Många av de dokumenthanteringssystem vi har granskat, som en stor andel av IT-systemen som helhet, gör övergången från lokala, klient-serverapplikationer till molnlevererade, SaaS-appar (Software-as-a-Service) .
I de flesta fall erbjuder detta fördelar för både kunden och säljaren.
Hand i hand med denna molnövergång är en rörelse mot mer förenklade användargränssnitt (UI) inriktade på en generation uppvuxen med Apple iPads.
Computhink Contentverse (som börjar på $ 15 per användare och månad för Professional-planen) sätter pris på dessa trender och väljer istället en klientserverarkitektur i antingen en lokal eller värdmiljö.
Det är nära en SaaS-app men inte helt samma sak.
Och medan vissa av designelementen som används i dess användargränssnitt kommer att vara bekanta för Windows 10-användare, till exempel verktygsfältet i Microsoft Office-stil längst upp på skärmen, är ett adjektiv du inte kan använda för att beskriva det "enkelt.
" Med dessa idiosynkrasier tynger det, även om det erbjuder några kraftfulla dokumenthanteringsfunktioner i företagsklass, såg vi att det låg långt efter våra Editors Choice-vinnare Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online.
En rikedom av företagsfunktioner
Det råder liten tvivel om att Computhink Contentverse är inriktat på företag som vill skapa konsekvens och efterlevnad i deras dokumenthanteringsprocess.
Computhink Contentverse erbjuder möjligheten att skapa en mapporienterad organisationsstruktur med hjälp av ett skåp / låda / mappmetafor.
Detta används för att hantera säkerhet och hantera dokumenttyper på ett sådant sätt att filmetadata måste fyllas i på rätt sätt.
Den här filmetadata, känd i Computhink Contentverse som "indexfält", hjälper till att beskriva dokumentet, dess syfte eller äganderättsinformation och driva mer avancerade funktioner som filretention, sökning och arbetsflöde.
En viktig anmärkning för IT-administratörer: Många av de mer komplexa företagsfunktionerna konfigureras med hjälp av en separat admin-app, som att konfigurera dokumenttyper, användare, lagringspolicyer och mer.
Retentionspolicyer är ett stort krav för företag som arbetar i tvister.
Att förhindra förlust av kritiska affärsdokument är en viktig funktion för IT-butiker som vill upprätthålla efterlevnad och begränsa juridisk exponering.
Computhink Contentverse tillhandahåller en verktygsuppsättning för hantering av lagringspolicyer via administratörskonsolen.
Det handlar om att konfigurera en tillämplig mapp, dokumenttyp, villkor och åtgärd.
Dessa villkorbaserade policyer låter dig markera filer som uppfyller en viss regel som skrivskyddade, för att förhindra ändring eller för att genomföra arkivering eller radering efter en viss tidsperiod.
Alternativt kan du skicka ett e-postmeddelande innan åtgärden utförs.
Varje policy gäller för en enda mapp och kan bara ha en åtgärd, vilket gör att hanteringen av dem är ganska ineffektiv.
Helst kan du tillämpa flera villkor och åtgärder på en enda policy och sedan genomdriva policyn globalt eller i flera mappar.
det är något vi hoppas kunna se i framtida utgåvor.
En annan dokumenthanteringsfunktion som de flesta företag vill implementera är arbetsflöde, något som Microsoft SharePoint gör bra tillsammans med mindre kända spelare Ademero Content Central (35,00 per användare per månad vid Ademero).
När det är korrekt implementerat kan ett arbetsflöde för dokumenthantering förbättra effektivitet och efterlevnad genom automatisering, utlöst i indexfält eller mappar.
Arbetsflöden är lite mer komplicerade att konfigurera än retentionsprinciper, men Computhink Contentverse tillhandahåller en konfigurationsmodul för arbetsflöde i admin-appen.
Från och med en startnod, som utlöses på ett nytt dokument i en mapp, ett indexvärde som ställs in, eller en användare manuellt väljer arbetsflödet, kan dokument hanteras på lämpligt sätt baserat på vilka kriterier din IT-administratör har valt.
Arbetsflöden kan vara så enkla som att dirigera dokumentet till en enskild användare för godkännande eller tillräckligt komplexa för att hantera villkorliga beslut och dirigera till flera signatärer för skiktgodkännande.
Att ha möjlighet att redigera ett dokument, blockera känslig information, är ett annat populärt krav för många företag som behöver kontrollera vilken information som görs tillgänglig för olika användare, kunder, partners och andra klassificeringar.
