Alla program som påstås spela i utgiftsrapporteringsutrymme måste betjäna två användargrupper: administratörer och revisorer som hanterar företagets pengar och de anställda som vill få betalt för de pengar de lagt ut på företagets vägnar.
Helst är båda användartyperna nöjda, men när behovet är i konflikt vinner administratörerna vanligtvis.
När allt kommer omkring är det de som väljer programvaran.
Det här är ett långsiktigt sätt att säga att ExpensePoint (som börjar på $ 7,50 per månad) kan få bönoräknare att vrida sig som en glad valp med magen gnuggad.
Men ur ett användarperspektiv, vilket betyder de olyckliga vägkrigarna som försöker skrapa ihop sina olika kvitton på middag och sätta dem igenom en OCR-process, är ExpensePoint inte den vänligaste appen vi såg i denna sammanställning.
Det håller det bakom våra Editors 'Choice-vinnare Certify och Rydoo.
Förnuftiga priser
ExpensePoint ger dig mycket valuta för pengarna.
Det kostar $ 7,50 per användare och månad, utan komplicerade prenumerationsnivåer krävs för ytterligare funktioner.
Alla prenumerationer låter dig fånga kvitton och andra utgifter med hjälp av mobilapplikationen, kreditkortsimport och skannade bilder, samt genom att använda ett fullständigt arbetsflöde för godkännande (användare, godkännare och administratör).
Det är enkelt att experimentera med det med 15-dagars gratis testperiod; detta leder dig igenom den grundläggande funktionaliteten med enkel att följa handledning.
När du blir mer involverad kan du dock förvänta dig mer en-en-en-interaktion från företaget.
Medan appen är tänkt att vara universell, anpassar ExpensePoint-personal varje kunds huvudbokskoder och kategorier och även ombordklienter med administratörsutbildning; det gör det väldigt lika affärsresursplaneringsappar (ERP) där efterförsäljning, mervärdestjänster kan hamna i ett krav som kan öka dina totala ägandekostnader.
Datainmatning, Old-School Style
Som med de flesta appar i den här sammanställningen har du flera sätt att få dina kvitton i ExpensePoint, med början med en mobilapp, ett webbläsargränssnitt och företagets kreditkortsdataström.
ExpensePoint har också en Windows-skrivbordsapp som du kan komma åt offline (till exempel på en plan resa) och sedan synkronisera data med molnet senare.
Och ExpensePoint tillåter dig även att faxa kvitton med hjälp av ett särskilt försättsblad utrustat med streckkod.
Det är utmärkt funktionalitet, även om gränssnittet var något svårt att bemästra, även mer än Expensify (Besök webbplatsen på Expensify), som har sina egna problem.
Till skillnad från de flesta av sina konkurrenter, spara ExpensePath (Besök webbplatsen på ExpensePath) , ExpensePoint använder inte optisk teckenigenkänning (OCR) för att läsa kvitton.
Istället använder den en funktion som kallas kvittosläsare som använder Live Human Character Recognition - med andra ord sänds leverantören, datum och total på ett kvitto, läses av riktiga människor och fylls sedan i lämpliga fält.
Överraskande tar det inte mycket längre tid än några av de produkter som använder OCR som Certify, även om processen kan kännas lite besvärlig och potentiellt invasiv.
När du har fått ett meddelande om att ditt kvitto har lästs tilldelar du det sedan till en rapport och fyller i alla andra nödvändiga fält, som kan inkludera GL-koden, ett projekt som förvirrande kan hänvisa antingen till klienten eller till en åtgärd.
Därifrån kan du skicka in rapporten.
Det finns saker som jag gillar mycket med ExpensePoint, tillräckligt för att de verkligen gör lösningen värt att titta närmare på.
Till exempel när du skapar en körsträcka kan du ange start- och slutadressen.
ExpensePoint beräknar körsträckan baserat på Google Maps och visar en kartbild som dokumentation.
Det kan tillämpa olika kostnader per mil (eftersom gas kostar mer i Frankrike än i USA).
Det gör också ett mycket bra jobb med att komma ihåg de inställningar du använde för tidigare utgifter, så du behöver inte säga till programvaran igen att Marriott ska kategoriseras under hotellresor.
Utgifter kan kopplas till ett projekt eller en klient.
Du kan också dela upp kostnaderna för att bryta ut rumsserviceavgiften från hotellkostnaden.
