Epson WorkForce ES-500WR Wireless Document Scanner — Accounting Edition (499,99 $) är en lätt till medelstor arbetsdokumentskanner för arkmatning som är lämplig för användning i små kontor och arbetsgrupper.
Det är en variant på WorkForce ES-500W, förpackning i Epsons uppgraderade skanning- och dokumentbehandlingsverktyg, ScanSmart och ScanSmart Accounting Edition bokföringsvänligt tillägg.
Om ditt företag kräver återkommande manuell inmatning av finansiella data kommer ES-500WR att vara ett attraktivt alternativ till vårt redaktörsval bland dokumentskannrar på grundnivå, Brother ADS-2700W.
Undervisa en gammal hund nya tricks
Den största skillnaden mellan ES-500WR och ES-500W är i Accounting Edition-programvaran, så det finns inte massor av hårdvaruuppdateringar här.
Liksom ES-500W mäter den 6,6 x 11,6 x 6,9 tum (HWD) med stängda brickor och väger 8,1 pund.
Det är något större och 2,5 pund tyngre än Brother ADS-2700W, nära i storlek och 2,1 pund lättare än Panasonic KV-S1026C-MKII, och lite mindre i alla dimensioner än Editors Choice HP ScanJet Pro 3000 ($ 479,99 på HP ).
Tänk dock på att medan de är stängda och ur drift tar ingen av dessa maskiner mycket skrivbordsutrymme.
Men med sina automatiska dokumentmatare (ADF) och utmatningsfack öppna och redo för arbete, fördubblas de vanligtvis i höjd och trippel (eller mer) i längd.
ADF: n på ES-500WR rymmer upp till 50 original och dess dagliga arbetscykel är 4000 skanningar.
De konkurrerande modellerna som nämns här kommer också med 50-arks dokumentmatare.
När det gäller arbetscykel faller ES-500WR i mitten av förpackningen, med ADS-2700W och KV-21026C-MKII som stödjer 1000 fler dagliga skanningar och ScanJet 3000 hanterar 500 färre.
Du kan ansluta till ES-500WR direkt via USB 3.0, via ditt nätverk via kabel eller trådlöst med Ethernet eller Wi-Fi, eller från din smartphone eller surfplatta med NFC (near-field communication).
NFC är ett peer-to-peer-nätverksprotokoll som låter dig skanna de ark som har laddats i inmatningsfacket till din mobila enhet genom att knacka på den till NFC-hotspot som ligger mittemot kontrollpanelen på skannerns framsida.
Du kan ansluta till dina mobila enheter med Wi-Fi Direct eller skanna till flashminnesenheter och andra lagringsenheter via en USB-port på baksidan av chassit.
Kontrollpanelen är enkel med sju knappar: Ström, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi på / av, Dubbelmatningsdetektering hoppar över, Långsamt läge, Stopp, Start och NFC.
Det finns också sju statuslampor: AP-läge (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Fel, Automatiskt matningsläge, Klar, Dubbelmatningsavkänning hoppar över och Långsamt läge.
Observera att det inte finns några knappar eller en skärm för att välja profiler, välja en- eller dubbelsidig skanning eller för att förse skannern med andra instruktioner.
Allt som hanteras från ScanSmart, antingen manuellt efter att sidorna har skannats eller automatiskt, enligt en uppsättning förkonfigurerade instruktioner som sparas i arbetsflödesprofiler som Epson kallar Actions.
Robust affärsprogramvara
ES-500WR levereras med nedladdningsbar åtkomst till ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (för Windows), Nuance PDF Converter (för Mac) och Presto! BizCard.
I stället för ett verkligt skannergränssnitt och dokumentbehandlings- och hanteringsprogram är ScanSmart mer ett skal som integrerar befintliga verktyg och program, vilket hjälper dem att interagera med själva skannern och varandra.
Epson Scan 2 och Document Capture Pro medföljer som en del av ScanSmart.
Med ES-500WR får du tillägget Accounting Edition, även känt som kvittanshanterare.
Förutom ScanSmarts förmåga att acceptera tilläggstillägg och integrera applikationer, enligt Epson också lär sig hur man identifierar återkommande data, såsom leverantörsnamn och logotyper, månatliga kostnader och så vidare.
Med andra ord, ju mer du använder den, desto mer effektivt hanterar kvittanshanteraren dina ekonomiska skanningar.
Den känner igen och extraherar data från skannade kvitton, fakturor och andra ekonomiska dokument och sparar sedan den i sin egen inbyggda databas.
Kvittanshanteraren kan sedan exportera data till QuickBooks Online eller Microsoft Excel-kompatibla filer som du sedan kan importera till ett eller många andra bokföringsprogram, med viss manipulation av datakolumnerna i Kvittohanteraren eller den exporterade CSV-filen i Excel eller båda.
Mitt enda riktiga klagomål om ScanSmart Accounting Edition är att det inte stöder andra populära bokföringsprogram direkt.
Framför packen
Epson värderar ES-500WR till 35 ensidiga sidor per minut (ppm) och 70 dubbelsidiga bilder per minut (eller ipm, där varje sida är en bild).
Jag testade ES-500WR över Ethernet med 300 dpi med ScanSmart Accounting Edition på vår standard Intel Core i5 testbädd-dator som kör Windows 10 Professional.
