i systemet.
Bläddra ner finns det ett antal andra detaljflikar som du kan ställa in för varje kontrakt.
Avsnittet Datum / påminnelser är där jag lade till ett ikraftträdandedatum och uppsägningsdatum för mitt kontrakt.
Du kan också lägga till andra viktiga datum du vill spåra, tillsammans med påminnelser.
Du kan ställa in automatiserade e-postpåminnelser, spåra automatiskt förnyande av kontrakt med påminnelsesvarningar och ställa in återkommande datum för betalningar och andra avtalsparametrar som kan visas i den kommande datumkalendern på din instrumentpanel.
Nedan följer några fler avtalsdetaljer.
På fliken Partier kan du lägga till företags- och motpartsinformation med tillhörande kontaktinformation.
Fliken Anpassade fält är ett annat område där du kan konfigurera de anpassade fält och mallar som du kan associera med valfritt kontrakt.
Det mest unika avsnittet är fliken Legal, som erbjuder ett antal mer fördjupade fält för ditt juridiska team.
Fält inkluderar formulärnummer, reglerande lagar, jurisdiktioner, skiljedom och sekretessbestämmelser och andra parametrar som du kan koppla till ett kontrakt.
Slutligen finns det ett avsnitt om anteckningar där du kan lägga till ytterligare information.
Det finns också en Visa dokumentavsnitt för att faktiskt titta på ditt kontrakt.
Sökfältet i kontraktsvisaren kör automatisk OCR för nyckelord och sökord i inte bara databasen utan i själva kontraktsdokumenten.
ContractSafe erbjuder inga kapacitetsredigerings- eller redigeringsfunktioner så allt du kan göra med dina kontrakt i systemet är att visa och söka i dem.
Sammantaget har kontraktslagring och hanteringserfarenhet det mest gemensamma med ContractWorks, även om ContractSafe förenklar upplevelsen ytterligare.
Det finns granskningsspår och ändringsspårningsfunktionalitet men inte i den grad av djupare versionskontroll och kontraktssamarbetsfunktioner du får i Agiloft, Concord eller Coupa.
Enkelt, säkert kontraktslagring
ContractSafe försöker inte hantera hela slutet-till-slut-kontraktets skapande, revision och hanteringslivscykel.
Plattformen är fokuserad på att göra lagring och spårning av kontrakt enkelt och säkert, med bra sökning och anpassningsbar kategorisering, och det är vad den gör.
Säkerhetsfunktionerna som erbjuds på alla plannivåer är omfattande, inklusive ISO 27001- och PCI DSS-certifierade datacenter, 256-bitars AES-kryptering, automatisk failover, säkerhetskopiering utanför webbplatsen, plus intrång, skadlig kod och virusdetektering samt sårbarhet och penetrationstestning.
För företag som letar efter en komplett plattform för livscykelhantering från helhet till slut, verktyg som Concord, Contract Advantage (75,00 per namngiven användare per månad, för WebEssentials-planen hos Great Minds Software) och Editors Choice Agiloft ger dig dynamik funktioner för skapande och redigering av kontrakt, integrerat samarbete med flera parter och versioner med versionskontroll, samt avancerad arbetsflödesautomation och omfattande inbyggd rapportering och analys.
Men om dina behov är mer riktade och dessa klockor och visselpipor är överflödiga jämfört med en enkel, säker och lätt konfigurerbar dokumenthanteringsplattform för alla typer av kontrakt, kan ContractSafe passa perfekt för din organisation.
Fördelar
Enkelt användargränssnitt och kontraktslagring.
Obegränsat antal användare och varningar.
Stark sök- och OCR-funktion.
Omfattande säkerhet och detaljerade behörigheter.
Visa mer
Poängen
ContractSafe täcker alla grunderna i en bra lösning för kontrakthantering, inklusive dirigering, sökning och OCR, samt god säkerhet och behörighet.
Det är väl värt en titt så länge du inte är orolig för arbetsflödesautomatisering eller in-app-redigering.
ContractSafe är en solid kontrakthanteringslösning med en bra uppsättning funktioner och ett stort antal prissättningsalternativ.
Liksom flera andra spelare i den här sammanställningen undviker ContractSafe dock att skriva och fokuserar istället på lagring och delning av kontrakt, sökning och rapportering, säkerhet och varningar.
De här verktygen riktar sig mer till riktad hanteringsanvändning snarare än till full livscykelhantering, vilket är anledningen till att den avstår från att skapa och omfattande anpassning.
Av den anledningen ligger den något bakom våra Editors 'Choice-vinnare, Agiloft och Updraft.
Prissättning och planer
ContractSafe börjar på $ 99 per månad för entreprenörsplanen, vilket ger dig 100 kontrakt och tillgång till kontraktssökning med automatisk optisk teckenigenkänning (OCR).
Entreprenörsplanen kommer också med standardsäkerhet, användarroll och behörighetshantering och förmågan att skicka dokument direkt till plattformen.