Dokumentredaktioner i Computhink Contentverse hanteras av användaren och handlar om att använda dokumentanteckningsverktygen för att välja det dokumentinnehåll som ska döljas.
Den redigerade versionen av ett dokument kan visas av användare med lämpliga behörigheter, medan endast användare med redaktionslösenordet kan se dokumentet i sin helhet.
Mapptillstånd är en adminfunktion som inte finns i admin-appen.
Användare (förutsatt att de har rätt behörighet) kan hantera behörigheter i mappstrukturen Computhink Contentverse.
Denna process handlar om att välja en grupp eller användare och tillämpa behörigheter som dokumentskapande, redigering och delning (via e-post, utskrift etc.).
Mappbehörigheter kan konfigureras för att ärva från den överordnade mappen, vilket möjliggör effektiv tillämpning av behörigheter.
Förutom lösningar för efterlevnad och dokumentkontroll letar många företag efter alternativ för att effektivisera dokumentdelning och samarbete.
Computhink Contentverse ger inte mycket värde inom detta område, främst för att de primära delningsmetoderna är via e-post, fax eller utskrift av en papperskopia av ett dokument.
Användargränssnittet behöver fungera
Slutsats: Vi är inte fans av användargränssnittet som erbjuds av Computhink Contentverse och vi har en lista med anledningar.
De anpassningsbara panelerna har sina användningsområden men hälften av tiden är de helt enkelt bortkastade, eftersom de faktiskt inte visar någon information förrän ett dokument har valts eller redigerats.
Det är också ganska svårt att hitta knappen för att utföra en viss funktion.
En av de främsta anledningarna till att Microsoft implementerade bandgränssnittet var att tillhandahålla ett centralt (kontextkänsligt) område för verktyg.
En stor andel av funktionerna i Computhink Contentverse är endast tillgängliga via snabbmenyn eller högerklickmenyn.
Även om snabbmenyn är ett kraftfullt verktyg i sig, är det ineffektivt och svårt att lära sig detta som den primära navigeringsmetoden.
Ironiskt nog, med tanke på Computhinks förkärlek för Microsoft UI-standarden, är en perfekt kontrast till Computhink Contentverse UI Editors Choice-vinnare Microsoft SharePoint Online ($ 5,00 per användare per månad på Microsoft365 för företag).
Microsoft var länge skadad för överdriven komplexitet och brist på användbarhet och gjorde ett seriöst arbete för att lindra smärtan med att komma igång med sitt dokumenthanteringssystem.
Kraftanvändare och administratörer har fortfarande förmågan att använda avancerade funktioner, men de är ordentligt lagrade bakom en design som har de vanligaste verktygen som användare behöver och försöker göra arbetet med företagsdokument enklare, inte svårare.
Computhink har lite arbete att göra för att efterlikna dessa funktioner med Computhink Contentverse.
Sammantaget, utanför dokumentdelnings- och samarbetsfunktionerna, vilket är en betydande utelämning, är Computhink Contentverse-funktionssatsen konkurrenskraftig med de bästa dokumenthanteringslösningarna vi har granskat.
Om det räcker för dig, så vet att Professional-nivån för Computhink Contentverse kostar $ 15 per användare och månad i en värdkonfiguration, men det är lite begränsat för funktioner.
Enterprise-versionen (som är den vi testade) innehåller saker som anteckningar och återkallelser, och mer stöd för utdataformat, och den kommer att kosta dig $ 33 per användare och månad.
Om du väljer arkitekturer på plats eller hybriddistribution måste du kontakta företaget för prisinformation.
Tyvärr är användargränssnittet allvarligt bristfälligt och bör övervägas i termer av dess kostnad på grund av förlorad effektivitet eller till och med utbildningskrav jämfört med bättre utformade erbjudanden som Microsoft SharePoint Online och Ascensio System OnlyOffice (40,00 per år på ONLYOFFICE).
Om du inte kan komma förbi bristen på riktig dokumentdelning och dina användare kan hantera ett mindre än intuitivt användargränssnitt, vill de flesta undvika Computhink Contentverse tills företaget omarbetar sin frontend.
Fördelar
Robust funktionsuppsättning inkluderar lagring av filer, arbetsflöde och redaktion.
Klient-server-arkitektur kommer att tilltala vissa.
Poängen
Computhink Contentverse har några allvarliga funktioner i företagsdokumenthanteringsutrymmet, såsom lagringspolicyer, arbetsflöde och redaktion.
Nackdelen är att dokumentdelning inte får mycket uppmärksamhet, och användargränssnittet är allt annat än intuitivt.