Den nya programvaran ökade inte skannings- och dokumentbehandlingshastigheter över ES-500W, som redan var en stark spelare.
Se hur vi testar skannrar
ES-500WR skannade vårt 25-sidiga ensidiga textdokument med 40 sid / min och vår diskontering av tiden mellan den sista sidan träffar utmatningsfacket och när ScanSmart sparar dokumentet i ett användbart filformat - vad vi kallar "lag" -tid.
25-sidigt dubbelsidigt dokument på 75,7 bilder / min, betydligt snabbare än Epsons betyg.
TES-500WR skannade, bearbetade och sparade samma testdokument i PDF-bilden med 37,7 ppm och 67,7 ppm, en respektabel prestanda jämfört med dess betyg och med sina konkurrenter.
Det är ungefär 2,5 ppm snabbare och 1,5 ppm långsammare än ES-500W, 3 ppm snabbare och 2,3 ppm långsammare än Brothers ADS-2700W ($ 349,98 på Amazon), 2,4 ppm och 2,5 ppm snabbare än HPs ScanJet 3000, och 6,1 ppm och 7,7 ppm in framför Panasonics KV-S1026C-MKII ($ 522,00 på Amazon).
ES-500WR skannade och sparade vårt 25-sidiga dubbelsidiga (50 bilder) testdokument på 44 sekunder när man skannade till sökbar PDF, ett format som främjar applikationer för sökning och hämtning av dokument.
Den poängen band sitt ES-500W syskon och är en sekund eller två snabbare än Brother och HP-modellerna.
Vid 1 minut 6 sekunder tog Panasonic upp baksidan.
Solid affärsskanning
Vad gagnar en flammande snabb skanner om den resulterande redigerbara texten kräver timmar av felkorrigering? Lyckligtvis är dagens OCR-teknik mycket mer exakt än så.
ES-500WR skannade till exempel och konverterade våra vanliga Arial- och Times New Roman-sidor felfria ner till 6 poäng, vilket är mer än noggrant för de flesta affärsapplikationer.
Det slår tidigare ES-500Ws 8 poäng för båda teckensnitt utan misstag.
Vid 5 poäng utan fel på vår Arial-testsida och en oöverträffad felfri 4 poäng på Times New Roman-sidan är Brothers formidabla ADS-2700W fortfarande den mest exakta skannern som granskats här på ungefär ett år.
Under tiden band Panasonic KV-S1026-MKII ES-500WR, och HP ScanJet 3000 lyckades skanna ner till 8 poäng med båda teckensnitt felfria.
Jag skannade också några stackar med kreditkortskvitton och fakturor och använde sedan en ScanSmart Action-profil för att flytta data till och öppna kvittanshanteraren.
Nästa fas innebär att data exporteras till antingen QuickBooks Online eller till en Excel CSV-fil.
Kvittohanterarens integration med QuickBooks är väl automatiserad.
När du, efter att ha öppnat QuickBooks på din dator, klickar på Exportera till QuickBooks i ScanSmart, öppnas det ett fönster som inbjuder dig att logga in på QuickBooks och sedan följer instruktionerna som leder dig igenom resten av processen.
När du exporterar till en CSV-fil väljer du helt enkelt den åtgärden i ScanSmart och namnge och spara filen.
Vad som händer härnäst beror på vad du vill göra med data.
För att förbereda den för import till ett redovisningsprogram krävs troligen åtminstone viss manipulation i Excel.
Om du har en grundläggande kunskap om Excel är det enkelt att förbereda CSV-filer för import till ett annat program.
Beroende på vilket program du vill importera data till kan processen beskrivas i programvarans dokumentation.
Om inte, finns det massor av dokument som täcker CSV-postmärkning och manipulation på Microsofts webbplats och någon annanstans.
Medan det ibland kan vara komplicerat arbete är det inte riktigt komplicerat.
Men det skulle vara mycket lättare om ScanSmart Accounting Edition stödde några fler populära bokföringsapplikationer.
Tidsbesparande programvara
När du driver ett hem- eller småkontorsbaserat företag är kanske en av de mer tråkiga återkommande uppgifterna att mata in data från kvitton, fakturor och andra ekonomiska dokument i ett bokföringsprogram.
Med sitt stöd för att skanna finansiella dokument, skaffa relevanta data och sedan förbereda dem för och exportera dem till QuickBooks Online eller Excel-kalkylblad, tar Epson ES-500WR en anständig åtgärd för att automatisera den processen.
QuickBooks-integrationen är väl utvecklad och ska spara tid för dig eller din organisation genom att automatisera mycket av den ekonomiska datainmatningsprocessen.
Med Excel-integrationen kan du däremot behöva massera in data i CSV-poster som är kompatibla med din redovisningsapplikation.
Medan en bredare integration med andra bokföringsprogram skulle ge ett större värde för organisationer som inte använder QuickBooks, är processen att förbereda CSV-poster för import i Excel grundläggande.
Även om det kostar $ 100 mer än Editors Choice Brother ADS-2700W, är ES-500WR värt det högre priset om möjligheten att skanna och exportera finansiella data sparar värdefull tid för ditt företag.
Epson WorkForce ES-500WR Wireless Document Scanner — Accounting Edition
Poängen
Epson WorkForce ES-500WR levererar snabba och exakta genomsökningar ihop med ett robust programvarupaket som tilltalar datakramkontor.