Alla planer kommer också med en gratis provperiod, obegränsat antal användare och datumpåminnelser.
Företaget har fyra andra planer som erbjuder större kontraktskapacitet och mer premiumfunktionalitet:
Grundplan: 299 $ per månad för 500 kontrakt.
Denna plan inkluderar basfunktionssättet plus anpassade dokumenttyper, ändringsspårning och möjligheten att lagra obegränsade relaterade dokument.
Standardplan: 499 dollar för 1000 kontrakt.
Ytterligare funktioner inkluderar envägs DocuSign-integration, granskningsspår, anpassade fält och mallar.
Professionell plan: $ 699 för 2500 kontrakt.
Denna plan levereras också med virtuell åtkomst till datarum, enkel inloggning (SSO), Active Directory (AD) -integration och tvåvägs DocuSign-integration.
DocuSign är för närvarande den enda e-sign-leverantören som stöds men företaget sa att det arbetar med ytterligare integrationer.
Företagsplan: $ 899 för 5000 kontrakt.
Enterprise-planen inkluderar också en integration med Salesforce (Besök webbplatsen på Salesforce.com).
Företaget erbjuder anpassad prissättning för företag som behöver mer än 5 000 kontrakt.
Enterprise + plan: ett nytt tillägg som är detsamma som Enterprise-planen men toppar med 25 000 kontrakt för 1 299 dollar per månad.
Hantering av kontraktets livscykel
ContractSafe håller saker enkelt.
Plattformen inkluderar inte skapande av kontrakt eller de rika författnings- och redigeringsfunktionerna för verktyg som Concord (gratis för upp till 3 användare på Concord) och Updraft, och användargränssnittet (UI) är inte lika oändligt anpassningsbart som Agiloft.
Det finns inget avancerat samarbete och uppgiftshantering eller automatisering av arbetsflödesautomation.
Vad du får är en enkel användarupplevelse (UX) som är en lek att navigera och söka igenom med anpassade filter och taggar.
Du får också alla relaterade data, dokument, deadlines och varningar du behöver för varje kontrakt i systemet.
När du loggar in på ContractSafe-instrumentpanelen tar den dig direkt till huvudförvaret.
I stället för en förvirrande uppsättning flikar och menyer som du får med Coupa Contract Lifecycle Management (gratis på Coupa) är allt du ser i ContractSafe din sorterbara lista över kontrakt och en universell sökfält.
Alla taggar, mallar och etiketter i systemet kan anpassas så att för varje kontraktspost ser du kontraktstyp, namn och eventuellt monetärt värde, motparter och datum associerade med kontraktet.
Användargränssnittet är utformat på samma sätt som Concord och ContractWorks (500,00 startpris per månad, faktureras årligen hos ContractWorks) men det är ännu mer fokuserat.
Det finns inga flikar eller alternativ för att ta dig till andra delar av plattformen.
Allt du får är knappar för att lägga till kontrakt, skriva ut eller exportera kontrakt och växla till en kalendervy som visar kommande kontraktsdatum.
Det finns inte mycket i vägen för inbyggd rapportering eller analys, så du måste exportera kontraktsdata som en CSV- eller Microsoft Excel-fil till en tredjepartsapplikation om du vill köra detaljerade rapporter om den.
De mest avancerade områdena på huvudinstrumentpanelen är sökfältet och filteralternativen.
Om du klickar på filterikonen längst upp till vänster kan du utföra en mer avancerad sökning.
Du kan söka efter kontraktsvärde, underteckningsdatum, utgångsdatum, företag, fester, taggar, typer, anpassade fält och mer.
Alla anpassade taggar, typer och fält konfigureras på fliken Inställningar längst upp till höger.
Alternativen "Anpassade fält och mallar" och "Kontraktstyper" ger dig en enkel popup-ruta för att lägga till så många anpassade parametrar och kategorier för hantering och märkning av kontrakt som du vill.
ContractSafes sök- och taggstruktur liknar mest den hos ContractWorks och Contract Hound i dess enkla anpassning.
Det är en av de enklaste funktionerna för kategorisering och hantering av kontrakt som vi testat.
Menyn Inställningar låter också varje användare anpassa sin instrumentpanel och konfigurera vilka fält de vill visa i sitt arkiv.
Det är också här du hittar din dedikerade e-postadress för e-postkontrakt direkt till ContractSafe, alternativ för att uppgradera din plan och där du kan konfigurera tvåfaktorautentisering (2FA), SSO och DocuSign-integration om du prenumererar på en konto med dessa funktioner.
Viktigast av allt för IT-administratörer eller juridiska avdelningschefer som övervakar avtalshanteringsprocessen, det är här du kan bjuda in användare till plattformen och hantera roller och behörigheter.
Användare kan få full åtkomst, skrivskyddad åtkomst eller anpassade behörigheter baserat på specifika kontraktstyper och taggar för att avgränsa vad olika avdelningar kan se.