Många av de dokumenthanteringssystem vi har granskat, som en stor andel av IT-systemen som helhet, gör övergången från lokala, klient-serverapplikationer till molnlevererade, SaaS-appar (Software-as-a-Service) .
I de flesta fall erbjuder detta fördelar för både kunden och säljaren.
Hand i hand med denna molnövergång är en rörelse mot mer förenklade användargränssnitt (UI) inriktade på en generation uppvuxen med Apple iPads.
Computhink Contentverse (som börjar på $ 15 per användare och månad för Professional-planen) sätter pris på dessa trender och väljer istället en klientserverarkitektur i antingen en lokal eller värdmiljö.
Det är nära en SaaS-app men inte helt samma sak.
Och medan vissa av designelementen som används i dess användargränssnitt kommer att vara bekanta för Windows 10-användare, till exempel verktygsfältet i Microsoft Office-stil längst upp på skärmen, är ett adjektiv du inte kan använda för att beskriva det "enkelt.
" Med dessa idiosynkrasier tynger det, även om det erbjuder några kraftfulla dokumenthanteringsfunktioner i företagsklass, såg vi att det låg långt efter våra Editors Choice-vinnare Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online.
En rikedom av företagsfunktioner
Det råder liten tvivel om att Computhink Contentverse är inriktat på företag som vill skapa konsekvens och efterlevnad i deras dokumenthanteringsprocess.
Computhink Contentverse erbjuder möjligheten att skapa en mapporienterad organisationsstruktur med hjälp av ett skåp / låda / mappmetafor.
Detta används för att hantera säkerhet och hantera dokumenttyper på ett sådant sätt att filmetadata måste fyllas i på rätt sätt.
Den här filmetadata, känd i Computhink Contentverse som "indexfält", hjälper till att beskriva dokumentet, dess syfte eller äganderättsinformation och driva mer avancerade funktioner som filretention, sökning och arbetsflöde.
En viktig anmärkning för IT-administratörer: Många av de mer komplexa företagsfunktionerna konfigureras med hjälp av en separat admin-app, som att konfigurera dokumenttyper, användare, lagringspolicyer och mer.
Retentionspolicyer är ett stort krav för företag som arbetar i tvister.
Att förhindra förlust av kritiska affärsdokument är en viktig funktion för IT-butiker som vill upprätthålla efterlevnad och begränsa juridisk exponering.
Computhink Contentverse tillhandahåller en verktygsuppsättning för hantering av lagringspolicyer via administratörskonsolen.
Det handlar om att konfigurera en tillämplig mapp, dokumenttyp, villkor och åtgärd.
Dessa villkorbaserade policyer låter dig markera filer som uppfyller en viss regel som skrivskyddade, för att förhindra ändring eller för att genomföra arkivering eller radering efter en viss tidsperiod.
Alternativt kan du skicka ett e-postmeddelande innan åtgärden utförs.
Varje policy gäller för en enda mapp och kan bara ha en åtgärd, vilket gör att hanteringen av dem är ganska ineffektiv.
Helst kan du tillämpa flera villkor och åtgärder på en enda policy och sedan genomdriva policyn globalt eller i flera mappar.
det är något vi hoppas kunna se i framtida utgåvor.
En annan dokumenthanteringsfunktion som de flesta företag vill implementera är arbetsflöde, något som Microsoft SharePoint gör bra tillsammans med mindre kända spelare Ademero Content Central (35,00 per användare per månad vid Ademero).
När det är korrekt implementerat kan ett arbetsflöde för dokumenthantering förbättra effektivitet och efterlevnad genom automatisering, utlöst i indexfält eller mappar.
Arbetsflöden är lite mer komplicerade att konfigurera än retentionsprinciper, men Computhink Contentverse tillhandahåller en konfigurationsmodul för arbetsflöde i admin-appen.
Från och med en startnod, som utlöses på ett nytt dokument i en mapp, ett indexvärde som ställs in, eller en användare manuellt väljer arbetsflödet, kan dokument hanteras på lämpligt sätt baserat på vilka kriterier din IT-administratör har valt.
Arbetsflöden kan vara så enkla som att dirigera dokumentet till en enskild användare för godkännande eller tillräckligt komplexa för att hantera villkorliga beslut och dirigera till flera signatärer för skiktgodkännande.
Att ha möjlighet att redigera ett dokument, blockera känslig information, är ett annat populärt krav för många företag som behöver kontrollera vilken information som görs tillgänglig för olika användare, kunder, partners och andra klassificeringar.