Och det är lättare än vanligt att matcha utgiftskvitton med den information som hämtas från företagskreditkort med hjälp av mobilappen.
Dessutom kan godkännare logga ut på en kostnadsrapport från antingen stationära eller mobila klienter utan att behöva gå till webbplatsen.
Om chefen är på väg kan det påskynda ersättningen.
En instrumentpanel visar väntande utgiftsrapporter samt utgiftsutveckling per månad och kategori.
Administratören kan välja vilka verkligt användbara instruktionsvideor som ska visas på användarens instrumentpanel, vilket kan minimera den tid som spenderas på att ta reda på hur vi, till exempel, delar upp kostnaderna.
Allt som bokföringsproffs kan ha - nästan
Medan andra appar erbjuder viss kontroll över det belopp som en anställd kan spendera på en hyrbil [e.g., Zoho Expense (Visit Site at Zoho Expense) lets you set a limit of $1,000], ExpensePoint går mycket längre.
Varje kategori kan ha unika fältetiketter associerade (som att kräva ett projektnamn eller en deltagarlista); det kan också identifiera förutgodkända leverantörer (tvingar den anställde att förklara varför han valde Sixt framför Hertz) eller begränsa vilka anställdsgrupper som kan ta en sådan kostnad (varför hyr vaktmästaren en bil?).
Och som med alla andra appar kan fält markeras som obligatoriska, så att en kostnadsrapport inte kan skickas om de inte är ifyllda.
Det finns också mycket detaljer i betalningstyper: företagskreditkort (företaget betalar räkningen eller den anställde gör och får ersättning), anställd betalas, anställd att ersätta företaget, betalning från ett kontantförskott eller en dagpenning.
ExpensePoint är också mycket medveten om internationella frågor som regionala skattestrukturer och valutaöversättning.
Det finns fler säkerhetskontroller än i andra appar, till exempel möjligheten att tvinga en lösenordsändring varenda dag eller att neka lösenordsanvändning.
All programvara för hantering av utgiftsrapporter som jag granskat kan spara eller exportera data till en CSV-fil, men det är svårt att föreställa sig ett kraftfullare sätt att anpassa dataexport än hur ExpensePoint gör det.
Till exempel, för varje mall du skapar kan du be ExpensePoint att byta namn på fält eller att styra ordningen i vilken data presenteras, vilket alla gör det lättare att importera till ditt valda bokföringssystem.
ExpensePoint har ingen standardintegration till Intuit QuickBooks eller något annat standardredovisningsprogram.
Istället använder företaget en Automation Manager som kan automatisera dataexport till ett företags redovisningssystem, vilket är nästan lika bra.
Och även utan en särskild integrationsbro kan du ersätta anställda inifrån programvaran genom att använda en Automatiserat clearinghus (ACH) batchprocessor, som skickar pengar från ett företagskonto och sätter in dem på den anställdes konto (vanligtvis inom tre dagar, enligt ExpensePoint).
Ändå, medan det innebär att ersättningar kommer att ske snabbt, lämnar det fortfarande dina redovisningsfolk med en manuell process för back-end-dataimport.
Ändå kan du förlåta dessa svagheter när du utforskar de 30 udda anpassningsbara rapporterna inbyggda i ExpensePoint, kompletta med grafer och filter, från en rapport om godkännande av åldrande till kreditkortsbetalningsanalys.
De är ganska imponerande.
ExpensePoint är huvudsakligen byggt för redovisningsavdelningen, och även om det har justerats sedan vår senaste recension för att göra det vänligare för slutanvändare, kan det fortfarande vara lite skrämmande.
Det har en otrolig mängd information för dem som behöver spåra kostnader, mellan detaljerad anpassning och kontroll efter kategori och analysrapporter, men ExpensePoint kostar inte mer än sina grundläggande konkurrenter.
Det är mänsklig karaktärsigenkänningsprocess är intressant om det är lite besvärligt; när det väl har utjämnats och gränssnittet förenklats för dagliga användare, kommer det att bli en seriös utmanare att konkurrera med Editors 'Choice-verktyg Certify and Expensify.
Poängen
ExpensePoint är definitivt byggt med revisorn i åtanke snarare än att användaren snabbt försöker fånga kostnadsinformation.
Men för organisationer som delar den tyngdpunkten erbjuder den här appen bra rapportering och detaljerad policyhantering