För att testa plattformen lade jag till några grundläggande kontraktstyper och taggar för att sortera kontrakt i olika avdelningar och användningsområden [employment contracts, non-disclosure agreements (NDAs), sales contracts, etc.] och laddade sedan upp några provkontrakt till systemet.
Du kan ladda upp kontrakt genom att välja filer eller genom att dra och släppa dokument i systemet samt e-postkontrakt till.
När jag lade till mitt Daxdi-testavtal gav ContractSafe mig en mängd olika kategoriseringsalternativ och relaterade informationsfält.
Först ställer jag in kontraktstypen (från en lista med tillgängliga alternativ, eller så kan du skapa en ny typ direkt från kontraktssidan).
Jag kunde koppla kontraktet till ett specifikt konto om jag ville.
Jag kunde också ställa in ett kontraktsvärde.
Du kryssar också för om kontraktet är aktivt eller inte och om ändringar har gjorts i kontraktet.
Du kan också lägga till sökbara taggar.
ContractSafe låter dig också associera relaterade dokument till ett kontrakt, antingen genom att ladda upp ett annat dokument eller genom att länka kontraktet till en annan fil i systemet.
Bläddra ner finns det ett antal andra detaljflikar som du kan ställa in för varje kontrakt.
Avsnittet Datum / påminnelser är där jag lade till ett ikraftträdandedatum och uppsägningsdatum för mitt kontrakt.
Du kan också lägga till andra viktiga datum du vill spåra, tillsammans med påminnelser.
Du kan ställa in automatiserade e-postpåminnelser, spåra automatiskt förnyande av kontrakt med påminnelsesvarningar och ställa in återkommande datum för betalningar och andra avtalsparametrar som kan visas i den kommande datumkalendern på din instrumentpanel.
Nedan följer några fler avtalsdetaljer.
På fliken Partier kan du lägga till företags- och motpartsinformation med tillhörande kontaktinformation.
Fliken Anpassade fält är ett annat område där du kan konfigurera de anpassade fält och mallar som du kan associera med valfritt kontrakt.
Det mest unika avsnittet är fliken Legal, som erbjuder ett antal mer fördjupade fält för ditt juridiska team.
Fält inkluderar formulärnummer, reglerande lagar, jurisdiktioner, skiljedom och sekretessbestämmelser och andra parametrar som du kan koppla till ett kontrakt.
Slutligen finns det ett avsnitt om anteckningar där du kan lägga till ytterligare information.
Det finns också en Visa dokumentavsnitt för att faktiskt titta på ditt kontrakt.
Sökfältet i kontraktsvisaren kör automatisk OCR för nyckelord och sökord i inte bara databasen utan i själva kontraktsdokumenten.
ContractSafe erbjuder inga kapacitetsredigerings- eller redigeringsfunktioner så allt du kan göra med dina kontrakt i systemet är att visa och söka i dem.
Sammantaget har kontraktslagring och hanteringserfarenhet det mest gemensamma med ContractWorks, även om ContractSafe förenklar upplevelsen ytterligare.
Det finns granskningsspår och ändringsspårningsfunktionalitet men inte i den grad av djupare versionskontroll och kontraktssamarbetsfunktioner du får i Agiloft, Concord eller Coupa.
Enkelt, säkert kontraktslagring
ContractSafe försöker inte hantera hela slutet-till-slut-kontraktets skapande, revision och hanteringslivscykel.
Plattformen är fokuserad på att göra lagring och spårning av kontrakt enkelt och säkert, med bra sökning och anpassningsbar kategorisering, och det är vad den gör.
Säkerhetsfunktionerna som erbjuds på alla plannivåer är omfattande, inklusive ISO 27001- och PCI DSS-certifierade datacenter, 256-bitars AES-kryptering, automatisk failover, säkerhetskopiering utanför webbplatsen, plus intrång, skadlig kod och virusdetektering samt sårbarhet och penetrationstestning.
För företag som letar efter en komplett plattform för livscykelhantering från helhet till slut, verktyg som Concord, Contract Advantage (75,00 per namngiven användare per månad, för WebEssentials-planen hos Great Minds Software) och Editors Choice Agiloft ger dig dynamik funktioner för skapande och redigering av kontrakt, integrerat samarbete med flera parter och versioner med versionskontroll, samt avancerad arbetsflödesautomation och omfattande inbyggd rapportering och analys.
Men om dina behov är mer riktade och dessa klockor och visselpipor är överflödiga jämfört med en enkel, säker och lätt konfigurerbar dokumenthanteringsplattform för alla typer av kontrakt, kan ContractSafe passa perfekt för din organisation.
Fördelar
Enkelt användargränssnitt och kontraktslagring.
Obegränsat antal användare och varningar.
Stark sök- och OCR-funktion.
Omfattande säkerhet och detaljerade behörigheter.
Visa mer
Poängen
ContractSafe täcker alla grunderna i en bra lösning för kontrakthantering, inklusive dirigering, sökning och OCR, samt god säkerhet och behörighet.
Det är väl värt en titt så länge du inte är orolig för arbetsflödesautomatisering eller in-app-redigering.