Dokumentredaktioner i Computhink Contentverse hanteras av användaren och handlar om att använda dokumentanteckningsverktygen för att välja det dokumentinnehåll som ska döljas.
Den redigerade versionen av ett dokument kan visas av användare med lämpliga behörigheter, medan endast användare med redaktionslösenordet kan se dokumentet i sin helhet.
Mapptillstånd är en adminfunktion som inte finns i admin-appen.
Användare (förutsatt att de har rätt behörighet) kan hantera behörigheter i mappstrukturen Computhink Contentverse.
Denna process handlar om att välja en grupp eller användare och tillämpa behörigheter som dokumentskapande, redigering och delning (via e-post, utskrift etc.).
Mappbehörigheter kan konfigureras för att ärva från den överordnade mappen, vilket möjliggör effektiv tillämpning av behörigheter.
Förutom lösningar för efterlevnad och dokumentkontroll letar många företag efter alternativ för att effektivisera dokumentdelning och samarbete.
Computhink Contentverse ger inte mycket värde inom detta område, främst för att de primära delningsmetoderna är via e-post, fax eller utskrift av en papperskopia av ett dokument.
Användargränssnittet behöver fungera
Slutsats: Vi är inte fans av användargränssnittet som erbjuds av Computhink Contentverse och vi har en lista med anledningar.
De anpassningsbara panelerna har sina användningsområden men hälften av tiden är de helt enkelt bortkastade, eftersom de faktiskt inte visar någon information förrän ett dokument har valts eller redigerats.
Det är också ganska svårt att hitta knappen för att utföra en viss funktion.
En av de främsta anledningarna till att Microsoft implementerade bandgränssnittet var att tillhandahålla ett centralt (kontextkänsligt) område för verktyg.
En stor andel av funktionerna i Computhink Contentverse är endast tillgängliga via snabbmenyn eller högerklickmenyn.
Även om snabbmenyn är ett kraftfullt verktyg i sig, är det ineffektivt och svårt att lära sig detta som den primära navigeringsmetoden.
Ironiskt nog, med tanke på Computhinks förkärlek för Microsoft UI-standarden, är en perfekt kontrast till Computhink Contentverse UI Editors Choice-vinnare Microsoft SharePoint Online ($ 5,00 per användare per månad på Microsoft365 för företag).
Microsoft var länge skadad för överdriven komplexitet och brist på användbarhet och gjorde ett seriöst arbete för att lindra smärtan med att komma igång med sitt dokumenthanteringssystem.
Kraftanvändare och administratörer har fortfarande förmågan att använda avancerade funktioner, men de är ordentligt lagrade bakom en design som har de vanligaste verktygen som användare behöver och försöker göra arbetet med företagsdokument enklare, inte svårare.
Computhink har lite arbete att göra för att efterlikna dessa funktioner med Computhink Contentverse.
Sammantaget, utanför dokumentdelnings- och samarbetsfunktionerna, vilket är en betydande utelämning, är Computhink Contentverse-funktionssatsen konkurrenskraftig med de bästa dokumenthanteringslösningarna vi har granskat.
Om det räcker för dig, så vet att Professional-nivån för Computhink Contentverse kostar $ 15 per användare och månad i en värdkonfiguration, men det är lite begränsat för funktioner.
Enterprise-versionen (som är den vi testade) innehåller saker som anteckningar och återkallelser, och mer stöd för utdataformat, och den kommer att kosta dig $ 33 per användare och månad.
Om du väljer arkitekturer på plats eller hybriddistribution måste du kontakta företaget för prisinformation.
Tyvärr är användargränssnittet allvarligt bristfälligt och bör övervägas i termer av dess kostnad på grund av förlorad effektivitet eller till och med utbildningskrav jämfört med bättre utformade erbjudanden som Microsoft SharePoint Online och Ascensio System OnlyOffice (40,00 per år på ONLYOFFICE).
Om du inte kan komma förbi bristen på riktig dokumentdelning och dina användare kan hantera ett mindre än intuitivt användargränssnitt, vill de flesta undvika Computhink Contentverse tills företaget omarbetar sin frontend.
Fördelar
Robust funktionsuppsättning inkluderar lagring av filer, arbetsflöde och redaktion.
Klient-server-arkitektur kommer att tilltala vissa.
Poängen
Computhink Contentverse har några allvarliga funktioner i företagsdokumenthanteringsutrymmet, såsom lagringspolicyer, arbetsflöde och redaktion.
Nackdelen är att dokumentdelning inte får mycket uppmärksamhet, och användargränssnittet är allt annat än intuitivt.
